Bên cạnh việc xác định doanh thu thuần, giá vốn hàng bán kế toán cần phải xác định chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp (QLDN) thực tế phát sinh và phân bổ hợp lý cho hàng tiêu thụ trong kỳ. Tại Công ty Dệt 19-5 Hà Nội, để hạch toán kết quả tiêu thụ Công ty sử dụng một số TK sau:
- TK 641-Chi phí bán hàng - TK 642- Chi phí QLDN
- TK 911-Xác định kết quả kinh doanh - TK 421- Lãi, lỗ cha phân phối
Biểu số1 : Sổ cái TK 511 Năm 2002 Số d đầu kỳ Nợ Có Đơn vị : Đồng Ghi có TK khác ghi nợ TK này Tháng 1 ... Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 TK 911 4.833.191.448 5.946.233.911 5.166.440.894 TK 531 494.469.130 57.647.691 47.237.800 TK 532 9.850.350 Nợ 5.337.510.928 6.003.881.682 5.213.687.694 Có 5.337.510.928 6.003.881.682 5.213.687.694 Nợ Có 1. Hạch toán chi phí bán hàng.
ở Công ty Dệt 19-5 Hà Nội, chi phí bán hàng là chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ nh chi phí giao hàng, chi phí vận chuyển. Khoản chi phí này ở Công ty phát sinh ít do đó chi phí bán hàng đợc kết chuyển cho toàn bộ lợng hàng tiêu thụ trong kỳ.
Chi phí bán hàng không đợc theo dõi riêng trên một sổ chi tiết mà đợc theo dõi trên cùng sổ chi tiết chi phí bán hàng,chi phí QLDN do kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành lập.
Nội dung chi phí bán hàng ở Công ty bao gồm các khoản chi phí sau: - Chi phí nguyên vật liệu, bao bì.
- Chi phí vận chuyển cho khách hàng.
- Chi phí khác bằng tiền liên quan đến quá trình tiêu thụ.
Các khoản chi phí này đợc tập hợp từ bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ, nhật ký chứng từ (NKCT) số 1, NKCT số 2 và một số NKCT khác. Căn cứ vào đó cán bộ kế toán phụ trách tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm vào sổ chi tiết TK 641, TK 642 theo định khoản:
Nợ TK 641: 88.331.988 Có TK 111: 47.436.963 Có TK 1527: 500.000 Có TK 1532: 34.365.706 Có TK 155: 6.029.319
Cuối tháng cán bộ kế toán phụ trách tập hợp chi phí và tính giá thành sẽ tập hợp chi phí bán hàng từ Sổ chi tiết TK 641, TK 642 (biểu số 19) vào Bảng kê số 5 (biểu số 20) và chuyển cho kế toán tiêu thụ. Kế toán tiêu thụ căn cứ vào bảng kê số 5 dòng tổng phát sinh chi phí bán hàng để ghi vào cột có TK 641,nợ TK 911 trên NKCT số 8.
Đối với chi phí bán hàng, các khoản chi phí liên quan đến loại thành phẩm nào đợc trực tiếp tập hợp vào chi phí bán hàng của loại thành phẩm đó nên không cần có tiêu thức phân bổ.
2. Hạch toán chi phí QLDN
Trong quá trình sản xuất kinh doanh ở Công ty đã phát sinh các khoản chi phí gồm chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính và các chi phí chung khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
Nội dung chi phí QLDN của Công ty bao gồm: - Chi phí nhân viên quản lý - TK 6421
- Chi phí vật liệu quản lý - TK 6422 - Chi phí đồ dùng văn phòng - TK 6423
- Chi phí khấu hao TSCĐ hữu hình - TK 6424
- Thuế, phí, lệ phí(thuế môn bài, thuế đất, thu trên vốn, thuế khác) - TK 6425
- Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6427 - Chi phí khác bằng tiền - TK 6428
Chi phí QLDN đợc tập hợp từ bảng phân bổ tiền lơng, bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, NKCT số 1, NKCT số 2 và các NKCT khác có liên quan sau đó vào sổ chi tiết TK 641, TK 642 theo định khoản:
- Chi phí nhân viên quản lý tập hợp từ bảng phân bổ tiền lơng: Nợ TK 6421: 276.598.957
Có TK 334: 265.879.462 Có TK 338: 10.719.495
- Chi phí vật liệu quản lý tập hợp từ bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
Nợ TK 6422: 5.811.053 Có TK 1522: 235.403
Có TK 1523: 5.394.870 Có TK 1524: 180.780
- Chi phí công cụ dụng cụ tập hợp từ bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
Nợ TK 6423: 4.704.103 Có TK 1531: 4.704.103
- Chi phí khấu hao TSCĐ tập hợp từ bảng phân bổ khấu hao: Nợ TK 6424: 10.095.000 Có TK 2141: 10.095.000 - Thuế, phí, lệ phí tập hợp từ nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2: Nợ TK 6425: 7.699.889 Có TK 111: 3.492.533 Có TK 112: 4.207.356
- Chi phí dịch vụ mua ngoài tập hợp từ nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2:
Nợ TK 6427: 9.811.590 Có TK 111: 1.795.345 Có TK 112: 8.015.145
- Đối với nghiệp vụ trích trớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thuộc văn phòng công ty kế toán định khoản:
Nợ TK 6427: 8.424.000 Có TK 335 : 8.424.000
- Chi phí khác bằng tiền tập hợp từ NKCT số 1, NKCT số 2 ,bảng thanh toán tạm ứng ... Nợ TK 6428: 81.068.591 Có TK 111: 20.889.557 Có TK 112: 58.142.100 Có TK 141: 1.886.934 Có TK 331: 150.000
- Đối với nghiệp vụ xuất thành phẩm trực tiếp từ phân xởng sản xuất phục vụ cho hội nghị tiếp khách kế toán định khoản:
Nợ TK 6428: 7.540.950 Có TK 154: 7.540.950
Cuối tháng từ sổ chi tiết TK 641, TK 642, kế toán tập hợp chi phí QLDN vào bảng kê số 5, kế toán tiêu thụ căn cứ vào dòng tổng phát sinh chi phí QLDN và căn cứ vào cách phân bổ chi phí QLDN cho hàng tiêu thụ trong kỳ để ghi vào cột ghi có TK 642, nợ TK 911 trên NKCT số 8.
Trong tổng số 411.753.033 đồng chi phí QLDN phát sinh trong kỳ có một khoản tiền điện doanh nghiệp nhận lại từ Nhà máy điện Thanh trì kế toán ghi giảm chi phí QLDN nh sau:
Nợ TK 111: 5.564.411 Có TK 6428: 5.564.411
Trớc kia do cha cập nhật chế độ kế toán nên nghiệp vụ lãi tiền vay kế toán định khoản:
Nợ TK 642
Có TK 111, 112
Nay, khi chế độ kế toán cập nhật, kế toán ghi bút toán đảo để giảm chi phí QLDN và đảm bảo đúng chế độ:
Nợ TK 811: 254.678.830 Có TK 6421: 153.633.700 Có TK 6427: 18.000.000 Có TK 6428: 83.045.130
Vì chi phí QLDN của Công ty phát sinh nhiều nên Công ty tiến hành phân bổ một phần vào chi phí QLDN cho hàng tiêu thụ trong kỳ và phần còn lại kết
chuyển vào TK 1422-Chi phí chờ kết chuyển. Việc phân bổ chi phí QLDN vào TK 1422 là tuỳ thuộc vào kinh nghiệm của kế toán. Trong tháng 11/2002 kế toán tiến hành phân bổ vào TK 1422: 100.000.000 đồng còn lại 51.509.792 đồng đợc phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ (trong đó có cả hàng hoá)
Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ.
Để phản ánh toàn bộ quá trình nhập, xuất, tồn thành phẩm, quá trình bán hàng, phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản chi phí liên quan trên cơ sở đó tính ra kết quả tiêu thụ kế toán lập NKCT số 8 (biểu số 21).
NKCT số 8 đợc mở hàng tháng phản ánh số phát sinh bên có của các TK 155, TK156,TK 1527,TK 131(1311,1312),TK 511(5112,5113),TK 531,TK 532,TK 632, TK 641,TK 642,TK 711,TK 721,TK 811,TK 821,TK 911,TK 4212. * Cơ sở để lập NKCT số 8:
- Căn cứ vào bảng kê số 9 để vào bên có TK 155, nợ TK 632 (phần xuất bán). - Căn cứ vào sổ tính giá thành (sản phẩm may) để ghi vào bên nợ TK 621,TK 627 có TK 155.
- Căn cứ vào bảng kê số 5 kế toán ghi có TK 155, nợ TK 641,TK 642.
- Căn cứ vào bảng kê số 11 dòng tổng cộng kế toán ghi có TK 1311,TK 1312, ghi nợ TK 111,TK 112,TK 531,TK 3331.
- Căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng để ghi có TK 5112, TK 5113, nợ TK 131,TK 111, TK112.
Phần còn lại trên NKCT số 8 phản ánh các bút toán kết chuyển doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí QLDN và kết chuyển lỗ, lãi.
Từ NKCT số 8 và các sổ chi tiết, các bảng kê kế toán mở sổ cái để hạch toán tổng hợp cho tất cả các TK theo phát sinh bên nợ, mỗi TK đợc theo dõi riêng trên một sổ cái. Sổ cái TK 911(biểu số 22), Sổ cái TK 4212 (biểu số 23).
Lợi = Tổng doanh _ Các khoản giảm _ Giá vốn _ Chi phí bán hàng và tức thu trừ doanh thu hàng bán chi phí QLDN và nh vậy kết quả tiêu thụ của công ty sẽ là:
= 6.000.154.490 - 57.647.691 - 5.276.752.124 - 88.331.988 - 50.391.792 = 207.135.270
Tuy nhật ký chứng từ số 8(biểu số 21) phản ánh kết quả của tất cả các hoạt động nhng trong giới hạn bài viết này em chỉ xem xét tới kết quả của hoạt động tiêu thụ.Với những số liệu ở trên, có thể tính đợc kết quả hoạt động tiêu thụ theo công thức:
Phần III
Hoàn thiện kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty
Dệt19-5 Hà Nội I. nhận xét đánh giá chung
1. Ưu điểm:
Công ty Dệt 19-5 Hà Nội là một doanh nghiệp có bề dày truyền thống hơn 43 năm hoạt động sản xuất kinh doanh trong ngành dệt may Việt Nam. Qua chặng đờng dài vừa xây dựng, vừa phát triển , Công ty Dệt 19-5 Hà Nội đã trởng thành và lớn mạnh không ngừng cả về cơ sở vật chất kỹ thuật, quy mô năng lực cũng nh hiệu quả sản xuất kinh doanh. Để có đợc thành quả nh hôm nay Công ty đã trải qua một thời kỳ dài đánh dấu chặng đờng đầy khó khăn gian khổ trong quá trình xây dựng, trởng thành, phát triển và tự khẳng định mình trong ngày dệt may Việt Nam và trong nền kinh tế quốc dân.
Cùng với sự lớn mạnh của Công ty công tác quản lý nói chung cũng nh công tác kế toán nói riêng đã không ngừng đợc củng cố và hoàn thiện đáp ứng kịp thời các yêu cầu về quản lý và hạch toán. Công ty đã xây dựng đợc bộ máy quản lý rất gọn nhẹ với những cán bộ có trình độ nghiệp vụ vững vàng, có tinh thần trách nhiệm cao. Bên cạnh đó bộ máy kế toán khoa học hợp lý với những nhân viên có trình độ đại học, nhiệt tình, trung thực, sáng tạo trong nghề, lại đợc phân công, phân nhiệm rõ ràng theo từng phần hành kế toán phù hợp với năng lực và kinh nghiệm làm việc góp phần đắc lực vào công tác kế toán và quản lý kinh tế của Công ty. Do có sự phân công trách nhiệm rõ ràng trong công tác kế toán nên đã tạo ra sự chuyên môn hoá, vì vậy các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ đơn giản nh phản ánh những nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày đến việc lập báo cáo quyết toán đều đợc tiến hành một cách nhanh chóng, chính xác.
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, phòng tài chính kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán của Công ty, ở các Xí nghiệp thành viên chỉ bố trí các kế toán phân xởng làm nhiệm vụ ghi chép ban đầu, thu thập số liệu gửi về phòng kế toán tài chính. Do đó công tác tài chính kế toán của Công ty đã phản ánh và cung cấp thông tin chính xác kịp thời về tình hình biến động doanh
thu, chi phí của từng hoạt động kinh doanh, của từng Xí nghiệp thành viên, giúp cho lãnh đạo Công ty có những quyết định đúng đắn, kịp thời trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh.
Là doanh nghiệp có quy mô vừa, chủng loại sản phẩm đa dạng, các nghiệp vụ phát sinh nhiều đòi hỏi yêu cầu và trình độ quản lý của nhân viên kế toán cao nên Công ty đã lựa chọn hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ. Hình thức này phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, nó kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế, hơn nữa nó kết hợp chặt chẽ giữa việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và cùng một quá trình ghi chép. Bên cạnh đó, Công ty sử dụng hệ thống TK theo quyết định 1141 ngày 1/11/1995, phân chia các TK cấp 2,3 để quản lý và theo dõi chi tiết, tổng hợp từng hoạt động kinh doanh cho từng Xí nghiệp nói riêng và Công ty nói chung. Hệ thống chứng từ của Công ty đợc lập rất đầy đủ, thông tin phù hợp với chế độ kế toán đã ban hành và các thông tin này phục vụ thiết thực cho công tác kiểm tra và ghi số kế toán.
Trong một chừng mực nhất định, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm là công cụ sắc bén để đánh giá thực trạng tài chính, tình hình hoạt động sản xuất và kết quả kinh doanh của Công ty. Việc tổ chức hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm đã đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, nhiệm vụ và ph- ơng pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế liên quan. Kế toán đã phản ánh trung thực số liệu, ghi chép sổ rõ ràng các nghiệp vụ có liên quan đến thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý của Công ty đặt ra.
Để hạch toán trung thực tình hình nhập, xuất, tình hình tiêu thụ thành phẩm kế toán đã sử dụng đầy đủ các chứng từ liên quan đến nhập, xuất thành phẩm , bán hàng, thanh toán với khách hàng. Những hoá đơn chứng từ này đều phù hợp với biểu mẫu do bộ tài chính quy định. Đồng thời để phản ánh quá trình tiêu thụ thành phẩm kế toán đã mở sổ và ghi chép trên các sổ phù hợp và phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh. Công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm đã góp phần bảo đảm, quản lý chặt chẽ tài sản của Công ty trong lĩnh vực lu thông và đảm bảo sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả.
2. Những tồn tại.
* Về cách tính giá thành phẩm:
Về nguyên tắc, thành phẩm phải đợc theo dõi phản ánh một cách thờng xuyên sự biến động cả về số lợng và giá trị. Tại công ty Dệt 19 -5 Hà Nội, thành phẩm nhập kho đợc tính theo giá thành công xởng thực tế, thành phẩm xuất kho đợc đánh giá theo giá đơn vị bình quân gia quyền. Song giá thành công xởng thực tế và giá đơn vị bình quân chỉ đợc xác định vào cuối tháng trong khi đó các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn diễn ra hằng ngày đòi hỏi kế toán phải ghi chép theo dõi thờng xuyên. Vì vậy sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất thành phẩm chỉ theo dõi đợc về mặt lợng còn không phản ánh đợc trị giá thành phẩm nhập kho, xuất kho và tồn kho.
* Về hạch toán chi tiết thành phẩm:
Công ty Dệt 19-5 Hà Nội sử dụng phơng pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết thành phẩm. Vì vậy nó có sự trùng lặp giữa kho và phòng kế toán theo chỉ tiêu số lợng làm tăng khối lợng ghi chép của kế toán.
* Về việc xác định doanh thu bán hàng:
Do đơn vị sử dụng giá bán động nên trong thực tế có những trờng hợp Công ty thay đổi giá bán vào thời điểm cuối tháng, ghi theo giá tạm tính nhng khách hàng cha chấp nhận và không phản hồi ngay trong tháng nên Công ty đã hạch toán vào doanh thu và kê khai thuế GTGT đầu ra trong tháng. Việc giải quyết phần chênh lệch giá là rất khó khăn không thể huỷ hoá đơn bán hàng vì đã kê khai thuế, đồng thời cũng không hạch toán vào khoản giảm giá đợc vì không phải do chất lợng. Thờng Công ty hạch toán vào hàng bán bị trả lại. Do vậy TK 531- hàng bán bị trả lại sử dụng ở Công ty không phản ánh đúng thực chất nội dung của nó.
* Về việc hạch toán tổng hợp tiêu thụ thành phẩm:
Để hạch toán tổng hợp thành phẩm cuối tháng kế toán lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho thành phẩm (bảng kê số 8). Phần xuất thành phẩm, ngoài việc xuất để bán, kế toán hạch toán một số trờng hợp xuất khác (xuất giới thiệu sản phẩm, xuất phục vụ cho hội nghị tiếp khách).
-Khi xuất kho thành phẩm đi giới thiệu sản phẩm kế toán ghi Nợ TK 641
Có TK 155
-Và khi xuất thành phẩm trực tiếp từ phân xởng phục vụ hội nghị tiếp khách kế toán ghi: