III. CÁC CHỨNG TỪ GIAO NHẬN TRONG VẬN CHUYỂN HÀNG HOÁ BẰNG
1.5.Dỡ hàng và giao hàng cho chủ hàng
1. Qui trỡnh nhận hàng container nhập khẩu
1.5.Dỡ hàng và giao hàng cho chủ hàng
Sơ đồ quỏ trỡnh vận chuyển và giao hàng cho chủ hàng NK
(1) Nếu hàng hoỏ phải lưu kho của Cụng ty
(2) Nếu hàng hoỏ khụng phải lưu kho của Cụng ty.
Để Cảng cú thể dỡ hàng từ tàu thỡ 1 ngày (24h) trước khi tàu đến Cảng, cỏn bộ giao nhận của Cụng ty phải mang bộ chứng từ nhận hàng cựng với lệnh giao hàng của đại lý hóng tàu đến văn phũng quản lý tàu tại Cảng để xỏc nhận lệnh giao hàng D/O ( Delivery Order). Khi Cảng tiến hành dỡ hàng từ tàu, cỏn bộ giao nhận của Cụng ty phải xuất trỡnh vận đơn gốc (Bill of Lading Original) và lệnh giao hàng (D/O) cho chủ tàu để nhận hàng.
Trong quỏ trỡnh nhận hàng thỡ cỏn bộ giao nhận của Cụng ty cựng với cỏn bộ Cảng phải lập một số chứng từ với tàu như: Biờn bản dỡ hàng (COR: cargo on
Cụng ty Nhận hàng từ tàu Xếp hàng lờn P.tiện Đưa hàng húa về kho Tổ chức quỏ trỡnh V.C Giao hàng cho chủ hàng Giao trả cont' rỗng Lưu kho hàng húa (1) (2)
receipt), thư dự khỏng, biờn bản kết toỏn nhận hàng với tàu (ROROC: report on receipt of cargo), biờn bản giỏm định, giấy chứng nhận hàng thiếu (cargo out turn report)... cỏc biờn bản này phải được lập trong đỳng thời gian qui định mới cú thể khiếu nại cỏc bờn liờn quan đũi bồi thường tổn thất.
Đối với hàng hoỏ nhập bằng Container, khi tàu đến Cảng thỡ khụng cần lập biờn bản giỏm định hầm hàng. Tuy nhiờn cũng cú một số trường hợp bắt buộc phải lập biờn bản giỏm định hầm hàng và mời chuyờn gia giỏm định như đối với một số hàng hoỏ yờu cầu phải được bảo quản trong một điều kiện mụi trường nhiệt độ nhất định: hàng giữ lạnh và hàng đụng lạnh là hai trường hợp điển hỡnh, bởi vỡ đối với hai loại hàng hoỏ này cần phải được bảo quản tốt theo đỳng tiờu chuẩn nếu khụng sẽ rất nhanh chúng bị hư hỏng do những đặc tớnh riờng biệt của nú, vớ dụ: Hàng rau quả tươi sống tức là cũn dưỡng khớ, hỳt CO2 và nhả O2, hơi nước, những chất hay mựi và khớ núng. Sự biến chất của chỳng giảm đi khi nhiệt khụng đến “nhiệt độ tới hạn” gần với những điểm đụng kết nếu đạt điểm “tới hạn” này thỡ những tế bào sống bị huỷ hoại khụng cứu chữa được nữa và hàng hoỏ bị hư hỏng hoàn toàn. Do vậy trong những trường hợp yờu cầu bắt buộc đặt ra là phải giỏm định hầm hàng để xỏc định xem hàng hoỏ cú được bảo quản theo đỳng qui định khụng và khi dỡ hàng này cũng cần phải cú một qui trỡnh bảo quản hợp lý.
Khi nhận hàng từ tàu, nếu như cỏn bộ của Cụng ty bằng kinh nghiệm của mỡnh phỏt hiện tỡnh trạng bờn ngoài của Container khụng tốt (container bị múp mộo, thủng) cú thể gõy ảnh hưởng đến hàng hoỏ bờn trong Container, lỳc đú cỏn bộ giao nhận của Cụng ty phải lập biờn bản xỏc định tỡnh trạng bờn ngoài khụng tốt của Container (hoặc Container bị hư hỏng) và mời đại diện hóng tàu, chủ tàu, đại diện Cảng ký xỏc nhận. Trong trường hợp này khi tiến hành dỡ hàng ra khỏi Container, Cụng ty phải mời đại diện hóng tàu giỏm sỏt quỏ trỡnh rỳt hàng. Nếu xảy ra trường hợp hàng hoỏ bị hư hỏng, đổ vỡ, cỏn bộ giao nhận của Cụng ty sẽ phải lập biờn bản hàng đổ vỡ, hư hỏng và mời đại diện hóng tàu, chủ tàu ký xỏc nhận để cú thể xỏc định trỏch nhiệm thuộc về người vận tải hay do người XK đúng hàng khụng đỳng qui định. Biờn bản này sẽ là cơ sở để chủ hàng NK khiếu nại bồi thường cỏc bờn liờn quan.
Cựng với quỏ trỡnh rỳt hàng từ Container thỡ cỏn bộ giao nhận của Cụng ty phải mời cụng chức Hải quan đến để giỏm sỏt quỏ trỡnh dỡ hàng kiểm tra số seal, số container và kiểm hoỏ hàng hoỏ. Thụng thường hàng hoỏ được rỳt ra khỏi Container tại Cảng (theo B/L) do vậy đại diện Hải quan sẽ đến Cảng để giỏm sỏt quỏ trỡnh dỡ hàng. Kết thỳc quỏ trỡnh kiểm hoỏ, cụng chức Hải quan sẽ hoàn thành cỏc thụng tin ở mặt sau của tờ khai Hải quan hàng NK như: kết quả kiểm hoỏ...
Nếu hàng hoỏ thừa hay thiếu so với tờ khai thỡ cỏn bộ giao nhận của Cụng ty phải lập biờn bản hàng thừa thiếu. Nếu hàng thừa, số hàng thừa phải được làm đầy đủ mọi thủ tục Hải quan như một lần NK, tớnh lại thuế cho lụ hàng, khi đú cụng chức Hải quan sẽ tớnh lại thuế cho lụ hàng và điền đầy đủ vào mục “phần tớnh lại thuế của cơ quan Hải quan” (từ mục 32 đến mục 36). Sau đú cụng chức Hải quan sẽ đúng dấu xỏc nhận “chứng thực xuất nhập” (mục 38) và thụng quan cho hàng NK.
Ngoài ra cú một số trường hợp được đề nghị đưa cả Container về kho riờng hoặc ICD để kiểm hoỏ, khi đú Cụng ty phải mời cụng chức Hải quan ỏp tải hàng hoỏ đến địa điểm kiểm hoỏ, mọi chi phớ đi lại cho cụng chức Hải quan, Cụng ty hoặc chủ hàng sẽ phải chịu, tuỳ theo thoả thuận giữa Cụng ty và chủ hàng trong hợp đồng uỷ thỏc. Tuy nhiờn đối với bất cứ loại hàng hoỏ nào thỡ Cụng ty cũng nờn thương lượng với chủ hàng NK rỳt hàng và kiểm hoỏ tại Cảng, bởi vỡ khi đú sẽ tiết kiệm được một khoản chi phớ lớn, đú là chi phớ nõng hạ vận chuyển Container về kho riờng giao trả Container rỗng cho đại lý hóng tàu.
Một chỳ ý trong quỏ trỡnh nhận hàng là:
- Nếu như Cụng ty chưa sắp xếp được phương tiện vận tải nội địa hoặc hàng hoỏ đó thỏo ra khỏi Container, đó làm thủ tục Hải quan nhưng chưa thể vận chuyển đến cho chủ hàng thỡ Cụng ty khụng nờn thỏo hàng ra khỏi Container trong 5 ngày đầu khi Container cũn đang ở bói Cảng, vỡ lệ phớ lưu Container tại bói Cảng trong 5 ngày đầu Cụng ty khụng phải nộp theo qui định của Cảng, cũn từ ngày thứ 6 trở đi phớ lưu Container tại bói Cảng là 5USD cho một Container 20’ và 7USD cho một Container 40’ một ngày đờm, hết tuần đầu tiờn số lệ phớ trờn sẽ bị Cảng phạt gấp đụi và hóng tàu phạt giao Container rỗng chậm trễ. Cũn nếu như hàng hoỏ đó được rỳt ra bói Cảng, nhưng mặc dự hàng hoỏ đặt tại bói Cảng trong 5 ngày đầu Cụng ty vẫn phải chịu chi phớ lưu bói tại Cảng, chi phớ này được tớnh theo tấn hoặc chiếc tuỳ theo từng mặt hàng.
