Phân cấp quản lý
3.2.1. Đốivới quy trình nhập kho.
Về công tác phối hợp:
Các văn bản pháp quy do nội bộ đơn vị ban hành cơ bản đúng theo quy định của nhà nước.
Thiết bị về kho nhưng bộ phận đầu tư mua sắm không thông báo kịp thời cho các bộ phận có liên quan để làm công tác chuẩn bị mặt bằng kho bãi; phương tiện công cụ dụng cụ đáp ứng kịp thời tránh hư hỏng do yếu tố khách quan tác động như thời tiết mùa mưa bão, vật tư thiết bị không cho phép để ngoài trời.
Công tác phối hợp là một vấn đề quan trọng giảm thời gian chuyển vật tư thiết bị vào kho trước lúc tiến hành KCS.
Các phòng ban liên quan chủ động lập kế hoạch điều hành dứt điều theo đầu việc.
Thông tin kịp thời về kế hoạch, tiến trình
Yêu cầu:
Bố trí nhân lực
Về công tác KCS đầu vào:
Tất cả các vật tư thiết bị mua sắm buộc phòng KCS chủ trì tổ chức kiểm tra đánh giá, báo cáo kết quả để cụ thể để lập kế hoạch nghiệm thu.
Đối với thiết bị hệ thống đồng bộ do các Công ty, Trung tâm. KCS đơn vị tự tổ chức thực hiện việc kiểm tra đánh giá chất lượng, nghiệm thu và chịu trách nhiệm về chất lượng thiết bị hệ thống đã kiểm tra.
Quy định về thời gian thực hiện:
- Gửi phiếu yêu cầu chậm nhất trước 5 ngày hàng hóa về kho.
Quy định về thời gian thực hiện:
Gửi phiếu yêu cầu chậm nhất trước 5 ngày hàng hóa về kho.
Hàng tuần vào ngày thứ 6 đơn vị yêu cầu gửi kế hoạch dự kiến kiểm tra thiết bị hệ thống bằng bản mềm cho phòng KCS để lập kế hoạch cụ thể tiến độ.
Yêu cầu các loại giấy tờ liên quan:
Hợp đồng.
Chỉ tiêu kỹ thuật (đi theo hợp đồng). Packing List (nếu có).
Công tác đào tạo:
Tổ chức tập huấn các lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ KCS trước mắt đào tạo nội bộ. đồng thời liên hệ với các trường trong và ngoài nước cử những Đồng chí hội đủ điều kiện cho đi học nhằm nâng cao vai trò nghiệp vụ của KCS đây là một trong những vấn đề cốt lõi để xay dựng thương hiệu doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường.
Về công tác nhập kho lên hệ thống phần mềm quản lý:
Phải đầy đủ chứng từ theo quy trình quy định. Đúng số lượng , chất lượng.
Thời gian thực hiện:
Phòng đầu tư cung cấp đầy các loại chứng từ thông báo hàng về.
Sau 24 giờ vật tư thiết bị đã KCS xong phòng đầu tư phải hoàn thiện phiếu yêu cầu nhập kho trên phần mềm quản lý vật tư thiết bị.
Sau 24 giờ nhân viên quản lý kho buộc phải thực nhập trên hệ thống để xuất triển khai cho các đơn vị có nhu cầu. Tất cả các phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký các
Về công tác sắp xếp bảo quản bảo dưỡng tại kho:
Vật tư thiết bị nhập kho phải bố trí sắp xếp gọn gàng ngăn nắp theo quy hoạch bồ trí sơ đồ.
Vật tư thiết bị sắp xếp đảm bảo an toàn trong quá trình lưu trữ riêng biết “dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm soát”. Kịp thời phát hiện các mất mát thiếu hụt.
Định kỳ tổ chức diệt mối mọt côn trùng tránh xuống cấp do con người quản lý.
Hàng năm sau kiểm kê bộ phận kho lập kế hoạch đề xuất thanh lý các vật tư thiết bị hỏng, thu hồi từ các đơn vị tránh tình trạng kho quá tải dẫn đến khó sắp xếp
Hàng năm thống kê vật tư thiết bị hỏng theo mẫu: Loại vật tư thiết bị (tấn) Năm 2008 Năm 2009 Tháng 6 Năm 2010 Tình trạng xử lý Thiết bị BTS 7.0 11.2 13.4 Chưa tổ chức thành lý Thiết bị A&P 1.2 1.9 2.3 Cộng 8.2 13.1 15.7