trình đờng thủy
2.1. Chứng từ và thủ tục nhập kho
Mua NVL nhập kho : Phòng kế hoạch thị trờng có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất, xây dựng định mức tiêu hao NVL và định mức dự trữ NVL. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, phòng thiết bị vật t cử cán bộ vật t đi thu mua NVL. Khi NVL về đến Công ty, thủ kho cùng hội đồng kiểm nhập của Công ty tiến hành kiểm tra về chất lợng vật liệu, số lợng, quy cách, đơn giá vật liệu, nguồn mua và tiến độ thực hiện hợp đồng rồi lập biên bản kiểm nghiệm. Sau đó, phòng thiết bị vật t lập phiếu nhập kho, cán bộ phụ trách cung ứng vật t ký vào phiếu nhập kho, chuyển cho thủ kho nhập NVL, ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán vật t ghi sổ và bảo quản. Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên: một liên đợc lu ở tập hồ sơ chứng từ gốc tại phòng thiết bị vật t, một liên đợc dùng để thanh toán, một liên chuyển cho kế toán NVL hạch toán.
Định kỳ (cuối tuần) thủ kho sẽ chuyển phiếu nhập kho (liên 2) cho kế toán vật t, phiếu nhập kho ghi đầy đủ các thông tin theo quy định. Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán có thể biết đợc tình hình NVL hiện có và các thông tin nh số lợng, chủng loại, giá thành, ngày tháng nhập kho ..
Ví dụ: Ngày 15 tháng 01 năm 2005 Công ty đã mua NVL của Công ty Cung ứng vật t Đại Hoàng Minh. Căn cứ theo hoá đơn của Công ty Đại Hoàng Minh kế toán vật t của Công ty lập phiếu nhập kho, kiểm tra hàng hoá trớc khi nhập vào kho nh chủng loại, mẫu mã, số lợng, chất lợng đúng theo thoả thuận theo hoá đơn GTGT.