II. Kiểm toán hàng tồnkho trong kiểm toán báo cáo tài chính tại xí nghiệp Hóa Chất Mỏ Quảng Ninh.
1.5. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, rủi ro kiểm soát.
Sau khi tìm hiểu các thông tin chung ở trên, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, rủi ro kiểm toán. kiểm toán viên kiểm tra hệ thống này trên các khía cạnh:
+) Sự cách ly về trách nhiệm (phân công, phân nhiệm)
- Kiểm tra việc cách ly bảo quản Tài sản với kế toán: xem xét xem đơn vị có cho phép thủ kho có trách nhiệm bảo quản hàng tồn kho đồng thời là kế toán hàng tồn kho có trách nhiệm hạch toán ghi chép vào sổ sách không? Sự cách ly về hai trách nhiệm này sẽ tránh đợc rủi ro là ngời này biển thủ hàng tồn kho rồi điều chính sổ sách cho khớp.
- Kiểm tra sự cách ly trách nhiệm điều hành với trách nhiệm ghi sổ để tránh tình trạng thổi phồng sự thật.
- Kiểm tra việc cách ly quyền phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc bảo quản hàng tồn kho liên quan để tránh tình trạng xảy ra gian lận trong phạm vi tổ chức ví dụ ngời ký lệnh xuất vật t không thể là ngời ký phiếu xuất.
+) Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế đều phải đợc phê chuẩn đúng đắn bởi ngời có thẩm quyền nếu không các cá nhân trong đơn vị sẽ có thể tùy tiện mua, bán vật t, hàng hóa, công cụ dụng cụ bởi vì nếu điều này xảy ra có thể gây mất mát, hao hụt cho đơn vị.
+) Chứng từ sổ sách.
Đối với các chứng từ, sổ sách về hàng tồn kho, đơn vị phải lập đầy đủ từ khâu mua hàng (nhập) cho đến khâu xuất bán (xuất) là: Đơn đề nghị mua bán vật t, hàng hóa, báo cáo nhận hàng, Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sổ chi tiết hàng tồn kho, sổ tổng hợp chi tiết, hóa đơn bán hàng, sổ kho, thẻ kho,...
Kiểm toán viên kiểm tra các chứng từ (Phiếu nhập, Phiếu xuất) của khách hàng có đợc đánh số thứ tự liên tục hay không, có đợc lập ngay vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay không. Nếu thời gian càng cách xa, độ tin cậy của chứng từ, sổ sách càng giảm và nh vậy kiểm toán viên phải kiểm tra chi tiết hơn.
Phạm Thanh Quang - Lớp: KT40B Luận Văn Tốt Nghiệp
Kiểm toán viên cũng xem xét việc lập, luân chuyển sử dụng và bảo quản chứng từ trên các góc độ: Mẫu biểu, nội dung ghi chép, cách tính toán số liệu có bảo đảm tính hợp lý, hợp lệ hay không?
+) Kiểm soát độc lập việc thực hiện.
Nhân viên kế toán có khả năng quên hoặc vô ý không tuân theo các thủ tục hoặc trở nên cẩu thả khi không có ai quan sát và đánh giá việc thực hiện của họ. Vì vậy kiểm toán viên tiến hành kiểm tra xem tại đơn vị có thực hiện việc thẩm tra nội bộ hay không và nếu có thì ngời này có độc lập với các nhân viên kế toán hay không? Bởi vậy kiểm soát sẽ không có hiệu lực khi ngời thực hiện thẩm tra là cấp dới hay ngời nhà của ngời có trách nhiệm ban đầu với việc chuẩn bị số liệu.
Sau khi xem xét các khía cạnh trên thì kiểm toán viên nhận thấy tại xí nghiệp Hóa Chất Mỏ Quảng Ninh là tơng đối tốt và nh vậy rủi ro kiểm toán ở mức vừa phải.
2.Thực hiện kiểm toán tại xí nghiệp Hóa Chất Mỏ Quảng Ninh. 2.1.Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát.
Tại Xí nghiệp Hoá Chất Mỏ Quảng Ninh các kiểm toán viên đã thực hiện các thử nghiệm kiểm soát thông qua một hệ thống các câu hỏi mà phòng kiểm toán đã thiết kế cho kiểm toán hàng tồn kho.
Bảng 10: Bảng hệ thống câu hỏi về kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho mà kiểm toán viên nội bộ Công ty thờng dùng.
Hệ thống câu hỏi Kết quả giải đáp của Xí nghiệp
1.Đặt hàng.
Cái gì đảm bảo các đơn đặt hàng:
- Không thể dợc gửi đi khi cha có sự phê chuẩn bởi ngời có thẩm quyền. - Đa ra sự đảm bảo đầy đủ về: Việc chọn nhà cung cấp, giá cả, hình thức
Hàng tháng, căn cứ vào nhu cầu sản xuất, bộ phận sản xuất lập đơn đề nghị mua hàng gửi cho phòng kế hoạch vật t. Sau khi xem xét, đối chiếu giữa số nguyên vật liệu còn tồn và nhu cầu sản xuất, phòng kế hoạch vật t và bộ phận
Phạm Thanh Quang - Lớp: KT40B Luận Văn Tốt Nghiệp
thanh toán.
- Đợc theo dõi cho đến khi giao hàng.
2. Nhận hàng.
Cái gì đảm bảo rằng:
- Tất cả hàng nhận đề phù hợp với hàng đã đặt.
- Tất cả hàng đặt đều phù hợp với đơn đặt hàng về: số lợng, chất lợng, ngày giao hàng.
- Tất cẩ hàng nhận đều dợc ghi chép và đợc các bộ phận liên quan biết đến. 3. Hạch toán kế toán.
Cái gì bảo đảm:
- Tất cả hoá đơn nhận dợc đều liên quan đến hàng hoá, dịch vụ thật sự nhận đợc. - Tất cả hoá đơn đều phù hợp với đơn đặt hàng về mặt giá cả, điều kiện thanh toán.
- Tất cả hoá đơn đều dợc hạch toán. - Việc hạch toán hoá đơn là nhanh chóng.
- Một hoá đơn không thể đợc hạch toán
sản xuất sẽ thống nhất về số lợng và chủng loại hàng cần mua rồi chuyển cho Ban Giám đốc ký duyệt. Căn cứ vào đó phòng Kế hoạch vật t sẽ lựa chọn nhà cung cấp có uy tín, giá cả hợp lý, điều kiện thanh toán thuận lợi cho Xí nghiệp và lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp. Các đơn đặt hàng này đợc đánh số thứ tự và theo dõi cẩn thận.
Mỗi lần nhập hàng đều có sự chứng kiến của các bộ phận:
- Thủ kho hoặc đại diện bộ phận sản xuất tiếp nhận làm thủ tục giao nhận hàng.
- Nhân viên mua hàng.
- Nhân viên kiểm tra chất lợng hàng.
Sau khi giao nhận hàng xong, toàn bộ chứng từ nghiệm thu khối lợng, chất l- ợng đã đợc thực hiện đợc chuyển đến cho phòng kế toán. Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho, kế toán hàng tồn kho tiến hành kiểm tra, đối chiếu và hạch toán.
Phạm Thanh Quang - Lớp: KT40B Luận Văn Tốt Nghiệp
2 lần.
- Bộ phận kế toán nắm đợc các hàng hoá đã nhận nhng cha có hoá đơn.
4. Bảo vệ. Cái gì đảm bảo.
- Chỉ có những ngời có thẩm quyền mới đợc vào trong kho.
- Kho đợc bảo vệ trớc rủi ro mất cắp hay h hại
Hai kho Hồng Gai và Cẩm Phả đều đợc xây dựng chắc chắn, tại mỗi kho có hai ngời thủ kho thay phiên nhau làm việc cả ngày, kho nằm ở vị trí xa trung tâm dân c nên hạn chế đợc rủi ro mất cắp. Kiểm toán viên đã khảo sát thực tế và nhất trí với giải đáp của Xí nghiệp.
Sau khi thực hiện xong các câu hỏi trên, kiểm toán viên nhận thấy các câu trả lời của Xí nghiệp là có căn cứ. Nh vậy một lần nữa kiểm toán viên khẳng định laọi đợc rủi ro kiểm toán tại Xí nghiệp Hoá Chất Mỏ Quảng Ninh ở mức vừa phải.
2.2.Thực hiện thủ tục phân tích.
Trong giai đoạn này, kiểm toán viên thực hiện phân tích sơ bộ để có cái nhìn tổng quát về Xí nghiệp. Các thủ tục phân tích mà phòng kiểm toán nội bộ thờng áp dụng là: Tính số biến động của năm nay so với năm trớc của số d các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán hay tính tỷ suất nh Tỷ suất khả năng thanh toán. Từ đó kiểm toán viên so sánh, đánh giá để tìm ra những khoản mục bất thờng, tài khoản trọng yếu.
Cụ thể kiểm toán viên tính và phân tích tổng quát về các tài khoản trên bảng cân đối kế toán của Xí nghiệp Hoá Chất Mỏ Quảng Ninh nh sau:
Bảng 11:Phân tích tổng quát số d các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán.
Chỉ tiêu Số d ĐK Số d CK Chênh lệch % chênh
Phạm Thanh Quang - Lớp: KT40B Luận Văn Tốt Nghiệp
A. Tài sản.
I.TSLĐ và ĐTNH