7. Bốc ục của đề tài
2.1.2.3,Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty
Bộ máy kế tốn của cơng ty được đặt tại văn phịng cơng ty. Bộ máy kế tốn sử dụng phần mềm kế tốn để hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mọi hoạt động diễn ra hàng ngày được kế tốn viên cập nhật vào các sổ cĩ liên quan được cài đặt trên hệ thống máy tính của cơng ty.
(Nguồn: Phịng kế tốn, Cơng ty Mitsuba M-Tech Việt Nam, [6])
Sơ đồ bộ máy kế tốn :
Sơđồ 2.4: Bộ máy kế tốn tại cơng ty
Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận:
− Kế tốn trưởng: Hướng dẫn, kiểm tra và giám sát cơng việc của các kế tốn viên. Cân đối các luồng tiền, đảm bảo đủ nguồn tiền cho mọi hoạt động tài chính của cơng ty. Trực tiếp báo cáo và chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc, hội đồng quản trị và các chủđầu tư về mọi hoạt động tài chính, kế tốn của Cơng ty.
− Kế tốn tổng hợp: Thay mặt Kế Tốn Trưởng hướng dẫn, kiểm tra và đơn đốc cơng việc của các kế tốn viên. Chủ trì phối hợp với các Kế tốn viên hồn thành các báo cáo tài chính và các báo cáo khác theo yêu cầu của Kế Tốn Trưởng. Đề xuất với Kế Tốn Trưởng các biện pháp nhằm nâng cáo hiệu quả hoạt động của bộ máy kế tốn. Ngồi ra Kế Tốn Tổng hợp cịn trực tiếp đảm nhận một số cơng việc như KT Tiền mặt, Giá Thành, Lương. KT Tiền mặt KT Tiền gửi NH KT Mua hàng & Cơng nợ phải trả KT TSCĐ KT giá thành KT hàng hố Kế Tốn Trưởng KT Tổng Hợp KT Bán hàng & Cơng nợ phải thu KT Thuế
− Kế Tốn tiền mặt: Lập phiếu Thu, Chi tiền mặt. Theo dõi sổ quỹ tiền mặt. Định kỳ đối chiếu với Thủ Quỹđể đảm bảo tính chính xác của quỹ tiền mặt. Cân đối số dư quỹ tiền mặt đểđề xuất việc thu chi tiền mặt.
− Kế tốn Tiền gửi ngân hàng: Lập các chứng từ thanh tốn qua ngân hàng, trực tiếp giao dịch với ngân hàng, hạch tốn các khoản thu chi qua ngân hàng, theo dõi sổ tiền gửi ngân hàng.
− Kế tốn mua hàng và cơng nợ: Hạch tốn các nghiệp vụ mua hàng hố, và nguyên vật liệu. Theo dõi, đối chiếu các khoản cơng nợ phải trả phát sinh trong quá trình mua hàng.
− Kế tốn Tài sản cố định: Hạch tốn các nghiệp vụ liên quan đến tài sản cố định. Theo dõi, hạch tốn khấu hao tài sản cố định. Lập thủ tục thanh lý các TSCĐ khơng cịn sử dụng. Theo dõi việc điều chuyển TSCĐ giữa các bộ phận.
− Kế tốn hàng hố: Theo dõi, hạch tốn việc nhập xuất nguyên vật liệu tại kho nguyên vật liệu và dây chuyền sản xuất. Theo dõi, hạch tốn việc nhập xuất thành phẩm tại dây chuyền sản xuất, kho thành phẩm, kho thuê và trên đường vận chuyển.
− Kế Tốn giá thành: Kiểm tra, đối chiếu các bút tốn xuất nguyên vật liệu vào chi phí nguyên vật liệu. Tính tốn, phân bổ các loại chi phí vào giá thành. Tính tốn giá thành phẩm sản xuất trong kỳ. Phân tích các nguyên nhân làm biến động giá thành giữa các kỳ kế tốn.
− Kế tốn bán hàng và cơng nợ: Theo dõi, hạch tốn các nghiệp vụ bán hàng hố. Theo dõi, đối chiếu các cơng nợ phát sinh trong quá trình bán hàng. Lập bảng tổng hợp doanh thu hàng tháng. Đối chiếu với kế tốn thuế về thuế VAT đầu ra.
