II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG RAU QUẢ TẠI TỔNG CÔNG TY RAU QUẢ VIỆT
2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện các nghiệp vụ trong qui trình xuất khẩu
XUẤT KHẨU HÀNG RAU QUẢ TẠI TỔNG CÔNG TY RAU QUẢ VIỆT NAM
1. Sự cần thiết phải thực hiện qui trình xuất khẩu hàng rau quả
Khi hợp đồng đã được kí kết, quyền lợi của các bên đã được xác lập một cách hợp pháp, Tổng công ty phải thực hiện tốt các nghĩa vụ đã ghi trong hợp đồng, đồng thời đôn đốc phía đối tác thực hiện các yêu cầu có ghi trong hợp đồng.Phải nói rằng thực hiện hoạt động xuất khẩu là một quá trình quyết định tới sự thành hay bại trong hoạt động kinh doanh XNK của Tổng công ty. Nó ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu, hiệu quả hoạt động kinh doanh, tới chi phí hoạt động. Bất kỳ một sai sót nào trong quá trình này đều có thể tạo ra một hậu quả khôn lường dẫn tới việc bãi bỏ hợp đồng. Thực hiện tốt các nghĩa vụ hợp đồng không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn nâng cao uy tín của Tổng công ty đối với khách hàng, với đơn vị đặt hàng tiếp sau. Chính vì vậy công việc tổ chức cần được tiến hành chu đáo, có kế hoạch chi tiết trên cơ sở tiết kiệm tối đa chi phí, nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện hoạt động xuất khẩu.
2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện các nghiệp vụ trong qui trình xuất khẩu xuất khẩu
2.1. Giải pháp trong khâu chuẩn bị giao dịch, đàm phán
Để thực hiện thành công quá trình giao dịch đàm phán, tiến tới ký kết hợp đồng. Tổng công ty cần phải đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường và điều tra đối tác, do đó Tổng công ty cần phải xây dựng một phương pháp nghiên cứu hợp lý hiệu quả. Hiện nay Tổng công ty chỉ có khả năng áp dụng phương pháp nghiên cứu, điều tra tại văn phòng. Tuy nhiên do có những hạn chế của phương pháp này nên nguồn thông tin thu được của Tổng công ty thường thiêú tính cập nhật và độ tin cậy không cao. Vì vậy để khắc phục tình trạng này bằng các biện
pháp như: nâng cao năng lực, trình độ phân tích thông tin của nhân viên đàm phán, hoặc chủ động liên kết với chính phủ hay các đơn vị bạn tiến hành các hoạt động nghiên cứu tại thị trường thực tế,…
Sau bước lựa chọn phương pháp nghiên cứu Tổng công ty nên chú ý đến việc đẩy mạnh công tác thu thập và xử lý thông tin. Tổng công ty cần có những sự đầu tư thích đáng cả về tài chính lẫn nguồn nhân lực nhằm đẩy mạnh và phát huy vai trò của Phòng xúc tiến thương mại.
Trong giao dịch đàm phán Tổng công ty cần chú ý đặc biệt đến việc lập phương án kinh doanh hàng hoá xuất khẩu. Nội dung của nó phải được xây dựng trên cơ sở nguồn thông tin thực tế về nguồn hàng, khả năng thu gom hàng hoá, giá của mặt hàng trên thị trường thế giới và khu vực…
2.2. Giải pháp trong khâu chuẩn bị hàng xuất khẩu
Tổng công ty cần phải quan tâm và có chính sách đặc biệt để đảm bảo nguồn hàng chính đảm bảo ổn định nguồn hàng, tránh sự tấn công của đối thủ cạnh tranh.
Tổ chức hợp lý hệ thống tập chung hàng xuất khẩu để đảm bảo cung cấp đúng hàng hoá đủ về số lượng, phù hợp về chất lượng, kịp thời gian giao hàng với chi phí thấp. Nhưng hiện nay Tổng công ty chưa có hệ thống kho tập kết, đa phần là tiến hành vận chuyển hàng từ điểm thu mua ra thẳng cảng nên Tổng công ty thường không chú ý lắm đến công tác xây dựng hệ thống kho bãi mà đa phần là khi cần thì đi thuê, mà việc thuê kho bãi sẽ làm tăng chi phí trong hàng. Vì vây Tổng công ty nên xây dựng hệ thống kho hàng để đến khi hàng đến sẽ được chuyển đến kho baĩ của Tổng công ty sẽ giúp cho việc bảo quản được chất lượng hơn, mà lại giảm được chi phí.
