phó giám đốc
2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
Phòng tài chính - kế toán là một phòng ban chức năng đóng một vai trò quan trọng bậc nhất trong bộ máy quản lý của công ty. Phòng có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ số liệu, xác định chính xác kết quả kinh doanh thông qua tập hợp, tính đúng chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, thực hiện thu, chi thanh toán đúng chế độ, đúng đối tợng giúp cho Giám đốc quản lý, sử dụng một cách khoa học tiền vốn, theo dõi công nợ với các bên, các đội xây dựng để kịp thời thu hồi vốn, thanh toán đúng thời gian quy định; phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh từng công trình, dự án đồng thời hớng dẫn, kiểm tra các đội xây dựng mở sổ sách, thu thập chứng từ ban đầu.
Để thực hiện tốt chức năng của mình, phòng tài chính kế toán phải tổ chức, phân công, bố trí nhân viên sao cho vừa phù hợp với bộ máy quản lý chung toàn công ty vừa thể hiện đặc thù của phòng, gọn nhẹ, khoa học để đạt đợc hiệu quả hoạt động cao nhất. Từ những yêu cầu đó, phòng tài chính kế toán của công ty xây dựng miền Tây đợc tổ chức theo hình thức bộ máy kế toán tập trung. Phòng thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý, tổng hợp thông tin trên hệ thống sổ sách của toàn công ty; các đội trực thuộc không mở sổ sách và hình thành bộ máy nhân sự kế toán riêng mà chỉ thu thập, tập hợp chứng từ ban đầu, định kỳ chuyển lên công ty để hạch toán.
Bộ máy kế toán của công ty xây dựng miền Tây đợc tổ chức theo mô hình sau (sơ đồ 2).
Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán công ty xây dựng miền Tây.
Phòng kế toán của công ty bao gồm 7 ngời, tất cả đều có trình độ đại học, cùng với trang thiết bị, phơng tiện kỹ thuật tính toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán tại công ty.
Phòng kế toán phân công công việc nh sau:
Kế toán trởng: Là ngời đứng đầu phòng kế toán, chịu trách nhiệm hớng dẫn tổ chức phân công, kiểm tra các công việc của nhân viên kế toán từng phần hành thực hiện, quản lý trực tiếp nhân viên kế toán các đội thi công.
Kế toán tài sản cố định và tiền lơng: Theo dõi, phản ánh tình hình tăng, giảm, khấu hao tài sản cố định, tình hình nâng cấp, sửa chữa, đầu t mới, thanh lý, nhợng bán tài sản cố định trên các thẻ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp. Đồng thời, hạch toán tiền l- ơng và các khoản trích theo lơng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ theo đúng chế độ, đúng phơng pháp. Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ & Tiền lương Kế toán tổng hợp Kế toán CP & GT Kế toán công nợ & thanh toán Thủ quỹ
Kế toán công nợ và thanh toán: Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết, tổng hợp các khoản phải thu, phải trả. Phân loại, phản ánh, theo dõi kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong kinh doanh theo từng đối tợng, từng khoản nợ, theo thời hạn thanh toán.
Kế toán chi phí và giá thành: Hàng tháng tập hợp toàn bộ các chứng từ gốc do nhân viên kế toán đội gửi lên, phân loại các chứng từ theo từng công trình, từng đội xây dựng nơi phát sinh chi phí. Từ đó, tiến hành tập hợp và phân bổ chính xác chi phí sản xuất phát sinh ở từng đội, từng công trình trên cơ sở đó tính đúng, tính đủ chi phí sản xuất và giá thành, lập bảng tính giá thành cho từng công trình, hạng mục công trình hoàn thành.
Kế toán tổng hợp: Dựa vào chứng từ, số liệu của các phần hành gửi đến để vào sổ tổng hợp, lập báo cáo tài chính theo đúng quy định, đối chiếu sổ chi tiết với các sổ tổng hợp, lập các báo cáo quản trị theo yêu cầu của kế toán trởng hay Giám đốc công ty.
Thủ quỹ: Hàng ngày phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt. Thờng xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách để phát hiện và xử lý kịp thời sai sót, đảm bảo định mức tồn quỹ tiền mặt.
Hiện nay công ty xây dựng miền Tây có 7 đội xây dựng công trình, 2 ban chủ nhiệm và một ban chỉ huy công trình. Mỗi nhân viên kế toán của công ty ngoài nhiệm vụ thực hiện phần hành đợc phân công còn phụ trách khoảng 3-4 đội, tập hợp chứng từ của đội đa lên để hạch toán. Công ty còn có một xí nghiệp xây dựng công trình số I. Xí nghiệp là đơn vị hạch toán phụ thuộc, có mở sổ kế toán riêng. Theo niên độ (quý, năm), kế toán xí nghiệp phải lập, gửi báo cáo quyết toán tài chính theo đúng mẫu, biểu hớng dẫn và thời gian quy định của công ty, chịu trách nhiệm về số liệu tài chính đã báo cáo. Báo cáo quyết toán lập theo hình thức báo sổ. Tuy nhiên, xí nghiệp này hiện nay chỉ tồn tại trên giấy tờ, không hoạt động.