Chi phí QLDN chỉ phát sinh tại văn phòng Công ty, do đó chỉ có kế toán tại Công ty mới thực hiện việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh chi phí này. Chi phí QLDN tại Công ty Thông tin di động bao gồm các loại chi phí sau:
- Chi phí vật liệu quản lý.
- Chi phí đồ dùng văn phòng.
- Chi phí khấu hao TSCĐ.
- Chi phí thuế, phí, lệ phí có tính chất như thuế.
- Chi phí về cước.
- Chi phí dịch vụ thuê ngoài (chi phí sửa chữa TSCĐ, chi phí điện, nước, FAX, chi phí kiểm toán, dịch vụ tư vấn, pháp lý, chi phí thuê văn phòng, bảo hiểm, phí dịch vụ ngân hàng,… )
- Chi phí bằng tiền khác (chi phí bảo hộ lao động, quỹ dịch vụ viễn thông công ích, công tác phí, …).
Chứng từ sử dụng
- Bảng tính và phân bổ tiền lương của nhân viên tại văn phòng Công ty.
- Hoá đơn, hợp đồng thuê mặt bằng để làm văn phòng Công ty.
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (của bộ phận QLDN).
- Các chứng từ thanh toán của các bộ phận QLDN bao gồm: giấy đi đường, giấy đề nghị thanh toán, các hoá đơn (thuê phòng nghỉ, mua văn phòng phẩm, chuyển phát nhanh …), vé xe (vé tàu) kèm theo trong quá trình đi công tác, phiếu chi, giấy báo Nợ…
- Hóa đơn GTGT.
- Hợp đồng thuê dịch vụ kiểm toán, tư vấn, pháp lý…
Quy trình hạch toán chi phí QLDN
Căn cứ vào các chứng từ gốc trên, kế toán tại Công ty tiến hành hạch toán và nhập số liệu vào các chứng từ ghi sổ về các nghiệp vụ phát sinh chi phí QLDN. Trình tự hạch toán chi phí QLDN tại Công ty được thực hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.4: Trình tự hạch toán chi phí QLDN tại Công ty
Số liệu được cập nhật sẽ được phần mềm kế toán tự động chuyển vào sổ chi tiết của các TK:
- Sổ chi tiết TK 64211 (chi phí lương nhân viên quản lý).
TK 334, 338 TK 642
Tiền lương và các khoản phụ cấp, trích các khoản trích theo lương TK 152, 153, 156
Xuất vật tư, CCDC phục vụ quản lý dịch vụ thông tin di động TK 111, 112,
141, 331
TK 1388
Chi phí điện, nước, fax, Internet, điện thoại (phần được công ty thanh toán), thuê mặt bằng, thuế môn bài, thuế nhà
đất, phí, lệ phí
Chi phí điện thoại (phần không được công ty thanh toán)
TK 133
Thuế GTGT TK 139
Dự phòng nợ phải thu khó đòi (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
TK 335
Trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ
- Sổ chi tiết TK 64212 (chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ nhân viên quản lý). - Sổ chi tiết TK 64221 (chi phí vật liệu quản lý).
- Sổ chi tiết TK 64222 (chi phí nhiên liệu quản lý). - Sổ chi tiết TK 6423 (chi phí đồ dùng văn phòng)
- Sổ chi tiết TK 6424 (chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý). - Sổ chi tiết TK 6425 (chi phí thuế, phí lệ phí có tính chất như thuế). - Sổ chi tiết TK 64261 (chi phí dự phòng)
- Sổ chi tiết TK 64262 (chi phí xóa nợ cước)
- Sổ chi tiết TK 64271 (chi phí sửa chữa TSCĐ thuê ngoài). - Sổ chi tiết TK 64272 (chi phí điện nước, điện thoại, fax).
- Sổ chi tiết TK 64274 (chi phí kiểm toán, dịch vụ pháp lý, tư vấn). - Sổ chi tiết TK 64275 (chi phí thuê văn phòng).
- Sổ chi tiết TK 64276 (chi phí bảo hiểm).
- Sổ chi tiết TK 64277 (chi phí dịch vụ ngân hàng). - Sổ chi tiết TK 64278 (chi phí dịch vụ mua ngoài khác). - Sổ chi tiết TK 64281 (chi phí bảo hộ lao động).
- Sổ chi tiết TK 64284 (chi phí bổ túc, đào tạo).
- Sổ chi tiết TK 64285 (chi phí quỹ dịch vụ viễn thông công ích). - Sổ chi tiết TK 64287 (chi phí công tác phí).
- Sổ chi tiết TK 64288 (chi phí chi bằng tiền khác)
Số liệu từ sổ chi tiết sẽ tự động cập nhật vào sổ cái của các TK 64211, TK 64212, TK 64221, TK 64222, TK 6423, TK 6424, TK 6425, TK 64261, TK 64262, TK 64271, TK 64272, TK 64274, TK 64275, TK 64276, TK 64277, TK 64278, TK 64281, TK 64284, TK 64285, TK 64287, TK 64288 (theo mẫu biểu số 2.9 sau):
CÔNG TY THÔNG TIN DI ĐỘNG VP CÔNG TY SỔ CÁI Từ kỳ : Đến kỳ: 10/2008
12/2008 Tài khoản: 64211 LƯƠNG
Số Công ty Ngày CT Nội dung Tk đối
ứng Nợ Có
Dư đầu kỳ -
TM01-11 07/11/2008 TT SUA XE 11118 14,726,100 -
LUONG-Q4 30/12/2008 K/C TIEN AN CA VAO CP –
Q4 3348 300,161,000 -
LUONG-Q4 30/12/2008 TRICH LBS L1,2,3-Q4 3342 12,656,506,999 - LUONG-Q4 30/12/2008 TRICH LCB VAO CHI PHI –
Q4 3341 1,205,479,800 -
LUONG-Q4 30/12/2008 TRICH LNS VAO CHI PHI –
Q4 3342 8,736,753,167 -
LUONG-Q4 30/12/2008 TRICH LUONG TG VAO CP 3344 2,381,116,001 1,769,492,188 TH036 31/12/2008 DC TM01-11 (TT SUA XE) 11118 (14,726,100) - TH042 31/12/2008 DC LUONG Q4 3346 (400,559,964) - TH048 31/12/2008 TRICH BSL-VPCT 3346 543,671,467 - TH061 31/12/2008 KC CP QL XD KQKD 9111 - 25,463,688,434 TH072 31/12/2008 KC BS KQKD Q4-2008 9111 - (400,559,964) Cộng trong kỳ 25,063,128,470 25,063,128,470
Luỹ kế từ đầu năm 54,089,530,814 54,089,530,814
Dư cuối kỳ - -
Người lập sổ Kế toán trưởng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Biểu số 2.9: Mẫu sổ cái TK 64211 tại Công ty Thông tin di động
Vào cuối kỳ kế toán, máy tính sẽ tự động chuyển số liệu để chiết xuất thành báo cáo chi phí QLDN toàn Công ty.