III. Thực trạng hạch toán tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Cơ khí Hà Nộ
1. Chứng từ và tài khoản sử dụng trong hạch toán tiêu thụ thành phẩm
Là một doanh nghiệp sản xuất lớn, chịu thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ nên khi tiêu thụ sản phẩm, để tiến hành thanh toán với khách hàng Công ty Cơ khí Hà Nội sử dụng Hoá đơn giá trị gia tăng . Hoá đơn giá trị gia tăng đợc lập theo đúng mẫu số 01 GTKT-311 do Nhà nớc quy định và chỉ đợc viết trong trờng hợp đã ghi nhận doanh thu tiêu thụ (khách hàng thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán cho số hàng mua đã ghi rõ trong hợp đồng). Hoá đơn giá trị gia tăng phải ghi rõ các chỉ tiêu: tên hàng hoá dịch vụ, số lợng, giá bán cha tính thuế giá trị gia tăng và tổng giá thanh toán... Mỗi hoá đơn đợc lập cho những sản phẩm dịch vụ có cùng thuế suất.
Hiện nay, Công ty đang thực hiện hình thức tính thẳng giảm giá vào đơn giá khi bán sản phẩm. Khi Công ty chấp nhận cho khách hàng hởng giảm giá, kế toán tiêu thụ trừ luôn vào giá bán và chỉ ghi giá còn lại khách hàng phải thanh toán (giá không thuế) trên hoá đơn (cột đơn giá và thành tiền) cho từng loại sản phẩm. Dòng cộng tiền hàng ghi số tổng cộng của cột thành tiền. Dòng tiền thuế GTGT ghi số thuế GTGT đầu ra phải nộp của số hàng tiêu thụ (= dòng cộng tiền hàng * thuế suất). Cộng hai dòng trên ra dòng tổng cộng tiền thanh toán.
Hoá đơn GTGT đợc đánh số liên tục từ đầu đến cuối quyển, nếu ghi sai hoặc điều chỉnh phải huỷ ngay, không đợc sửa chữa, gạch xoá ngay trên hoá đơn nhng vẫn lu lại quyển gốc và viết hoá đơn khác liền kề. ở Công ty Cơ khí Hà Nội, Hoá đơn GTGT lập làm 3 liên (đặt giấy than viết một lần):
- Liên 1 (màu trắng): lu lại quyển gốc (là căn cứ ghi sổ kế toán).
- Liên 2 (màu đỏ): giao cho khách hàng giữ (để làm căn cứ cho ngời mua vận chuyển hàng trên đờng và khấu trừ thuế GTGT đầu vào).
- Liên 3 (màu xanh): giao cho thủ kho để ghi thẻ kho
Kế toán lập xong hoá đơn, trình kế toán trởng và giám đốc Công ty ký. Ngời mua hàng, sau khi nhận đủ và kiểm tra hàng, ký nhận vào hoá đơn. Khi khách hàng thanh toán, kế toán tiêu thụ đóng dấu “Đã thu tiền” vào hoá đơn (liên đỏ và liên trắng).
Hoá đơn GTGT là căn cứ để thủ kho xuất kho thành phẩm, ghi thẻ kho, kế toán ghi Sổ chi tiết tiêu thụ, Bảng kê chi tiết tiêu thụ,Sổ chi tiết tài khoản 131.1, 131.2, sổ theo dõi công nợ.
Để phản ánh và giám đốc tình hình tiêu thụ thành phẩm một cách có năng suất và hiệu quả nhất, kế toán tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Cơ khí Hà Nội sử dụng các tài khoản sau:
- TK 511: Doanh thu bán hàng: phản ánh giá bán không thuế của tất cả các loại sản phẩm và những dịch vụ kèm theo (lắp đặt, chạy thử,...).
- TK 531: Hàng bán bị trả lại. - TK 155: Thành phẩm.
- TK 157: Hàng chờ bán hoặc chờ sử dụng nội bộ. - TK 632: Giá vốn hàng bán.
- TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp Nhà nớc.
- TK 131: Phải thu của khách hàng (TK này đợc chi tiết thành 2 tiểu khoản)):
+ TK 131.1: Phải thu của khách hàng. + TK 131.2: Ngời mua ứng trớc tiền hàng.
Ngoài ra, kế toán tiêu thụ thành phẩm còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan nh TK 111, 112...
Nội dung của các tài khoản trên cũng tơng tự nh đã nêu ở phần lý thuyết.