− Kế Tốn thuế: Theo dõi các khoản thuế phải nộp ngân sách. Lập các báo cáo về thuế GTGT, Thuế TNCN, TNDN.
Kế tốn viên tại cơng ty Mitsuba M-tech VN sẽđược luân chuyển định kỳ 6 tháng một lần nhằm đảm bảo tính minh bạch và thống nhất trong tồn bộ hệ thống kế tốn.
2.2. Thực trạng kế tốn xuất nhập khẩu hàng hố tại cơng ty.
2.2.1, Đặc điểm hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu tại cơng ty :
− Nghiệp vụ kinh doanh : Mitsuba là cơng ty chuyên về sản xuất và kinh doanh các mặt hàng xuất nhập khẩu. Do đĩ, nghiệp vụ mua bán hàng hĩa thường là: mua hàng trong nước để xuất khẩu, xuất khẩu hàng hĩa ra nước ngồi, nhập khẩu hàng hĩa từ nước ngồi và bán hàng hĩa vào thị trường nội địa.
− Một số mặt hàng kinh doanh chủ yếu của cơng ty: + Rờ le – Relay Assy
+ Cịi – Horn
+ Mơ tơ khởi động – Stator Motor
+ Cuộn dây cho bộ phát điện xe gắn máy - Coil Assy + Cuộn kích của bộ phát điện xe gắn máy - Coil Unit + Bộ dây dẫn điện – Wire Harness Unit
+ Bộ cuộn dây cho bộ phát điện xe gắn máy - Startor Comp + Cuộn phát xung - Pulser Coil Assy
+ Thanh gạt của cái gạt nước xe ơtơ - Blade Assy Wiper
− Và cơng ty nhập khẩu các mặt hàng như nguyên vật liệu, máy mĩc thiết bị… từ nước ngồi vềđể bán vào thị trường trong nước hoặc để phục vụ cho sản xuất hàng xuất khẩu.
− Phương thức thanh tốn: áp dụng phương thức chuyển tiền.
− Phương pháp hạch tốn ngoại tệ: Cơng ty sử dụng tỷ giá thực tế để hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ:
+ Vốn bằng tiền cĩ gốc ngoại tệ khi ghi nhận tăng phản ánh theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh. Khi ghi nhận giảm theo tỷ giá xuất ngoại tệ (tỷ giá xuất ngoại tệđược tính theo phương pháp bình quân gia quyền thời điểm).
+ Các loại tài sản cĩ gốc ngoại tệ khi phản ánh tăng, giảm theo tỷ giá thực tế tại thời điểm tăng.
+ Tài khoản nợ phải thu, nợ phải trả cĩ gốc ngoại tệ khi ghi nhận tăng theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Khi ghi nhận giảm theo tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi nhận nợ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Tài khoản doanh thu, chi phí cĩ gốc ngoại tệ được ghi nhận tăng, giảm theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh.
− Phương thức mua bán: Cơng ty thường nhập khẩu hàng hĩa theo điều kiện CIF và xuất khẩu hàng hĩa theo điều kiện FOB.
2.2.2, Kế tốn quá trình Nhập khẩu hàng hố:
Nhập khẩu hàng hĩa là quá trình ký hợp đồng mua hàng hĩa với các cơng ty nước ngồi . Với chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu Mitsuba cĩ thể tiến hành nhập khấu hàng trực tiếp hàng hĩa, sử dụng tham gia vào quá trình sản xuất để bán vào thị trường nội địa và xuất khẩu sang nước khác.
2.2.2.1, Quy trình nhập khẩu :
Phát hành đơn hàng:
Hàng tháng từ ngày 9 đến 15, phịng kinh doanh (Sales) sẽ tiến hành phát hành đơn hàng cho nhà cung cấp. Căn cứ vào các tiêu chí tên hàng, mã hàng, đơn giá, tiêu chuẩn đĩng gĩi, điều kiện giao hàng… nhà cung cấp sẽ xác nhận trên đơn hàng và tiến hành giao hàng theo các điều kiện trên đơn hàng.
Thủ tục nhập khẩu:
• Khi nhận được bộ chứng từ hàng nhập khẩu bằng fax hay email từ nhà cung cấp, bao gồm các loại chứng từ sau :
− PO : Purchase Order – đơn hàng nhập khẩu .
− C/O : Certificate of Origin – giấy chứng nhận xuất xứ hàng hĩa. − L/C : Letter of credit – tín dụng thư (nếu cĩ).
− INV : Invoice – hĩa đơn thương mại.
− P/L : Packing list – phiếu đĩng gĩi hoặc bảng kê chi tiết đĩng gĩi. − B/L : Bill of lading – vận tải đơn.
• Khi tiếp nhận bộ chứng từ này, nhân viên xuất nhập khẩu cập nhật vào sổ theo dõi nhận hàng nhập khẩu và tiến hành kiểm tra chi tiết bộ chứng từ nhập khẩu.
Sau khi kiểm tra tính hợp lệ, chính xác và đầy đủ của một bộ chứng từ nhập khẩu, nhân viên xuất nhập khẩu tiến hành thực hiện một số cơng việc: liên hệ với hãng tàu và nhận giấy báo hàng đến bằng Fax. Đồng thời nhân viên xuất nhập khẩu sẽ chuyển thơng tin cho dịch vụ khai hàng để họ chuẩn bị lên tờ khai hải quan. Thủ tục hải quan sẽ được tiến hành ngay khi bộ phận xuất nhập khẩu nhận được chứng từ gốc từ nhà cung cấp. Loại hình nhập khẩu: nhập sản xuất xuất khẩu, nhập đầu tư kinh doanh, nhập kinh doanh,…
Sau khi các thủ tục hải quan hồn tất, nhân viên xuất nhập khẩu copy và gởi một bộ Invoice, Packing List cho kho hàng nhập để chuẩn bị cho việc nhập hàng, một bộ cho bộ phận QC để chuẩn bị cho việc kiểm tra hàng đầu vào.
Khi lơ hàng được chuyển về kho, nhân viên kế tốn copy bộ chứng từ hàng nhập để làm chứng từ thanh tốn, cịn bản chính lưu tại bộ phận XNK.
2.2.2.2, Chứng từ sổ sách và luân chuyển chứng từ :
Các chứng từ bao gồm : − Giấy đăng ký kinh doanh.
− Hợp đồng mua bán (Sales Contract) − Phiếu đĩng gĩi (Packing List) − Tờ khai hàng hĩa nhập khẩu.
− Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
− Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) − Hĩa đơn (Invoice)
− Giấy thơng báo thuế
− Giấy chứng nhận bảo hiểm − Phiếu đề nghị nhận hàng. − Phiếu nhập kho.
− Giấy báo nợ, phiếu chi, uỷ nhiệm chi. − Các chứng từ khác cĩ liên quan.
(Nguồn: Phịng kinh doanh, Cơng ty Mitsuba M-Tech Việt Nam, [6])
Sổ sách kế tốn :
− Cơng ty theo dõi chi tiết lượng hàng nhập kho trong kỳ và chi tiết cho từng đơn vị cung cấp.
− Cơng ty sử dụng sổ chi tiết các tài khoản 152, 331, 111, 112,… − Sổ nhật ký mua hàng.
− Sổ cái các tài khoản : 152, 331,1111,1121,… (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Việc theo dõi này cũng được thực hiện đồng thời trên máy. Cuối kỳ in ra báo cáo.
Trình tự luân chuyển chứng từ :
Sơđồ 2.5: Luân chuyển chứng từđối với hàng hĩa nhập khẩu.
Chứng từ từ Phịng kinh doanh – xuất nhập khẩu được copy thành 3 bộ : − 1 bộ giao cho kho để kiểm hàng, lập phiếu nhập kho hàng hĩa. − 1 bộ giao cho QC để chuẩn bị cho việc kiểm tra hàng đầu vào. − 1 bộ giao cho phịng kế tốn làm thủ tục thanh tốn.
