4. Thực trạng tình hình hoạch định chiến lợc sản phẩ mở Tổng Công ty thuốc lá Việt Nam
4.2.2.Quá trình xây dựng kế hoạch của Tổng Công ty.
Công tác xây dựng kế hoạch hàng năm do ban kế hoạch của Tổng Công ty tiến hành. Ban xây dựng kế hoạch gồm có: Tổng Giám Đốc, các phó Tổng Giám Đốc, trởng các phòng ban chức năng, lãnh đạo các đơn vị thành viên. Ban kế hoạch đợc tập trung vào đầu mỗi năm để lên kế hoạch cho toàn Tổng Công ty.
Một kế hoạch đúng đắn phải dựa trên những thông tin đúng đắn. Để thu thập thông tin từ môi trờng kinh doanh bên ngoài và nội bộ doanh nghiệp, Tổng Công ty đã tổ chức các bộ phận nh sau.
Phòng thị trờng có chức năng đảm nhiệm toàn bộ công tác tiêu thụ sản phẩm đồng thời theo dõi các thông tin thị trờng (theo dõi lợng bán trên từng thị trờng, giá cả và tình hình tiêu thụ sản phẩm của đối thủ cạnh tranh ). Các thông tin này… do các nhân viên phụ trách từng khu vực phản ánh thông qua các đại lý, cửa hàng và đại lý phân phối sản phẩm, Ngoài ra phòng thị tr… ờng còn theo dõi những diễn biến trên các thị trờng tiêu thụ sản phẩm, đề ra các phơng án sản phẩm mới, xây dựng các chơng trình khuyến mãi, xây dựng các phơng án thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm.
Sau khi tổng hợp thông tin từ môi trờng kinh doanh, phòng kinh tế kế hoạch căn cứ vào số lợng, chủng loại sản phẩm sản xuất, dự báo kế hoạch sản xuất. Tính toán cả mặt hiện vật và giá trị rồi trình lên ban Tổng Giám Đốc để thực hiện những điều chỉnh cần thiết. Sau đó Ban Tổng Giám Đốc đa ra các văn bản hớng dẫn đến các phòng ban chức năng và các đơn vị thành viên.
Phòng kỹ thuật tính toán và phân bổ giá trị của tài sản cố định cho từng tấn sản phẩm và xác định năng lực sản xuất có đáp ứng đợc các tiêu chuẩn của sản phẩm mới hay không (nếu có sản phẩm mới).
Phòng kế toán lên kế hoạch cung ứng về mặt tài chính, xác định năng lực tài chính của Tổng Công ty, lên kế hoạch và phân bổ nguồn lực tài chính cho các đơn vị thành viên.
Phòng thị trờng dự toán các chi phí tiêu thụ sản phẩm nh: Chi phí bán hàng, chi phí vận chuyển và các chi phí xúc tiến bán .
Phòng tổ chức lên kế hoạch điều chỉnh, cung ứng nguồn nhân lực cho các đơn vị thành viên thực hiện các kế hoạch đã đề ra.
Các đơn vị thành viên, trên cơ sở các văn bản hớng dẫn của Tổng Công ty về việc thực hiện kế hoạch, căn cứ vào tình hình thực tế của đơn vị mình từ đó mà xây dựng các kế hoạch tác nghiệp cụ thể.