II. Kiểm toán hàng tồnkho trong kiểm toán báo cáo tài chính tại xí nghiệp Hóa Chất Mỏ Quảng Ninh.
1.4. Thu thập thông tin về Xí nghiệp Hoá Chất Mỏ Quảng Ninh:
Kiểm toán nội bộ có u điểm là thông tin về đơn vị dợc kiểm toán luôn đợc cập nhật. Chính vì vậy kiểm toán viên nội bộ không mất nhiều thời gian trong việc tiếp xúc, điều tra đơn vị đợc kiểm toán nh các kiểm toán viên độc lập. Những thông tin về Xí nghiệp Hoá Chất Mỏ Quảng Ninh mà kiểm toán viên đã nắm đợc nh sau:
* Thông tin về môi trờng kiểm soát:
Môi trờng kiểm soát là yếu tố hết sức quan trọng có ảnh hởng trực tiếp đến khả năng xảy ra những sai lầm, rủi ro trong công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán hàng tồn kho nói riêng.
Phạm Thanh Quang - Lớp: KT40B Luận Văn Tốt Nghiệp
Thông thờng với những kiểm toán viên có nhiều kinh nghiệm họ thờng dựa vào thái độ của ban lãnh đạo trong đơn vị để đánh giá mức độ rủi ro trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Nếu nh Ban lãnh đạo trong doanh nghiệp hầu hết là thẳng thắn trong công việc, không có những biểu hiện của việc kéo bè cánh, làm những việc khuất tất... thì thờng là sổ sách, chứng từ kế toán của đơn vị đó đợc lập và luân chuyển đầy đủ, rõ ràng và nếu có sai sót thờng là những sai sót không dáng kể và không cố ý. Ngợc lại nếu Ban lãnh đạo đơn vị lại tỏ ra “thoáng” quá thì sẽ dẫn tới việc thiếu sổ sách chứng từ hoặc việc ký duyệt không thực hiện theo đúng quy định. Hoặc trong thực tế đôi khi có những đơn vị trong đó đội ngũ nhân sự không đoàn kết nhất trí với nhau, không bảo ban đợc nhau, có những nhân viên rất lời làm việc, do vậy công việc dồn hết vào một ngời còn những ngời khác thì ngồi chơi. Nếu nh điều này xảy ra ở phòng kế toán của đơn vị thì sẽ dẫn tới vi phạm nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” trong kiểm toán do vậy sẽ dẫn tới những gian lận. Tại Xí nghiệp Hóa Chất Mỏ Quảng Ninh có 1 Giám đốc điều hành chung về công việc sản xuất kinh doanh của đơn vị, 2 Phó Giám đốc là Phó Giám đốc điều kiện và Phó Giám đốc kỹ thuật. Thái độ và cung cách làm việc của Ban Giám đốc xí nghiệp là nghiêm túc, thẳng thắn.
Xí nghiệp là một trong những đơn vị thành viên hoạt động tốt của Công ty Hóa Chất Mỏ. Trong năm 2001, xí nghiệp là một trong 10 thành viên hoàn thành vợt mức kế hoạch cả về sản xuất và doanh thu, Giám đốc xí nghiệp đợc bầu chọn là Giám đốc giỏi theo tiêu chuẩn xét chọn của Công Đoàn Công ty. Xí nghiệp đã có nhiều cố gắng trong việc đẩy mạnh sản xuất kinh doanh trên các lĩnh vực:
- Sản xuất, phối chế và thử nghiệm vật liệu nổ công nghiệp.
- Xuất nhập khẩu vật liệu nổ công nghiệp, nguyên liệu, hóa chất để sản xuất vật liệu nổ công nghiệp.
- Sản xuất cung ứng dây điện, bao bì đóng gói thuốc nổ, giấy sinh hoạt, than sinh hoạt, vật liệu xây dựng.
- Làm dịch vụ khoan nổ mìn cho các mỏ lộ thiên, hầm lò, nổ mìn dới nớc theo yêu cầu của khách hàng.
Phạm Thanh Quang - Lớp: KT40B Luận Văn Tốt Nghiệp
Chính vì vậy trong năm 2001, xí nghiệp đã đạt doanh thi gần 134 tỷ và lãi 500 triệu. Đây là một con số rất đáng ghi nhận trong nội bộ Công ty Hóa Chất Mỏ.
Qua tìm hiểu bớc đầu về đơn vị, kiểm toán viên nhận thấy đây là một đơn vị có doanh thu lớn, làm ăn có lãi, tình hình tài chính lánh mạnh và tính độc lập cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh, từ trớc tới nay ít cần đến sự hỗ trợ của Công ty.
Sơ đồ 6: Cơ cấu tổ chức của xí nghiệp Hóa Chất Mỏ Quảng Ninh.
Chú thích:
* Thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ.
Phòng kế toán tài chính của xí nghiệp có 8 nhân viên, trong đó có 5 ngời đã có bằng đại học chuyên ngành kế toán, tài chính hệ chính quy và có 3 ngời có bằng trung cấp kế toán bao gồm: 01 Trởng phòng, 01 kế toán tổng hợp và hàng tồn kho, 01 kế toán ngân hàng, 01 kế toán tiền mặt và thanh tóan, 01 kế toán tài sản cố định, 01 kế toán lao động tiền lơng, 01 kế toán chi phí và 01 thủ qũy. Trong đó:
- Trởng phòng: phụ trách công việc chung.
Giám đốc Công ty.
Phòng kế toán
tài chính Phó Giám đốc kỹ thuật Phó Giám đốc kinh doanh Phòng tổ chức hành chính
Phòng kỹ thuật FX SX thuốc nổ 1,2,3,4. Phân xưởng nổ mìn Phòng kế hoạch vật tư Phòng thanh tra, bảo vệ, an tòan Kho Hồng Gai Kho Cẩm Phả : Lãnh đạo trực tuyến : Hớng dẫn chức năng
Phạm Thanh Quang - Lớp: KT40B Luận Văn Tốt Nghiệp
- Kế toán tài sản cố định: có trách nhiệm theo dõi tình hình tăng, giảm hiện có cũng nh nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại của tài sản cố định và công cụ dụng cụ.
- Kế toán lao động tiền lơng: Có trách nhiệm theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến việc chi trả lơng, thởng và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên. - Kế toán ngân hàng: Làm nhiệm vụ theo dõi các nghiệp vụ giao dịch của xí
nghiệp với ngân hàng qua giấy báo nợ, có.
- Kế toán chi phí: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất của tất cả các phân xởng sản xuất.
- Kế toán tiền mặt và thanh tóan: Có nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụ thu chi tiền mặt căn cứ vào Phiếu thu, Phiếu chi và mở sổ theo dõi thanh toán các khoản phải thu, phải trả của đơn vị.
- Thủ qũy làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt và quản lý tiền mặt của tòan xí nghiệp. - Kế toán tổng hợp và hàng tồn kho: Theo dõi hàng tồn kho của đơn vị và nhận
số liệu từ các kế toán phần hành chuyển tới để tổng hợp, phân bổ chi phí, tính giá thành sản phẩm và làm các công việc ghi chép tổng hợp số liệu kế toán. Hình thức sổ kế toán mà đơn vị áp dụng là hình thức Nhật ký chứng từ. ( xem sơ đồ 7)
Hàng tồn kho tại xí nghiệp đợc hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Nguyên tắc nhất quá đợc áp dụng trong chính sách kế toán tại xí nghiệp, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ đợc xác định theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc.
Sơ đồ 7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ của xí nghiệp Hóa Chất Mỏ Quảng Ninh
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Nhật ký chứng từ
Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp
chi tiết Bảng kê
Báo cáo tài chính
Phạm Thanh Quang - Lớp: KT40B Luận Văn Tốt Nghiệp
Ghi chú:
Là một trong những xí nghiệp sản xuất nên khối lợng hàng tồn kho tơng đối lớn, đa dạng về chủng loại bao gồm: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm. Với khối lợng nh vậy, đòi hỏi phải có kho tàng đầy đủ và thực hiện đồng bộ nhiều biện pháp quản lý ở tất cả các khâu nh thu mua, bảo quan, xuất kho... thì mới đảm bảo cung cấp đầy đủ và đúng chất lợng vật liệu cho sản xuất. Để theo dõi nhập - xuất - tồn kho, kế toán xí nghiệp sử dụng phơng pháp sổ số d.
Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho của xí nghiệp. * Hạch toán chi tiết.
Tại kho phản ánh nhập xuất của từng loại hàng tồn kho theo chỉ tiêu số lợng. Mỗi loại hàng tồn kho đợc ghi trên một thẻ kho. Thủ kho sắp xếp thẻ kho theo mã, chủng loại và nhóm. Khi đợc nhận các chứng từ kế toán, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và đối chiếu số vật liệu thực tế trên chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất để ghi thẻ kho. Cuối cùng tính ra số tồn trên thẻ và chuyển chứng từ cho phòng kế toán (đã đợc sắp xếp theo từng khoản vật t, hàng hóa). Tại phòng kế toán tùy theo tính chất của từng kho, từng loại mặt hàng, định kỳ từ 3 đến 5 ngày, kế toán hàng tồn kho nhận chứng từ do thủ kho chuyển giao, kiểm tra lại việc phân loại chứng từ, tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ. Sau đó kế toán xác nhận ngay vào thẻ kho chứ không lập phiếu giao nhận chứng từ. Kế toán tiến hành định
: Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng. : Đối chiếu, kiểm tra. : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng. : Đối chiếu, kiểm tra.
Phạm Thanh Quang - Lớp: KT40B Luận Văn Tốt Nghiệp
khoản chứng từ nhập, xuất, phân loại riêng rồi tính giá trị vào các phiếu. Cuối tháng, kế toán kiểm tra lần nữa thẻ kho và các chứng từ kế toán sau đó trực tiếp ghi vào sổ số d cả cột khối lợng và thành tiền. Để phục vụ cho công tác kế toán có hiệu quả, tại xí nghiệp đã xây dựng một hệ thống danh điểm hàng tồn kho khá đầy đủ theo từng loại, nhóm, kho và có sổ tổng hợp nhập, xuất vật t, hàng hóa.
* Hạch toán tổng hợp.
Song song với công tác hạch toán chi tiết hàng tồn kho, kế toán tổng hợp ghi chép, phản ánh các chỉ tiêu giá trị trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp. Các tài khoản sử dụng tại xí nghiệp theo quyết định 114TC/QĐ/CĐK ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính và xí nghiệp không mở thêm tài khoản nào khác. Các sổ sử dụng: NKCT số 1,2,5,..., bảng phân bổ, bảng kê tính giá, sổ chi tiết, sổ các tài khoản.
Các loại hàng tồn kho tại xí nghiệp bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm (các loại vật liệu nổ Aufo thờng, Aufo chịu nớc, Zecno, Ah1)
Phạm Thanh Quang - Lớp: KT40B Luận Văn Tốt Nghiệp