Sổ kế toỏn chi tiết
2.2.2.1 Thủ tục nhập kho:
* Trường hợp nhập vật liệu, cụng cụ dụng cụ từ nguồn mua ngoài:
Theo chế độ kế toỏn quy định, tất cả cỏc loại vật liệu, cụng cụ dụng cụ về đến đơn vị đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho.
Khi vật liệu, cụng cụ dụng cụ được chuyển đến đơn vị, người đi nhận hàng (nhõn viờn tiếp liệu) phải mang hoỏ đơn của bờn bỏn vật liệu, cụng cụ dụng cụ lờn phũng vật tư; trong hoỏ đơn đó ghi rừ cỏc chỉ tiờu: chủng loại, quy cỏch vật liệu, khối lượng vật liệu, đơn giỏ vật liệu, thành tiền, hỡnh thức thanh toỏn…
Căn cứ vào hoỏ đơn của đơn vị bỏn, phũng vật tư xem xột tớnh hợp lý của hoỏ đơn, nếu nội dung ghi trong hoỏ đơn phự hợp với hợp đồng đó ký, đỳng chủng loại, đủ số lượng, chất lượng đảm bảo… thỡ đồng ý nhập kho số vật liệu đú đồng thời nhập thành 2 liờn phiếu nhập kho:
- Một liờn giao cho người đó mua vật liệu để nhập vật liệu vào kho sau đú giao cho thủ kho, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho
- Một liờn ghim vào hoỏ đơn chuyển sang kế toỏn nhập vật liệu để thanh toỏn.
Toàn bộ chi phớ vận chuyển, bảo quản, chi phớ liờn quan đến vận chuyển vật tư, đơn vị thường dựng tiền mặt hoặc tiền gửi ngõn hàng để thanh toỏn, kế toỏn căn cứ vào chứng từ cụ thể tập hợp riờng vào khoản mục vật tư.
* Nhập do di chuyển nội bộ:
Căn cứ vào yờu cầu di chuyển kho của giỏm đốc, phũng vật tư, kế hoạch kỹ thuật, lập phiếu di chuyển nội bộ gồm 2 liờn. Người di chuyển mang 2 liờn đến thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho sau đú xuất hàng theo số thực xuất và ký nhận song song giữ lại một liờn để giao cho kế toỏn vật liệu, một liờn đưa cho người di chuyển mang đến kho nhập, thủ tục nhập hàng và ký nhận ở phần thực nhập rồi vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho nhập giao lại cho kế toỏn vật liệu kiểm tra và hạch toỏn tăng kho nhập, giảm kho xuất.
* Nhập kho do thuờ ngoài gia cụng chế biến:
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế theo số lượng và giỏ cả phũng vật tư, kế hoạch, kỹ thuật, lập phiếu nhập kho. Khi lập phiếu nhập kho phải thực hiện cựng kho cựng nhúm, cựng nguồn nhập, phải kiểm nghiệm trước khi nhập và lập biờn bản kiểm nghiệm mới được nhập kho. Cuối ngày kế toỏn vật liệu phải đối chiếu kế toỏn cụng nợ và đưa phiếu nhập kho cho kế toỏn cụng nợ làm bỏo cỏo kế toỏn.
VD: Ngày 15/10/2006 phỏt sinh nghiệp vụ nhập kho vật liệu dầu Diezel và xăng Mogas 92 của XN xăng dầu B12 như sau:
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01GTKT - 3LL Liờn 2 : Giao cho khỏch hàng Ký hiệu: AR2006T
Ngày 10/10/2006 Số: 00176 Đơn vị bỏn hàng : XN xăng dầu B12
Địa chỉ : P. Bói Chỏy _ Hạ Long _ QN Số TK: Điện thoại : MST: Họ tờn người mua hàng:
Đơn vị : Chi nhỏnh LICOGI QN
Địa chỉ: P. Hồng Hải _ Hạ Long _ QN Số TK:
Hỡnh thức thanh toỏn: Tiền mặt MST:
STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
01 Dầu Diezel Lớt 2 500 9 800 24 500 000
02 Mogas 92 Lớt 1 500 10 500 15 750 000
Cộng tiền hàng:
Thuế suất VAT: 10% Tiền thuế VAT: Tổng cộng tiền thanh toỏn:
40 250 0004 025 000 4 025 000 44 275 000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi bốn triệu hai trăm bảy mươi lăm ngàn đồng chẵn.
Thủ trưởng đơn vị Người mua hàng Kế toỏn trưởng
TỔNG CễNG TY LICOGI CHI NHÁNH QUẢNG NINH PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01 - VT Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng BTC Ngày 15 thỏng 10 năm 2006 Số ………….. Nợ: …….. Cú: …….. - Họ tờn người giao hàng: Hoàng Tuấn Anh
- Theo Hoỏ đơn số 00176 Ngày 10 thỏng 10 năm 2006 của XN xăng dầu B12 - Nhập tại kho:
STT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất vật tư Mó số Đơn vị tớnh Theo Số lượng Đơn giỏ Thành tiền chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Dầu Diezel Lớt 2 500 2 500 9 800 24 500 000 02 Mogas 92 Lớt 1 500 1 500 10 500 15 750 000 Cộng 40 250 000
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): ………... ……….
Nhập kho, ngày 15 thỏng 10 năm 2006