7. Bốc ục của đề tài
3.1.2, Cơng tác kế tốn xuất nhập khẩu hàng hĩa tại cơng ty
3.1.2.1, Ưu điểm.
Về hệ thống tài khoản sử dụng.
Theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 [5] của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính về việc ban hành chếđộ kế tốn doanh nghiệp, cơng ty đã áp dụng đúng chế độ hệ thống tài khoản kế tốn đã quy định. Hiện nay, các chuẩn mực kế tốn đã được ban hành và cơng ty cũng đã cĩ hướng để chuẩn bị thực hiện theo nhưđúng quy định.
Về tổ chức hệ thống chứng từ vàsổ sách kế tốn.
Các hĩa đơn, chứng từ sử dụng trong cơng ty đều chấp hành theo đúng mẫu quy định của Bộ tài chính. Ứng với mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các hố đơn, chứng từ phù hợp cả về giá cả, số lượng và nguyên tắc ghi chép cũng như yêu cầu trong cơng tác quản lý chứng từ.
Cơng ty đã áp dụng các hình thức sổ sách kế tốn theo quy định 1141/TC/QĐ/CĐKT [5], đồng thời cĩ điều chỉnh một số nội dung nhằm giảm nhẹ cơng việc ghi chép nhưng vẫn đảm bảo theo dõi đầy đủ và kịp thời các hoạt động kinh tế phát sinh. Các số liệu trong sổ sách kế tốn là thơng tin đã được xử lý, nĩ cung cấp những thơng tin về các đối tượng kế tốn một cách cĩ hệ thống về khơng gian và thời gian và từng loại đối tượng.
Về hạch tốn hàng tồn kho.
Cơng ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch tốn hàng tồn kho. Phương pháp này cung cấp thơng tin chính xác cho doanh nghiệp về tình hình biến động của hàng nhập khẩu trên các mặt dự trữ, tiêu thụ và cung ứng, tạo sự quản lý và bảo quản tốt hàng hố cả về số lượng và giá trị hàng hĩa.
Về cơng tác quản lý nghiệp vụ Xuất Nhập khẩu.
Bộ máy tổ chức của cơng ty tương đối gọn nhẹ, đảm bảo hiệu quả cơng việc. Các nghiệp vụ XNK luơn được giám đốc thường xuyên theo dõi. Các phịng ban phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau để tìm kiếm nguồn hàng tốt nhất, cĩ giá cả hợp lý đểđáp ứng được nhu cầu khách hàng mà vẫn tiết kiệm được chi phí. Trong suốt quá trình hoạt động, cơng ty đã khơng ngừng cải tiến, đổi mới các biện pháp quản lý nhằm hướng tới hiệu quả cơng việc cao nhất. Chính nhờ sự nổ lực đĩ mà cơng ty đã tạo được nhiều uy tínvới khách hàng và nhà cung cấp trên tồn thế giới.
3.1.2.2, Nhược điểm:
Với những ưu điểm mà Cơng ty Mitsuba M-Tech VN đã đạt được trong tổ chức bộ máy kế tốn và cơng tác kế tốn về hoạt động kinh doanh hàng xuất nhập khẩu, thì vẫn cịn tồn tại một số vướng mắc khác cần xem xét quan tâm và khơng ngừng hồn thiện cơng tác kế tốn trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, để gĩp phần nâng cao hiệu quả quá trình kinh doanh của cơng ty và đúng với quy định về tài chính - kế tốn đã ban hành.
Hạch tốn sai các tài khoản sử dụng XNK.
Theo chế độ kế tốn hiện hành, trong hạch tốn nghiệp vụ nhập khẩu hàng hĩa đối với hàng mua đã thuộc quyền sở hữu của cơng ty nhưng chưa về nhập kho thì phải hạch tốn vào tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” để theo dõi và kiểm sốt chặt chẽ hàng nhập khẩu. Nhưng cơng ty đã khơng thực hiện như vậy, và đưa ra lý do là thời gian lưu tại cảng, sân bay và đang đi trên đường ngắn nên ảnh hưởng khơng đáng kể để ghi vào sổ. Điều này dẫn đến việc xác định lơ hàng nhập khẩu thuộc quyền sở hữu của cơng ty là sai thời điểm.
Sau khi hàng hố đã về nhập kho thì sử dụng tài khoản 156 “hàng hĩa” và phân thành hai tiểu khoản là: Tài khoản 1561 “Giá mua hàng hố” và tài khoản 1562 “Chi
phí thu mua hàng hố”. Các khoản chi phí liên quan đến việc mua hàng nhập khẩu, trừ số tiền hàng và thuế nhập khẩu thì kế tốn phải hạch tốn vào tài khoản 1562, đến cuối kỳ thì tiến hành phân bổ cho hàng tiêu thụ.