Vớ dụ: Trong thỏng 5/2002 Cụng ty nhận uỷ thỏc nhận một lụ hàng NK gồm 7 Container 20’, mỗi Container 2 xe IFA W50 nhập khẩu từ CHLB Đức. Trong quỏ trỡnh rỳt hàng, chủ hàng yờu cầu được lắp rỏp số xe trờn tại bói Cảng. Sau khi hoàn thành việc rỳt 7 Container và lắp rỏp 14 chiếc xe núi trờn hết 2 ngày, nhưng do chủ hàng khụng cú đủ tài xế để đưa số xe trờn về, hơn nữa xe chưa kịp đăng ký nờn khụng được phộp lưu thụng nờn phải để lại số xe trờn tại bói Cảng thờm 2 ngày để làm thủ tục đăng ký và thuờ tài xế đưa về. Chủ hàng đó phải chịu chi phớ lưu bói cho 14 chiếc xe là 280.000 đồng (50.000 đ/xe/ngày đờm), mặc dự xe được để tại bói Cảng mới chỉ cú 4 ngày.
+ Số lượng: Phương phỏp nghiệm thu chủ yếu là kiểm đếm (cõn,đo, đong, đếm) đại diện:
*) Tớnh số thựng, kiện pallet được đúng theo từng hàng, sau đú tớnh cho cả Cont'
*) Cõn đo đại diện sau đú tớnh ra số lượng, khối lượng cả Container + Chất lượng: Nếu hàng hoỏ thuộc diện phải qua kiểm tra chất lượng nhà
nước thỡ chất lượng hàng hoỏ sẽ được chứng nhận bởi cơ quan giỏm định như trong hợp đồng mua bỏn ngoại thương đó chỉ định.
Cũn nếu như hàng hoỏ khụng thuộc diện phải qua kiểm tra chất lượng nhà nước, nhưng nhà NK muốn được nghiệm thu về chất lượng hàng hoỏ thỡ cỏn bộ giao nhận của Cụng ty sẽ tiến hành mời cơ quan giỏm định đến để giỏm định chất lượng hàng NK trong quỏ trỡnh rỳt hàng ra khỏi Container tại Cảng hoặc địa điểm rỳt hàng ngoài Cảng được cơ quan Hải quan cho phộp. Chất lượng hàng hoỏ chỉ được xỏc định bởi cơ quan giỏm định mà thụi (chi phớ giỏm định do nhà NK chịu)
Nguyờn tắc giao nhận cốt yếu của Cty là:
Một điều cốt yếu đối với người giao nhận là "nhận thế nào giao thế ấy". Người giao nhận khụng nờn can thiệp quỏ sõu vào hàng hoỏ, đú là vấn đề giữa người NK và người XK.
- Giao hàng cho chủ hàng:
Khi hàng hoỏ đó được thụng quan, Cty sẽ tiến hành vận chuyển hàng đến cho chủ hàng NK. Đồng thời với quỏ trỡnh làm thủ tục Hải quan và nhận hàng từ tàu Cảng, Cty sẽ tiến hành thuờ phương tiện vận tải nội địa để vận tải hàng hoỏ đến cho chủ hàng. Nhỡn chung việc vận chuyển hàng hoỏ đến cho chủ hàng NK tương đối đơn giản, vỡ tại thành phố Đà Nẵng cú một hệ thống vận tải đường bộ tương đối đa dạng và hiện đại với sự cú mặt của nhiều Cụng ty chuyờn chở Container đường bộ cú uy tớn và cú đội ngũ xe hiện đại như Vietfract, Viconship, Gematrans, Minh Toàn, Cựu Kim Sơn... Tuy nhiờn trong nhiều trường hợp cụng tỏc thuờ phương tiện vận tải đường bộ chưa được chỳ trọng đỳng mức, Cụng ty chỉ dựa vào giỏ cước chuyờn chở của cỏc hóng vận tải để thuờ phương tiện vận tải đường bộ mà chưa đỏnh giỏ hết được tầm quan trọng của cỏc yếu tố khỏc như dịch vụ cung cấp, thời gian vận tải, mức độ an toàn trong quỏ trỡnh vận tải... để đưa ra quyết định chung.