II. THỰC TRẠNG QUUY TRÌNH XUẤT KHẨU MẶT HÀNG RAU QUẢ TẠI TỔNG CÔNG TY RAU QUẢ VIỆT NAM
2.1.Giao dịch đàm phán
2. Giao dịch và đàm phán kí kết hợp đồng xuất khẩu
2.1.Giao dịch đàm phán
Công tác giao dịch đàm phán của Tổng công ty được tiến hành thông qua 2 hình thức trực tiếp và gián tiếp.
Đối với khách hàng mới, những hợp đồng có giá trị lớn và định hướng thiết lập mối quan hệ làm ăn lâu dài, mục tiêu là tạo thị trường trọng điểm thì thì việc sử dụng hình thức đàm phán trực tiếp giúp cho Tổng công ty có thể hiểu rõ hơn về đối tác để từ đó có thể đưa ra các chiến lược đàm phán hiệu quả. Như vậy việc đàm phán cũng có nhiều khả năng tiến tới kí kết hợp đồng hơn và hợp đồng được kí kết cũng sẽ chặt chẽ hơn. Tuy nhiên Tổng công ty rất ít khi sử dụng phương pháp này do hạn chế về khả năng tài chính và các lô hàng xuất khẩu thường có giá trị nhỏ.
Phương thức đàm phán thứ 2 mà Tổng công ty sử dụng phổ biến là đàm phán gián tiếp qua thư từ, điện tín, fax, telex. Hình thức này được sử dụng cho những trường hợp có giá trị tương đối nhỏ, và những mặt hàng có giá biến động nhanh như cà phê, chè, hạt tiêu. Ngoài ra phương pháp này còn được áp dụng trong trường hợp đối tác là khách hàng quen lâu năm có uy tín cao. Hình thức này có ưu điểm là chi phí giao dịch thấp, có thời gian ngắn và có thể giúp cho Tổng công ty có được cơ hội kinh doanh cần sự nhanh nhạy tuy nhiên phương thức này cũng đem lại khá nhiều rủi ro vì nó hạn chế khả năng tìm hiểu đối tác của Tổng công ty.
Tuy nhiên, khi tiến hành đàm phán Tổng công ty thường chỉ tập trung vào các điều khoản chính như tên hàng, phẩm chất, số lượng, bao bì, đóng gói, điều kiện giao hàng , giá thanh toán, bảo hiểm, còn các điều khoản khác cũng như khiếu nại , phạt , bồi thường thiệt hại, trọng tài, trường hợp bất khả kháng… không được chú trọng nhiều. Đấy cũng là nguyên nhân gây ra những rủi ro và tranh chấp trong quá trình xuất khẩu.