7. Bốc ục của đề tài
2.2.3, Kế tốn quá trình xuất khẩu hàng hố
2.2.3.1, Quy trình Xuất khẩu :
Tiếp nhận đơn hàng:
− Sau khi nhận được đơn hàng từ khách hàng, phịng kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra các thơng tin trên đơn hàng như: đơn giá, tên hàng, mã hàng, điều kiện mua bán; phương thức thanh tốn…
− Nếu các điều kiên trên hợp lệ thì phịng kinh doanh sẽ chuyển đơn hàng này cho phịng điều độ sản xuất (Production control – PC) để kiểm tra xem cĩ thểđáp ứng được yêu cầu về số lượng và thời gian giao hàng của khách hàng hay khơng. Nếu đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì phịng điều độ sản xuất & phịng kinh doanh sẽ ký xác nhận trên đơn hàng và thơng báo cho khách hàng biết thơng qua e-mail.
+ Về phương thức thanh tốn: áp dụng phương thức T/T cho tất cả các khách hàng của Mitsuba.
+ Về phương thức bán hàng : hiện tại cơng ty chỉ áp dụng phương thức bán hàng cho các khách hàng theo điều kiện FOB, CIP, CIF , CNF (CFR).
Thủ tục xuất khẩu:
− Vào ngày 25-26 hàng tháng, phịng xuất nhập khẩu, phịng kỹ thuật và nhà máy sẽ hợp kế hoạch sản xuất cho tháng kế tiếp. Căn cứ vào nội dung cuộc họp, phịng xuất nhập khẩu sẽ lên kế họach xuất khẩu cho tháng tiếp đĩ và thơng báo chính thức các thơng tin này cho các bộ phận cĩ liên quan biết cũng như các đại lý hàng tàu để họ lên kế hoạch Book tàu.
− Sau khi nhận được lệnh cấp cont rỗng (Booking Note) từ nhân viên của cơng ty dịch vụ (forwarder) cũng như chi tiết đĩng hàng từ bộ phận kho, phịng xuất nhập khẩu sẽ làm chứng từ xuất khẩu, bao gồm: Hĩa đơn (Invoice), chi tiết đĩng hàng (Packing List), sau đĩ chuyển thơng tin này cho dịch vụ giao nhận để họ lên tờ khai xuất.
− Kiểm tra tờ khai xuất khẩu do dịch vụ lên tờ khai căn cứ vào các tiêu chí trên PO/Sales Order, hĩa đơn (Invoice), Chi tiết đĩng hàng (Packing List), đặc biệt là mã sản phẩm nhưđã đăng ký với Chi Cục Hải quan trước đĩ.
− Vào ngày thực xuất, phịng xuất nhập khẩu sẽ gửi Invoice cho phịng kế tốn để xuất hĩa đơn, và đồng thời gửi chi tiết đĩng hàng và thơng tin lưu ý của từng kiện hàng (Shipping Mark) cho bộ phận kho để kho biết và dán nhãn cho từng pallet.
− Sau khi kiểm hĩa, tiếp nhận tờ khai, bộ hồ sơ niêm phong và các chứng từ cần thiết để làm thủ tục đĩng hàng, áp tải hàng ra Cảng làm thủ tục đĩng hàng, thực hiện các thao tác thủ tục xuất hàng.
Quản lý hàng xuất khẩu:
- Đối với hàng xuất vào sáng thứ hai hàng tuần:
Phịng điều độ sản xuất và phịng kinh doanh phải chốt số lượng thực xuất trước sáng thứ sáu tuần trước đĩ; Vì hãng tàu khơng làm việc vào ngày thứ bảy nên cơng ty phải xử lý những vấn đề liên quan đến việc xuất hàng vào thứ sáu. Căn cứ vào số lượng này, bộ phận kho sẽ làm chi tiết đĩng hàng gửi cho phịng xuất nhập khẩu.
- Đối với những lơ hàng xuất vào ngày khác trong tuần:
+ Phịng điều độ sản xuất và phịng kinh doanh phải chốt số lượng thực xuất trước ngày thực xuất 02 ngày.
+ Bộ phận xuất nhập khẩu căn cứ vào số lượng được chốt đểđiều chỉnh số lượng hàng xuất chính thức và gửi cho Phịng điều độ sản xuất.
+ Căn cứ vào lịch xuất hàng chính thức, bộ phận kho sẽ làm chi tiết đĩng hàng và cung cấp cho bộ phận XNK.Những cơng việc trên phải được thực hiện trước ngày thực xuất 01 ngày.
− Đối với hàng xuất bằng đường AIR hoặc khơng nằm trong kế hoạch dự kiến: + Sau khi cĩ thơng tin xuất hàng Phịng điều độ sản xuất và phịng kinh doanh phải thơng báo ngay cho bộ phận kho và bộ phận xuất nhập khẩu biết để kho làm chi tiết đĩng hàng và đồng thời bộ phận xuất nhập khẩu cĩ thơng tin để Book chổ với Forwarder.
+ Việc xuất hàng tại nhà máy luơn được sự giám sát của bộ phận kho, nhân viên bảo vệ tại nhà máy; nhân viên dịch vụ giao nhận; viên chức Hải quan (trong trường hợp hàng bị kiểm hĩa).
(Nguồn: Phịng kinh doanh, Cơng ty Mitsuba M-Tech Việt Nam, [6])
2.2.3.2, Chứng từ sổ sách và luân chuyển chứng từ :
Các chứng từ bao gồm :
− Hợp đồng mua bán (Sales Contract) − Phiếu đĩng gĩi (Packing List) − Hĩa đơn (Invoice)
− Tờ khai hàng hĩa nhập khẩu.
− Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
− Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) − Giấy chứng nhận bảo hiểm
− Biên bản bàn giao hàng hĩa. − Phiếu xuất kho.
− Giấy báo cĩ, phiếu thu, phiếu chi. − Các chứng từ khác cĩ liên quan.
Sổ sách kế tốn :
− Cơng ty sử dụng sổ chi tiết các tài khoản 156, 632, 511, 131,… − Sổ nhật ký bán hàng.
− Sổ cái các tài khoản : 156, 632, 511, 131,...
Việc theo dõi này cũng được thực hiện đồng thời trên máy. Cuối kỳ in ra báo cáo.
Trình tự luân chuyển chứng từ :
Sơđồ 2.6: Luân chuyển chứng từđối với hàng hĩa xuất khẩu.
Phịng kinh doanh – xuất nhập khẩu (bộ chứng từ)
Phịng kế tốn Kho
− Chứng từ từ Phịng kinh doanh – xuất nhập khẩu được copy thành 2 bộ:
+ 1 bộ giao cho kho để kiểm tra và đối chiếu hàng xuất kho thực tế và chứng từ phát hành.
+ 1 bộ giao cho phịng kế tốn để kế tốn xuất hĩa đơn và việc thanh tốn của khách hàng đối với cơng ty.
− Sau khi hồn tất việc xuất hàng, bên XNK cung cấp invoice, packing list và số cont số seal đối với hàng đi container cho hãng tàu để phát hành bill.
− Khi Bill đã được kiểm ta và hồn chỉnh, nhân viên xuất nhập khẩu làm bộ hồ sơ xin C/O, tiến hành các thủ tục xin và nhận (nếu cĩ).
− Vì hàng xuất khẩu được đĩng trong pallet gỗ nên phải khử trùng pallet gỗ. − Bộ chứng từ xuất khẩu gửi cho khách hàng bao gồm :
+ INV : Invoice – hĩa đơn thương mại.
+ P/L : Packing list – phiếu đĩng gĩi hoặc bảng kê chi tiết đĩng gĩi. + B/L : Bill of lading – vận tải đơn.
+ C/O : Certificate of Origin – giấy chứng nhận xuất xứ hàng hĩa.
+ FCC : Fumigation Certificate – Chứng thư giám định khử trùng pallet. + C/I : Certificate of Insurance – giấy chứng nhận bảo hiểm.
2.2.3.3, Tài khoản sử dụng :
− Tài khoản 632 “giá vốn hàng bán” − Tài khoản 131 “phải thu khách hàng” − Tài khoản 3333 “thuế xuất khẩu phải nộp” − Tài khoản 511 “doanh thu bán hàng”
− Tài khoản 1122 “tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ”
− Tài khoản 515, 635 “doanh thu, chi phí hoạt động tài chính” sử dụng trong chênh lệch tỉ giá.
2.2.3.4, Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh :
Để thấy được tình hình hạch tốn nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp tại cơng ty Mitsuba M-Tech Việt Nam, ta cĩ thể thơng qua quá trình hạch tốn của những hợp đồng nhập khẩu trực tiếp cụ thể :
Trường hợp 1 :
Ngày 22/06/2009, cơng ty MITSUBA CORPORATION (Nhật) đặt mua hàng mẫu 20 bộ cảm biến – Sensor Assy, Điều kiện giao hàng là CNF Tokyo, trị giá lơ hàng là 81,325.00 JPY, bao gồm:
Tiền hàng : 60,000.00 JPY Cước phí : 21,325.00 JPY
Bộ cảm ứng này là nguyên vật liệu mà Mitsuba M-Tech Việt Nam nhập khẩu về để sản xuất ra dây điện SG03. Do đĩ, khi cơng ty MITSUBA CORPORATION đặt mua bộ cảm ứng này, cơng ty Mitsuba M-Tech Việt Nam đã cho khai loại hình xuất phi mậu dịch, khi xuất bán kế tốn ghi nhận xuất nguyên vật liệu và cĩ thuế GTGT 10%.
Phương thức thanh tốn là T/T (thời hạn khách hạn thanh tốn cho cơng ty Mitsuba M-Tech Việt Nam là vào cuối tháng sau của ngày vận đơn), đồng tiền thanh tốn là JPY. Số hàng này đã được xuất đi theo vận đơn đường khơng số 1740062855, ngày vận đơn: 02/07/2009 do cơng cơng ty chuyển phát nhanh DHL vận chuyển. Trị giá vốn là 8,200,000VND. Tỉ giá thực tế vào ngày 02/07/2009 là 189.47 JPY/VND
− Ghi nhận giá vốn hàng bán : Nợ 632 8,200,000
Cĩ 152 8,200,000
− Ghi nhận doanh thu hàng xuất khẩu :
Nợ 136 60,000 x 189.47 = 11,368,200 Cĩ 511 11,368,200
− Thuế GTGT đầu ra :
Nợ 641 11,368,200 x 10% = 1,368,200 Cĩ 3331 1,368,200
− Ghi nhận cước phí Air:
Nợ 136 21,325 x 189.47 = 4,040,448 Cĩ 3388 4,040,448
Ngày 30/07/2009 cơng ty Mitsuba M-Tech Việt Nam nhận được hĩa đơn thanh tốn cước phí Air của cơng ty chuyển phát nhanh DHL:
Nợ 3388 4,040,448 Cĩ 112 4,040,448
Ngày 26/08/2009 cơng ty MMVC nhận được giấy báo cĩ của ngân về khoản tiền do khách hàng trả là 81,325.00 JPY. Tỉ giá thực tế tại thời điểm này là 194.85 JPY.
Nợ 112 81,325.00 x 194.85 = 15,795,755
Cĩ 136 81,325.00 x 189.47 = 15,408,648 Cĩ 515 15,795,755 - 15,408,648 = 387,107 Đồng thời ghi Nợ 007 “ngoại tệ các loại”
(Nguồn: Phịng kinh doanh, Cơng ty Mitsuba M-Tech Việt Nam, [6])
Trường hợp 2:
Ngày 01/07/2009, cơng ty ký kết một hợp đồng kinh tế số: MCG-V0905 với cơng ty Guangzhou Mitsuba Electric Co.Ltd. (China) để xuất khẩu linh kiện xe gắn máy và ơ tơ. Điều kiện giao hàng là CIF Guangzhou, phương thức thanh tốn T/T (thời hạn khách hạn thanh tốn cho cơng ty Mitsuba M-Tech Việt Nam trong vịng 60 ngày sau bắt đầu từ ngày vận đơn). Chi tiết các mặt hàng gồm:
Bảng biểu 2.9: Bảng liệt kê hàng hĩa nhập khẩu theo số hợp đồng: MCG- V0905, ngày 01/07/2009.
Tên hàng Số lượng (cái) Đơn giá (USD) Trị giá (USD)
Vịng đệm-GROMMET 1,000 0.162 162
Cuộn phát xung
Pulser Coil Assy GF-10201 4,000 0.55 2,200
Cuộn phát xung
Pulser Coil Assy GF-08241 1,000 0.577 577
Cuộn phát xung
Pulser Coil Assy GF-04434 6,000 0.56 3,360
Rờ le Relay Assy RC-7001 4,800 0.57 2,736 Rờ le Relay Assy RC-7002 72,000 0.57 41,040 Rờ le Relay Assy RC-7003 31,200 0.61 19,032 Tổng cộng 120,000 69,107
Ngày 22/07/2009 số hàng này được xuất ra khỏi kho đi cơng ty Guangzhou Mitsuba Electric, với số vận đơn đường biển FSHCMPI 4252, ngày vận đơn: 26/07/2009.
Số hàng xuất bán cơng ty mở tờ khai tại chi cục Hải Quan Long Bình 2 loại hình: xuất kinh doanh (XKD) và xuất sản xuất (XSX).
Vịng đệm - GROMMET thuộc loại hình xuất kinh doanh, số tờ khai : 372/XKD. Do vịng đệm cơng ty mua trong nước là nguyên vật liệu để tham gia sản xuất linh kiện cho xe. Theo giấy đầu tư số: 472023000460, ngày cấp 05/05/2008 cho phép cơng ty được trực tiếp mua hàng hĩa của thương nhân cĩ đăng ký kinh doanh mua bán hoặc cĩ quyền phân phối hàng hĩa đĩ để xuất khẩu.
Cuộn phát xung và rờ le các loại thuộc loại hình xuất sản xuất, tờ khai số 920/XSX.
Trị giá vốn lơ hàng: Vịng đệm là 2,000,000 VNĐ, Cuộn phát xung và rờ le các loại là 880,000,000 VNĐ. Tỷ giá thực tế vào ngày 22/07/2009 là 16,963 USD/VNĐ.
Ghi nhận giá vốn hàng bán: Vịng đệm: Nợ 632 2,000,000 Cĩ 152 2,000,000 Cuộn phát xung và rờ le các loại: Nợ 632 880,000,000 Cĩ 155 880,000,000 Ghi nhận doanh thu hàng xuất khẩu :
Nợ 131 69,107 x 16,963 = 1,172,262,041 Cĩ 511 1,172,262,041
Đến ngày 30/09/2009 cơng ty Mitsuba nhận được giấy báo cĩ của ngân về khoản tiền do khách hàng trả là 69,107 USD. Tỉ giá thực tế tại thời điểm này là 16,991 USD/VND.
Nợ 112 69,051 x 16,991 = 1,173,245,541 Cĩ 131 1,172,262,041
Cĩ 515 1,173,245,541 - 1,172,262,041 = 983,500 Đồng thời ghi Nợ 007 “ngoại tệ các loại”
Khoản chênh lệch khi cơng ty nhận tiền về là do ngân hàng tính phí chuyển tiền là 56 USD : Nợ 642 56 x 16,991 = 951,496 Cĩ 131 56 x 16,963 = 949,928 Cĩ 515 951,496 - 949,928 = 1,568 TĨM TẮT CHƯƠNG 2 .
Là chương đi vào thực trạng cơng tác kế tốn xuất nhập khẩu hàng hĩa của cơng ty Mitsuba M-Tech Việt Nam . Chương 2 này đã nêu rõ tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh và cơng tác kế tốn tại cơng ty. Đặc biệt nĩ đi sâu vào thực trạng kế tốn xuất nhập khẩu hàng hĩa của cơng ty. Cũng xuất phát từ các vấn đề được khai thác thác trong chương 2, đã giúp cho cơng ty cĩ thể nhìn thấy những ưu thế để tiếp tục duy trì và biết được những khuyết điểm mà từ đĩ cĩ những định hướng để khắc phục và hồn thiện hơn.
Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN
CƠNG TÁC KẾ TỐN XUẤT NHẬP
KHẨU HÀNG HỐ TẠI CƠNG TY
Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HỐ TẠI CƠNG TY TNHH MITSUBA M-TECH VN. 3.1. Nhận xét.
Trong xu thế quốc tế hĩa và tự do thương mại tạo ra một thị trường rộng lớn nhưng mức độ cạnh tranh thì ngày càng gay gắt và khốc liệt, cơng ty Mitsuba M-Tech VN đã khơng ngừng cải tiến và đa dạng hĩa các phương thức kinh doanh XNK với mục đích là đem lại lợi nhuận lớn nhất, giải quyết vấn đề việc làm cũng như thu nhập của cơng nhân viên nhằm sử dụng hết tiềm năng của cơng ty. Cơng ty tiến hành nghiên cứu kỹ thị trường, tạo mối liên kết chặt chẽ và tin tưởng lẫn nhau giữa các bạn hàng truyền thống cả trong nước và ngồi nước, bên cạnh đĩ cơng ty luơn tìm kiếm những đối tác và khách hàng mới để mở rộng thị trường hoạt động.
Một nền kinh tế nhiều rủi ro nhưng cũng lắm cơ hội để phát triển. Do đĩ: Mục tiêu đầu tiên mà cơng ty Mitsuba đề ra là phải tuân thủ các nguyên tắc kế tốn do nhà nước ban hành và ngày càng hồn thiện hệ thống kế tốn tại đơn vị mình.
3.1.1, Tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty.
Về tổ chức cơng tác kế tốn, cơng ty luơn cĩ kế hoạch sắp xếp chỉ đạo từ trên xuống dưới một cách khoa học. Việc bố trí nhân viên kế tốn và phân định cơng việc trong bộ máy kế tốn của cơng ty là tương đối phù hợp với khả năng của mỗi kế tốn viên ứng với khối lượng cơng việc và đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý đặt ra. Cơng ty cĩ đội ngũ kế tốn cĩ trình độ cao, sử dụng nghiệp vụ thành thạo và cĩ trách nhiệm trong cơng tác kế tốn. Vì vậy việc chỉđạo tổ chức các hoạt động kế tốn của cơng ty phải thật chính xác và bảo đảm được những yêu cầu của nhà quản lý để tránh cho cơng ty khơng gặp những khĩ khăn hay bất lợi trong việc thanh tốn và kinh doanh.
Trong xu thế hội nhập và quốc tế hố hoạt động kinh doanh XNK, Cơng ty đã xây dựng được một hệ thống các máy tính nhằm phục vụ cho quá trình thu thập tin tức trong kinh doanh để tạo điều kiện cho việc liên lạc và tiết kiệm được chi phí. Ngồi ra các cơng việc trong phịng kế tốn đã được tin học hố tồn bộ quá trình ghi chép, lập trình theo phần mềm kế tốn của cơng ty cổ phần Tin Học Lạc Việt cung cấp, được lập trình theo đúng với thực tế cơng tác kế tốn, nhờ vậy mà cơng ty giảm đi khối lượng ghi chép, phản ánh vào sổ sách và cơng việc tính tốn. Khơng những thế, khi làm kế tốn bằng máy sẽđưa ra được thơng tin chính xác, nhanh nhất và thuận tiện. Bất kỳ lúc nào cơng ty cần thơng tin về vấn đề gì đều cĩ thể trích xuất một cách nhanh chĩng, hiệu quả nhất và khối lượng phải lưu các sổ sách sẽ giảm xuống vì máy tính cĩ thể nhớ một khối lượng lớn các thơng tin đĩ.
3.1.2, Cơng tác kế tốn xuất nhập khẩu hàng hĩa tại cơng ty. 3.1.2.1, Ưu điểm. 3.1.2.1, Ưu điểm.
Về hệ thống tài khoản sử dụng.
Theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 [5] của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính về việc ban hành chếđộ kế tốn doanh nghiệp, cơng ty đã áp dụng đúng chế độ hệ thống tài khoản kế tốn đã quy định. Hiện nay, các chuẩn mực kế tốn đã được ban hành và cơng ty cũng đã cĩ hướng để chuẩn bị thực hiện theo nhưđúng quy định.
Về tổ chức hệ thống chứng từ vàsổ sách kế tốn.