Trong hệ thống kênh thu mua của Tổng công ty mặc dù đã được thiết lập trải rộng trên khắp các miền Trung, nam, Bắc, tuy nhiên còn chưa chặt chẽ bởi có nhiều điểm thu mua còn hoạt động độc lập tức khi đến mùa thu hoạch họ sẽ xuất khẩu cho bên nào trả giá cao, như vậy sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch xuất khẩu của Tổng công ty, bởi vậy Tổng công ty cần phải làm sao gắn bó hơn trong
mối quan hệ với các cơ sở này. Tổng công ty cần chú ý đầu tư cho các cơ sở này cụ thể là giống cây và đời sống của các công nhân lao động tại các nông trường sản xuất, như vậy sẽ tạo điều thuận lợi cho cả hai bên và tạo sự gắn kết giữa các nông trường và Tổng công ty.
Bên cạnh đó Tổng công ty cần phải xem xét các hệ thống vận chuyển bốc dỡ phù hợp với từng mặt hàng với số lượng đầy đủ và đảm bảo chất lượng, kẻ mã hiệu trên bao bì cũng đòi hỏi phải cẩn thận, chu đáo ký mã hiệu nên sáng sủa, dễ đọc không phai màu không thấm nước, sơn không làm ảnh hưởng đến phẩm chất hàng hoá. Nên làm tốt công tác này không chỉ thuận lợi cho quá trình giao hàng, tránh nhầm lẫn trong quá trình xếp hàng lên tàu.
Kiểm tra hàng hoá.
Hàng hoá giao phải đúng với qui định của hợp đồng, nếu không thì có thể dẫn tới khiếu nại hoặc không chấp nhận hàng, chấm dứt hợp đồng dẫn đến chúng ta có thể bị thua lỗ.
Do đó Tổng công ty nên thiết lập một ban kiểm tra hàng hoá trước khi hàng được cơ quan kiểm định. Ban kiểm tra sẽ tiến hành kiểm tra ngay tại các chân hàng và đến khi hàng được vận chuyển đến baĩ tập trung thì công việc kiểm tra cũng phải được tiếp tục tiến hành và do đặc điểm mặt hàng nông sản dễ bị hư hỏng cho nên khi hàng được đưa đến cảng thì lại phải được tiến hành kiểm tra, công việc kiểm tra hàng có thể phức tạp hơn nhưng đảm bảo được chất lượng và số lượng hàng trước khi cơ quan kiểm định hàng tiến hành kiểm tra hàng. Hàng hoá qua kiểm định hợp qui cách, tức là được cơ quan kiểm tra cấp giấy chứng nhận kiểm nghiệm, khi đó hàng được bốc xếp lên tàuvà được xuất khẩu sang cho đối tác.
2.4. Giải pháp trong khâu thuê tàu
Chọn lựa thuê tàu chợ hay tàu chuyến cần phải tuỳ theo đặc điểm của hàng hoá. Nếu hàng hoá có giá trị không lớn, không cao Tổng công ty có thể thuê tàu chợ. Còn nếu hàng hóa có khối lượng lớn thì có thể thuê tàu chuyến giúp hạn chế được thời gian vận chuyển hàng. Tổng công ty nên tiến hành thu
gom hàng để thuê tàu chuyến mặc dù giá có hơi cao nhưng thời gian vận chuyển sẽ thu ngắn lại do tàu không phải chuyển tải giao hàng từng phần.Với đặc điểm mặt hàng nông sản là không thể kéo dài thời gian vận chuyển do môi trường trên tàu không phải là điều kiện phù hợp cho mặt hàng để có thể giữ được chất lượng hàng vì vậy hàng hoá đến tay người mua càng sớm càng tốt.
