Sau khi làm tốt giai đoạn1, tức là đã đưa tàu vào cảng trong trạng thái sẵn sàng làm hàng, bước tiếp theolà phải giảm thời gian tàu làm hàng tại cảng. Đây là thừi gian quan trọng nhất vì mục đích chủ yếu của tàu khi đến cảng là trả hoặc nhận hàng.
Trong giai đoạn này, sau khi tàu đã cập cầu sẽ chính thức làm thủ tục nhập cảnh cho tàu, thuyền viên và hàng hóa trên tàu. Sau khi hoàn thành thủ tục tàu sẽ được phép giao dịch vớicác bên được phép làm hàng…và tiến hành các hoạt động cần thiết khác. Thời gian tiến hành các thủ tục có thể kéo dài từ 30ph cho tới 2h.
Điều này phụ thuộc vào sự chuẩn bị của chủ tàu và người đại lý. Nhưng nếu không rút ngắn được thời gian của giai đoạn này tàu sẽ buộc phải chờ đợi đến ca sau (1ca khoảng 6h) mới được làm hàng vì theo tập quán của cảng Hải Phòng thì việc làm hàng sẽ bị hủy bỏ, công nhân sẽ ra về và tàu sẽ phải đợi nếu như thủ tục nhập cảnh hoàn thành vào giữa buổi sáng hay giữa buổi chiều.
Để rút ngắn thời gian làm thủ tục, người đại lý phải làm tốt các công việc sau đây đối với từng cơ quan cụ thể:
• Đối với tàu:
Trong thời tàu ở cảng để lấy hàng, hàng ngày (ít nhất 1 lần/ngày) điện báo tình hình tàu cho chủ tàu bao gồm ETC/D. Mỗi ngày nhân viên đại lý phải xuốg tàu 1lần để nắm tình hình tàu, làm SOF và kiểm tra thuyền trưởng có yêu cầu gì về nước ngọt, nhiên liệu cho chuyến đi tới.
Trước khi xong hàng, tàu chạy 1 ngày, yêu cầu chủ hàng cấp giấy tờ hàng hóa cần thiết để làm thủ tục chuyển cảng. Ngay sau khi xong hàng, trước khi tàu chạy, phải kí các giấy tờ cần thiết (SOF), các chứng nhận, hóa đơn với thuyền trưởng.
• Đối với cảng vụ:
Người đại lý phải gửi giấy đề nghị thủ tục nhập cảnh tới cảng vụ trước ít nhất là 6h trước khi cập cầu để cảng vụ thu xếp cán bộ thủ tục lên tàu để tránh gây chậm trễ. Ngoài ra còn phải yêu cầu thuyền trưởng và thuyền viên, trong giai đoạn hiện nay thì phải đặc biệt lưu ý tới các vấn đề ô nhiễm môi trường, an toàn hàng hải và các giấy tờ liên quan.
• Đối với hải quan:
Người đại lý phải gửi giấy đề nghị thủ tục nhập cảnh tới cơ quan Hải quan trước ít nhất là 6h khi tàu cập cầu và dư kiến thời gian chính xác tàu cập cầu để cơ quan Hải quan thu xếp cán bộ thủ tục lên tàu tiến hành thủ tục kịp thời, ngoài ra
còn phải chuẩn bị sẵn các giấy từ liên quan đến hàng hóa như: Bản lược khai hàng hóa (manifest), vận đơn (BL)…
• Đối với công an biên phòng:
Người đại lý phai gửi giấy đề nghị thủ tục nhập cảnh tới trạm biên phòng cửa khẩu trong thời hạn như trên và còn phải yêu cầu thuyền trưởng chuẩn bị đầy đủ hộ chiếu thuyền viên, danh sách các máy thông tin liên lạc, các thiết bị cấm dùng ở cảng (vũ khí các loại, các chất nguy hiểm)
• Đối với sỹ quan y tế:
Người đại lý phải thông tin đầy đủ cho cơ quan kiểm dịch quốc tế tại địa phương về tình trạng sức khỏe, các giấy chứng nhận đủ khả năng đi biển.
• Đối với người đại lý:
Phải đảm bảo thông suốt liên lạc với tàu trong quá trình tàu chạy từ trạm hoa tiêu đến khi cập cầu để biết rõ thời gian tàu cập cầu, tốt nhất là bố trí phương tiện để đón đoàn thủ tục. Việc làm này tiết kiệm được một khoảng thời gian đáng kể vì nếu để từng thành viên trong đoàn thủ tục tự tìm kiếm phương tiện lên tàu thì không thể đến một cách đồng thời sẽ gây ra chậm trễ, gây ảnh hưởng tới thời gian ban đầu làm hàng của tàu.
Người đại lý không chỉ chú ý đến công tác thủ tục nhập cảnh mà còn phải thu xếp cho hàng hóa ở trong tình trạng sẵn sàng dỡ khỏi tàu đối với hàng nhập và hàng tập kết sẵn ở bên mạn đối với hàng xuất. Một nhân tố không thể bỏ qua đó là công nhân và các phương tiện cơ giới phục vụ cho việc làm hàng như cần cẩu tàu, cần cẩu bờ,xe nâng hàng…có thể sử dụng được ngay và nếu có thể thì nên có phương tiện dự trữ.
Về phía tàu trong thời gian vào luồng khi gần đến cầu, đại lý nên yêu cầu thuyền trưởng cho thuyền viên mở sẵn hầm hàng, cần cẩu mở sẵn phanh, nếu xét thấy thế vững tốt thì nên nâng cao.
• Đối với chủ hàng:
Đại lý viên cho chủ hàng dự kiến tàu đến trước 4,3,2 ngày, 48h và 24h, 12h, 6h trước khi tàu cập cầu để chủ hàng có đủ thời gain chuẩn bị các chứng từ cần thiết để nhận hàng như: Vận đơn gốc, giấy phép nhập khẩu, hóa đơn thương mại (CommercialInvoice), phiếu đóng gói hàng (Parking list), giấy chứng nhận xuất xứ (CO-Certificate of Origin), chứng từ bảo hiểm, …Đối với tàu chở hàng nhập, yêu cầu chủ hàng xuẩt trình giấy vận chuyển và giao dịch giao hàng nếu không có chỉ thị nào khác của chủ tàu. Đối với hàng xuất yêu cầu chủ hang cấp Cargo list.
Việc thông báo sớm cho chủ hàng thời gian tàu đến sẽ giúp họ chủ đọng trong việc lên kế hoạch, bố trí phương tiện nhận hàng và đăng kí công nhân dỡ hàng tại xí nghiệp xếp dỡ một cách kịp thời tránh gây chậm trễ, lãng phí thời gian.
Cũng tương tự như vậy, khi tàu đến nhận hàng xuất khẩu, nếu đại lý không thông báo tình hình tàu cho nhà xuất khẩu thì họ sẽ rất bị động trong công tác chuẩn bị thủ tục xuất nhập khẩu và vận chuyển hàng hóa tới cảng đem lai hậu qua là hành trình của tàu sẽ bị chậm lại, tăng chi phí ngày tàu.
• Đối với các xí nghiệp xếp dỡ:
Việc biết trước kế hoạch tàu vào cập cầu và loại hàng hóa xếp dỡ sẽ là một yếu tố thuận lợi trong công tác lập kế hoạch sản xuất, bố trí phương tiện, nhân công, đẩy nhanh tốc độ làm hàng, tăng năng xuất lao động, giải phóng tàu nhanh, tăng năng lực bốc xếp và khả năng tiếp nhận tàu tại cảng.
Thời gian dỡ xếp hàng của một tàu tại cảng tùy thuộc vào loại hàng hóa, sơ đồ xếp hàng của tàu, năng lực bốc xếp, khả năng giải phóng tàu và sự phối hợp giữa đại lý, các xí nghiệp xếp dỡ và chủ hàng.