Việc sắp xếp chứng từ lưu trữ khoa học là vấn đề tồn đọng lớn hiện nay của công ty. Tồn tại lớn kho sắp xếp không khoa học, không theo nguyên tắc cơ bản; thẻ kho cập nhật không kịp thời.
Để giải quyết vấn đề này theo tôi đề xuất như sau: Tuyển dụng bổ sung thêm nhân sự.
Phiếu xuất nhập phải quy hoạch theo file chi tiết theo Tỉnh/TP theo quý; theo tháng; nghiêm cấm hồi ký.
Tất cả các hồ sơ chứng từ là tài liệu mật của Công ty do đó phải lưu trữ vào kho niêm phong cẩn thận, có biện pháp chống mối, mọt, dán côn trùng. Tránh ẩm ướt.
3.2.2. Đối với quy trình xuất kho.
Để hoàn thiện quy trình xuất vật tư thiết bị đã được ban hành Tôi xin được bổ sung các nội dung sau:
Lập kế hoạch phát triển trạm mới trong tháng và lập phiếu yêu cầu cấp VTTB
Xuất kho trên hệ thống khi có yêu cầu của các đơn vị
Tạo lệnh xuất trực tiếp theo kế hoạch, tờ trình cho các đơn vị.
Đối chiếu quyết toán số liệu hàng tháng với cơ quan tài chính
Thứ nhất đối với phòng kế hoach:
Hàng tháng Phòng Kế hoạch chuyển toàn bộ phiếu nhập, xuất gốc cho Phòng Tài chính vào ngày 10 tháng N+1 đối với các phiếu nhập, xuất của tháng N cả bản cứng kèm bảng kê tổng hợp số phiếu nhập xuất và theo từng loại vật tư có phân loại theo nguồn nhập, mục đích xuất sử dụng. Vào ngày 15 tháng N+1 Phòng Kế hoạch chuyển thẻ kho
Thứ hai đốivới phòng tài chính:
Phòng Tài chính Công ty nhận được phiếu nhập, xuất của Phòng Kế hoạch Công ty vào ngày 10 tháng N+1 tiến hành nhập vào phần mềm tài chính xong trước 15 tháng N+1 đối với các phiếu nhập xuất của tháng N.
Ngày 30 tháng N+1 hàng tháng ký Biên bản đối chiếu số dư vật tư của tháng N báo cáo về tình hình tài chinh trong tháng liên quan đến vật tư thiết bị.
Thứ 3 công tác kiểm kê:
Căn cứ vào quyết định kiểm kê định kỳ hoặc cuối năm, Phòng Tài chính và Phòng Kế hoạch, phối hợp đối chiếu số liệu tồn kho theo sổ sách tài chính với số liệu kiểm kê thực tế.
Phòng Tài chính, Phòng Kế hoạch, Ban tài chính, Ban kế hoạch khu vực chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty và trước pháp luật trong việc thực hiện Quy định về việc quản lý vật tư, hàng hóa, thiết bị.
3.3. Kiến nghị.