2.2.2.3, Tài khoản sử dụng :
− Tài khoản 112 “tiền gửi ngân hàng” − Tài khoản 152 “nguyên vật liệu” − Tài khoản 156 “hàng hĩa”
− Tài khoản 331 “phải trả người bán” − Tài khoản 1388 “phải thu khác”
− Tài khoản 3333 “thuế nhập khẩu phải nộp”
− Tài khoản 1331 “thuế giá trị gia tăng được khấu trừ” − Tài khoản 3331 “thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu”
Phịng kinh doanh – xuất nhập khẩu (bộ chứng từ)
Phịng kế tốn Phịng QC
2.2.2.4, Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Để thấy được tình hình hạch tốn nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại cơng ty Mitsuba M-Tech Việt Nam, ta cĩ thể thơng qua quá trình hạch tốn của những hợp đồng nhập khẩu trực tiếp cụ thể:
Trường hợp 1 :
Hợp đồng nhập khẩu trực tiếp số MM-812031 ngày 08/12/2008 giữa cơng ty Mitsuba M-Tech Việt Nam và cơng ty FUKOKU CO LTD (Nhật Bản) về việc mua nguyên vật liệu sản xuất cần gạt nước xe Ơ tơ gồm: Tấm ốp cao su (Cover Base) và lưỡi gạt cao su (Blade Rubber).
Giá trị hợp đồng là: 26,007,352.00 JPY ( FOB Tokyo). Số vận tải đơn: HZOMJP1101622 , ngày : 21/12/2008.
Phương thức thanh tốn T.T (Thanh tốn trong thời gian là 45 ngày được tính bắt đầu từ ngày vận tải đơn),
Thuế nhập khẩu : 15% ; Thuế giá trị gia tăng : 0%
Ngày 03/01/2008 Cơng ty nhận được thơng báo từ hãng tàu hàng đã về Cát Lái, cơng ty tiến hành đi nhận hàng và làm thủ tục hải quan, (Tỷ giá tính thuế do hải quan quy định là 187.90 VND/JPY) .
Ngày 08/01/2009, sau khi kiểm nhận hàng hĩa đầy đủ số lượng, phẩm chất quy cách đúng mẫu mã, cơng ty làm thủ tục nhập kho hàng hĩa. Kế tốn phản ánh giá trị hàng nhập như sau : (Tỷ giá thực tế : 186.00 VND/JPY)
Nợ 152 26,007,352.00 x 186.00 = 4,837,367,472 Cĩ 331 4,837,367,472
Do cơng ty Mitsuba M-Tech Việt Nam nhập khẩu nguyên vật liệu để sản xuất hàng xuất khẩu, khi nhập khẩu vào Việt Nam phải nộp thuế nhập khẩu và khi xuất khẩu thành phẩm được hồn thuế tương ứng với tỷ lệ thành phẩm xuất khẩu. Thời hạn nộp thuế là 275 ngày được tính từ ngày đăng ký tờ khai. Vì vậy kế tốn sẽ khơng phản ánh khoản thuế nhập khẩu mà chuyển phần thuế này cho nhân viên thanh lý nguyên vật liệu làm thủ tục xin khơng thu thuế nhập khẩu.
Ngày 23/01/2009 cơng ty thanh tốn tiền hàng cho nhà xuất khẩu. Tỷ giá xuất ngoại tệ tại thời điểm này: 187.30 VND/JPY
Nợ 331 4,837,367,472
Nợ 635 4,871,177,030 – 4,837,367,472 = 33,809,558 Cĩ 112 26,007,352.00 x 187.30 = 4,871,177,030 Đồng thời ghi Cĩ 007 “ngoại tệ các loại”
Ngày 30/09/2009 nhân viên thanh lý thơng báo đến bộ phận kế tốn số tiền thuế nhập khẩu và thuế VAT cịn phải nộp trong tháng do sắp hết thời hạn nộp thuế (275 ngày) mà trị giá nguyên vật liệu nhập khẩu về vẫn chưa dùng hết. Lơ hàng này cĩ tờ khai số: 14/NSX , ngày đăng ký: 07/01/2009.
Trị giá số tiền thuế nhập khẩu đến hạn là 305,035,326 VNĐ . Kế tốn ghi nhận thuế nhập khẩu phải nộp : Nợ 1388 305,035,326
Cĩ 3333 305,035,326 Trị giá số tiền thuế VAT đến hạn là 233,860,417 VNĐ .
Kế tốn ghi nhận thuế VAT phải nộp : Nợ 1331 233,860,417
Cĩ 3331 233,860,417 Ngày 01/10/2009 Cơng ty nộp thuế vào kho bạc nhà nước : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ 3333 305,035,326 Nợ 3331 233,860,417
Trường hợp 2 :
Cơng ty Mitsuba M-Tech Việt Nam đã ký hợp đồng với cơng ty Autrans (Thailand) Co., LTD nhập khẩu lơ hàng gồm nguyên vật liệu sản xuất cịi xe gắn máy và cịi xe gắn máy. Số hợp đồng: MV09/04/004, ngày 03/04/2009.
Giá trị hợp đồng là: 18,286.24 USD; bao gồm: 18,016.00 USD (CIF Hochiminh) và 270.24 USD (phí lãi trả chậm) .
Số vận tải đơn: DFS29-019043, ngày : 03/05/2009.
Phương thức thanh tốn T.T (Thanh tốn trong thời gian là 120 ngày được tính bắt đầu từ ngày vận tải đơn).
Lơ hàng này được nhập về theo hai loại hình: nhập đầu tư kinh doanh (NĐTKD) và nhập kinh doanh (NKD).
Đối với loại hình NĐTKD là nhập nguyên vật liệu về tham gia vào sản xuất nhưng sản phẩm làm ra thì được tiêu thụ trong nước. Và loại hình NKD, nhập khẩu về chính là hàng hĩa với mục đích là mua về bán lại khơng tham gia quá trình sản xuất.
(Nguồn: Phịng kinh doanh, Cơng ty Mitsuba M-Tech Việt Nam, [6])
Bảng biểu 2.5: Bảng liệt kê hàng hĩa nhập khẩu theo Số hợp đồng : MV09/04/004 , ngày 03/04/2009 . Số thứ tự Tên hàng lượSống (cái) Đơn giá (USD)/cái Trị giá (USD) Số tờ khai Ngày đăng ký tờ khai
1 HOUSING ASSY Bộ thân cịi -5TN 8,000 1.0127 8,101.60 439/NĐTKD 11/05/2009
2 Lõi – COLLAR (CORE) 16,000 0.0015 24.00 439/NĐTKD 11/05/2009 3 Đệm lĩt – BUSH RUBBER 8,000 0.0187 149.60 439/NĐTKD 11/05/2009
4 BRACKET NO.96 Giá treo No.96 – 8,000 0.1035 828.00 439/NĐTKD 11/05/2009
5 Đai ốHEX M5 c M5 – NUT 8,000 0.0023 18.40 439/NĐTKD 11/05/2009
6 Vịng WASHER NO.15 đệm No.15 – 8,000 0.0018 14.40 439/NĐTKD 11/05/2009
7 HOUSING ASSY Bộ thân cịi-5P1 6,000 1.1196 6,717.60 439/NĐTKD 11/05/2009 8 Lõi – COLLAR (CORE) 12,000 0.0018 21.60 439/NĐTKD 11/05/2009
9 Đệm lĩt – BUSH RUBBER 6,000 0.0210 126.00 439/NĐTKD 11/05/2009
10 BRACKET NO.96 Giá treo No.96 – 6,000 0.1206 723.60 439/NĐTKD 11/05/2009
11 Đai ốHEX M5 c M5 – NUT 6,000 0.0028 16.80 439/NĐTKD 11/05/2009
12 Vịng WASHER NO.15 đệm No.15 – 6,000 0.0024 14.40 439/NĐTKD 11/05/2009
Thuế nhập khẩu: 25% . Thuế giá trị gia tăng : 10%
Khi Autrans (Thailand) Co., LTD gửi giấy chứng nhận xuất xứ - C/O mẫu D thì lúc này cơng ty Mitsuba M-Tech Việt Nam sẽ được hưởng thuế nhập khẩu theo thuế suất ưu đãi biệt: 5%.
Ngày 10/05/2009, hàng về tới cảng Khánh Hội, cơng ty tiến hành nhận hàng và khai báo hải quan.
Ngày 14/05/2009, cơng ty kiểm tra hàng và làm thủ tục nhập kho. Tỉ giá thực tế tại thời điểm này là 16,940 VND/USD: