III. CÁC CHỨNG TỪ GIAO NHẬN TRONG VẬN CHUYỂN HÀNG HOÁ BẰNG
3.Tỡnh hỡnh tổ chức kinh doanh của Cụng ty
3.1. Bộ mỏy quản lý của Cụng ty: a. Cơ cấu tổ chức:
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN Lí CỦA CễNG TY
Quan hệ trực tuyến: Quan hệ chức năng:
b. Chức năng, nhiệm vụ của cỏc phũng ban: b.1. Phũng tổ chức cỏn bộ - hành chớnh quản trị:
- Quản lý hồ sơ cỏn bộ, sắp xếp bộ mỏy, mở rộng, thu hẹp nhõn sự do yờu cầu cụng việc của cơ quan.
- Quản lý nhõn sự tham mưu cho Giỏm đốc trong việc đào tạo cỏn bộ, giải quyết cỏc chớnh sỏch cho CBCNV.
b.2. Phũng Kế toỏn tài vụ:
Tổng hợp dự ỏn tài chớnh, kế hoạch thu chi ngoại tệ, kế hoạch dự tữ tài chớnh
Phối hợp cỏc phũng ban thực hiện quản lý đỳng mức cỏc chế độ thu chi, kiểm tra kết toỏn tài chớnh đỳng thời hạn qui định và phục vụ kinh doaqnh cú hiệu quả.
Thực hiện hạch toỏn kết quả kinh doanh rừ ràng, chớnh xỏc theo định kỳ và yờu cầu đột xuất, thực hiện hạch toỏn hàng năm đầy đủ.
b.3. Phũng TNT:
Chuyờn cung cấp cỏc dịch vụ chuyển phỏt nhanh (Expre Wordwide) cỏc bộ chứng từ (cons), tài liệu, hàng mẫu đi toàn thế giới. Với phương thức từ “bàn đến bàn”, TNT Expre Wordwide sẽ đảm trỏch toàn bộ cỏc cung đoạn từ: Nhận- chuyển- phỏt hàng, kể cả cỏc thủ tục hành chớnh Hải quan.
GIÁM ĐỐC P. Tổ chức hành chớnh P.GIÁM ĐỐC P.kế toỏn tài vụ Phũng TNT P.KD dịch vụ XNK Phũng V.tải quỏ cảnh Phũng Tổng hợp P.KD kho ngoại quan
b.4. Phũng Kinh doanh dịch vụ XNK:
- Tham mưu cho Ban giỏm đốc về cỏc lĩnh vực kinh doanh nghiờn cứu thị trường, quản lý hàng hoỏ cũng như thực hiện nhiệm vụ cung tiờu, ngoài ra phũng này cũn làm nhiệm vụ cung cấp thụng tin theo yờu cầu của Ban giỏm đốc Cty.
Tổ chức thực hiện cỏc hoạt động kinh doanh cụ thể trong nước, ngoài nước, XNK theo uỷ quyền của Bộ thương mại và của Tổng cụng ty Vietrans Việt nam, giao nhận hàng hoỏ tại cỏc Cảng, ngoài ra cũn tham mưu cho Giỏm đốc thực hiện liờn doanh theo đối tỏc, chấp hành luật phỏp của Nhà nước cũng như cỏc qui định của Bộ Thương mại.
Nghiờn cứu thụng tin về cung cầu, giỏ cả hàng hoỏ, thực hiện liờn doanh thuộc lĩnh vực cỏc mặt hàng của Cụng ty, hướng dẫn kiểm tra giỏm sỏt cỏc hoạt động cú liờn quan đến lĩnh vực kinh doanh của Cụng ty.
Làm dịch vụ vận chuyển hàng hoỏ trong và ngoài nước (thuờ tàu) làm cỏc dịch vụ khai thuờ Hải quan cho hàng hoỏ XNK, giao nhận hàng hoỏ XNK tại Cảng và kho hàng.
b.5. Phũng Vận tải quỏ cảnh:
Thuờ tàu biển vận chuyển hàng hoỏ XNK, lập bộ chứng từ, hoỏ đơn vận đơn... hoàn thành cỏc thủ tục về vận chuyển hàng hoỏ.
b.6. Phũng Kinh doanh kho hàng: (kho thụng quan, ngoại quan, kho nội điạ) Làm cụng tỏc lưu giữ bảo quản hàng hoỏ XNK hoặc thực hiện một số dịch vụ đối với hàng hoỏ từ nước ngời đưa vào theo hợp đồng thuờ kho ngoại quan được ký giữa Cụng ty và chủ hàng dưới sự giỏm sỏt của Hải quan.
Chủ kho bảo quản hàng hoỏ trong kho chờ xuất khẩu đó hoàn thành thủ tục Hải quan, hàng hoỏ chờ chuyển tiếp đi nước ngoài hoặc chờ làm thủ tục Hải quan nhập khẩu. Quản lý hàng hoỏ nghiờm ngặt, mỗi lần xuất nhập khẩu hàng đều phải mời Hải quan niờm chỡ quản ký.
b.7. Phũng Tổng hợp:
Tham mưu cho Giỏm đốc về cỏc lĩnh vực: Kế hoạch tổng hợp, kỹ thuật quản lý, xõy dựng cơ bản và cụng tỏc đầu tư phỏt triển. Xõy dựng kế hoạch dài hạn, tổng hợp so sỏnh kết quả hàng năm và kế hoạch ngắn hạn. Hướng dẫn kiểm tra xõy dựng cỏc Luận chứng kinh tế tham mưu cho Giỏm đốc lựa chọn đối tỏc kinh doanh. Xõy dựng cỏc qui tắc, qui chế định mức kinh tế phụ thuộc chức năng tham mưu của Phũng. Dự thảo cỏc hợp đồng kinh tế tổ chức phỏp chế theo đỳng phỏp luật.
c . Mối quan hệ giữa cỏc Phũng Ban:
Cỏc phũng Kinh doanh dịch vụ XNK, TNT, Vận tải quỏ cảnh quan hệ với kế toỏn, tổ chức soạn thảo hợp đồng thương mại, uỷ thỏc giao nhận, được sự tham gia đúng gúp ý kiến của cỏc Phũng khỏc, sau đú Giỏm đốc ký hợp đồng, sau một thương vụ thanh quyết toỏn tại Phũng Kế toỏn, Giỏm đốc chỉ đạo chung cỏc hoạt động của cỏc Phũng, Ban trong Cty để thực hiện hoạt động nhịp nhàng hiệu quả.
Nhỡn chung, với cơ cấu tổ chức hiện nay Cụng ty cú khả năng điều hành mọi hoạt động cú hiệu quả để thực hiện hoạt động của mỡnh. Đội ngủ cỏn bộ từ lónh đạo cỏc Phũng ban đến cỏc nhõn viờn, cỏc nhiệm vụ trong cụng tỏc quản lý chuyờn mụn và cỏc hoạt động kinh doanh, thực hiện tốt chế độ một thủ trưởng cơ quan, cú sự phự hợp giữa trỡnh độ quản lý và nhõn viờn.