I. Đại diện đội XDCT số 9 Công ty xây dựng miền Tây.
344 31/12 Kết chuyển chiphí nhân công trực tiếp
quốc lộ 10 - Nam Định. 154 998 156 822 349 31/12 Kết chuyển chi phí nhân công công
trình B4 154 328 162 823
...
Cộng PS 3 302 894 725 3 302 894 725
Ngày 31 tháng 12 năm 2002
Ngời lập biểu Kế toán trởng Giám đốc
Biểu 2.10: Sổ cái tài khoản 622
Về hạch toán tổng hợp, có thể khái quát sơ đồ hạch toán chi phí nhân công trực tiếp theo sơ đồ sau:
(1) Tạm ứng tiền vốn (5) Kết chuyển số (4) Kết chuyển
tiền thực tế đã cấp chi phí NCTT cho các đội
tơng ứng với sản (3) Thanh toán (2) Chi phí
lợng thực hiện NCTT lơng cho CN
Sơ đồ 2.6 : Sơ đồ hạch toán chi phí nhân công trực tiếp.
2.3.4. Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công.
Máy và thiết bị thi công là một phần tài sản không thể thiếu đối với các doanh nghiệp xây lắp, là công cụ đắc lực cho thi công các công trình. Trong quá trình sản
TK 111,112 TK 1413 TK 336 TK 622 TK 154
TK 334
xuất kinh doanh, máy móc đóng vai trò quan trọng đối với tiến độ thi công công trình cũng nh chất lợng công trình. Máy móc phần lớn đợc sử dụng vào khâu thi công nền móng, rải thảm, thi công bề mặt và hoàn thiện công trình. Quá trình sử dụng máy móc cho thi công làm phát sinh rất nhiều chi phí nh: Chi phí nguyên, nhiên liệu chạy máy, trả lơng cho công nhân lái máy, chi phí khấu hao máy thi công và các chi phí khác phục vụ cho quá trình vận hành máy. Chính vì vậy, chi phí sản xuất đối với các doanh nghiệp xây lắp ngoài 3 khoản mục là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung còn có thêm khoản mục chi phí sử dụng máy thi công.
Công ty xây dựng miền Tây thi công các công trình theo phơng thức hỗn hợp vừa thủ công, vừa kết hợp bằng máy. Do vậy, khoản mục chi phí sử dụng máy thi công đợc hạch toán riêng trên tài khoản 623. Tài khoản này cũng đợc mở chi tiết cho từng công trình theo từng đội thi công và chi tiết thành 6 tiểu khoản
+ TK 6231: Chi phí nhân công, phản ánh tiền lơng của công nhân lái máy.
+ TK 6232: Phản ánh chi phí nguyên nhiên vật liệu phục vụ quá trình vận hành máy.
+ TK 6233: Chi phí dụng cụ sản xuất, phụ tùng sửa chữa, thay thế phục vụ cho quá trình vận hành máy.
+ TK 6234: Phản ánh chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa lớn, chi phí lãi vay trung hạn.
+ TK 6237: Chi phí dịch vụ mua ngoài.
+ TK 6238: Các chi phí khác.
Việc hạch toán chi phí máy thi công thể hiện trên sơ đồ tài khoản nh sau:
(6) Kết chuyển số (5) Kết chuyển chi
tiền thực tế đã cấp phí máy thi công
(3)Thanh toán (2)Chi phí
tơng ứng với sản lơng cho CN nhân công
lợng thực hiện lái máy lái máy
(4) Chi phí NVL, chi phí dịch vụ ngoài, chi phí khác phục vụ máy thi công khi đội gửi chứng từ lên
Sơ đồ 2.7 : Sơ đồ hạch toán chi phí sử dụng máy thi công.
TK 154TK 111,112 TK 1413 TK 336 TK 623 TK 111,112 TK 1413 TK 336 TK 623 TK 334 (1) Tạm ứng tiền vốn cho các đội TK 133 VAT
Máy móc thiết bị thi công của công ty xây dựng miền Tây đợc quản lý tập trung tại phòng vật t thiết bị. Khi các đội xây dựng phát sinh nhu cầu về máy thi công, đội trởng phải ký hợp đồng thuê xe máy với công ty, sau đó phòng vật t thiết bị ra quyết định điều động máy cho đội có nhu cầu.
Nh ta đã thấy ở trên, chi phí sử dụng máy thi công bao gồm cả chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí khấu hao và các chi phí khác. Nếu kế toán công ty không xác định rõ chi phí phí nào là chi phí phục vụ cho quá trình vận hành máy thì rất dễ hạch toán nhầm thành chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Để khắc phục tình trạng này, công ty xây dựng miền Tây có một hệ thống chứng từ đợc tổ chức rất khoa học, chặt chẽ và rõ ràng, thuận lợi cho việc hạch toán. Để hạch toán chi phí máy thi công, kế toán căn cứ vào các chứng từ sau:
+ Bảng chấm công, bảng thanh toán lơng chuyên nghiệp, bảng thanh toán lơng thêm giờ của bộ phận lái máy. Các chứng từ này là căn cứ để kế toán hạch toán chi phí lơng của công nhân lái máy.
+ Phiếu xuất kho, nhật trình hoạt động máy thi công. Các chứng từ này là căn cứ để hạch toán chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu phục vụ cho quá trình vận hành máy.
+ Nhật trình hoạt động máy thi công
+ Hoá đơn dịch vụ mua ngoài, phiếu chi tiền mặt: Phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác phục vụ cho quá trình vận hành máy thi công.
Trong quá trình thi công, khi phát sinh các chi phí liên quan đến sử dụng máy thi công, kế toán tại các đội xây dựng thu thập đủ chứng từ liên quan rồi gửi về phòng kế toán của công ty để hạch toán.
Nhân viên kế toán đội căn cứ vào bảng chấm công lập bảng thanh toán lơng chuyên nghiệp và bảng thanh toán lơng thêm giờ cho bộ phận lái máy. Cách tính l- ơng và lập các bảng thanh toán lơng này giống nh cách tính lơng và các bảng thanh toán lơng của công nhân trực tiếp thi công. Tại công ty xây dựng miền Tây, các công nhân lái máy đều là lao động trong biên chế nên không có hợp đồng thuê nhân công đối với công nhân lái máy.
Trong quá trình sử dụng máy thi công, khi phát sinh nhu cầu về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, đội trởng các đội đợc uỷ quyền của Giám đốc ký kết các hợp đồng mua bán vật t. Quá trình cung ứng vật t cho máy thi công tơng tự nh cung ứng vật t trực tiếp thi công công trình tức là cũng từ các hợp đồng, biên bản nghiệm thu khối lợng thực hiện, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Căn cứ vào các phiếu xuất kho và nhật trình hoạt động máy thi công để kế toán tính ra chi phí nguyên nhiên vật liệu sử dụng cho máy thi công. Nhật trình hoạt động máy thi công là một loại chứng từ đặc thù của công ty xây dựng miền Tây, dùng để theo dõi chi tiết quá trình hoạt động
của máy móc tại các công trình. Một máy thi công trong một năm thậm chí một tháng có thể phục vụ cho thi công nhiều công trình. Do vậy, nhật trình là căn cứ quan trọng để kế toán hạch toán chi phí sử dụng máy thi công. Căn cứ vào nhật trình, kế toán biết đợc thời gian hoạt động của máy cũng chính là thời gian lao động của công nhân lái máy để lập bảng chấm công từ đó lập các bảng thanh toán lơng. Cũng từ nhật trình, kế toán biết đợc để phục vụ cho thi công công trình A cụ thể nào đó, máy đã tiêu hao bao nhiêu nguyên vật liệu, từ đó tính toán chính xác chi phí nguyên vật liệu dùng cho máy thi công. Một tác dụng nữa của nhật trình hoạt động máy thi công đó là: Nhật trình là căn cứ quan trọng để kế toán tính và phân bổ chi phí khấu hao máy thi công cho từng công trình theo công thức:
Giá trị khấu hao MTC
cho công trình A = Đơn giá khấu khao1 ca xe (máy) x
Số ca xe (máy) phục vụ thi công cho công trình A Nhân viên kế toán tại công ty sau khi nhận đợc đầy đủ các chứng từ máy thi công sẽ tiến hành ghi nhận chi phí sử dụng máy thi công phát sinh cho từng công trình theo trình tự : Lập các chứng từ ghi sổ, sau đó từ các chứng từ ghi sổ vào bảng tài khoản kế toán TK 623 và sổ cái TK 623.
Công ty xây dựng miền tây
Chứng từ ghi sổ
Ngày 30 tháng 11 năm 2002
Số chứng từ ghi sổ: 249. Số hiệu
tài khoản Trích yếu Số tiền
Nợ Có Nợ Có
623 Chi phí lơng lái máy QL 10 - Nam Định
10 271 385
334 10 271 385
623 Chi phí nhiên liệu máy thi công 75 087 912
336 75 087 912
... ... ... ... ...
Cộng 479 423 389 479 423 389
Kèm theo 13 chứng từ gốc
Ngời lập biểu Kế toán trởng