III. CÁC CHỨNG TỪ GIAO NHẬN TRONG VẬN CHUYỂN HÀNG HOÁ BẰNG
1.2.Ký Booking Note
1. Qui trỡnh nhận hàng container nhập khẩu
1.2.Ký Booking Note
Sau khi lựa chọn tàu chuyờn chở xong, Cụng ty sẽ thụng bỏo cho hóng tàu về lượng hàng, Cảng xếp hàng, Cảng dỡ hàng và một số điều kiện khỏc để cựng hóng tàu thoả thuận và ký Booking Note.
Booking Note làm căn cứ, độ tin cậy và đồng thời là thụng tin cho Hóng tàu biết Cảng xếp hàng, Cảng dỡ hàng, cũng như cỏc thụng tin khỏc liờn quan về lụ hàng đú. Về cơ bản nội dung của một Booking Note bao gồm cỏc mục sau:
Tờn và địa chỉ của chủ hàng, người gửi hàng (Shiper), người nhận hàng (Consignee) hoặc theo lệnh của ai, địa chỉ thụng bỏo. Trong những mục trờn, nếu thanh toỏn bằng L/C thỡ tờn, địa chỉ thụng bỏo phải được ghi hoàn toàn chớnh xỏc với L/C đến từng dấu phẩy, Booking Note là căn cứ lập B/L. Nếu cú sự sai lệch, ngõn hàng sẽ khụng thanh toỏn cho người xuất khẩu gõy ra khiếu nại, rắc rối sau này.
Địa điểm xếp hàng (Port of Loading), dỡ hàng (Port of Discharge). Trong Booking Note hai mục này được người giao nhận đề cập đến vỡ đõy là căn cứ để tớnh cước của hóng tàu, do đú phải ghi chớnh xỏc và tớnh toỏn sao cho cú lợi nhất.
* Tờn hàng hoỏ:
Mụ tả này phải sao y từ L/C để thuận lợi cho việc thanh toỏn. Mụ tả Booking Note cú thể khụng chi tiết như trong L/C đụi khi cũng được chấp nhận nhưng phải chớnh xỏc vỡ đõy là cơ sở để tớnh thuế XNK.
* Giỏ cước vận chuyển:
Được quyết định rất cụ thể trong Booking Note, bao gồm cỏc yếu tố: đúng cước, đơn giỏ Container, cước phớ trả trước hay trả sau.
* Số lượng, loại Container:
Đối với Cụng ty, cỏc mặt hàng uỷ thỏc giao nhận khụng cố định, điều này phụ thuộc vào từng lụ hàng của chủ hàng uỷ thỏc cho Cụng ty. Do vậy, trong Booking Note phải ghi rừ Container đúng loại hàng gỡ, bao nhiờu Container, loại Container, kớch cỡ Container. Kốm theo đú phải ghi rừ nhiệt độ cần thiết của Container khi chứa hàng. Đõy là mục tương đối quan trọng, vỡ nếu khụng ghi chỳ nhiệt độ, hàng hoỏ trong Container sẽ khụng được đảm bảo chất lượng do hóng tàu
khụng biết nhiệt độ phự hợp với hàng để cài đặt, đặc biệt là đối với mặt hàng thuỷ sản đụng lạnh.
* Cỏc điều khoản khỏc:
Booking Note cú giỏ trị như một hợp đồng vận chuyển xỏc nhận quyền và nghĩa vụ của Cụng ty (trong trường hợp người XK, NK uỷ thỏc cho Cụng ty) và chủ tàu, trờn đú cũng ghi rừ mức cước cho lụ hàng.
Booking Note khụng phải là chứng từ xuất trỡnh. Nú chỉ là một thoả thuận giữa người thuờ vận chuyển và người vận chuyển, và chỉ cú giỏ trị cho đến thời điểm vận đơn được cấp cho Cụng ty. Song, cần phải xỏc định mức độ quan trọng và tầm ảnh hưởng của Booking Note đến việc lập B/L và đồng thời nú cũng là một căn cứ để nếu cú xảy ra tranh chấp thỡ khiếu nại ai đỳng, ai sai.
