- Họ tên ngời vận chuyển: Hợp đồng số: Phơng tiện vận chuyển:
b/ Tại phòng kế toán:
4.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán
Muốn lựa chọn một hình thức sổ kế toán phù hợp, mỗi đơn vị phải dựa vào quy mô, điều kiện hoạt động và trình độ của các nhân viên kế toán. Công ty Dợc liệu TWI là một doanh nghiệp có quy mô lớn, tổ chức theo hình thức kế toán tập trung nên mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc gửi lên phòng kế toán để kiểm tra, xử lý và ghi sổ kế toán. Mặt khác, cùng với sự phát triển ngày càng lớn mạnh, công ty đã ứng dụng vi tính trong công tác kế toán. Đó chính là lý do công ty lựa chọn hình thức ghi sổ NKCT.
Theo hình thức này, trình tự sổ sách hạch toán vật liệu tại công ty nh sau:
* Khi mua vật liệu: Dựa trên các chứng từ kế toán, kế toán vật liệu thực hiện định khoản và in các bảng kê chứng từ hàng hoá (hạch toán chi tiết), đồng thời kế toán thanh toán vào các sổ chi tiết TK331, sổ chi tiết TK141 và NKCT số 5. Tuỳ theo hình thức thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi...kế toán vào các NKCT thích hợp ( NKCT số 1, 2, 4).
- Sổ chi tiết TK 331 (Phải trả ngời bán ) : đợc mở để theo dõi tình hình thanh toán với ngời bán. Kết cấu gồm 2 phần: phần ghi Có TK331 và phần ghi Nợ TK331.
Mỗi hoá đơn có liên quan đều đợc ghi một dòng trên sổ chi tiết theo trình tự thời gian. Cuối tháng, cộng sổ chi tiết TK331 tổng hợp cho từng ngời bán để có số liệu ghi vào NKCT số 5.
Sổ chi tiết TK141 có kết cấu tơng tự sổ chi tiết TK331.
- NKCT số 5 gồm 2 phần chính .Phần ghi Có TK 331: phản ánh số phải trả các nhà cung cấp đối ứng với Nợ các tài khoản khác có liên quan. Phần ghi Nợ TK331: theo dõi tình hình thanh toán.
- NKCT số 1, 2, 4 có kết cấu tơng tự nh sổ nhật ký chung nhng theo dõi chi tiết theo từng tài khoản.
* Khi xuất vật liệu: Căn cứ vào các chứng từ cần thiết, kế toán vật liệu định khoản và lập các bảng kê chứng từ hàng hoá( hạch toán chi tiết). Các định khoản này sẽ lu trong máy và cuối tháng đợc tổng hợp để lập bảng kê số 4.
Bảng kê số 4: kế toán không dùng bảng kê này để tập hợp chi phí sản xuất theo phân xởng mà sử dụng để theo dõi biến động của TK156. Kết cấu gồm 2 phần ghi Nợ và ghi Có TK156( về vật liệu), lập riêng cho từng kho ( chủ yếu tại kho Ngà). Số liệu cuối tháng trên bảng kê số 4 đợc dùng để đối chiếu với giá trị tồn kho của bảng tổng hợp tồn kho.
Một điểm cần lu ý vì vật liệu không đợc chi tiết theo các tài khoản vật liệu chính, vật liệu phụ... Hơn nữa, các vật liệu chỉ xuất dùng phục vụ việc trực tiếp sản xuất sản phẩm nên đợc tập hợp toàn bộ giá trị vào TK621. Do đó, công ty không lập NKCT số 7.
Cuối tháng số liệu từ NKCT số 5 và bảng kê số 4 đợc tổng hợp lập sổ cái TK156, sổ cái TK152 và các sổ cái TK152 (chi tiết theo từng phân xởng). Các sổ cái và bảng kê số 4 đợc chuyển cho kế toán tổng hợp lập báo cáo kế toán.
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu
theo hình thức NKCT
Chứng từ gốc (phiếu nhập, xuất, hoá đơn)
Bảng tổng hợp tồn kho Sổ chi tiết TK331, 141 Bảng kê số 4 NKCT số 1.2.4 NKCT số 5 Sổ cái TK156 Sổ cái TK152
Ghi chú:
Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đối chiếu.