Về tài khoản 156, khi hàng xuất kho để xác định giá vốn hàng bán, kế tốn đã khơng phản ánh hết giá trị của lượng hàng hố này do khơng phản ánh chi phí thu mua như: chi phí vận chuyển về kho, chi phí lưu kho, lưu bãi,… mà phản ánh hết các chi phí này vào tài khoản 641 “chi phí bán hàng”, đây là điểm khơng hợp lý của cơng ty vì như vậy sẽ làm tăng chi phí bán hàng lên một lượng đáng kể và làm giảm trị giá của lơ hàng.
Một số trường hợp xảy ra khi hàng được xuất ra khỏi kho chuyển ra cảng hoặc sân bay để chờ làm thủ tục xuất khẩu nhưng chưa xác định tiêu thụ, khơng được theo dõi trên tài khoản 155 “thành phẩm” và cũng khơng được kết chuyển qua tài khoản 632 “giá vốn hàng bán” để theo dõi lơ hàng. Nhưng đến thời điểm hiện nay cơng ty vẫn chưa theo dõi được giá trị của lơ hàng này.
⇒ Với những sai sĩt trên sẽ dẫn đến một kết quả là khơng phân biệt được hàng hố nào đã được nhập kho rồi mới bán, hàng hố nào bán giao ngay tại cảng hoặc chuyển thẳng đến khách hàng. Nên cơng tác kiểm tra, giám sát hàng hố XNK gặp khĩ khăn và cơng tác lập kế hoạch của cơng ty đặc biệt sai sĩt trong việc xác định đâu là chi phí thuộc giá vốn và đâu là chi phí bán hàng.
Tồn tại trong cơng tác quản lý và tổ chức xung quanh vấn đề XNK hàng hố.
Việc luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận cịn chậm trễ. Phịng kinh doanh – xuất nhập khẩu nhận được chứng từ nhưng khơng chuyển về phịng kế tốn sớm dẫn đến cơng việc bị tồn đọng, cơng tác kế tốn vào những ngày cuối tháng trở nên rất bận rộn làm ảnh hưởng đến báo cáo kế tốn cĩ thể bị chậm trễ. Ngồi ra cịn cĩ thể bị phạt các khoản như phạt chậm nộp thuế gây và gây thiệt hại lớn cho cơng ty.
Phương thức thanh tốn T/T dựa trên sự tín nhiệm giữa nhà cung cấp và khách hàng với nhau. Nhưng hiện nay do một số ít khách hàng đã thanh tốn trễ tiền hàng so với hợp đồng được ký kết, điều này gây khĩ khăn cho bên thanh lý thuế phải nợ chứng từ thanh tốn, khơng hồn thành thủ tục thanh lý. Làm ảnh hưởng đến việc khai hàng với hải quan, gây chậm tiến độ sản xuất và thời gian giao hàng.
Cơng ty chưa cĩ chính sách giảm giá cho những khách hàng mua khối lượng lớn, thường xuyên và luơn luơn theo đúng hợp đồng đã ký, cơng ty cũng chưa cĩ chính sách chiết khấu thanh tốn cho những khách hàng thanh tốn trước hạn để giữ khách đồng thời khuyến khích người mua trả tiền trước.
3.2. Một số giải pháp gĩp phần hồn thiện kế tốn nhập khẩu hàng hố tại cơng ty.
3.2.1, Hạch tốn đúng các tài khoản sử dụng XNK. 3.2.1.1, Hạch tốn hàng mua nhưng chưa nhập kho.
Muốn phản ánh đúng thời điểm hàng hố nhập khẩu thuộc quyền sở hữu cơng ty và để theo dõi chặt chẽ hàng hố của cơng ty trong quá trình nhập khẩu được tốt hơn. Cơng ty nên mở thêm tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” dùng để phản ánh giá trị của các mặt hàng nhập khẩu đã thuộc quyền sở hữu của cơng ty mà cịn đang trên đường vận chuyển ở cảng, sân bay hoặc đã về đến cơng ty nhưng đang chờ kiểm tra giám định chưa nhập kho. Khi đĩ cơng ty nên tiến hành hạch tốn như sau: Khi các đại lý thơng báo hàng nhập khẩu đã vềđến cảng hoặc sân bay kế tốn phản ánh trị giá các loại hàng hố, thiết bị nhập khẩu theo giá trị thực tế của hàng nhập khẩu, kế tốn ghi:
Nợ TK 151 : Trị giá hàng nhập khẩu theo giá mua thực tế Cĩ TK 331 : Phải trả cho người bán
Cĩ TK 333 : Thuế và các khoản thuế phải nộp nhà nước Sau khi hàng đã được kiểm tra giám định tại cảng hoặc sân bay nếu thấy đúng với vận đơn. Hàng cĩ thể chuyển về nhập kho, gửi đi bán hoặc giao tay ba. Kế tốn ghi:
Nợ TK 156 (1561) : Nhập kho hàng hĩa Nợ TK 157 : Hàng gửi đi bán
Nợ TK 632 : Hàng bán giao tay ba
Chi phí thu mua của hàng
tồn đầu kỳ
3.2.1.2 Hạch tốn chi phí thu mua và phân bổ hàng hố bán ra.
Các khoản mục chi phí phải bảo đảm tính chính xác. Do đĩ các tài khoản liên quan đến việc thu mua hàng hố kế tốn phải hạch tốn vào tài khoản 1562, chứ khơng phải phản ánh hết vào tài khoản 641. Vì vậy, việc xác định giá vốn hàng bán phải phân bổ chi phí cho giá trị hàng bán ra.
Khi phát sinh chi phí thu mua, kế tốn ghi : Nợ TK 1562
Nợ TK 133 : Thuế GTGT ( nếu cĩ ) Cĩ TK 111,112,131…
Cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ trong kỳ theo cơng thức :
+
= x
+
Ví dụ minh họa, nếu trong cơng ty Mitsuba M-Tech VN: Chi phí thu mua của hàng tồn đầu kỳ : 16,125,400 Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ : 31,120,000 Giá trị tồn kho đầu kỳ : 20,405,000,000
Giá trị nhập kho trong kỳ : 51,450,460,000 Giá trị hàng xuất bán trong kỳ : 60,450,460,000 Lúc này chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ :
Vậy chi phí thu mua trong kỳ là : 39,746,543 VND
Sau đĩ, kế tốn phản ánh chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ trong kỳ: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ Giá trị tồn kho đầu kỳ Giá trị nhập kho trong kỳ Giá trị hàng xuất bán trong kỳ 16,125,400 + 31,120,000 = x 60,450,460,000 = 39,746,543 20,405,000,000 + 51,450,460,000
Nợ TK 632 : 39,746,543 Cĩ TK 1562 : 39,746,543
Qua việc sử dụng tài khoản 1562 đã giúp kế tốn theo dõi những chi phí phát sinh trong quá trình XNK hàng hố mà cịn giúp cho cơng ty cĩ thể kiểm tra chính xác hơn hai tài khoản chi phí tài khoản 641 “chi phí bán hàng” và tài khoản 642 “chi phí quản lý doanh nghiệp”, dựa trên cơ sở đĩ để tiến hành quản lý riêng từng khoản liên quan đến bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí liên quan đến hàng XNK. Nhờ cĩ sự quản lý chặt chẽ các khoản chi phí này đã gĩp phần cho cơng tác kế tốn đơn giản hơn, nhằm mục đích tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận cho cơng ty và phù hợp với quy định của Bộ Tài Chính.
3.2.1.3, Hạch tốn hàng xuất bán nhưng chưa xác định tiêu thụ:
− Một số trường hợp thành phẩm được xuất ra khỏi kho chuyển ra cảng hoặc sân bay để chờ làm thủ tục xuất khẩu nhưng chưa xác định tiêu thụ. Do đĩ kế tốn nên mở thêm tài khoản 157 “hàng gửi đi bán” để theo dõi những lơ hàng này chứ khơng phải hạch tốn vào tài khoản 632 như cơng ty đã hạch tốn. Cách hạch tốn như sau:
− Khi xuất kho thành phẩm, chưa xác định tiêu thụ: Nợ TK 157 Hàng gửi đi bán Cĩ TK 155 Thành phẩm − Thủ tục hải quan hồn tất và đã xác định tiêu thụ: Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán Cĩ TK 157 Hàng gửi đi bán + Xác định doanh thu : Nợ TK 131 Phải thu khách hàng Cĩ TK 511 Doanh thu hàng xuất khẩu + Thuế xuất khẩu phải nộp : Nợ TK 511 Doanh thu hàng xuất khẩu Cĩ TK 3333 Thuế xuất khẩu phải nộp
+ Nhận được thơng báo khách hàng thanh tốn tiền hàng : Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng
Cĩ TK 131 Phải thu khách hàng
3.2.2, Hồn thiện cơng tác quản lý và tổ chức xung quanh vấn đề XNK hàng hố.
− Để khắc phục việc luân chuyển chứng từ cịn chậm trễ, kế tốn cơng phải thường xuyên theo dõi chế độ luân chuyển chứng từ để kịp thời phản ánh đúng thực trạng hiện thời của tài sản.
+ Đối với hàng nhập khẩu: hàng ngày kế tốn lấy chứng từ phịng kinh doanh – xuất nhập khẩu về photo để lưu trữ nhằm theo dõi hàng về và thanh tốn tiền hàng cho nhà cung cấp.
+ Đối với hàng xuất khẩu: Khi chứng từ gồm Invoice và Packing List đã phát hành và ký duyệt xong phịng kinh doanh – xuất nhập khẩu sẽ đưa chứng từ cho kế tốn ngay lập tức, để kế tốn xuất hĩa đơn và theo dõi việc thanh tốn của khách hàng. − Việc hạch tốn đúng thời gian phát sinh ra nghiệp vụ là rất cần thiết cho các báo cáo bởi nĩ ảnh hưởng đến doanh thu của kỳ báo cáo. Vì vậy phải yêu cầu các bộ phận liên quan phải cung cấp chứng từđúng lúc, đúng thời điểm.
− Nếu nhà cung cấp gửi C/O mẫu D chậm hoặc cơng ty đã nhận được C/O mẫu D nhưng do chờ quyết định của hải quan về việc điều chỉnh số tiền thuế trễ. Để tránh hàng hĩa nhập về cơng ty bị cưỡng chế khơng cho khai hàng [7], do đĩ kế tốn nên đĩng đủ tồn bộ số tiền thuế theo như tờ khai nhập khẩu. Sau khi cĩ C/O hoặc quyết định của hải quan nhân viên thanh lý sẽ làm thủ tục xin hồn lại số tiền thuế nhập khẩu đã nộp thừa, và thuế VAT sẽđược khấu trừ .
− Những khách hàng thanh tốn tiền hàng chậm sẽ yêu cầu họ làm xác nhận và nêu lý do cho việc chậm trễ thanh tốn để giải trình với hải quan, đồng thời cơng ty sẽ tính phí thanh tốn chậm đối với những khách hàng đĩ.
− Để tạo mối quan hệ dài, cơng ty nên cĩ các chính sách ưu đãi đối với các khách hàng mua số lượng nhiều và thường xuyên thì nên chiết khấu thương mại cho khách hàng đĩ, kế tốn hạch tốn vào TK 521 “ Chiết khấu thương mại”.
+ Kế tốn phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ: Nợ TK 521 : Chiết khấu thương mại.
Nợ TK 3331 : Thuế GTGT được khấu trừ. Cĩ TK 111,112
Cĩ TK 131 : Phải thu khách hàng.
+ Cuối kỳ kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp thuận cho khách hàng sang tài khoản doanh thu.
Nợ TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Cĩ TK 521 : Chiết khấu thương mại.
− Đối với những sản phẩm, hàng hố được xác định là tiêu thụ, nhưng vì lý do chất lượng, quy cách kỹ thuật,… mà khách hàng từ chối thanh tốn, gửi trả lại hoặc yêu cầu giảm giá và được cơng ty chấp nhận sẽ theo dõi trên tài khoản 531 “hàng bán bị trả lại” và tài khoản 532 “giảm giá hàng bán”.
− Nếu khách hàng thanh tốn trước thời hạn trong hợp đồng, cơng ty nên chiết khấu thanh tốn cho khách hàng nhằm thu hồi vốn một cách nhanh nhất. Khoản chiết khấu thanh tốn cho người mua hàng hố được hưởng:
Nợ TK 635 : Chi phí tài chính Cĩ TK 111,112,131
TĨM TẮT CHƯƠNG 3 .
Bất cứ một cơng việc nào đều cĩ những ưu điểm và những nhược điểm, tìm ra những ưu điểm để tiếp tục hồn thiện hơn và đưa ra được những nhược điểm để sữa chữa thì mới ngày càng hồn thiện cơng tác kế tốn trong cơng ty .
Từ những lý luận cơ sở đi đến thực trạng cơng tác kế tốn XNK hàng hĩa tại cơng ty TNHH Mitsuba M-Tech Việt Nam. Đã giúp cơng ty nắm bắt những ưu điểm để tiếp tục duy trì và phát huy, bên cạnh đĩ đã mở ra những phương hướng và giải pháp để giúp cơng ty ngày càng hồn thiện hơn.
KẾT LUẬN
Nền kinh tế Việt Nam ngày càng được phát triển theo cơ chế thị trường cĩ sự điều tiết vĩ mơ của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa chưa được bao lâu. Cơng cuộc đổi mới nền kinh tế, cơng nghiệp hố hiện đại hố đang diễn ra vì vậy địi hỏi các chính sách kinh tế nĩi chung, chính sách tài chính nĩi riêng phải luơn được sửa