- Sổ quỹ tiền mặt Sổ chi tiết
3. Hạch toán tài sản cố định (TSCĐ):
Tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn, thời gian sở dụng lâu dài. TSCĐ tham gia và nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị của nó đợc chuyển dần vào giá thành sản phẩm sau nhiều chu kỳ, nhiều giai đoạn qua hình thức khấu hao. Công ty phát triển kỹ thuật xây dựng chỉ hạch toán tài sản cố định hữu hình. Những tài sản này đợc đầu bởi nguồng vốn cấp từ ngân sách, nguồn vốn tự bổ sung Bên cạnh những tài sản thuộc sở hữu của Công ty, Công ty còn phải đi thuê… ngắn hạn một số loại máy móc thiết bị đặc biệt phục vụ thi công công trình.
a) Tài khoản và hệ thống chứng từ sử dụng:
Để phản ánh sự tăng giảm TSCĐ và công tác trích khấu hao, kế toán tài sản cố định sử dụng TK 211 “tài sản cố định hữu hình”; TK 214 “Hao mòn TSCĐ” và TK 009 “Nguồn vốn khấu hao”.
TK 214 đợc chi tiết thành:- TK 21412: Hao mòn nhà cửa. - TK 21413: Hao mòn máy móc, thiết bị.
- TK 21414: Hao mòn phơng tiện vận tải truyền dẫn. - TK 21415: Hao mòn thiết bị dụng cụ quản lý - TK 21417: Hao mòn giàn giáo cốp pha. - TK 21418: Hao mòn TSCĐ khác.
Các chứng từ TSCĐ sử dụng: - Biên bản giao nhận TSCĐ. - Thẻ tài sản cố định.
- Biên bản thanh lý TSCĐ. - Biên bản đánh giá lại TSCĐ. - Bảng tính khấu hao TSCĐ. - Bảng phân bổ khấu hao.
Các chứng từ này tạo thành 1 bộ hồ sơ kế toán của TSCĐ đợc chuyển về phòng kế toán để quản lý.
b) Quy trình luân chuyển chứng từ.
*) Các nghiệp vụ tăng TSCĐ do mua sắm:
- Sau khi đợc chấp nhận, Công ty lập dự án đầu t, tiếp đó Công ty sẽ thực hiện thủ tục đấu thầu.
- Công ty tiến hành ký hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp ghi rõ phơng pháp bàn giao, phơng thức thanh toán rồi lập biên bản giao nhận TSCĐ.…
- Giám đốc Tổng Công ty sau khi nhận đợc công văn của Công ty về việc giao nhận TSCĐ sẽ cho phép Công ty ghi tăng TSCĐ.
- Kế toán TSCĐ căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ lập thẻ TSCĐ, bảng tính khấu hao, sổ tổng hợp và chi tiết.
Nợ TK 2411: TSCĐ mua qua lắp đặt. Nợ TK 211 :
Nợ TK 1332:
Có TK 1111, 1112: Thanh toán ngay bằng tiền.
Có TK 3111: Mua TSCĐ theo phơng thức thanh toán chậm. Khi lắp đặt xong:
Nợ TK 211: Có TK 2411:
*) Giảm TSCĐ do thanh lý nhợng bán:
- Khi TSCĐ trong Công ty qua cũ không sử dụng đợc hoặc không cần dùng đến thì Công ty sẽ tổ chức hội đồng thanh lý để đánh giá lại TSCĐ nhằm: xem xét hiện trạng tài sản, giá trị hao mòn và giá trị còn lại của tài sản. Sau đó hội đồng lập biên bản đánh giá lại TSCĐ.
- Giám đốc Công ty gửi thông báo cho các đơn vị trực thuộc, rao bán và tập hợp xin mua.
- Cuối cùng kế toán TSCĐ huỷ thẻ TSCĐ, bảng tính khấu hao, ghi vào sổ chi tiết, vào nhật ký chung và chuyển vào sổ cái TK 211.
BT1) Ghi giảm TSCĐ: Nợ TK 2141: Giá trị hao mòn. Nợ TK 1388: Giá trị còn lại. Có TK 211 : Nguyên giá. BT2) Phản ánh chi thanh lý nhợng bán: Nợ TK 811: 31
Nợ TK 133:
Có TK 1388: Gía trị còn lại. Có TK 111, 338,…
BT3) Thu từ thanh lý nhợng bán:
Nợ TK 111, 112, 338: Tổng số tiền thu đợc. Có TK 711 : Giá không thuế. Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp. *) Kế toán TSCĐ đi thuê và cho thuê hoạt động: +) Kế toán TSCĐ đi thuê hoạt động:
Căn cứ vào nhiệm vụ thi công, chủ nhiệm công trình có thể trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế thuê máy móc thiết bị.
Bộ hồ sơ thuê máy bao gồm: - Hợp đồng thuê máy.
- Hoá đơn của nhà cung cấp dịch vụ. - Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế.
Chuyển sang phòng kế toán để hạch toán và ghi sổ. - Khi nhận TSCĐ thuê:
Nợ TK 001: - Khi trả TSCĐ đi thuê: Có TK 001: - Thanh toán tiền thuê: Nợ TK 6273, 6277: Nợ TK 1331:
Có TK 111,112,331:
+) Kế toán TSCĐ cho thuê:
Phòng quản ký thi công có trách nhiệm lập đơn giá cho thuê ngoài cụ thể cho từng loại máy móc thông qua hợp đồng kinh tế.
- Số tiền thu đợc từ việc cho thuê TSCĐ:
Có TK 3331:
- Chi phí phát sinh từ việc cho thuê: Nợ TK 635:
Có TK 2141
Có TK 111,112,334…
*) Nghiệp vụ trích khấu hao TSCĐ:
- Kế toán TSCĐ tiến hành tính khấu hao theo phơng thức khấu hao đều, căn cứ vào năng lực hoạt động của Công ty, thời gian sở dụng của tài sản mà Công ty tự đề ra tỷ lệ cũng nh mức trích khấu hao theo tháng.
- Hàng tháng, kế toán TSCĐ tiến hành trích khấu hao 1 lần, lập bảng tính khấu hao cho từng loại TSCĐ và phân bổ khấu hao cho từng bộ phận sử dụng TSCĐ. Trên cơ sở đó kế toán ghi nhật ký chung và phản ánh vào sổ cái TK 214.
- Khấu hao TSCĐ do TSCĐ giảm: Nợ TK 2141:
Có TK 211 :
-Phân bổ khấu hao TSCĐ cho đội công trình và văn phòng Công ty: Nợ TK 6274, 6424:
Có TK 2141:
- Phân bổ khấu hao giàn giáo, cốp pha cho các xí nghiệp: Nợ TK 1365:
Có TK 2141:
- Trích khấu hao cơ bản giàn giáo, cốp pha: Nợ TK 1421:
Có TK 2141:
c) Sổ tổng hợp, chi tiết và sơ đồ hạch toán TSCĐ :
*) Căn cứ vào chứng từ gốc gồm biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao kế toán TSCĐ sẽ phản ánh vào sổ nhật ký chung và sổ cái TK 211, TK 214, TK 627, TK 642.
Tuỳ vào từng nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ liên quan đến loại TSCĐ nào, bộ phận nào mà kế toán kế toán sẽ tiến hành ghi chép sổ chi tiết TSCĐ.
4. Hạch toán lao động, tiền lơng:
Lao động yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Tiền lơng là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động, có thể nói tiền lơng chính là nhân tố thúc đẩy năng suất lao động.
Tại phòng kế toán Công ty, kế toán sử dụng tài khoản 334, 338, 622, 642, 627 để theo dõi việc thanh toán và các khoản trích theo lơng. Các chứng từ đơn vị sử dụng nh: Hợp đồng giao khoán, bảng chấm công phải ghi đầy đủ các điều kiện theo mẫu biểu, có chữ ký của ngời chấm công, ngời giao khoán, nhận khoán …
Hạch toán lơng và các khoản trích theo lơng:
Hàng năm, dựa trên cơ sở doanh thu dự kiến, phòng lao động sẽ lập quỹ l- ơng dự kiến theo công thức sau:
Quỹ lơng dự kiến = Hệ số * Doanh thu dự kiến
Mức lơng chính của mỗi cán bộ, nhân viên Công ty đợc tính trên mức lơng cơ bản và hệ số. Các khoản trích theo lơng chiếm 25%, trong đó 19% tính vào chi phí quản lý, 6% trừ vào lơng cán bộ.
Dựa vào doanh thu dự kiến và doanh thu thực hiện hàng tháng phòng lao động tiền lơng sẽ tính ra mức lơng thực tế từng ngời.
Cuối tháng, phòng lao động tiền lơng sẽ gửi phòng tài chính kế toán bảng l- ơng của các nhân viên và ghi rõ chức danh, mức lơng, số tiền đã tạm ứng kỳ I, số tiền còn đợc lĩnh, Định kỳ đến ngày phát l… ơng các nhân viên ở các phòng ban đến phòng kế toán nhận.
Hạch toán lơng và các khoản trích theo lơng đối với nhân viên:
Tại các đội xây lắp, dựa vào nhu cầu của từng công trình mà chủ nhiệm công trình lập hợp đồng giao khoán. Hàng ngày, theo khối lợng công việc thực hiện đợc mà chủ nhiệm công trình lập bảng chấm công và chia lơng. Đến cuối tháng nhân viên kế toán hoặc chủ nhiệm công trình sẽ mang về phòng kỹ thuật thi công để xác định đơn giá, công khoán. Sau đó phòng lao động tiền lơng sẽ xác nhận số công nhân thợc tế của mỗi đội.
Sau khi lấy xác nhận cần thiết, phòng kế toán sẽ lập bảng thanh toán lơng chi tiết từng tổ, bảng tổng hợp thanh toán lơng. Đợc sự ký duyệt của kế toán trởng, thủ trởng đơn vị, các bảng này sẽ gửi đến thủ quỹ. Kế toán thanh toán lập phiếu chi và thủ quỹ chi tiền.
Mẫu sổ 2: Bảng thanh toán lơng chi tiết.
Công trình…………
Chuyển cho thủ quỹ để trả lơng từ ngày . … đến ngày .… Số tiền……….. STT Họ và tên Số tiền thanh toán Tạm ứng kỳI Số tiền còn lĩnh kỳ II Ký nhận Tổng ììì
Mẫu sổ 3: Bảng tổng hợp thanh toán lơng.
Công trình ………... STT Họ và tên Số tiền thanh toán Tổ thực hiện Tạm ứng kỳ I Số tiền còn lĩnh kỳ II Ký nhận Tổng ììì
Trên cơ sở hợp đồng giao khoán, bảng chấm công, bảng thanh toán lơng, kế toán đội, xí nghiệp sẽ lập bảng phân bổ lơng.
Mẫu sổ 4: Bảng phân bổ lơng
STT Nội dung Tổng tiền Ghi Có TK 334, Nợ các TK
622 6271
Tổng
Sổ sách tổng hợp và chi tiết:
Cuối tháng khi nhân viên kế toán đội gửi các chứng từ chứng minh về việc trả tiền lơng, kế toán phụ trách đội sẽ lập bảng kê chi phí nhân công
Mẫu sổ 5: Bảng kê chi phí nhân công
STT
Chứng từ Diễn giải Tổng ghi
Có TK
Trong đó chi tiết ghi Nợ Số hiệu Ngày thá ng TK 622 TK 6271 Phân bổ lơng
Định kỳ cuối tháng khi nhận đợc các chứng từ do đội gửi về. Kế toán Công ty mới ghi sổ nhật ký chung 1 lần, đồng thời ghi sổ cái TK 622, 627, 3386. Sau khi lập các bảng kê, vào sổ cái kế toán sẽ tiến hành lu giữ các hợp đồng giao khoán, bảng thanh toán lơng, bảng phên bổ lơng, bảng kê chi phí nhân công…