a) Nội dung hạch toán:
Khoản mục chi phí NVL trực tiếp bao gồm chi phí NVL chính, chi phí NVL phụ dung trực tiếp cho từng công trình và được hạch toán trực tiếp vào các đối tượng là các công trình, hạng mục công trình theo giá trị thực tế của từng loại vật liệu tiêu hao. Tại xí nghiệp Sông Đà 11-3 nói riêng và tại các đơn vị xây lắp nói chung, khoản mục chi phí NVL trực tiếp thường chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng chi phí. Cụ thể, với ví dụ vừa nêu ở trên thì NVL chủ yếu sử dụng cho các công trình này là: thép tròn, thép hình, dây nhôm, dây thép, xi măng, cát, sỏi, đá, sứ, khoá néo, phụ kiện, atomat… cùng một số vật liệu khác liên quan như các thiết bị điện (máy biến ápm bình khí…). Khoản mục chi phí NVL trực tiếp chiếm trên 50% tổng chi phí công trình theo giá dự toán.
Do đặc điểm của hoạt động xây lắp là áp dụng phương thức giao khoán và địa bàn thi công công trình tương đối rộng nên NVL phục vụ thi công công trình chủ yếu do đội mua ngoài và vận chuyển đến tận chân công trình, việc xuất NVL từ kho là rất hạn chế. Do đó đã giảm bớt được chi phí lưu kho và quản lý, bảo quản NVL, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất. Tuy nhiên khi thị trường vật liệu có dấu hiệu bất ổn về gía cả thì xí nghiệp cần có giải pháp để điều chỉnh cho phù hợp.
Xí nghiệp hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song và áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên nhằm phản ánh một cách liên tục tình hình nhập, xuất NVL trong điều kiện việc hạch toán được tiến hành trên phần mềm kế toán máy. b) Phương pháp hạch toán:
- Chứng từ sử dụng: Xí nghiệp sử dụng một số chứng từ hạch toán ban đầu như: +) Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
+) Hoá đơn giá trị gia tăng. +) Biên bản kiểm nghiệm vật tư.
+) Bảng kê thanh toán tạm ứng. +) Giấy yêu cầu vật tư.
+) Hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp. +) Phiếu chi và uỷ nhiệm chi.
- Tài khoản sử dụng: Ban tài chính kế toán của xí nghiệp sử dụng TK 621- Chi phí NVL trực tiếp để hạch toán khoản mục chi phí này. Đồng thời xí mở các tài khoản chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình và cả với từng chủ công trình.
Ở đây, xí nghiệp đã mở tài khoản 6212101 để theo dõi công trình đường dây 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín do ông Nguyễn Việt Hải làm chủ công trình.
- Sổ sách sử dụng: Xí nghiệp sử dụng các loại sổ sách theo mẫu được quy định của bộ tài chính ban hành. Cụ thể, để theo dõi khoản mục chi phí NVL trực tiếp, Xí nghiệp đã sử dụng sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái TK 621.
- Trình tự ghi sổ: Trình tự ghi sổ được tiến hành cho từng trường hợp sử dụng NVL như sau:
+) Trường hợp 1: Xí nghiệp mua NVL có nhập kho, xuất kho
Trước tiên, khi có nhu cầu mua vật tư sử dụng cho công tác thi công công trình và hạng mục công trình, cán bộ phòng kỹ thuật vật tư viết giấy đề nghị có ký duyệt của Giám đốc xí nghiệp. Sau đó, tiến hành ký kết hợp đồng mua hàng với các nhà cung cấp. Khi hàng về, cán bộ vật tư kiểm nghiệm hang cả về số lượng và chất lượng, lập biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho. Khi các đội thi công có nhu cầu sử dụng vật tư trong kho cho thi công công trình thì đội trưởng phải viết giấy đề nghị xuất vật tư. Căn cứ vào giấy đề nghị đã được phê duyệt, cán bộ phòng vật tư lập phiếu xuất kho.
Xí nghiệp áp dụng phương pháp tính giá NVL xuất kho theo phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ.
Ví dụ:
Về vật liệu xuất kho phục vụ cho công trình đường dây 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín, ta có mẫu phiếu xuất kho như sau:
Đơn vị: X N Sông Đà 11-3 Mẫu số: 02- VT
Địa chỉ: Trần Phú– Hà Đông Ban hành theo QĐ số 1864/1998/QĐ- BTC Ngày 16 tháng 12 năm 1998
của Bộ tài chính PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 12 tháng 07 năm 2006
Số: 105 Nợ TK 621
Có TK 152
Họ tên người nhận hàng: Ông Nguyễn Việt Hải- chủ công trình ĐZ 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín
Lý do xuất kho: Thi công công trình Xuất tại kho: Kho Láng
STT hiệu, quy cách Tên, nhãn vật tư
Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
1 Bê tông M 100 210 m3 15 15 63.147 947.205
2 Thép XD D 10 110 Kg 7200 7200 15.38 110.736.000
Cộng 111.683.205
Cộng thành tiền ( Bằng chữ): Một trăm mười một triệu sáu trăm tám mươi ba nghìn hai trăm linh năm đồng.
Xuất ngày 12 tháng 07 năm 2006 Thủ trưởng Kế toán Phụ trách Người nhận Thủ kho
Đơn vị trưởng cung tiêu hàng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Hàng tháng, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để lập bảng kê xuất vật tư chi tiết cho từng công trình. Vẫn ở ví dụ trên, ta có mẫu bảng kê xuất vật tư sau:
Bảng kê xuất vật tư
Công trình đường dây 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín
ST T Ngày tháng Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi Có TK 152, ghi Nợ các TK khác 142 621 1 12/07/20 06
Xuất bê tông
M 100 15 63.147 947.205 947.205 2 12/07/20 06 Xuất thép XD D 10 7200 15.38 110.736. 000 110.736.000 … Cộng 111.683.205
Biểu 1.3: Bảng kê xuất vật tư
Căn cứ vào phiếu xuất kho và bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn để theo dõi tình hình biến động NVL của xí nghiệp.
+) Trường hợp 2: Đối với NVL mua ngoài giao tại chân công trình
Căn cứ vào tiến độ thi công và dự toán chi phí NVL trực tiếp phục vụ cho thi công công trình, đội trưởng đội thi công lập giấy yêu cầu vật tư có ký duyệt của cán bộ kỹ thuật công trình và phòng vật tư. Sau khi xem xét và phê duyệt giấy yêu cầu trên, xí nghiệp sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp. Theo đó, NVL mua về được chuyển thẳng tới tận chân công trình đang thi công. Kế toán sẽ tập hợp chi phí trên liên 2 hoá đơn giá trị gia tăng do nhà cung cấp giao. Ngoài ra, xí nghiệp còn làm thủ tục tạm ứng tiền để đội trưởng đội thi công hoặc chủ công trình tự mua sắm NVL, các hoá đơn chứng từ liên quan sẽ được xử lý khi tiến hành thủ tục hoàn ứng. Sau đây là mẫu hoá đơn GTGT mua NVL chuyển thẳng tới chân công trình.
Hóa đơn GTGT Mẫu số: 01GTKT- BLL Số : 36
Liên 2: Giao cho khách hàng LB/2006B
Ngày 12 tháng 07 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hải Dung
Địa chỉ: Km số 6, Quốc lộ 1A, Thường Tín- Hà Tây Họ tên người mua: A. Nguyễn Việt Hải
Đơn vị: Xí nghiệp Sông Đà 11-3 Địa chỉ: Trần Phú- Hà Đông- Hà Tây
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản- Mã số thuế: 0500313811- 003 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Thép XD D10 Kg 7500 15.380 115.350.000
2 Thép XD D18 Kg 7200 16.146 116.251.200
Cộng tiền hàng 231.565.200 Thuế suất thuế GTGT (10%) Tiền thuế GTGT: 23.156.520 Tổng tiền thanh toán 254.721.720 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm năm mươi tư triệu, bảy trăm hai mốt nghìn, bảy trăm hai mươi đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
Qui trình nhập chứng từ trên máy:
Căn cứ vào các chứng từ phát sinh, kế toán tiến hành các bược như sau: Trên giao diện của phần mềm kế toán SONGDA ACCOUNTING SYSTEM, vào biểu tượng nhập chứng từ. Căn cứ vào các chứng từ thực tế phát sinh, kế toán vào đầy đủ các thông tin của chứng từ vào máy: ngày tháng phát sinh, số chứng từ, nội dung của chứng từ. Sau khi đã vào đủ thông tin, kế toán viên nhấn nút “ghi”, máy sẽ tự động chuyển số liệu sang sổ chi tiết, sổ cái TK 621 và sổ nhật ký chung theo phần mềm kế toán đã được lập trình sẵn. Riêng bút toán kết chuyển cuối tháng máy sẽ không tự động làm mà kế toán sẽ phải nhập số liệu để kết chuyển.
Ở ví dụ trên, công trình đường dây 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín do đội của ông Nguyễn Việt Hải chịu trách nhiệm thi công, sổ chi tiết TK 621 được mở chi tiết cho công trình và chủ công trình được hạch toán cụ thể như sau:
Trích sổ nhật ký chung tháng 7/ năm 2006
Ngày tháng
GS
Chứng từ Nội dung Tài khoản đối ứng Số tiền Số hiệu NTGS Nợ Có Nợ Có 3/7 02-TƯ 3/7 Tạm ứng tiền mua văn phòng phẩm 141 111 3.500.000000 3.500.000 7/7 03-PT 7/7 Nguyễn V Hải hoàn tiền tạm ứng mua vật liệu 621 141 7.500.000 7.500.000 12/7 PX-28 12/7 Xuất kho vật liệu
cho công trình ĐZ 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín 621 152 111.683.205 111.683.205 12/7 HĐ-36 12/7 Mua NVL thi công công trình Quảng Ninh- Thường Tín 621 133 112 231.565.200 23.156.520 254.721.720 15/7 TT335 15/7 Tạm trích trước chi phí CT Bắc Cạn- Chợ Đồn 621 335 354.185.000 354.185.000 18/7 09- TƯ 18/7 Tạm ứng cho Nguyễn Thị Ngọ mua VPP 141 111 500.000 500.000 31/7 DT- 02 31/7 Doanh thu kinh
doanh điện 131 511 3331 4.420.000 4200.000 420.000 Tổng cộng 736.509.925 736.509.925 Biểu 1.5: Sổ Nhật ký chung
XÍ NGHIỆP SÔNG ĐÀ 11-3 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 621
MST: 0500313811-003 Từ tháng 7/2006 đến tháng 9/2006
6212101 – Công trình ĐZ 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín
Số CT Ngày CT Diễn giải Đối
ứng P/s Nợ P/s Có Số dư
03- PT 7/07/2006 Nguyễn V Hải hoàn tiền tạm ứng mua vật liệu
141 7.500.000 7.500.000
PX-28 12/07/2006 Xuất kho vật liệu cho công trình ĐZ 500
KV Quảng Ninh- Thường Tín 152 111.683.205 119.183.205
HĐ- 36 12/07/2006 Mua NVL thi công công trình Quảng
Ninh- Thường Tín 112 231.565.200 350.748.405
……… …. … … … …
K/C 31/09/2006 Kết chuyển chi phí NVL cuối kỳ 154 1.927.445.487
Tổng phát sinh: 1.927.445.487 1.927.445.487
Ngày 30 tháng 9 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng
Biểu 1.6: Sổ chi tiết TK 621
XÍ NGHIỆP SÔNG ĐÀ 11-3 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 621
MST: 0500313811- 003 Từ tháng 7/2006 đến tháng 9/2006
Số CT Ngày CT Diễn giải Đối
ứng
P/s Nợ P/s Có Số dư
03- PT 7/07/2006 Nguyễn V Hải hoàn tiền tạm ứng mua vật
liệu 141 7.500.000 7.500.000
PX-28 12/07/2006 Xuất kho vật liệu cho công trình ĐZ 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín
152 111.683.205 119.183.205
HĐ- 36 12/07/2006 Mua NVL thi công công trình Quảng Ninh-
Thường Tín 112 231.565.200 350.748.405
TT335 15/07/2006 Tạm trích trước chi phí CT Bắc Cạn- Chợ
Đồn 335 354.185.000 704.933.405
HĐ- 37 21/07/2006 Mua NVL phục vụ thi công công trình
Thiệu Yên- Bá Thước 331 98.052.455 802.985.860
… … … …
K/C 31/09/2006 Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp Qúy III 154 6.152.476.53
Tổng phát sinh 6.152.476.573 6.152.476.573
Ngày 30 tháng 9 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng