Phõn tớch ma trận SWOT là việc phõn tớch những yếu tố bờn trong và bờn ngoài một doanh nghiệp nhằm tỡm ra những hướng đi thớch hợp để phỏt triển doanh nghiệp trong tương lai. Ma trận SWOT được dựng để phõn tớch đỏnh giỏ điểm mạnh (S), điểm yếu (W) bờn trong xớ nghiệp kết hợp với những cơ hội (O) và thỏch thức (T) từ mụi trường bờn ngoài xớ nghiệp để cú cỏi nhỡn tổng quan hơn về phương hướng phỏt triển, từ đú đưa ra những biện phỏp nhằm nõng cao hiệu quả đấu thầu của xớ nghiệp.
SWOT
càng tăng
- Hệ thống luật về quản lý hoạt động đấu thầu được hoàn thiện
- Cạnh tranh giữa cỏc nhà cung cấp dẫn tới chi phớ giảm
- Chớnh sỏch hỗ trợ của Nhà nước
đầu tư
- Cạnh tranh gay gắt - Giỏ nguyờn vật liệu biến động - Sự bất ổn của nền kinh tế - Cụng nghệ thay đổi - Hệ thống phỏp luật chưa chặt chẽ, đồng bộ. ĐIỂM MẠNH (S) - CBCNV cú trỡnh độ và kinh nghiệm lõu năm.
- Mỏy múc thiết bị đầy đủ, đồng bộ
- Kinh nghiệm thi cụng lõu năm với nhiều lĩnh vực hoạt động
- Chất lượng sản phẩm hoàn thành tốt
- Tổ chức quản lý đơn giản, hiệu quả.
- Uy tớn cao với tổ chức tài trợ vốn, nhà cung cấp, chủ đầu tư
S/O
- Tỡm kiếm cỏc gúi thầu giỏ trị trung bỡnh.
- Đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng
- Sử dụng nguồn vốn vay ngõn hàng lói suất hợp lý. - Tham gia cỏc cụng trỡnh được nhà nước hỗ trợ
- sử dụng mối quan hệ đối ngoại để tỡm kiếm hợp đồng - Sử dụng nguồn tớn dụng thương mại. S/T - Đảm bảo chất lượng cụng trỡnh, nõng cao uy tớn. - Kớ hợp đồng cung cấp NVL dài hạn - Nõng cao chất lượng hoạt động dự bỏo. - Đẩy mạnh tỡm kiếm thụng tin trước đấu thầu.
ĐIỂM YẾU (W)
- Qui mụ xớ nghiệp cũn nhỏ - Lao động thuờ ngoài lớn, chưa đảm bảo về trỡnh độ - Mỏy múc sử dụng lõu năm - Lĩnh vực và phạm vi hoạt động cũn hạn chế.
- Năng lực tài chớnh thấp - Khả năng dự bỏo cỏc biến động của thị trường
W/O
- Thuờ thờm lao động bờn ngoài.
- Đầu tư mỏy múc thiết bị và nguồn nhõn lực nõng cao năng lực sản xuất
- Mở rộng địa bàn hoạt động tới những địa phương được hưởng ưu đói.
W/T - Thận trọng khi ra quyết định đấu thầu - Kớ hợp đồng lao động dài hạn với cụng nhõn cú tay nghề cao
- Tạo mối quan hệ tốt với khỏch hàng
- Chớnh sỏch về giỏ linh hoạt, cú tớnh cạnh tranh
Cỏc giải phỏp về nguồn vốn
Để đảm bảo nguồn vốn đầy đủ, ổn định với chi phớ hợp lý cho hoạt động sản xuất, xớ nghiệp cú thể kết hợp sử dụng cỏc biện phỏp sau:
- Đa dạng hoá nguụ̀n vụ́n:
+ Tạo vốn bằng cỏch sử dụng nguồn từ ngõn sỏch nhà nước (Do Cụng ty cấp), vốn vay Ngõn hang, vốn tớn dụng thương mại.
Hiện nay hầu hết vốn của xớ nghiệp đang sử dụng là nguồn vốn vay ngõn hàng. Do đú cần phải xõy dựng một mối quan hệ tốt với cỏc tổ chức tớn dụng (Đặc biệt là với ngõn hàng thương mại cổ phần quõn đội) để nhận được sự giỳp đỡ của ngõn hàng khi cần những khoản bảo lónh dự thầu, bảo lónh thực hiện hợp đồng hay vốn ứng trước cho hoạt động thi cụng xõy dựng đỏp ứng kịp thời yờu cầu của bờn mời thầu
+ Tạo vốn bằng cỏch liờn doanh, liờn kết với cỏc đơn vị khỏc nhằm tăng vốn và nõng cao khả năng cạnh tranh.
+ Tạo vốn bằng nguồn tớn dụng thương mại của nhà cung cấp, vốn ứng trước của chủ đầu tư
- Đổi mới cơ cấu nguồn vốn theo hướng tăng nõng cao tỉ lệ vốn kinh doanh trờn tổng nguồn vốn. Cú chớnh sỏch sử dụng vốn vay thớch hợp. Cỏc biện phỏp cú thể ỏp dụng là thanh lý hoặc chuyển nhượng cỏc thiết bị khụng sử dụng được, rỳt ngắn thời gian khõu hao.
- Đẩy nhanh cụng tỏc quyết toỏn và thu hồi nợ đối với chủ đầu tư chậm thanh toỏn
Cỏc giải phỏp về nguồn nhõn lực
- Tổ chức và sử dụng hợp lý đội ngũ cỏn bộ cụng nhõn viờn, đào tạo đội ngũ cỏn bộ kỹ thuật, cỏn bộ quản lý, cụng nhõn kỹ thuật và thợ bậc cao.
hoạch này được lập dựa trờn cơ sở kế hoạch sản xuõt hàng năm kết hợp với thực trạng nhõn lực và nhu cầu bổ sung nhõn lực ở cỏc bộ phận. Cụng nhõn được tuyển chọn ở cỏc trường trung học, đại học cao đẳng, cỏc trường dạy nghề chuyờn nghiệp đỏp ứng nhu cầu của xớ nghiệp.
- Xõy dựng kế hoạch sử dụng lao động hợp lý. Cụng tỏc này đũi hỏi ban lónh đạo phải nắm sõu, sỏt năng lực của nhõn viờn để cú thể tạo mụi trường cho họ phỏt huy khả năng của mỡnh, gúp phần vào sự phỏt triển của xớ nghiệp. Sử dụng đỳng người, đỳng việc sẽ giỳp tăng năng suất lao động, tạo khụng khớ lao động phấn khởi, nõng cao chất lượng thi cụng cụng trỡnh và giảm chi phớ nhõn cụng từ đú làm tăng khả năng thắng thầu
- Cú kế hoạch bồi dưỡng cỏn bộ chuyờn mụn và cụng nhõn hàng năm. Cỏc phương phỏp đào tạo cú thể ỏp dụng là
+ Tự đào tạo thụng qua giảng dạy bổ tỳc nghề, thi nõng cấp, nõng bậc hàng năm. Cú thể tổ chức thi tay nghề cho cụng nhõn hàng năm để kiểm tra trỡnh độ của đội ngũ cụng nhõn và từ đú cú kế hoạch đào tạo lại, đào tao nõng cao tay nghề cho cụng nhõn.
+ Cử cỏn bộ đi bồi dưỡng nõng cao tại cỏc trường đại học, cao đẳng
+ Tổ chức cỏc buổi trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kiến thức cũng như cử cỏn bộ tham gia cỏc hoạt động này tại cụng ty.
+ Tạo điều kiện cho cỏn bộ xớ nghiệp ra nước ngoài để tỡm hiểu nghiờn cứu thờm về thị trường và nõng cao kiến thức.
Ngoài ra cần cú cỏc biện phỏp kớch thớch người lao động làm việc với tinh thần tự giỏc và ý thức trỏch nhiệm cao. Cỏc chế độ thưởng phạt phải rừ ràng và được tuõn theo đầy đủ, cụng minh. Việc ỏp dụng chế độ tiền lương, tiền thưởng phải căn cứ vào chất lượng và số lượng lao động. Cú thể dựng chớnh sỏch khuyến khớch trỏch nhiệm thụng qua cỏc tổ chức chớnh trị như Đảng, cụng đoàn, đơn vị…
phục vụ cựng một lỳc nhiều cụng trỡnh hay những cụng trỡnh cú giỏ trị lớn. Vỡ vậy việc đầu tư thờm thiết bị hiện đại thay thế cho số thiết bị đó hết khấu hao là rất cần thiết, trỏnh tỡnh trạng phải đi thuờ ngoài làm ảnh hưởng tới chi phớ, tiến độ thi cụng và giảm uy tớn với chủ đầu tư.
Nguồn vốn cho hoạt động đầu tư cú thể huy động tư nhiều nguồn khỏc nhau như:
+ Vay ngõn hàng và sử dụng nguồn vốn tự cú của xớ nghiệp để đổi mới trang thiết bị
+ Làm đề ỏn trỡnh cụng ty phờ duyệt để vay vốn mua mỏy múc thiết bị thi cụng.
Trong đú giải phỏp vay vốn và sử dụng vốn tự cú để đối ứng cú tớnh khả thi cao và đang được xớ nghiệp ỏp dụng.
Ngoài ra để nõng cao năng lực sản xuất của mỏy múc thiết bị nờn ỏp dụng cỏc phương phỏp mới trong kỹ thuật xõy dựng và quản lý thi cụng như
+ Tận dụng cụng suất hiện cú của cỏc dõy chuyền cụng nghệ thụng qua việc phõn cụng sản xuất. Đối với những thiết bị đó quỏ cũ nờn xử lý thanh lý và đầu tư mua mới để nõng cao năng suất.
+ Phỏt động thi đua cải tiến kỹ thuật cho toàn thể cỏn bộ nhõn viờn.
+ Thực hiện bảo dưỡng định kỡ đối với mỏy múc thiết bị nhằm tăng tuổi thọ mỏy và đảm bảo vận hành mỏy tốt trong sản xuất.
3.3.2. Cỏc giải phỏp về hoàn thiện cụng tỏc đấu thầu
Tăng cường cụng tỏc tỡm kiếm gúi thầu
Hoạt động tỡm kiếm thụng tin và cỏc gúi thầu là bước đầu tiờn để tỡm kiếm hợp đồng, đõy là nhiệm vụ chủ yếu trong cụng tỏc Marketing của xớ nghiệp. Hoạt động tỡm kiếm đạt hiệu quả giỳp cho doanh nghiệp tỡm kiếm được nhiều gúi thầu cú khả năng trỳng thầu hơn, giảm hao phớ về nhõn lực và tài chớnh cho quỏ trỡnh lập Hồ sơ dự thầu. Để nõng cao cụng tỏc tỡm kiếm gúi thầu, xớ nghiệp cú thể ỏp dụng cỏc biện phỏp sau:
lượng và tiến độ thời gian hoàn thành cụng trỡnh với giỏ thành hợp lý khi làm việc với cỏc khỏch hàng mới. Điều này nhằm tạo uy tớn với khỏch hàng, chủ động xõy dựng mối quan hệ lõu dài hữu nghị với chủ đầu tư.
- Coi cụng tỏc tỡm kiếm gúi thầu khụng phải là nhiệm vụ riờng của một phũng ban mà mỗi cỏn bộ nhõn viờn trong xớ nghiệp đều được khuyến khớch tham gia tỡm kiếm gúi thầu. Cú chế độ khen thưởng, khuyến khớch nhõn viờn trong xớ nghiệp khi họ cung cấp thụng tin về cụng trỡnh mà xớ nghiệp trỳng thầu từ đú tạo động lực cho nhõn viờn tỡm kiếm những gúi thầu hiệu quả.
- Phõn cụng một nhúm cỏn bộ chuyờn thực hiện cụng tỏc tỡm kiếm thụng tin nhằm thực hiện chuyờn mụn hoỏ, nõng cao chất lượng và giảm thời gian tỡm kiếm.
- Mở rộng phạm vi tỡm kiếm sang cỏc lĩnh vực khỏc ngoài xõy dựng nhà dõn dụng và cụng nghiệp (vớ dụ như cầu đường). Tương tự nờn mở rộng phạm vi hoạt động của xớ nghiệp tới nhiều địa phương hơn.
Quảng cỏo đúng vai trũ quan trọng trong quỏ trỡnh giới thiệu và tiếp cận với khỏch hàng. Hiện nay cụng tỏc này chưa được xớ nghiệp chỳ trọng. Cú thể ỏp dụng cỏc loại hỡnh quảng cỏo trờn cỏc tập san, tạp chớ chuyờn ngành trong nước và quốc tế, cung cấp thụng tin trờn mạng Internet… để thụng tin về xớ nghiệp dễ dàng được tiếp cận hơn.
Cần duy trỡ mối quan hệ với cỏc chủ đầu tư cũ, cỏc cấp quản lý nhằm thiết lập hệ thống thụng tin về định hướng chiến lược đầu tư của Nhà nước, cỏc Bộ ngành, thụng tin về cỏc dự ỏn để tỡm kiếm cơ hội đấu thầu.
Chỳ trọng tới cụng tỏc khảo sỏt hiện trường
Khảo sỏt hiện trường là khõu đặc biệt quan trọng trong đấu thầu, ảnh hưởng lớn tới chất lượng của Hồ sơ dự thầu và đảm bảo hiệu quả cho hoạt động xõy dựng của xớ nghiệp. Cụng tỏc khảo sỏt hiện trường được thực hiện ngay từ bước nghiờn cứu và ra quyết định dự thầu, nú ảnh hưởng tới tất cả cỏc nội dung trong Hồ sơ dự thầu về phương ỏn thi cụng, bố trớ nhõn lực, xỏc định nguồn nguyờn vật liệu…vỡ vậy chỳ trọng tới cụng tỏc khảo sỏt là rất cần thiết. Cỏc biện phỏp cần thực hiện bao gồm:
- Nội dung khảo sỏt cần đầy đủ cỏc vấn đề về địa hỡnh, địa chất, mặt bằng giỏ, cỏc nguồn cung cấp nguyờn vật liệu, khoảng cỏch chuyờn chở, dõn cư, an ninh… Cụng tỏc khảo sỏt phải trả lời được rất nhiều vấn đề để tạo cơ sở dữ liệu cho việc lập phương ỏn thi cụng và tổng dự toỏn phự hợp với thực tế và thoả món yờu cầu của chủ đầu tư.
- Trong quỏ trỡnh lập Hồ sơ dự thầu cụng tỏc khảo sỏt phải được đỏnh giỏ, so sỏnh với cỏc nội dung của Hồ sơ dự thầu. Tỡm ra những thiếu sút trong tài liệu và điều chỉnh kịp thời
Hoàn thiện cụng tỏc lập Hồ sơ dự thầu
Cụng tỏc lập Hồ sơ dự thầu cú vị trớ quyết định tới khả năng thắng thầu của xớ nghiệp. Vỡ vậy Hồ sơ dự thầu cần được đảm bảo về chất lượng. Để hoàn thiờn cụng tỏc lập hồ sơ dự thầu, xớ nghiệp cú thể ỏp dụng cỏc biện phỏp:
- Thành lập tổ chuyờn mụn lập Hồ sơ dự thầu. Hiện nay cụng tỏc lập Hồ sơ chủ yếu do cỏn bộ ban kinh tế kỹ thuật thực hiện cú sự phối hợp với cỏc phũng ban khỏc. Khi cú một quyết định dự thầu thỡ ban giỏm đốc sẽ chỉ đạo cỏc phũng ban cử người tham gia lập Hồ sơ. Để nõng cao chất lượng hồ sơ cú thể cử cỏn bộ chuyờn trỏch nghiờn cứu và lập Hồ sơ dự thầu, như vậy sẽ tạo được sự chuyờn mụn hoỏ cao trong cụng việc, đồng thời tạo khả năng phối hợp nhịp nhàng với những thành viờn trong tổ.
- Hoàn thiện nội dung Hồ sơ dự thầu, trong đú cỏc thụng tin phải chớnh xỏc và phự hợp với yờu cầu của Bờn mời thầu. Để trỏnh trường hợp thiếu, sai sút trong cụng tỏc lập dẫn tới Hồ sơ bị loại cần kiểm tra cẩn thận tớnh hợp lý và hợp phỏp của thụng tin ghi trong hồ sơ.
- Cỏn bộ lập hồ sơ dự thầu cần nghiờn cứu kỹ cỏc thụng tin về gúi thầu từ đú đưa ra đầy đủ cỏc biện phỏp phương ỏn thi cụng. Cõn nhắc và lựa chọn phương ỏn thi cụng thể hiện tớnh sỏng tạo. Nội dung kỹ thuật cần trỡnh bày đầy đủ cỏc biện phỏp thi cụng, trỡnh bày biểu đồ tiến độ thi cụng, bố trớ sắp xếp nhõn lực cho từng giai đoạn thực hiện, nờu được phương ỏn cung cấp vật tư hợp lý.
doanh nghiệp tham gia đấu thầu. Hơn nữa giỏ dự thầu cũn quyết định tới lợi nhuận của đơn vị thi cụng. Vỡ vậy để cú giỏ dự thầu mang tớnh cạnh tranh cao thỡ cụng tỏc tớnh giỏ cần phải được xõy dựng một cỏch khoa học và linh hoạt. Đối với xớ nghiệp Long Giang là doanh nghiệp loại vừa và nhỏ - cú nhiều đối thủ cạnh tranh thỡ chiến lược cạnh tranh về giỏ là biện phỏp hay được sử dụng. Cỏc giải phỏp hoàn thiện phương phỏp tớnh giỏ cú thể ỏp dụng là:
- Phõn cụng cỏn bộ nhiều kinh nghiệm trong tổ lập hồ sơ thực hiện búc tỏch bảng tiờn lượng, lập đơn giỏ. Người lập giỏ dự toỏn cần phải am hiểu về chớnh sỏch quản lý giỏ, nắm vững về định mức sử dụng, đơn giỏ cụng trỡnh thi cụng.
- Đơn giỏ được lập dựa trờn cơ sở nghiờn cứu thị trường, tỡnh hỡnh thực tế của xớ nghiệp kết hợp với việc khảo sỏt hiện trường. Người lập đơn giỏ cần am hiểu về cỏc phương ỏn thi cụng, khả năng tài chớnh của xớ nghiệp cũng như hiểu rừ về tỡnh hỡnh cỏc đối thủ cạnh tranh và bờn mời thầu.
- Trong quỏ trỡnh đấu thầu, cần cập nhật về giỏ nhằm điều chỉnh mức giỏ dự thầu cho phự hợp với thực tế. Việc cập nhật giỏ đảm bảo lợi thế cạnh tranh và hiệu quả thi cụng.
- Thực hiện cỏc biện phỏp tiết kiệm chi phớ để giảm giỏ dự thầu.
Trờn lý thuyết cú rất nhiều phương phỏp cú thể ỏp dụng để cắt giảm chi phớ. Tuỳ vào tỡnh hỡnh thực tế của từng doanh nghiệp mà ỏp dụng cỏc biện phỏp khỏc nhau. Đối với xớ nghiệp Long Giang, cỏc biện phỏp tiết kiệm chi phớ cú thể ỏp dụng là:
+ Giảm chi phớ nguyờn vật liệu.
Để thực hiện được điều này thỡ cụng tỏc điều tra, dự bỏo thị trường cần được tiến hành thường xuyờn. Bờn cạnh đú xớ nghiệp nờn sử dụng cỏc mối quan hệ với những nhà cung cấp để đặt mua những đơn hàng lớn, tận dụng nguồn tớn dụng thương mại và chiết khấu thương mại. Nguồn vốn cho hoạt động thu mua nguyờn vật liệu cần đầy đủ, kịp thời. Lựa chọn địa điểm cung cấp hợp lý để giảm chi phớ chuyờn chở, nhất là tận dụng nguồn nguyờn vật liệu cso tại địa phương.
bảo quản vật liệu trỏnh hư hỏng, mất mỏt trong quỏ trỡnh thi cụng. Cần qui định rừ trỏch nhiệm quản lý nguyờn vật liệu trờn cỏc cụng trường và cỏc biện phỏp xử lý khi xảy ra mất mỏt, hư hỏng
+ Giảm chi phớ nhõn cụng:
Biện phỏp trước mắt là sử dụng nhõn cụng thuờ ngoài, nhõn cụng tại địa phương cú chi phớ thấp để giảm giỏ thành nhõn cụng trong tổng dự toỏn. Cần xỏc