1.3. Khai thuờ thủ tục Hải quan.
Khai bỏo Hải quan là một cụng đoạn trong quỏ trỡnh làm thủ tục cho hàng hoỏ XNK, tuỳ thuộc vào chủ hàng mà Cụng ty cú thực hiện việc khai thuờ hải quan hay khụng. Thụng thường thỡ chủ hàng giao cho Cụng ty làm trọn gúi cỏc dịch vụ, nhưng cũng cú trường hợp chủ hàng muốn tự mỡnh khai bỏo thủ tục Hải quan thỡ Cụng ty chỉ thực hiện cỏc cụng việc cũn lại.
Việc khai thuờ Hải quan được thực hiện một cỏch chặt chẽ. Tuy người khai thuờ Hải quan được uỷ quyền hoặc cú giấy giới thiệu đỳng dưới danh nghĩa là một doanh nghiệp cú giấy phộp kinh doanh XNK, nhưng nếu người khai thuờ khụng cú giấy chứng nhận cụng nhận cú đủ chức năng, trỏch nhiệm và thẩm quyền do Tổng cục Hải quan cấp thỡ người khai thuờ Hải quan cũng khụng được phộp thực hiện việc khai bỏo thủ tục Hải quan.
Đối với Vietrans Đà Nẵng đó cú đầy đủ chức năng và quyền hạn để thực hiện dịch vụ khai thuờ Hải quan thay mặt cho chủ hàng khai bỏo và làm thủ tục Hải quan đối với hàng hoỏ XNK. Ngoài ra, Vietrans cũn cú địa điểm làm thủ tục Hải quan ngoài cửa khẩu tại Thọ Quang, quận Sơn Trà với bộ phận Hải quan làm việc ngay tại địa điểm thụng quan cho cỏc khõu nghiệp vụ: Tiếp nhận và đăng ký lời khai, tớnh thuế cho hàng hoỏ XNK.
Thụng thường cỏc Cụng ty cú nhu cầu XNK như SINARAN, QUỐC BẢO, NAM PHƯƠNG khi họ uỷ thỏc giao nhận cho Cụng ty thỡ họ sử dụng dịch vụ trọn gúi của Cụng ty và do đú Cụng ty sẽ khai thuờ Hải quan cho họ và làm mọi thủ tục để nhận hàng, giỏ trị của dịch vụ khai thuờ Hải quan trong trường hợp này được tớnh luụn vào doanh thu giao nhận.
Tuy nhiờn cũng cú 1 vài cụng ty chỉ sử dụng dịch vụ khai thuờ Hải quan của Vietrans nhưng khụng thường xuyờn như Cụng ty cụng trỡnh giao thụng 5, cỏc khõu nghiệp vụ cũn lại họ đều tự làm. Trước đõy thỡ Đại lý hóng tàu Viconship vẫn thường xuyờn sử dụng dịch vụ khai thuờ Hải quan của Vietrans để thực hiện dịch vụ giao nhận, nhưng từ năm 2000 trở lại đõy họ đó ớt dựng hơn dịch vụ này của Vietrans và giỏ trị cũng khụng nhiều (khoảng từ 30 đến 50 bộ hồ sơ Hải quan/năm).
Sau khi đó ký Booking Note xong, Cụng ty tiến hành làm thủ tục Hải quan liờn quan đến lụ hàng nhập khẩu nhằm mục đớch xin phộp Hải quan được nhập lụ hàng trờn và đề nghị Hải quan cử người đến giỏm sỏt và kiểm tra.
Việc làm thủ tục Hải quan được tiến hành trước ngày tàu đến để phũng trường hợp cú những sự cố khụng lường trước xảy ra, người giao nhận cú thể giải quyết nhanh chúng, khụng làm ảnh hưởng đến tiến độ nhận hàng.
Thủ tục Hải quan được tiến hành qua cỏc bước sau:
1) Điền vào tờ khai Hải quan theo mẫu. Hoàn thành bộ chứng từ và tớnh thuế cho hàng NK.
2) Khai bỏo thủ tục Hải quan (xuất trỡnh bộ chứng từ)
3) Hải quan kiểm tra bộ hồ sơ và ra thụng bỏo thuế (8 tiếng đồng hồ) 4) Hải quan kiểm tra đối chiếu hàng hoỏ thực tế với khai bỏo.
5) Thụng quan cho hàng nhập khẩu (trong vũng 2 ngày nếu kiểm tra toàn bộ) hoặc trong vũng 1 ngày nếu kiểm tra đại diện).
Tờ khai Hải quan là chứng từ cú tớnh chất phỏp lý. Nú là cơ sở để xỏc định trỏch nhiệm của người khai trước phỏp luật về lời khai của mỡnh, là cơ sở để Hải quan kiểm tra, đối chiếu giữa khai bỏo với thực tế về tờn hàng, phẩm cấp hàng, số lượng, trọng lượng hàng... để từ đú xỏc định hàng hoỏ thuộc đối tượng chịu thuế hay được miễn thuế, đồng thời nú cũng là cơ sở để Hải quan giỏm sỏt khi hàng nhập khẩu qua biờn giới.
Trong tờ khai Hải quan (Hải quan/2002/NK), Cụng ty ghi rừ đầy đủ mọi chi tiết liờn quan đến lụ hàng XNK, gồm 38 mục, trong đú 29 mục ở mặt trước và 9 mục ở mặt sau. Người khai thuờ Hải quan (Cụng ty) phải điền vào 27 mục ở mặt trước, mục 25, 29 và 9 mục ở mặt sau do Hải quan ghi, Hải quan chỉ tiếp nhận đăng ký cho bộ hồ sơ Hải quan sau khi đó đối chiếu xỏc nhận việc khai bỏo là hợp lệ và đầy đủ cỏc chứng từ kốm theo (phự hợp với từng loại hỡnh XNK).
Đối với hàng hoỏ NK, bộ hồ sơ gồm cú: IX - Tờ khai hải quan hàng NK (2 tờ)
XI - Hoỏ đơn (1 tờ gốc) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
XII - Hợp đồng mua bỏn ngoại thương (1 bản sao) - Vận đơn (1 bản sao)
XIII - Giấy chứng nhận xuất xứ (bản gốc), (chỉ cần cho những loại hàng được tớnh thuế suất ưu đói)
XIV - Giấy phộp XNK (chỉ cần cho những loại hàng hoỏ cú hạn ngạch và chịu sự quản lý của Bộ chuyờn ngành)
XV - Giấy chứng nhận đăng ký kiểm tra của cơ quan chuyờn ngành (nếu cú), vớ dụ: văn hoỏ phẩm→ qua Sở văn hoỏ thụng tin.
XVI - Giấy phộp ngành nghề kinh doanh.
Nếu một lụ hàng NK cú từ 4 mặt hàng trở lờn thỡ cỏn bộ lập chứng từ của Cụng ty phải lập thờm phụ lục tờ khai, đúng dấu giỏp lai với bản chớnh.
Khi cỏn bộ của Cụng ty xuất trỡnh bộ hồ sơ Hải quan, cụng chức Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra bộ hồ sơ. Sau khi kiểm tra xong cụng chức Hải quan trực tiếp kiểm tra đối chiếu hàng hoỏ thực hiện đỳng với thời gian như người khai đó đăng ký kiểm tra. Việc kiểm tra hàng hoỏ chỉ được tiến hành sau khi lụ hàng NK đó được đăng ký vào tờ khai trờn cơ sở đó đăng ký bộ hồ sơ hợp lệ, tuyệt đối khụng được kiểm hoỏ hàng hoỏ xong rồi mới đăng ký tờ khai. Chỉ được kiểm tra lụ hàng ở cửa khẩu hoặc địa điểm ngoài khu vực cửa khẩu đó được Hải quan qui định nhằm giỏm sỏt an toàn cho lụ hàng. Trong quỏ trỡnh làm thủ tục Hải quan, nếu do lỗi vụ ý dẫn đến cỏc cụng văn giấy tờ bị sai (số seal, số Container bị viết nhầm), gặp trường hợp này, cỏn bộ của Cụng ty khụng tự ý sửa chữa mà phải lập tức thụng bỏo cho Hóng tàu để họ tiến hành kiểm tra số seal, số Container đỳng thực tế và làm cụng văn cam kết sai số seal, số Cont’ gửi đến cơ quan Hải quan. Khi cú cụng văn này Hải quan sẽ giải quyết theo luật định.
Sau khi hoàn thành thủ tục Hải quan, cụng chức Hải quan sẽ đúng dấu”đó hoàn thành thủ tục Hải quan” vào tờ khai Hải quan hàng NK và cỏn bộ của Cụng ty sẽ nộp lệ phớ Hải quan.
Nếu như hàng hoỏ được kiểm hoỏ ở khu vực ngoài cửa khẩu theo sự cho phộp của Hải quan, thỡ cơ quan Hải quan sẽ giao cho cỏn bộ của Cụng ty bộ hồ sơ Hải quan và thụng bỏo thuế để cỏn bộ Cụng ty xuất trỡnh cho Hải quan giỏm sỏt cửa khẩu cho kiểm hoỏ và thụng quan cho hàng hoỏ đỳng như trong tờ khai.
1.4. Hoàn thành bộ chứng từ nhận hàng NK
Bộ chứng từ nhận hàng là phần quan trọng nhất trong hoạt động NK vỡ nú là cơ sở để làm cỏc thủ tục như: thủ tục Hải quan, thủ tục với Cảng, với đại lý hóng
tàu, đồng thời nú cũng là giấy tờ chứng minh quyền sở hữu lụ hàng của chủ hàng NK và cũng là cơ sở để người NK thanh toỏn cho người XK.
Đối với Cụng ty Vietrans, khi nhận được sự uỷ thỏc của chủ hàng NK, Cụng ty sẽ tự hoàn thành mọi chứng từ để làm thủ tục nhận hàng.
Với những loại hàng hoỏ cú hạn ngạch hoặc chịu sự quản lý của cỏc Bộ chuyờn ngành thỡ người NK phải xin được giấy phộp NK sau đú trao lại cho Cụng ty để đưa vào bộ chứng từ làm thủ tục khai thuờ Hải quan, Cũn nếu người NK uỷ thỏc toàn bộ quỏ trỡnh NK hàng hoỏ cho Cụng ty thỡ Cụng ty sẽ cú thể phải trực tiếp xin được giấy phộp NK cho chủ hàng NK.
Khỏc với hoạt động XK, người XK phải trực tiếp lập cỏc chứng từ như: Hoỏ đơn thương mại (Invoice), bản kờ chi tiết hàng hoỏ (Packing List), xin giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Original)... từ khi đúng hàng vào Container và gửi hàng cho người vận tải thỡ trong hoạt động NK, Cụng ty (và cả người NK) sẽ khụng trực tiếp lập cỏc chứng từ như trờn mà giỏn tiếp lập cỏc chứng từ đú thụng qua bộ chứng từ mà Cụng ty nhận được từ người XK.
Cụng việc cũn lại của Cụng ty là nhận bộ chứng từ do người XK gửi qua Ngõn hàng, sau khi chủ hàng NK đó trả tiền hoặc cam kết trả tiền ( nếu thanh toỏn bằng L/C) hoặc do người XK gửi thẳng cho người NK và lập lại những chứng từ cần thiết bằng tiếng Việt để làm thủ tục Hải quan và thủ tục nhận hàng với Cảng.
Bộ chứng từ mà Cụng ty nhận được từ phớa người XK gồm cú: XVII - Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
XVIII - Hoỏ đơn thương mại (Invoice)
XIX - Bản kờ chi tiết hàng hoỏ (Packing List) XX - Phiếu gửi hàng.
XXI - Giấy chứng nhận xuất xứ (chỉ dựng cho hàng hoỏ được tớnh thuế ưu đói)
XXII - Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng (nếu cú) - Giấy chứng nhận kiểm dịch (nếu cú).
Khi nhận được bộ chứng từ núi trờn,cỏn bộ giao nhận của Cụng ty sẽ tiến hành lập Packing List bằng tiếng Việt. Sau đú khi nhận được thụng bỏo tàu đến và thụng bỏo nhận hàng (Notice of Arrival và Shiping Advice), cỏn bộ giao nhận của Cụng ty sẽ lấy giới thiệu từ Ban giỏm đốc Cụng ty đến hóng tàu để nhận lệnh giao hàng, đại lý hóng tàu (hoặc hóng tàu) sẽ trao cho cỏn bộ giao nhận của Cụng ty 3 bản lệnh giao hàng D/O (Delivery Order) khi cỏn bộ giao nhận của Cụng ty xuất trỡnh vận đơn gốc (Bill of Lading of Original), phiếu gửi hàng và giấy giới thiệu của Cụng ty.
Khi đó cú đầy đủ những chứng từ núi trờn, cựng với hợp đồng mua bỏn ngoại thương Cụng ty sẽ hoàn thành bộ chứng từ để làm thủ tục Hải quan.
