a/. Thương lượng và gửi chứng từ đi đòi tiền
i) Nhận chứng từ:
Ngay khi nhận bộ chứng từ của khách hàng, thanh toán viên yêu cầu khách hàng xuất trình:
- Bản gốc L/C và bản gốc các sửa đổi liên quan đã được xác thực.
- Bản gốc thông báo L/C và các bản gốc thông báo sửa đổi L/C của ngân hàng thông báo để xác minh được tính chân thực của L/C và phải chắc chắn L/C còn giá trị chưa thanh toán để có thể gửi đi đòi tiền Ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng được chỉ định và bộ chứng từ đó chưa được xuất trình để thương lượng
tại bất cứ ngân hàng nào. Giá trị đòi thanh toán phải tương ứng với giá trị của lần giao hàng.
ii) Kiểm tra chứng từ:
Việc kiểm tra được tiến hành như sau:
- Kiểm tra số lượng, loại chứng từ đối chiếu với phiếu xuất trình chứng từ của khách hàng và quy định trong L/C.
- Kiểm tra các nội dung trên từng loại chứng từ đảm bảo phù hợp với các điều khoản và điều kiện quy định trong L/C.
- Kiểm tra sự thống nhất giữa các chứng từ.
- Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với UCP 600 của ICC.
Nếu L/C thanh toán nhiều lần thì mỗi lần khách hàng xuất trình chứng từ, thanh toán viên phải ghi rõ từng lần xuất trình chứng từ trên mặt sau bản gốc thông báo L/C và bản gốc L/C, ghi số tham chiếu của NHCT, ngày xuất trình.
iii) Xử lý chứng từ:
* Trường hợp chứng từ không có sai sót:
- Lập bảng kê chứng từ kèm chỉ thị hoàn tiền (Covering Letter) với đầy đủ các thông tin: thông tin người hưởng, người yêu cầu mở L/C, Ngân hàng phát hành, Ngân hàng thương lượng, giá trị bộ chứng từ, số tham chiếu bộ chứng từ, liệt kê các loại và số lượng của từng loại chứng từ xuất trình và chỉ dẫn thanh toán.
- Lập điện đòi tiền nếu L/C cho phép đòi tiền bằng điện gửi ngân hàng hoàn tiền (nếu LC quy định đòi tiền ngân hàng hoàn tiền) hoặc ngân hàng phát hành (nếu L/C quy định đòi tiền ngân hàng phát hành).
- Ký hậu hối phiếu (nếu có).
- Sai sót có thể thay thế hoặc sửa chữa được, đề nghị khách hàng thay thế hoặc sửa chữa (nhưng trong khoảng thời gian hiệu lực của L/C).
- Sai sót không thể thay thế hoặc sửa chữa được, đề nghị khách hàng yêu cầu người mua tu chỉnh L/C (nếu có thể) hoặc gửi đi đòi tiền với rủi ro thuộc về khách hàng.
iv) Gửi chứng từ đi đòi tiền:
Sau khi hoàn tất các công việc trên, Bộ chứng từ sẽ được gửi đi đòi tiền cùng với Covering Letter.
* Trường hợp chứng từ thất lạc trên đường đi:
Ngân hàng sẽ không chịu trách nhiệm đối với bộ chứng từ thất lạc trên đường đi. Nếu việc thất lạc xảy ra, Sở giao dịch II - NHCT có thể hỗ trợ khách hàng bằng cách: thông báo ngay cho Ngân hàng trả tiền về việc mất chứng từ và các thông tin khác tùy theo yêu cầu của khách hàng (có thể đề nghị thanh toán bằng bộ chứng từ bản sao hoặc phát hành Thư bảo lãnh đề nghị hãng tàu giao hàng cho người nhận hàng, đồng thời gửi bản sao Thư bảo lãnh cho Ngân hàng trả tiền kèm yêu cầu trả tiền …).
b/. Chiết khấu
Khi nhà xuất khẩu có nhu cầu chiết khấu (có thể ngay lúc vừa xuất trình chứng từ hay sau khi chứng từ đã gửi đi), Sở giao dịch II – NHCTVN sẽ thực hiện chiết khấu để khách hàng có thể nhận được tiền trước khi bộ chứng từ được ngân hàng phát hành thanh toán. Việc quyết định mức chiết khấu dựa trên tình trạng của bộ chứng từ nhưng mức tối đa là 95% giá trị bộ chứng từ.
Để đưa ra quyết định chiết khấu chứng từ xuất khẩu theo L/C, ngoài các bước nhận và kiểm tra chứng từ như trên, Sở giao dịch II – NHCTVN còn xét đến các yếu tố sau:
- Ngân hàng phát hành/ngân hàng xác nhận là ngân hàng có uy tín trên trường quốc tế, có giao dịch và thanh toán sòng phẳng với NHCTVN.
- Thị trường truyền thống (thị trường thường xuyên có quan hệ với Việt Nam và không nằm trong danh sách bị cấm vận hoặc nằm trong các khu vực có chiến tranh hoặc bất ổn về chính trị).
- Khách hàng quan hệ tốt, tình hình tài chính lành mạnh, có khả năng hoàn trả số tiền chiết khấu khi ngân hàng nước ngoài từ chối thanh toán.