7. Bốc ục của đề tài
2.1.1.5, Tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh tại cơng ty
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý:
Mơ hình tổ chức của Cơng ty TNHH Mitsuba M-tech Việt nam được thể hiện qua sơđồ tổ chức cụ thể như sau:
(Nguồn: Phịng nhân sự, Cơng ty Mitsuba M-Tech Việt Nam [6]) Sơđồ 2.2: Sơđồ tổ chức bộ máy quản lý BPS X N hà má y 1 BP S X N hà máy 2 BP S X Nh à m áy 3 Pulc or c oil A CG co il Stator Motor Lead Wire Ho rn -Ro la y CDI - RDG Dây chuyền SX RC Press RC Assembly
Blade Assy Wiper
T ổ ng Giám Đố c Giá m Đố c N h à Má y Phĩ G iám Đố c V ă n phị ng P hịn g Hành Chánh Nhân Sự Ph ịn g K ế Tốn P hịn g Kinh Doan h P hịng QLSX Nh à Má y Ch ủ t ị ch Nhĩm cải tiến Nhĩm bảo trì điện Nhĩm bảo trì khuơn Kế hoạch SX Quản Lý Kho KCS Nhà máy 1 KCS Nhà máy 2 KCS Nhà máy 3 P hịng K ỹ Thu ậ t Phịng ĐĐ SX Phịng QLCL Phịng Dị ch Thu ậ t
Chức năng và nhiệm vụ các phịng ban [6] .
- Chủ tịch hội đồng quản trị: Là người gián tiếp điều hành cơng ty, là người đưa ra các chiến lược, đường lối phát triển cơng ty thơng qua các cuộc họp đại hội cổ đơng thường niên tổ chức tại cơng ty. Người cĩ quyền hành cao nhất và chịu trách nhiệm giải quyết những vấn đề then chốt của cơng ty.
- Tổng giám đốc :
+ Chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động SXKD của cơng ty.Thiết lập chính sách chất lượng, kế hoạch kinh doanh và chiến lược phát triển của cơng ty.
+ Đề xuất với Hội Đồng quản trị một cơ cấu phù hợp với nhu cầu hoạt động của cơng ty, tuyển dụng và sa thải nhân viên & người lao động của cơng ty. Quyết định việc khen thưởng, kỷ luật, khuyến khích, đề bạt và tiền lương cho các đội ngũ nhân viên và người lao động.
+ Trực tiếp quản lý khối văn phịng bao gồm: Phịng Kế Tốn, Phịng Hành Chánh Nhân sự, Phịng Kinh Doanh .
- Giám đốc nhà máy :
+ Chịu trách nhiệm trước Hội Đồng Quản Trị và Tổng Giám Đốc về các vấn đề thuộc lĩnh vực Sản xuất, Kỹ Thuật và Chất lượng.
+ Điều hành mọi hoạt động của Nhà Máy, Quyết định cơ cấu tổ chức và phương thức sản xuất trong nhà máy.
+ Trực tiếp quản lý và điều hành các phịng ban trực thuộc Nhà máy bao gồm: Phịng Quản Lý Sản Xuất, Phịng Quản Lý Chất Lượng, Phịng Kỹ Thuật Sản Xuất, Phịng Điều Độ Sản Xuất, Phịng Dịch Thuật.
- Phĩ giám đốc :
Là người trợ giúp cho Giám đốc, được Giám đốc ủy quyền giao cho một số nhiệm vụ nhất định và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về cơng việc được giao. Phĩ giám đốc cĩ quyền đại diện cho Giám đốc khi Giám đốc đi vắng.
- Phịng hành chánh nhân sự:
sự, thực hiện các chính sách, chế độ về tiền lương và lao động,thực hiện việc khen thưởng, kỷ luật .
+ Phối hợp với các phịng ban để lập kế hoạch và hỗ trợ việc thực hiện cung cấp nguồn nhân lực và đào tạo.
+ Triển khai các cơng tác hành chánh, quản trị an ninh trật tự, an tồn lao động, các chếđộ chính sách về người lao động, tiền lương theo quy định của Cơng ty.
+ Lập kế hoạch tiền lương, mua bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm tai nạn lao động..
+ Hổ trợ các hoạt động của Cơng Đồn.
+ Phối hợp với các phịng ban khác trong việc đảm bảo sự tuân thủ nội quy của mọi thành viên trong cơng ty.
- Phịng kế tốn:
+ Theo dõi, tính tốn tồn bộ các hiện tượng kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của cơng ty. Thơng qua số liệu kế tốn sẽ nắm bắt một cách cĩ hệ thống tồn bộ quá trình và kết quả hoạt động của Cơng ty.
+ Tổ chức các hoạt động tài chính, kế tốn theo chỉ đạo của hội đồng quản trị, Ban giám đốc và phù hợp với luật pháp VN.
+ Hướng dẫn, giám sát và kiểm tra mọi hoạt động liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế tốn trong nội bộ cơng ty.
+ Tham mưu cho Ban giám đốc trên lĩnh vực tài chính kế tốn, đảm bảo việc sử dụng hợp lý tiền vốn, việc thu chi thanh tốn đúng chếđộ.
+ Tìm hiểu, cập nhật những thay đổi trong lĩnh vực tài chính, thuế nhằm hướng hoạt động tài chính, kế tốn của cơng ty phù hợp với thơng lệ quốc tế và luật pháp VN.
+ Đưa ra ý tưởng mới cho việc cải tiến quản lý tài chính, dựđốn những thay đổi của tỷ giá hối đối trong thời gian sắp tới và các giải pháp phịng ngừa.
+ Làm đầu mối liên lạc giữa cơng ty và các cơ quan chức năng.
- Phịng kinh doanh:
+ Chọn nhà cung cấp, lên kế hoạch đặt hàng, đặt hàng và theo dõi việc mua hàng cũng như theo dõi, đánh giá về nhà cung cấp. Phối hợp với phịng Quản lý chất lượng để phát triển sản phẩm mới. Phối hợp với các bộ phận liên quan để theo dõi, điều chỉnh tiến độ sản xuất nhằm đảm bảo kế hoạch giao hàng.
+ Thừa ủy quyền của Tổng giám đốc, Trưởng phịng Kinh Doanh được ký các chứng từ liên quan đến hoạt động Xuất nhập khẩu và thủ tục Hải quan. Quản lý các cơng việc liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, giao nhận hàng hố.
- Phịng quản lý sản xuất:
Điều hành mọi hoạt động sản xuất trong nhà máy, báo cáo tình hình sản xuất cho Ban giám đốc mỗi ngày. Theo dõi các quá trình sản xuất và điều kiện an tồn lao động, vệ sinh cơng nghiệp, theo dõi việc thực hiện hệ thống quản lý mơi trường của nhà máy. Quản lý, cải tiến cơ sở hạ tầng phục vụ cho quá trình sản xuất. Xác định, đề xuất nhu cầu con người, máy mĩc thiết bị trong hoạt động sản xuất.
- Phịng quản lý chất lượng:
+ Quản lý, kiểm tra chất lượng hàng đầu vào, liên lạc và thảo luận với nhà cung cấp về chất lượng nguyên vật liệu. Phối hợp với Phịng Kinh Doanh để nâng cao chất lượng của các nhà cung cấp. Kiểm sốt đảm bảo chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất và quản lý kiểm tra chất lượng sản phẩm xuất đi.
+ Xử lý sản phẩm khơng phù hợp từ khách hàng. Điều tra nguyên nhân, làm đối sách trả lời cho khách hàng. Quản lý và kiểm sốt tồn bộ bản vẽ sản phẩm, cập nhật và phát hành các thơng báo thay đổi. Quản lý các phương tiện giám sát và đo lường, thực hiển triển khai sản phẩm mới.
+ Theo dõi kiểm tra hệ thống quản lý chất lượng ISO9001, ISO14001 & ISO/TS16949 thơng qua các cuộc đánh giá nội bộ.
- Phịng điều độ sản xuất:
+ Quản lý kho hàng nguyên vật liệu và thành phẩm của nhà máy. Phối hợp với Phịng Kinh Doanh để theo dõi, đơn đốc việc giao nhận hàng.
+ Tính tốn và lập kế hoạch sản xuất. Chuẩn bị, đĩng gĩi và xuất thành phẩm theo lịch giao hàng.
(Nguồn: Phịng kinh doanh, Cơng ty Mitsuba M-Tech Việt Nam, [6])
+ Giám sát tình hình và kết quả sản xuất, chủđộng phối hợp với các phịng ban khác đểđiều chỉnh kế hoạch sản xuất; kế hoạch nguyên vật liệu và kế hoạch bán hàng khi việc sản xuất gặp sự cố.
- Phịng kỹ thuật sản xuất:
+ Quản lý, kiểm tra thiết bị máy mĩc, khuơn, dụng cụ, cơng cụ sản xuất.
+ Bảo trì, bảo dưỡng máy mĩc thiết bị, khuơn, dụng cụ, cơng cụ sản xuất theo định kỳ. Hỗ trợđảm bảo an tồn sản xuất, sửa chữa máy mĩc thiết bị khi xảy ra sự cố.
+ Thiết lập dây chuyền sản xuất. Chuyển giao qui trình, thiết bị cho bộ phận sản xuất. Đặt và bảo quản các thiết bị dự phịng và cải tiến các thiết bị sản xuất. Quản lý, bảo trì cơ sở hạ tầng.
+ Tiếp nhận và thực hiện các yêu cầu cơng việc, các đề xuất cải tiến của các phịng ban khác.
- Phịng dịch thuật:
Cĩ trách nhiệm dịch các tài liệu vận hành máy mĩc, thiết bị từ tiếng Nhật, Anh sang Việt. Thơng dịch các cuộc họp ban giám đốc vào thứ hai hàng tuần, viết nội dung báo cáo cuộc họp. Chịu trách nhiệm thơng dịch khi cĩ chuyên gia nước ngồi sang lắp ráp, hướng dẫn vận hành máy mĩc, thiết bị và dịch các văn bản khác liên quan đến cơng ty.
2.1.1.6, Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh của cơng ty.
Bảng biểu 2.4: Kết quả hoạt động sản xuất trong hai năm 2007 và 2008
Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008
Tổng doanh thu 1,260,027,817,000 1,464,973,091,000 Tổng lợi nhuận trước thuế (TLNTT) 107,827,283,000 131,768,415,000 Thuế thu nhập doanh nghiệp (Thuế TNDN) 20,363,489,000 31,375,845,000 Nộp ngân sách nhà nước (NNSNN) 3,924,679,000 4,610,240,000
(Nguồn: Phịng kinh doanh, Cơng ty Mitsuba M-Tech Việt Nam, [6])
(Nguồn: Phịng kinh doanh, Cơng ty Mitsuba M-Tech Việt Nam, [6])
Biểu đồ số 2.3: Doanh thu bán hàng của cơng ty qua năm 2007 và năm 2008
1,150,000,000 1,200,000,000 1,250,000,000 1,300,000,000 1,350,000,000 1,400,000,000 1,450,000,000 1,500,000,000 Tổng doanh thu Năm 2007 Năm 2008
Biểu đồ số 2.4: Tổng lợi nhuận trước thuế, Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nộp ngân sách nhà nước của cơng ty qua hai năm 2007 và năm 2008
0 20,000,000,000 40,000,000,000 60,000,000,000 80,000,000,000 100,000,000,000 120,000,000,000 140,000,000,000 TLNTT Thuế TNDN NNSNN Năm 2007 Năm 2008 − Giải thích biểu đồ :
Qua bảng số liệu và biểu đồ của một số chỉ tiêu 2 năm qua của cơng ty cho ta thấy tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty trong hai năm 2007 và 2008 tương đối ổn định, việc sản xuất kinh doanh đều đặn và khơng xảy ra tình trạng trì trệ hoặc ngừng sản xuất. Giá trị tăng giảm giữa hai năm khơng cao cũng khơng thấp, kết quả cụ thể như sau :
+ Doanh thu của cơng ty trong 2008 tăng hơn so với năm 2007 là 204,945,274,000
+ Tổng lợi nhuận trước thuế của cơng ty trong 2008 tăng hơn so với năm 2007 là 23,941,132,000
+ Tổng lợi nhuận trước thuế của cơng ty trong 2008 tăng hơn so với năm 2007 là 23,941,132,000
+ Thuế thu nhập doanh nghiệp tăng tương đối đều đặn trong các năm và thực hiện tốt nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước của cơng ty.
2.1.1.7, Những thuận lợi, khĩ khăn và phương hướng phát triển của cơng ty Mitsuba M-Tech Vietnam.
Thuận lợi :
− Cơng ty đưa máy mĩc thiết bị tiên tiến vào sản xuất đã cải tiến được lao động năng nhọc bằng tay chân, cơng việc ở từng cơng đoạn nhẹ nhàng phù hợp với đối tượng lao động là nữ, mơi trường lao động sạch sẽ, an tồn… đã thu hút nhiều đối tượng lao động.
− Ban lãnh đạo cơng ty đa số là những người trẻ tuổi, cầu tiến, cĩ tinh thần trách nhiệm cao trong cơng việc, cĩ nhiều kinh nghiệm và cĩ năng lực trong cơng tác quản lý.
− Tổ chức bộ máy của cơng ty tinh gọn cĩ tính năng động cao sẵn sàng thích ứng với mơi trường kinh doanh đầy biến động, với đội ngũ nhân viên cĩ kinh nghiệm và khơng ngừng được đào tạo, nâng cao trình độ, tay nghề, nghiệp vụ.
− Cơng ty cĩ bề dày lịch sử, cĩ kinh nghiệm và uy tín trong lĩnh vực kinh doanh xuất khẩu linh kiện phụ tùng xe gắn máy và xe ơ tơ, sản phẩm của cơng ty xuất sang nhiều nước trong khu vực và trên thế giới đã đáp ứng được nhu cầu thị hiếu của khách hàng đặc biệt là Nhật Bản.
− Cơng ty cĩ mối quan hệ khá tốt với thị trường, 100% khách hàng là những đối tác tin cậy, cĩ uy tín quen biết lâu dài nên thuận lợi trong việc giao dịch mua bán, quá trình kinh doanh luơn diễn ra thuận lợi, ít xảy ra tranh chấp.
− Cơng ty đã đạt được và duy trì thực hiện chương trình quản lý theo bộ tiêu chuẩn ISO9001, ISO14001 và ISO/TS 16949 đã gĩp phần hồn thiện mối quan hệ trong cơng tác quản lý, điều hành sản xuất làm cho chất lượng sản phẩm đạt hiệu quả cao hơn.
− Cơng ty cĩ một hệ thống thơng tin được hỗ trợ và trang bị khá tốt từ cơng ty mẹở Nhật Bản, nên thơng tin được xử lý nhanh, chính xác và hạn chế nhiều sự cố xảy ra làm chậm trễ, sai lệnh thơng tin.
− Cơng ty cĩ tình hình tài chính tốt, nguồn vốn tự cĩ và vốn lưu động chiếm tỷ trọng tương đối lớn, nhờ sự kết hợp đầu tư từ các cơng ty đối tác từ Nhật Bản, đặc biệt là cơng ty mẹ. Tình hình tài chính khá mạnh tạo nguồn hàng cơng ty ổn định và phát triển thị trường xuất khẩu.
− Thị trường trực tiếp chiếm tỷ trọng cao trong tồn bộ thị trường nước ngồi tiêu thụ sản phẩm linh kiện phụ tùng xe gắn máy và xe ơ tơ của cơng ty.
− Thị trường tiêu thụ sẵn cĩ, sản phẩm sản xuất được điều phối bởi cơng ty mẹ Mitsuba Nhật Bản tới các khách hàng trong tập tồn.
Khĩ khăn :
− Cơng ty khơng chủ động được trong việc tìm kiếm thị trường và đối tác bên ngồi tập đồn, khơng chủ động tìm thị trường tiêu thụ ở các nước trong khu vực và thế giới.
− Hàng hĩa của MMVC xuất theo điều kiện FOB cịn chiếm tỷ trọng cao: khi đứng trên phương diện là nhà xuất khẩu, nên xuất hàng theo giá CIF, vì xuất hàng theo giá FOB thường khơng cĩ lợi do những nguyên nhân sau:
+ Giá bán sản phẩm hạ (vì khơng cĩ chi phí vận tải) làm giảm kim ngạch xuất khẩu.
+ Mất quyền chủđộng thuê phương tiện vận tải sẽ bị thiệt hại.
+ Thiệt hại kinh tế do nhà xuất khẩu cĩ khả năng lựa chọn thuê tàu cĩ cước phí rẻ hơn cước phí đã tính cho người mua nếu bán theo điều kiện CIF.
− Cơng ty chưa mạnh dạng đầu tư cho các hoạt động như: giới thiệu sản phẩm trên các tạp chí, ấn bản Catalogue, các tờ bướm quảng cáo…Chưa tích cực tham gia
thường xuyên các hoạt động triễn lãm về ngành hàng mình đang sản xuất, đặc biệt là các hội chợđược tổ chức ngay tại quốc gia mà cơng ty muốn thâm nhập.
− Khả năng kiểm sốt của cơng ty đối với nhà cung cấp chưa cao, cịn nhập khẩu nguyên vật liệu chủ yếu từ nước ngồi.
− Tỷ giá hối đối khơng ổn định, giá cả nhiều mặt hàng trên thị trường trong và ngồi nước tăng cao, thiên tai dịch bệnh ở một sốđịa phương đã tác động bất lợi và làm xuất hiện khơng ít khĩ khăn cho doanh nghiệp.
− Giá cả xăng dầu, điện, nước ngày một tăng cao đã làm cho chi phí sản của doanh nghiệp tăng theo, doanh nghiệp giữ nguyên giá bán hoặc buộc phải tăng giá bán làm cho doanh thu giảm (khách hàng chuyển sang mua với giá rẻ hơn).
− Hàng hĩa mua trong nước gặp nhiều khĩ khăn về mặt chất lượng.
Phương hướng phát triển hoạt động của cơng ty trong những năm tới:
− Đa dạng hĩa sản phẩm nhằm tăng sức mạnh cạnh tranh đồng thời khơng ngừng cải tiến sản phẩm.
− Chủđộng tìm kiếm nguồn hàng cĩ chất lượng cao và cĩ giá cạnh tranh. − Chủđộng thiết kế sản phẩm, cải tiến mẫu mã, bao bì nhằm cạnh tranh mạnh mẽ với các cơng ty khác.
− Đầu tư cho cơng tác Marketing để tăng sức mạnh cạnh tranh.
− Kiểm sốt chặt chẽ chất lượng và giá cảđầu vào để cĩ giá cả và chất lượng đầu ra tốt, đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng.
− Thực hiện tiết kiệm tối đa trong vận chuyển cũng như trong kinh doanh.
2.1.2, Tình hình tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty:
2.1.2.1, Một số chế độ, chính sách áp dụng trong cơng ty:
− Niên độ kế tốn : Cơng ty áp dụng niên độ kế tốn năm báo cáo ( bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm).
− Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch tốn là VNĐ.
− Khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp khấu hao đường thẳng.
− Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: áp dụng theo phương pháp kê khai