Bộ hồ sơ làm thủ tục khai thuờ Hải quan gồm cú:
- Tờ khai Hải quan hàng NK (theo mẫu của Tổng cục Hải quan) - Vận đơn gốc (Bill of Original)
- Hoỏ đơn thương mại (Invoice) - Bản kờ chi tiết hàng hoỏ (2 tờ) - Giấy phộp NK
- Giấy chứng nhận xuất xứ (nếu cú)
- Hợp đồng mua bỏn ngoại thương (1 bản sao và 1 bản bằng tiếng Việt) - Giấy phộp hành nghề kinh doanh
Mọi thủ tục Hải quan được tiến hành như phần 3.
Lưu ý rằng trước khi tàu đến, Cụng ty sẽ phải hoàn thành mọi thủ tục với Hải quan, với Cảng để khi tàu đến Cụng ty mới cú thể nhận hàng theo đỳng thụng bỏo của hóng tàu. Nếu như cú sự chậm trễ nhận hàng thỡ Cụng ty sẽ bị phạt theo điều khoản thưởng phạt của hóng tàu và chủ tàu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi đó hoàn thành mọi thủ tục với Hải quan và tàu đó cập Cảng thỡ Cụng ty sẽ làm thủ tục với Cảng trước 1 ngày khi tàu đến để cựng với Cảng nhận hàng từ tàu.
1.5. Dỡ hàng và giao hàng cho chủ hàng NK
Sơ đồ quỏ trỡnh vận chuyển và giao hàng cho chủ hàng NK
(1) Nếu hàng hoỏ phải lưu kho của Cụng ty
(2) Nếu hàng hoỏ khụng phải lưu kho của Cụng ty.
Để Cảng cú thể dỡ hàng từ tàu thỡ 1 ngày (24h) trước khi tàu đến Cảng, cỏn bộ giao nhận của Cụng ty phải mang bộ chứng từ nhận hàng cựng với lệnh giao hàng của đại lý hóng tàu đến văn phũng quản lý tàu tại Cảng để xỏc nhận lệnh giao hàng D/O ( Delivery Order). Khi Cảng tiến hành dỡ hàng từ tàu, cỏn bộ giao nhận của Cụng ty phải xuất trỡnh vận đơn gốc (Bill of Lading Original) và lệnh giao hàng (D/O) cho chủ tàu để nhận hàng.
Trong quỏ trỡnh nhận hàng thỡ cỏn bộ giao nhận của Cụng ty cựng với cỏn bộ Cảng phải lập một số chứng từ với tàu như: Biờn bản dỡ hàng (COR: cargo on
Cụng ty Nhận hàng từ tàu Xếp hàng lờn P.tiện Đưa hàng húa về kho Tổ chức quỏ trỡnh V.C Giao hàng cho chủ hàng Giao trả cont' rỗng Lưu kho hàng húa (1) (2)
receipt), thư dự khỏng, biờn bản kết toỏn nhận hàng với tàu (ROROC: report on receipt of cargo), biờn bản giỏm định, giấy chứng nhận hàng thiếu (cargo out turn report)... cỏc biờn bản này phải được lập trong đỳng thời gian qui định mới cú thể khiếu nại cỏc bờn liờn quan đũi bồi thường tổn thất.
Đối với hàng hoỏ nhập bằng Container, khi tàu đến Cảng thỡ khụng cần lập biờn bản giỏm định hầm hàng. Tuy nhiờn cũng cú một số trường hợp bắt buộc phải lập biờn bản giỏm định hầm hàng và mời chuyờn gia giỏm định như đối với một số hàng hoỏ yờu cầu phải được bảo quản trong một điều kiện mụi trường nhiệt độ nhất định: hàng giữ lạnh và hàng đụng lạnh là hai trường hợp điển hỡnh, bởi vỡ đối với hai loại hàng hoỏ này cần phải được bảo quản tốt theo đỳng tiờu chuẩn nếu khụng sẽ rất nhanh chúng bị hư hỏng do những đặc tớnh riờng biệt của nú, vớ dụ: Hàng rau quả tươi sống tức là cũn dưỡng khớ, hỳt CO2 và nhả O2, hơi nước, những chất hay mựi và khớ núng. Sự biến chất của chỳng giảm đi khi nhiệt khụng đến