a) Đối tượng và nội dung hạch toán:
Tại xí nghiệp Sông Đà 11-3, khoản mục chi phí nhân công trực tiếp chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong tổng giá thành sản phẩm xây lắp. Do đó, việc hạch toán chính xác chi phí nhân công trực tiếp có ý nghĩa rất quan trọng đối với vấn đề tính lương và trả lương cho người lao động, đảm bảo sự công bằng với người lao động, góp phần hạ giá thành và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Với những đặc điểm của một doanh nghiệp thuộc loại hình xây lắp, cụ thể ở đây là số lượng công nhân xây dựng lớn, địa bàn xây lắp phân tán và mang tính thời vụ cao nên lực lượng lao động của xí nghiệp chủ yếu là lao động thuê ngoài. Hợp đồng lao động ký kết giữa xí nghiệp và người lao động là những hợp đồng ngắn hạn, do đó xí nghiệp không tiến hành trích bảo hiểm cho những đối tượng này. Vấn đề này hoàn toàn phù hợp với thực tế bởi nó đảm bảo tính linh hoạt, chủ động về mặt thời gian cũng như tiến độ thi công công trình, hạng mục công trình của đơn vị thi công cũng như của xí nghiệp, giảm bớt chi phí đi lại, ăn ở của công nhân đồng thời tận dụng những tiềm lực lao động sẵn có tại địa phương nơi có công trình xây dựng.
Qua quá trình thực tập tại xí nghiệp, em nhận thấy hàng năm, căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh của năm trước cùng với chỉ tiêu, kế hoạch sản xuất của năm nay và trình độ tay nghề của nghười lao động… xí nghiệp tiến hành xây dựng đơn giá tiền lương theo mức quy định chung và trình công ty Sông Đà 11 phê duyệt. Sau đó Xí nghiệp giao đơn giá tiền lương cho các đội xây lắp căn cứ vào dụ toán của từng công trình giao khoán. Qua đó cho biết kết quả lao động và mức
độ thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của đội nói riêng và của cả xí nghiệp nói chung.
Về hình thức trả lương đối với lao động trực tiếp, xí nghiệp áp dụng phương pháp giao khoán khố lượng công việc hoàn thành và khoán gọn công việc. Chính sách này phù hợp với những đơn vị kinh doanh xây lắp bởi nó góp phần khuyến khích người lao động làm việc có hiệu quả, có trách nhiệm.
b) Phương pháp hạch toán chi phí nhân công trực tiếp:
- Chứng từ sử dụng: Để hạch toán khoản mục chi phí nhân công trực tếp, xí nghiệp sử dụng 3 nhóm chứng từ sau:
+) Chứng từ phản ánh cơ cấu lao động: Quyết định tuyển dụng. Quyết định bãi miễn. Quyết định bổ nhiệm. Quyết định sa thải.
Quyết định thuyên chuyển.
Cam kết sử dụng dịch vụ lao động. Hợp đồng lao động.
Danh sách công nhân hợp đồng. +) Chứng từ hạch toán kết quả lao động:
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. Hợp đồng giao khoán.
Phiếu báo làm thêm giờ.
Biên bản kiểm tra chất lượng hoàn thành công việc. +) Chứng từ về tiền lương và các khoản trích theo lương.
Bảng chấm công.
Bảng thanh toán tiền lương, bảo hiểm xã hội.
Bảng phân bổ tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.
Bảng tổng hợp trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.
- Tài khoản sử dụng:
Xí nghiệp sử dụng TK 622 để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, đồng thời mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình và chủ công trình. Ở ví dụ đã nêu, xí nghiệp mở tài khoản 6222101 để theo dõi khoản mục chi phí nhân công trực tiếp của công trình đường dây 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín, hạng mục do đội thi công của ông Nguyễn Việt Hải chịu trách nhiệm thi công.
- Sổ sách sử dụng: Để theo dõi khoản mục chi phí nhân công trực tiếp, xí nghiệp sử dụng các loại sổ sách theo mẫu quy định của bộ tài chính. Cụ thể là sổ Nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết có liên quan và sổ cái TK 622.
- Trình tự ghi sổ:
Từ những chứng từ ban đầu về hạch toán chi phí nhân công trực tiếp như: hợp đồng làm khoán, bảng tính kương theo thời gian, bảng tính lương theo sản phẩm do người giao khoán ghi khi có công việc phát sinh. Cụ thể là trên hợp đồng làm khoán phải ghi rõ khối lượng, đơn giá khoán, hệ số chia lương. Khi công việc được hoàn thành, người giao khoán phải ký xác nhận chất lượng, khối lượng công việc vào biên bản hợp đồng giao khoán và giao cho bộ phận kinh tế kế hoạch kiểm tra tính toán giá trị tiền lương phải trả cho công nhân trong tháng, sau đó chuyển cho bộ phận tổ chức cùng bảng chấm công để vào danh sách cán bộ, công nhân viên tham gia đóng bảo hiểm xã hội trong tháng.
HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN Số 72/HĐGK
Công trình: ĐZ 500KV Quảng Ninh- Thường Tín Tổ 1: Kéo dây cáp điện
Tổ trưởng: Nguyễn Việt Hải
S T T
Nội dung công việc
Đơn vị tính
Giao khoán Thực hiện Kỹ
Thuật xác nhận K L Đ M ĐG Thời gian KL Thành tiền Công theo định mức Công thực tế TG kết thúc Bắt đầu Kết thúc 1
Kéo dây công trình ĐZ 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín km 15 538.454 3/9 27/9 15 8.076.810 Cộng 8.076.810
Bảng chấm công do tổ trưởng các tổ theo dõi thời gian lao động của các thành viên trong tổ.
Ví dụ: Bảng chấm công của tổ Bùi Ngọc Trường trong tháng 9 năm 2006 Bảng chấm công Tháng 9 năm 2006 STT Họ và tên 1 2 3 … … 28 29 30 Công thực tế Công quy đổi 1 Bùi Ngọc Trường X x … … … x x 0 8.5 10
2 Nguyễn Minh Tuấn X x … … … x x 0 6 6.5
3 Phạm Văn Minh X x \ \ x 5.0 5.0 4 Nguyễn Bá Hải X 0 \ x x 6.0 6.0 5 Lê Văn Tú 0 x 0 x x 5.0 5.0 6 Trần Mạnh Dũng X x 0 x x 8.0 8.5 7 Bùi Đình Ngọc X 0 \ x 0 3.0 3.0 8 Phạm Khánh Hưng X 0 0 x \ 7.0 7.0 Cộng 48.5 51.0 Biểu 1.9: Bảng chấm công
Vào cuối tháng, sau khi hoàn thành công việc đã giao khoán cho các tổ, đội, ban kỹ thuật thi công công trình tiến hành kiểm tra khối lượng, chất lượng công việc thực tế mà tổ đội đã làm trong tháng đó. Căn cứ vào khối lượng công việc thực tế để lập phiếu xác nhận công việc hoàn thành.
Ví dụ: Mẫu phiếu xác nhận công việc hoàn thành của tổ Bùi Ngọc Trường phục vụ thi công công trình đường dây 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín.
Đơn vị: XN Sông Đà 11-3 Mẫu số: 06- LDH
Bộ phận: CT 500 KV Ban hành theo QĐ số: 186- TC/QĐ Quảng Ninh- Thường Tín Số:………..
PHIẾU XÁC NHẬN SẢN PHẨM HOẶC CÔNG VIỆC HOÀN THÀNH
Tên đơn vị: Tổ Nguyễn Việt Hải
Theo hợp đồng số:……..Ngày…..tháng…..năm… STT Tên sản phẩm (Công việc) Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Hoàn thành công việc
kéo được 15 Km dây điện
8.076.810
Biểu 1.10: Phiếu xác nhận công việc hoàn thành
Hàng tháng, đội trưởng đội thi công chốt lại số công của tổ mình và lập bảng nghiệm thu có xác nhận của ban KT –CG trong khoảng từ ngày 25 tới ngày 30 hàng tháng. Sau đó chuyển lên ban kinh tế kế hoạch để lập bảng thanh toán giá trị hoàn thành trên cơ sở hợp đồng giao khoán cho đội và trình giám đốc phê duyệt. Sau đó gửu cho ban tổ chức hành chính, ban tài chính kế toán để lập bảng thanh toán lương cho từng cá nhân.
BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG Tháng 9 năm 2006 Tổ Bùi Ngọc Trường
Họ và tên Lương cơ bản Lương sản phẩm Tổng số Số tiền thực lĩnh
trong kỳ Số công Lương CN chính thức Lương CN hợp đồng Số tiền Ký nhận Bùi Ngọc Trường HĐ 10 945.718,800 945.718,800 945.718,800
Nguyễn Minh Tuấn HĐ 6.0 513.420,000 513.420,000 513.420,000
Phạm Văn Minh 890.880 6.5 614.695,200 614.695,200 614.695,200 Nguyễn Bá Hải HĐ 5.0 472.858,800 472.858,800 472.858,800 Lê Văn Tú HĐ 8.5 803.860,800 803.860,800 803.860,800 Trần Mạnh Dũng 890.880 5.0 473.290,800 473.290,800 473.290,800 Bùi Đình Ngọc 890.880 7.0 662.002,800 662.002,800 662.002,800 Phạm Khánh Hưng HĐ 3.0 283.716,000 283.716,000 283.716,000 Cộng 1.749.988,800 3.019.574,4 4.769.563,200 4.769.563,200
Biểu 1.11 : Bảng thanh toán lương
Kế toán tính lương có trách nhiệm kiểm tra, tính toán và chia lương trên bảng thanh toán lương và phân bổ tiền lương cho các đối tượng sử dụng, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị phê duyệt để chi trả tiền lương cho nhân viên chậm nhất là vào ngày 15 của tháng sau. Tiền lương của một công nhân viên của xí nghiệp được tính toán dựa trên số liệu về tiền lương khoán và khối lượng công việc thực hiện được. Đơn giá tiền lương khoán do phòng kinh tế, kỹ thuật lập trên cơ sở đơn giá theo quy định và đơn giá nhân công dự toán ghi trong hợp đồng giao khoán cho các đội.
Tiền lương 1 công nhân được tính như sau:
Tiền lương = Đơn giá tiền lương x Số ngày công thực tế 1 công nhân 1 ngày công trong tháng quy đổi
Từ bảng thanh toán tiền lương, kế toán lập bảng phân bổ tiền lương cho các công trình như sau:
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG
Tháng 9 năm 2006
Nội dung Ghi Có TK 334, ghi Nợ các TK khác
Tổng số tiền Trong đó Công trình Quảng Ninh- Thường Tín Công trình Bản Vẽ Công trình chợ Đồn- Bắc Cạn 1 TK 622 519.153.369 81.009.369 51.262.500 386.881.500 1.1. CN trong biên chế 56.011.565 45.385.650 10.626.000 - 1.2. CN thuê ngoài 463.141.719 35.623.719 40.636.500 386.881.500 2. TK 623 27.229.815 2.415.031 15.064.500 9.750.000 2.1. CN trong biên chế 10.639.815 1.575.315 12.064.500 6.000.000 2.2. CN thuê ngoài 7.590.000 840.000 3.000.000 3.750.000 3. TK 627 38.829.375 15.354.375 6.600.000 16.875.000 3.1. CN trong biên chế 38.829.375 15.354.375 6.600.000 16.875.000 3.2. CN thuê ngoài - - - - Tổng cộng 585.212.559 98.779.059 72.927.000 413.506.500
Biểu 1.12: Bảng phân bổ tiền lương
Căn cứ vào các chứng từ nêu trên, kế toán hạch toán các khoản phát sinh vào khoản mục chi phí nhân công trực tiếp, chi tiêt cho tưng công trình. Riêng đối với công nhân thuê ngoài cuối tháng, kế toán hạch toán vào TK 335- Chi phí phải trả, đối với công nhân trong biên chế thì hạch toán vào TK 334.
Ví dụ: Với công trình 500 KV Quảng Ninh- Thường Tín, kế toán hạch toán khoản phải trả công nhân trực tiếp tháng 9 như sau:
Nợ TK 6222101 : 81.009.369 Có TK 334 : 45.385.650 Có TK 335 : 35.623.719
Trong trường hợp khi chưa hoàn chứng từ hạch toán tiền lương thì kế toán tiến hành trích trước chi phí nhân công trực tiếp căn cứ vào phần khối lượng công trình hoàn thành, hoặc trích trước chi phí theo đầu thu. Ví dụ, với công trình Quảng Ninh- Thường Tín tháng 8/2006: Trích trước chi phi theo đầu thu
Nợ TK 6222101 : 117.000.000
Có TK 335 : 117.000.000
Sau khi tiến hành nhập số liệu của các bút toán hạch toán chi phí nhân công trực tiếp vào máy, phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển vào nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái TK 622.
XÍ NGHIỆP SÔNG ĐÀ 11-3 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 622
MST: 0500313811- 003 Từ tháng 7/2006 đến tháng 9/2006
6222101- CT Quảng Ninh- Thường Tín- Đội V. Hải
Số CT Ngày CT Diễn giải Đối
ứng P/s Nợ P/s Có Số dư
PBTL01 31/07/2006 Phân bổ tiền lương tháng 7/2006 335 167.234.556 167.234.556 K/C 31/07/2006 Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp
T7/2006
154 167.234.556 0
T335 31/08/2006 Trích trước chi phí theo đầu thu T8 335 117.000.000 117.000.000 31/08/2006 Trích trước chi phí lương t8 335 165.464.864 282.464.864 K/C 31/08/2006 Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp
tháng 8/2006 154 282.464.864 0
PBTL05 30/09/2006 Phân bổ tiền lương tháng 9/2006 334 45.385.650 PBTL05 30/09/2006 Phân bổ tiền lương tháng 9/2006 335 35.623.719
K/C 30/09/2006 K ết chuyển chi phí nhân công trực tiếp tháng 9/2006 154 81.009.369 Cộng phát sinh 530.708.709 530.708.709 Ngày 30 tháng 9 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng
Biểu 1.13: Sổ chi tiết TK 622
XÍ NGHIẸP SÔNG ĐÀ 11-3 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 622
MST: 0500313811-003 Quý III Năm 2006
Số CT Ngày CT Diễn giải Đối
ứng
P/s Nợ P/s Có Số dư
PBTL01 31/07/2006 Phân bổ tiền lương tháng 7/2006 334 58.457.538 58.457.538 PBTL01 31/07/2006 Phân bổ tiền lương tháng 7/2006 335 194.554.753 253.012.291
K/C 31/07/2006 Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp T7 154 253.012.291 0 PBTL04 31/08/2006 Phân bổ tiền lương tháng 8/2006 334 57.456.422 57.456.422 PBTL04 31/08/2006 Phân bổ tiền lương tháng 8/2006 335 92.434.561 149.890.983
K/C 31/07/2006 Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp T8 154 149.890.983 0 PBTL07 31/08/2006 Phân bổ tiền lương tháng 9/2006 334 56.011.565 56.011.565 PBTL07 31/08/2006 Phân bổ tiền lương tháng 9/2006 335 463.141.719 519.153.369
K/C 31/07/2006 Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp T9 Tổngcộng 154 922.056.643 519.153.369 922.056.643 0 Ngày 30 tháng 9 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng