II. KIỂM TOÁN CÁC KHOẢN DỰ PHÒNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY AASC THỰC HIỆN
2.1.1 Tiếp cận khách hàng
Tiếp cận khách hàng là một công việc rất quan trọng không chỉ trong lĩnh vực kiểm toán mà còn trong các lĩnh vực khác của Công ty. Do vậy, để thực hiện được phương châm hoạt động của mình là luôn đảm bảo chất lượng dịch vụ trên mọi lĩnh vực, Công ty AASC đã làm tốt ngay từ khâu tiếp cận với khách hàng.
Công việc này không những giúp Công ty mở rộng được thị trường, nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn đảm bảo cho Công ty thu thập được những thông tin cơ sở về khách hàng, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho sự thành công của Công ty trong lĩnh vực kiểm toán.
Thông thường Công ty luôn phải chủ động tìm tới khách hàng. Hàng năm, căn cứ vào dự kiến nhu cầu dịch vụ, Công ty sẽ gửi Thư chào hàng đến những khách hàng mới. Thư chào hàng là bức thông điệp giới thiệu về uy tín chất lượng dịch vụ của AASC, đồng thời có giới thiệu về giá phí kiểm toán do Công ty đặt ra.(có mẫu Phụ lục kèm theo - Phụ lục 1).
Sau khi nhận được Thư chào hàng, căn cứ vào những yêu cầu của khách hàng, nếu khách hàng đồng ý thì họ sẽ phát hành Thư mời kiểm toán. Thư mời kiểm toán được gửi trực tiếp tới Ban lãnh đạo Công ty, có thể bằng văn bản hoặc bằng miệng. Khi nhận được thư mời kiểm toán, đồng thời xét các điều kiện có
thể chấp nhận kiểm toán, AASC tiếp xúc, gặp gỡ Ban Giám đốc Công ty khách hàng để trao đổi và thỏa thuận tiến tới ký kết Hợp đồng kiểm toán. Hợp đồng kiểm toán là một căn cứ pháp lý để AASC và khách hàng có được những điều kiện ràng buộc nhằm thực hiện tốt các công việc trong suốt quá trình kiểm toán. Hợp đồng kiểm toán cũng ghi rõ mức phí kiểm toán đối với Công ty khách hàng và phương thức thanh toán đối với AASC. Giá phí kiểm toán do AASC đưa ra được tính toán trên cơ sở thời gian tiến hành cuộc kiểm toán, mức độ phức tạp của công việc, trình độ kiểm toán viên và các dịch vụ mà AASC sẽ cung cấp bổ sung.
Sau khi ký kết Hợp đồng kiểm toán, Công ty AASC tiến hành thu thập thông tin cơ sở về khách hàng của mình:
Với những khách hàng mới, AASC sẽ cử kiểm toán viên thu thập những thông tin khái quát về tình hình sản xuất kinh doanh, những yêu cầu từ phía khách hàng đối với dịch vụ kiểm toán. Từ đó, AASC sẽ lên kế hoạch kiểm toán.
Với những khách hàng cũ tiếp tục tín nhiệm mời AASC kiểm toán thì đại diện lãnh đạo của hai bên trực tiếp gặp gỡ để trao đổi và thoả thuận. Trong trường hợp này Công ty sẽ giảm bớt các công việc trong khâu tiếp cận khách hàng, chỉ cần cập nhật những thông tin mới, có sự thay đổi lớn của khách hàng.
Thông thường, đối với các khách hàng quen thuộc, nhằm giảm bớt những bận rộn trong công việc vào mùa kiểm toán, AASC thường yêu cầu được kiểm toán Công ty khách hàng trong 2 đợt: 6 (hoặc 9) tháng đầu năm và 6 (hoặc 3) tháng cuối năm. Vì vậy công việc của AASC sẽ được trải đều trong năm.
Trong bài viết của mình, Em chọn một Công ty ABC đã được Công ty AASC kiểm toán năm 2002 làm ví dụ minh hoạ cho tình hình thực tiễn kiểm toán tại AASC:
Công ty ABC được kiểm toán vào hai lần trong năm: 9 tháng đầu năm và 3 tháng cuối năm.
Việc thu thập thông tin cơ sở về khách hàng được tiến hành gồm các công việc sau:
2.1.2 Tìm hiểu hoạt động kinh doanh và thu thập thông tin pháp lý của khách hàng
Tìm hiểu hoạt động kinh doanh và thu thập thông tin pháp lý của khách hàng có một vai trò lớn trong nhiệm vụ kiểm toán. Đây là công việc đầu tiên trong quy trình kiểm toán Báo cáo tài chính của Công ty AASC, nó giúp cho Công ty có được những thông tin cơ sở về lĩnh vực kinh doanh, về quá trình hình thành phát triển của Công ty khách hàng, về công tác tổ chức sản xuất, tiêu thụ, cũng như tình hình sử dụng và bảo quản vốn… Việc thu thập thông tin này ở mỗi Công ty khác nhau là khác nhau.
Để thu thập thông tin về tình hình kinh doanh, KTV có thể thực hiện phương pháp phỏng vấn Ban giám đốc và thu thập tài liệu cần thiết tại Công ty khách hàng, hoặc có thể trực tiếp tham quan nhà xưởng, hoặc xem xét hồ sơ kiểm toán đã được kiểm toán bởi Công ty kiểm toán khác, hay thu thập thông tin qua các bên hữu quan… Ngoài ra các Giấy phép thành lập, Điều lệ Công ty, các Biên bản họp Hội đồng quản trị, các văn bản Luật, chế độ chính sách của Nhà nước có liên quan… cũng sẽ được KTV thu thập. Kiểm toán viên ghi các thông tin này vào giấy làm việc và lưu vào hồ sơ kiểm toán các văn bản hoặc sao chụp lại các văn bản cần thiết. Ngoài ra, đối với những khách hàng hoạt động trong lĩnh vực mới, có rủi ro kinh doanh cao, thì nhóm kiểm toán còn tham khảo ý kiến của các chuyên gia để có được những hiểu biết cặn kẽ hơn.
Với các khách hàng thường xuyên như Công ty ABC thì những thông tin về hoạt động kinh doanh chủ yếu được lấy từ Hồ sơ kiểm toán thường niên. Những thay đổi được cập nhật trong quá trình thu thập các thông tin chung và được Ban quản lý của khách hàng cung cấp tại buổi thảo luận với đại diện của
AASC. Sau đây là minh họa cho bước tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của khách hàng:
Công ty ABC:
Quá trình hình thành và phát triển
Công ty ABC là một doanh nghiệp Nhà nước, được thành lập theo Quyết định 302/QĐ/TCCB/ ngày 19/03/1993 của Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện. Đến 1996, Công ty được thành lập lại theo Quyết định 427/TCCB ngày 09/09/1996 trực thuộc Tổng công ty Bưu chính Viễn thông.
Ngành nghề kinh doanh
Sản xuất các thiết bị máy móc, linh kiện kỹ thuật chuyên ngành Bưu chính viễn thông (BCVT), các sản phẩm điện, điện tử, tin học, cơ khí và các mặt hàng khác.
Sản xuất kinh doanh ống nhựa, các sản phẩm khác chế biến từ nhựa. Lắp đặt, bảo hành, bảo trì, sửa chữa các thiết bị BCVT, điện, điện tử, tin học.
Cung ứng dịch vụ kỹ thuật, tư vấn kỹ thuật BCVT, điện, điện tử, tin học.
Xuất nhập khẩu máy móc, thiết bị, vật tư chuyên ngành BCVT và các nguyên vật liệu khác để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh…
Thị trường và cạnh tranh:
Khách hàng chính của Công ty ABC là các Bưu điện, các đơn vị kinh doanh liên quan đến ngành Bưu chính Viễn thông và một số khách hàng là các Công ty nằm trong các khu chế xuất của Việt Nam.
Trên thị trường hiện nay cũng có một số nhà sản xuất và cung cấp các sản phẩm cùng loại đặc biệt là các hàng nhái rẻ tiền của Trung Quốc đã làm ảnh
hưởng không nhỏ tới việc tiêu thụ sản phẩm. Tuy vậy, nhìn chung hoạt động của Công ty còn rất ổn định, thị phần của Công ty là đáng kể và có khả năng duy trì sản xuất, cung cấp sản phẩm ra thị trường ở mức độ cao.
Địa bàn hoạt động:
Trụ sở chính của Công ty ABC đặt tại @ Trần Phú - Hà Nội, ngoài ra Công ty còn có các chi nhánh hoạt động ở nhiều nơi trên đất nước:
Chi nhánh 1: Chi nhánh Miền Bắc. Chi nhánh 2: Chi nhánh Miền Trung. Chi nhánh 2: Chi nhánh Miền Nam. Phân xưởng PVC mềm.
Cơ sở Thượng Đình. Trung tâm bảo hành.
Về tình hình tài sản và nguồn vốn
Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty được thể hiện trên hai Báo cáo tài chính gồm Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh ( Mẫu phụ lục 2).
Đặc điểm tình hình kinh doanh và những biến động trong công
nghệ sản xuất
Năm 2002 Công ty tiếp tục duy trì sản xuất và tiêu thụ. Trong năm, việc tiêu thụ tăng đột biến ở các tỉnh phía Nam.
Đầu tư những dây chuyền sản xuất đồng bộ và hiện đại. Thay đổi nhà cung cấp: hầu như không có sự thay đổi nào. Mở rộng hình thức : bán trực tiếp, xuất khẩu…