Phải lấy được vận đơn sạch đã xếp hàng lên tàu . Vận đơn sạch là bằng chứng cho thấy Tổng công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ giao hàng , hàng hoá không hỏng hóc , không mất mát , đủ về số lượng , đúng về chất lượng , đúng với hợp đồng bởi nếu vận đơn không sạch thì ngân hàng sẽ từ chối thanh toán .
2.4.1.Làm thủ tục hải quan
Không riêng gì ở Việt Nam Mà ở các nước khác , hải quan hiện là khâu phức tạp nhất đối với những nhà xuất khẩu trong thương vụ của mình . Điều này là bởi vì thủ tục hải quan gồm nhiều bước , nếu gặp bất kỳ sai sót nào về hàng hoá và giấy tờ đều có thể trả giá bằng thời gian hay tiền bạc mà điều quan trọng là làm chậm trễ quá trình tổ chức thực hiên hợp đồng xuất khẩu , giảm uy tín của Tổng công ty đối với bạn hàng .
Để làm thủ tục hải quan một cách chọn vẹn , Tổng công ty phải thực hiện hai bước :
-Bước 1: Tổng công ty phải lập bộ chứng từ hải quan đầy đủ, các giấy tờ này phải khớp với hợp đồng hoặc L/C được chuẩn bị từ trước.
-Bước 2: Kiểm hoá.
Trong giai đoạn này hàng hoá sẽ được đối chứng với chứng từ. Bất kỳ sự không phù hợp nào trong bộ chứng từ hoặc giữa hàng hoá với bộ chứng từ, Tổng công ty sẽ gặp khó khăn, tốn kém thời gian và chi phí. Do đó Tổng công ty cần phải lập hồ sơ đúng với quy định của hải quan về số lượng, số loại chứng từ cần thiết, kê khai nội dung vào tờ khai hải quan đúng như bộ chứng từ.
2.4.2. Giao hàng xuất khẩu
Tổng công ty cần kiểm nghiệm hàng hoá một cách nhanh chóng rồi tiến hành làm thủ tục hải quan để giao hàng đúng thời hạn quy định đồng thời giảm
được chi phí, giữ được uy tín với khách hàng. Tổng công ty phải thường xuyên trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày, giờ phương tiện vận chuyển đến và ngày giờ làm hàng, để vận chuyển hàng đến cảng hay tới địa điểm giao hàng. Để lập được kế hoạch này Tổng công ty căn cứ vào đặc điểm hàng xuất khẩu, thời gian giao hàng ghi trong hợp đồng.
Trong quá trình giao hàng, việc giao hàng phải được cán bộ của Tổng công ty thường xuyên giám sát, cập nhật số liệu từng ngày, từng giờ xem có đúng tốc độ bốc hàng hay không, kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp sử lý thích hợp. Khi giao hàng xong Tổng công ty nên yêu cầu đối tác hoặc người vận chuyển ký vào biên bản tổng kết giao nhận hàng hoá, nhanh chóng Tổng công ty lấy vận đơn thuyền phó để đổi lấy vận đơn đường biển và chuyển gấp về phòng kế toán để lập chứng từ thanh toán.
2.4.3. Giải pháp trong khâu thanh toán
Khi Tổng công ty thực hiện hợp đồng xuất khẩu thì phải thông báo cho bên mua là đã sẵn sàng giao để bên mua mở L/C ngân hàng phát hành L/C thông qua ngân hàng thông báo sẽ chuyển L/C gốc cho Tổng côngty, Tổng công ty cần kiểm tra kỹ L/C vì hầu hết các khiếu nại sau này xảy ra từ phía Tổng công ty do việc không nhận được tiền hàng xuất khẩu hay thanh toán chậm đều xuất phát từ công việc kiểm tra L/C đã không kịp thời phát hiện những sai sót khác với hợp đồng hoặc các chứng từ có trong bộ chứng từ thanh toán, vì vậy khi phát hiện sai sót cần nên yêu cầu bên mua sửa đổi ngay.Cần lưu ý rằng sửa đổi L/C có xác nhận của ngân hàng phát hành(ngân hàng mở L/C) thì mới có hiệu lực. Đến hạn thanh toán Tổng công ty nên chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ thanh toán, bộ chứng từ này phải theo đúng quy định trong L/C tại ngân hàng thanh toán.