II. Tổ chức hạch toán thành phẩ mở Công tyDệt 19-5Hà nội:
3.Chứng từ kế toán và thủ tục nhập,xuất thành phẩm
Để thực hiện tốt nhiệm vụ của kế toán và để thực hiện chính xác, kịp thời việc hạch toán luân chuyển vốn, bảo vệ tài sản của Công ty thì quá trình nhập - xuất thành phẩm đều phải có chứng từ ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác. Những chứng từ này cung cấp số liệu cho công tác kế toán thành phẩm, là căn cứ hợp pháp để tiến hành việc hạch toán thành phẩm và đảm bảo sự chính xác về số liệu mà kế toán tiến hành xử lý, cung cấp.
Hiện nay cách lập và luân chuyển chứng từ nhập - xuất thành phẩm ở Công ty đợc thực hiện nh sau:
61 Giá thực tế xuất kho
+ Nhập kho thành phẩm:
Các bộ phận, phân xởng sản xuất làm xong sản phẩm thì trớc khi nhập kho phải đa qua bộ phận KCS để kiểm tra chất lợng sản phẩm, xác nhận phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật quy định thì tiến hành nhập kho thành phẩm.
Mỗi khi có thành phẩm nhập kho thì phòng sản xuất kinh doanh tiến hành lập " phiếu nhập kho" làm 3 liên.
Liên 1: Lu lại phòng sản xuất kinh doanh. Liên 2: Giao cho thống kê phân xởng lu.
Liên 3: Giao cho thủ kho để thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển đến cho phòng kế toán- tài chính làm căn cứ ghi sổ.
“Phiếu nhập kho thành phẩm” chỉ ghi số lợng theo từng loại, thứ thành phẩm. Số lợng này là căn cứ để hạch toán giá thành thành phẩm của Công ty (Biểu số 04).
+ Xuất kho thành phẩm:
Thành phẩm của Công ty chủ yếu đợc xuất dùng phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng và sản xuất xã hội. Mỗi khi có nhu cầu xuất kho thành phẩm phòng kinh doanh phải viết " Hoá đơn GTGT"," Phiếu xuất kho" cho trờng hợp xuất bán, viết " Hoá đơn xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ" cho trờng hợp xuất thành phẩm đem đi triển lãm giới thiệu sản phẩm, "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” cho trờng hợp tiếp tục gia công chế biến.
Ví dụ: Biểu số 5 là phiếu xuất kho thành phẩm vải bạt cho bộ phận may để may
bán
- Phiếu xuất kho và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đợc lập thành 3 liên.
Liên 1: Lu lại phòng kinh doanh. Liên 2: Đơn vị nhận lu.
Liên 3: Ngời nhận hàng mang xuống kho để nhận, thủ kho sau khi giao hàng ký nhận vào hoá đơn chứng từ rồi ghi thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán - tài chính.
ở Công ty có một số thành phẩm sản xuất ra dới dạng vải mộc (Vải cha qua tẩy nhuộm) nhng theo yêu cầu của các đơn vị đặt hàng hoặc yêu cầu thành phẩm của Công ty là phải xuất bán, giao thành phẩm đã qua tẩy nhuộm. Do đó, khi xuất vải đem đi tẩy nhuộm thì Công ty sử dụng " Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ" (Biểu số 06).
Biểu số 06: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Đơn vị: Cty Dệt 19-5 Hà nội Phiếu xuất kho Mẫu số03-VT Địa chỉ: 203NgHuy Tởng- HBT- HN QĐ số 1141 TC /QĐCĐKT
Ngày 4/ 12/ 2002 Ngày1.11.1995củaBTC Căn cứ vào lệnh điều động số... ngày... thàng... năm... Số: 127
Của... về việc: Chở vải
Họ tên ngời vận chuyển: Anh Hùng Hợp đồng số112 Phợng tiện vận chuyển: Ôtô
Xuất tại kho: TPI. Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm Số lợng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Vải 34230 K 173 M 345,0 345,0 Cộng 345,0 345,0
Xuất ngày 4 thàng 12 năm 2002 Nhập ngày 19 tháng 11 năm 2002
Ngời lập phiếu Thủ kho xuất Ngời vận chuyển Thủ kho nhập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Khi xuất kho thành phẩm để bán ra ngoài, khách hàng có nhu cầu vào phòng kinh doanh để thoả thuận và viết hoá đơn GTGT(Biểu số 07).
Hoá đơn GTGT vừa là hoá đơn bán hàng, vừa là phiếu xuất kho khi bán hàng, là căn cứ để đơn vị hạch toán doanh thu, thuế GTGT đầu ra; ngời mua làm chứng từ đi đờng, ghi sổ kế toán.
Có thể khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ nhập và xuất thành phẩm qua sơ đồ 25, 26, 27.
Sơ đồ 25: Sơ đồ luân chuyển phiếu nhập kho thành phẩm
Sơ đồ 26: Sơ đồ luân chuyển phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4. Hạch toán chi tiết thành phẩm.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý thành phẩm và tổ chức theo dõi tình hình tăng, giảm thành phẩm, Công ty Dệt 19-5 Hà Nội đã tiến hành hạch toán chi tiết thành phẩm theo phơng pháp thẻ song song. Việc hạch toán chi tiết đợc thực hiện đồng thời ở cả ba bộ phận. Trình tự hạch toán nh sau:
Phiếu nhập kho thành phẩm
Thống kê phân xưởng
(liên 2)
Phòng SXKD
(liên 1) Thủ kho (liên 3) Kế toán thành phẩm
Phiếu xuất kho thành phẩm
Người nhận (liên 2) Phòng SXKD (liên 1) Thủ kho (liên 3) Kế toán thành phẩm Hoá đơn GTGT Khách hàng
(liên 2) Phòng SXKD (liên 1) Kế toán thành phẩm
+ ở kho: Để đảm bảo chất lợng và số lợng từng loại thành phẩm, thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết thành phẩm nhập, xuất, tồn và bảo quản thành phẩm trong kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thủ kho mở thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm theo chỉ tiêu số lợng. Thẻ kho đợc mở hàng tháng và mở chi tiết cho từng loại thành phẩm, định kỳ thủ kho tiến hành cộng thẻ kho, tính số tồn kho của từng loại thành phẩm rồi đối chiếu với phòng kế toán và phòng sản xuất kinh doanh. Thẻ kho đợc lập tại kho theo biểu số 08.
Biểu số 08: Thẻ kho thẻ kho
Ngày lập thẻ: 02/11/2000
Tên sản phẩm: Vải màu 01928K20 Đơn vị tính: Kg Mã số:K 117 Stt Chứng từ Ngày nhập Số lợng SH NT Nhập Xuất Tồn 1 Tồn đầutháng 7.206,2 2 12 2/12 Nhập từ sx 2/12 4.318 11.524,2 3 000837 3/12 XuấtbánGiày ThuỵKhuê 3/12 4.313 7.211,2 4 13 5/12 Nhập từ sx 5/12 31.852,2 39.063,4 5 000838 5/12 Xuất bán Giày Thợng Đình 5/12 2470 36.593,4 6 000844 9/12 Xuất bán cho Công ty Giày Thuỵ Khuê 9/12 2.996,3 33.597,1 Cộng 10.1103,6 76.784,8 31.525
+ ở phòng kế toán: Khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho thành phẩm kế toán tiến hành phân loại chứng từ, ghi đơn giá tính thành tiền sau đó ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn thành phẩm vào sổ kho thành phẩm(biểu số 09). Sổ kho thành phẩm đợc mở riêng cho từng kho thành phẩm và mở cho từng loại, thứ thành phẩm, mỗi trang sổ là một thứ thành phẩm. Sổ kho có kết cấu giống thẻ
kho nhng không chỉ theo dõi về mặt số lợng mà còn theo dõi về mặt giá trị. Cuối tháng kế toán tiến hành cộng sổ kho thành phẩm và đối chiếu với thủ kho và phòng sản xuất kinh doanh.
+ ở phòng kinh doanh: Lu trữ tất cả các phiếu liên quan và lập sổ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm,đến cuối tháng đối chiếu với thủ kho và phòng tài chính kế toán.
Biểu số 09: Sổ kho thành phẩm Sổ kho thành phẩm
Kho thành phẩm:TP II
Loại thành phẩm: Vải fin màu Tháng 12/2002
Stt Chứng từSH NT Diễn giải SLNhập(Kg) TT(đồng) XuấtSL(Kg) TT(đồng) TồnSL(Kg) TT(đồng)
1 Tồn đầu tháng 7.206,2 286.737.306 2 12 2/12 Nhập từ Sản xuất 4.318 11.524,2 3 000837 3/12 Xuất bán Giày thuỵ khuê 4.313 7.211,2 4 13 5/12 Nhập từ Sản xuất 31.852,2 39.063,4 5 000838 5/12 Xuất bán 2.470 36.593,4 000844 11/12 .Xuất bán GiàyThuỵ Khuê 2.996,3 33.597,1 ... ... ... Cộng 101.103,6 4.337.570.779 76.784,8 3.278.41.90 5 31.525 1.345.966.180
Hiện nay phòng kinh doanh đã đợc trang bị máy vi tính riêng do đó toàn bộ thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày có thể biết đợc một cách chính xác. Khi có khách hàng đến mua, căn cứ vào số tồn từng loại lập kế hoạch bán hàng phù hợp.