Tại xí nghiệp Sông Đà 11-3, chi phí sản xuất chung là những khoản chi phí phát sinh ở đội xây dựng ngoài chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sử dụng mày thi công. Cụ thể như sau:
- Chi phí công cụ, dụng cụ
- Chi phí cho nhân viên quản lý đội xây dựng (bao gồm cả lương và trích bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định. - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác.
Với những khoản mục chi phí như trên, xí nghiệp sử dụng TK 627 để hạch toán chi phí sản xuất chung, TK này được mở chi tiết như sau:
- TK 6271: Chi phí nhân viên quản lý đội - TK 6272: Chi phí vật liệu
- TK 6273: Chi phí công cụ, dụng cụ
- TK 6274: Chi phí khấu hao tài sản cố định - TK 6277: Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6278: Chi phí bằng tiền khác
Vấn đề hạch toán chi phí sản xuất chung tại xí nghiệp Sông Đà 11-3 được mô tả chi tiết như sau:
a) Hạch toán chi phí nhân viên quản lý đội:
Nhân viên quản lý đội bao gồm đội trưởng, cán bộ giám sát kỹ thuật, kế toán đội…
Chi phí quản lý đội bao gồm các khoản lương chính, lương phụ, phụ cấp lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý đội, các khoản trích theo lương của công nhân trong biên chế và kinh phí công đoàn của nhân công thuê ngoài. Mạt khác, vì doanh nghiệp áp dụng hình thức giao khoán cho các tổ đội xây dựng nên lương của nhân viên quản lý đội cũng được trả theo hình thức lương khoán. Lương
của nhân viên quản lý đội được tính căn cứ vào số ngày công thực tế người đó làm trong tháng, giá trị khố lượng thực hiện được và đơn giá khoán.
Công thức tính cụ thể như sau:
TL 1 CNV = TLK / SNCQĐ * SNCTT * HS Chú thích:
+) TL1 CNV: Tiền kương của 1 công nhân viên +) TLK: Tiền lương khoán hàng tháng
+) SNCQĐ: Số ngày công quy đổi của cả tổ
+) SNCTT: Ngày công thực tế của 1 công nhân viên
+) HS: Hệ số hoàn thành nhiệm vụ trong tháng của 1 công nhân viên Trong đó hệ số hoàn thành nhiệm vụ được tính như sau:
+) Nếu là nhân viên loại A: HS = 1.1 +) Nếu là nhân viên loại B: HS = 0.9 +) Nếu là nhân viên loại C: HS = 0.7 +) Nếu là đội trưởng: HS = 1.2 Cách tính lương quy đổi:
Số ngày công quy đổi của cả tổ = SNCTT* HS
Các khoản trích theo lương của công nhân viên trong biên chế như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế được tính trên cơ sở tiền lương cơ bản ( = tiền lương tối thiểu * hệ số lương của từng người). Tỷ lệ trích được áp dụng theo đúng quy định của bộ tài chính, riền chi phí công đoàn được tính chung cho cả công nhân thuê ngoài và công nhân trong biên chế dựa trên tiền lương khoán thực tế.
Về tài khoản sử dụng, kế toán sử dụng TK 6271 để hạch toán chi phí nhân viên quản lý đội và các khoản trích theo lương.
Quy trình hạch toán:
Căn cứ vào bảng chấm công và phiếu xác nhận khối lượng công việc thực hiện trong tháng, kế toán tính toán tiền lương cho từng người, lập bảng thanh toán lương, bảng phân bổ tiền lương cho nhân viên quản lý đội.
Tại ban tài chính kế toán của xí nghiệp, sau khi nhân các chứng từ có liên quan do tổ, đội xây dựng chuyển lên, kế toán kiểm tra tính hợp lý, chính xác của các chứng từ đó. Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương, bảng tổng hợp bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, kế toán tiến hành nhập dữ liệu.
Ví dụ: Đối với công trình đường dây 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín, đội Nguyễn Việt Hải, kế toán hạch toán lương nhân viên quản lý đội tháng 9 như sau: Nợ TK 62712101 3.748.200
Có TK 334 3.748.200
Đối với các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý và nhân viên trực tiếp được hạch toán như sau:
Nợ TK 62712101 637.194 Có TK 3382 74.964 Có TK 3383 562.230 BẢNG TỔNG HỢP TRÍCH BHXH, BHYT, KPCĐ Tháng 9 năm 2006 ST T Đối tượng, hạng mục Tiền lương theo sản BHXH, BHYT phải nộp 3383 KPCĐ Chi phí của xí nghiệp (17%) Thu của công nhân viên Tổng cộng 1 CT Chợ Đồn- Bắc Cạn 71.731.167 1.539.562,5 543.375 2.082.957,5 3.378.891 2 CT Quảng Ninh- Thường Tín 4.679.377,5 1.651.545 6.330.922,5 3 CT Thiệu Yên- Bá Thước 98.779.059 4.392.630 1.550.340 5.942.970 2.119.008 Cộng 170.510.276 10.611.570 3.745.260 14.356.830 5.497.899 Biểu 1.15 : Bảng tổng hợp trích BHXH, BHYT, KPCĐ 48
Sau khi nhập dữ liệu vào máy, phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái TK 6271. Mẫu sổ chi tiết của TK 6271 cũng tương tự với mẫu sổ chi tiết của TK 622
b) Hạch toán chi phí vật liệu:
Khoản mục chi phí này ở xí nghiệp bao gồm chi phí nhiên liệu chạy máy móc, xe cộ, vật liệu văn phòng dùng cho quản lý đội, vật liệu dùng để sửa chữa tài sản cố định.
Để hạch toán chi phí vật liệu, kế toán sử dụng TK 6272 được mở chi tiết cho từng công trình và chủ công trình. Với công trình đường dây 500KV Quảng Ninh- Thường Tín, đội do Nguyễn Việt Hải làm chủ công trình, xí nghiệp sử dụng TK 62722101 để hạch toán khoản mục chi phí vật liệu.
Tại đội sản xuất, thi công, khi phát sinh nhu cầu nhiên liệu chạy máy móc, vật liệu văn phòng, đội trưởng các đội làm giấy yêu cầu xuất vật tư hoặc xin mua vật tư dùng ngay để trình giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt. Sau khi được duyệt, thủ kho sẽ làm nhiệm vụ xuất kho tại kho của xí nghiệp hoặc thủ quỹ tạm ứng tiền cho các đội tự mua vật tư và hoàn chứng từ về cho ban tài chính kế toán của xí nghiệp. Kế toán sẽ tập hợp mỗi loại chứng từ vào một bảng kê, sau đó, nhập số liệu từ bảng kê vào máy tính, máy sẽ tự động kết chuyển vào sổ chi tiết, sổ cái và sổ nhật ký chung. Mẫu sổ chi tiết tương tự mẫu sổ chi tiết TK 621.
Ví dụ, chi phí vật liệu quản lý đội trong tháng 9/2006 của CT ĐZ 500 KV Quảng Nonh- Thường Tín, đội Nguyễn Việt Hải được hạch toán như sau:
Nợ TK 62722101 327.500 Có TK 141 327.500
c)Hạch toán công cụ, dụng cụ:
Khoản mục chi phí công cụ, dụng cụ của xí nghiệp bao gồm chi phí về dụng cụ bảo hộ lao động, chi phí về dụng cụ nhỏ như búa, xô, cuốc xẻng, chi phí về dàn giáo, công tơ nơ, đồng hồ điện, nước, dây hàn, mỏ hàn…
Xí nghiệp sử dụng TK 6273 hạch toán khoản mục chi phí công cụ dụng cụ. Cụ thể là đối với công trình đường dây 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín do đội của ông
Nguyễn Việt Hải chịu trách nhiệm thi công, chi phí công cụ dụng cụ được hạch toán vào TK 62732101.
Trong các loại công cụ dụng cụ mà xí nghiệp sử dụng thì những loại có giá trị nhỏ như búa, mũ bảo hộ, xô, cuốc, xẻng… được tính một lần vào chi phí của các bộ phận sử dụng, đối với các loại công cụ dụng cụ có giá trị lớn hơn thì được phân bổ dần vào chi phí của các bộ phận sử dụng.
Trình tự hạch toán:
Đầu tiên, khi các đội có nhu cầu sử dụng công cụ dụng cụ thì đội trưởng làm giấy đề nghị xin cấp trình giám đốc xí nghiệp ký duyệt. Sau khi giấy đề nghị đã được phê duyệt, kế toán sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho để làm thủ tục xuất kho hoặc tiến hành ký kết với các nhà cung cấp trong trường hợp mua công cụ dụng cụ về sử dụng ngay không qua kho, ngoài ra kế toán viên cũng có thể làm thủ tục tạm ứng tiền cho đội tự mua công cụ dụng cụ.
:
- Đối với những công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ được tính một lần vào chi phí +) Khi xuất kho, kế toán ghi:
Nợ TK 62732101 Có TK 153
+) Khi mua công cụ dụng cụ về sử dụng ngay, căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán ghi:
Nợ TK 62732101 Nợ TK 133 Có TK 141,331
- Đối với những công cụ, dụng cụ có giá trị lớn, được phân bổ nhiều lần thì hạch toán như sau:
+) Mức phân bổ 1 lần = Gía trị công cụ xuất dùng / Số lần sử dụng dự kiến +) Trình tự hạch toán:
Nếu là công cụ dụng cụ xuất dùng từ kho, căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán ghi:
Nợ TK 142 (Nếu thời gian sử dụng dự kiến dưới 1 năm) Nợ TK 242 (Nếu thời gian sử dụng dự kiến trên 1 năm) Có TK 153: giá trị công cụ dụng cụ xuất kho
Nếu là công cụ dụng cụ mua về dùng ngay, căn cứ vào hóa đơn, kế toán ghi:
Nợ TK 142, 242 ( tương tự như trường hợp trên) Nợ TK 133
Có TK 141, 331
Đồng thời, kế toán phản ánh chi phí phân bổ từng lần cho các đối tượng sử dụng như sau:
Ví dụ: Chi phí sản xuất chung- công cụ dụng cụ của công trình đường dây 500 KV, phần do đội Nguyễn Việt Hải chịu trách nhiệm thi công đuợc ghi như sau:
Nợ TK 62732101 342.030 Có TK 142 272.140 Có TK 242 69.890
Định kỳ hàng tháng, kế toán lập bảng kê chi tiết công cụ dụng cụ xuất kho cho các công trình, từ đó lập bảng phân bổ chi phí công cụ dụng cụ cho từng công trình trong từng tháng. Sau khi kế toán nhập dữ liệu, máy sẽ tự động kết chuyển vào sổ chi tiết, sổ cái có liên quan.
d) Hạch toán chi phí khấu hao tài sản cố định:
Khoản chi phí này bao gồm chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý các tổ, đội, các khoản trích trước sửa chữa lớn và lãi vay cố định trong từng tháng. Để hạch toán chi phí này, xí nghiệp sử dụng TK 6274 và mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình và chủ công trình. Cụ thể là với công trình như đã nêu ra trong ví dụ, chi phí khấu hao tài sản cố định được hạch toán qua TK 62742101.
Công thức tính khấu hao:
Mức tính khấu hao hàng tháng = Nguyên giá / Thời gian sử dụng
Xí nghiệp tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng và áp dụng quy định tính khấu hao từng tháng, có nghĩa là tài sản tăng, giảm trong tháng
này thì tháng sau mới tính hoặc thôi tính khấu hao. Chi phí khấu hao được phân bổ cho từng công trình căn cứ vào thời gian sử dụng tài sản cố định cho công trình đó và được tính tròn tháng.Hàng tháng kế toán lập bảng chi tiết phân bổ chi phí khấu hao cho từng công trình. Ví dụ, căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao, chi tiết cho công trình ĐZ 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín,đội Nguyễn Việt Hải trong thhang 9/2006, kế toán ghi:
Nợ TK 62742101 1.243.200 Có TK 2141 1.243.200
Riêng đối với các khoản trích trước chi phí sửa chữa lớn và lãi vay được hạch toán như sau:
Nợ TK 62742101 3.937.823 Có TK 335 2.521.897 Có TK 515 1.415.926
Sau khi nhập liệu, các dữ liệu sẽ được cập nhật vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái TK 6274.
e) Hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài:
Khoản mục chi phí này tại xí nghiệp bao gồm chi phí về tiền điện, nước phục vụ thi công và quản lý đội, chi phí thuê ca máy thi công và các chi phí mua ngoài khác.
Xí nghiệp sử dụng TK 6277 để hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài, TK này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình cũng như cho các chủ công trình. Cụ thể là với công trình đường dây 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín, đội do ông Nguyễn Việt Hải làm chủ công trình, khoản mục chi phí trên được hạch toán vào TK 62772101.
Do những đặc điểm của 1 đơn vị thuộc loại hình xây lắp nên với khoản mục chi phí này, kế toán thường làm thủ tục tạm ứng cho các đội tự chi tiêu, cuối tháng, các đội có trách nhiệm hoàn chứng từ về cho xí nghiệp để làm thủ tục hoàn ứng và vào số liệu.
Trình tự hạch toán như sau:
- Khi tạm ứng vào ngày 12/07/2006 cho ông Hải, kế toán ghi:
Nợ TK 141101 – Tạm ứng cho ông Nguyễn Việt Hải 4.500.000 Có TK 111 4.500.000
- Khi phát sinh các dịch vụ thuê ngoài, kế toán của đội sẽ chi và tập hợp chứng từ để cuối tháng làm thủ tục hoàn ứng cho ban tài chính kế toán. Khi hoàn ứng, kế toán ghi:
Nợ TK 62772101 Nợ TK 133
Có TK 141101
Ví dụ : Mẫu bảng kê thanh toán tạm ứng chi phí dịch vụ mua ngoài, công trình Quảng Ninh- Thường Tín, đội Nguyễn Việt Hải
Công ty CP Sông Đà 11
XN Sông Đà 11-3 Số: HV 24
TK: 141- Tạm ứng Ngày 17 tháng 07 năm 2006
Họ và tên: Nguyễn Việt Hải Đơn vị: Đội thi công 3
Thanh toán: Hoàn chi phí mua xăng
STT Diễn giải Gía mua
chưa thuế Thuế GTGT Gía thanh toán 1 Số tiền đã tạm ứng
1.1 Số tiền tạm ứng các đợt chưa chi hết đến 17/10/2006
2 Số tiền đã chi kỳ này 4.200.000 420.000 4.620.000 2.1 Chứng từ có thuế GTGT
Số hóa đơn Ngày Nội dung
0097231 08/10/2006 Mua xăng 4.200.000 420.000 4.620.000 2.2 Chứng từ không có thuế
3 Chênh lệch
3.1 Số tạm ứng không chi hết 3.2 Chi quá số tạm ứng
Gồm 1 giấy đề nghị hoàn chi phí Kế toán định khoản:
Nợ TK 6277 : 4.200.000 Nợ TK 133 : 420.000 Có TK 141 : 4.620.000
Biểu 1.16 : Bảng kê thanh toán tạm ứng
Căn cứ vào bảng kê thanh toán tạm ứng và các chứng từ liên quan đến chi phí dịch vụ thuê ngoài khác, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy, phần mềm kế toán sử dụng sẽ tự động kết chuyển số liệu vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái TK 6277.
Cụ thể là với công trình Quảng Ninh- Thường Tín- đội Nguyễn Việt Hải, chi phí dịch vụ mua ngoài trong quý III/2006 là : 14.597.152đ được hạch toán như sau:
Nợ TK 1542101 14.597.152 Có TK 62772101 14.597.152
g) Hạch toán chi phí khác bằng tiền
Về nội dung, tại xí nghiệp, chi phí khác bằng tiền là toàn bộ những khoản chi phí về giao dịch, tiếp khách phát sinh tại đội, chi phí trích trước cho sửa chữa lớn xe phục vụ thi công, lãi vay vốn cố định và các chi phí khác.
Về trình tự hạch toán, cụ thể như sau:
- Khi phát sinh các khoản chi phí giao dịch, tiếp khách… kế toán ghi vào bảng kê chi phí bằng tiền. Mẫu như sau:
Bảng kê chi phí khác bằng tiền
CT: Quảng Ninh- Thường Tín- Đội Nguyễn. V. Hải
STT Diễn giải Số tiền
1 Chi phí giao dịch 475.000
2 Vé qua cầu 24.000
………
Cộng 3.270.000
Biểu 1.17 : Bảng kê chi phí khác bằng tiền
Riêng đối với các khoản lãi vay vốn thì kế toán căn cứ vào tỷ lệ lãi suất của ngân hàng và của công ty giao vốn để tính ra các khoản lãi vay vốn cho từng chủ công trình, căn cứ vào đó để hạch toán khoản mục chi phí bằng tiền.
Xí nghiệp sử dung TK 6278 để hạch toán khoản mục chi phí khác bằng tiền, TK này được mở chi tiết cho từng công trình cũng như cho các chủ công trình. Đối với công trình đường dây 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín, đội của ông Nguyễn Việt Hải, chi phí bằng tiền khác được hạch toán vào TK 62782101.
Căn cứ vào các bảng kê chi phí và bảng tính chi phí lãi vay, bảng trích trước chi phí, kế toán nhập số liệu vào máy với các nội dung hạch toán theo đúng quy định. Phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển số liệu vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết và