- Cải thiện sự phân bổ nguồn vốn của đơn vị: Cĩ được đầy đủ thơng tin về rủi ro giúp nhà quản lý đánh giá tổng quát nhu cầu về vốn và tối ưu hố việc phân bổ
3.2.2Hồn thiện cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn trách nhiệm
DOANH NGHIỆP
3.2.2Hồn thiện cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn trách nhiệm
Cơ cấu tổ chức các bộ phận và phân chia trách nhiệm của các nhân viên trong cơng ty phải đảm bảo cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm sốt và giám sát các hoạt động tại đơn vị. Cơ cấu tổ chức được xác lập từ bộ phận quản lý cấp cao đến
lxxxi
các cấp thực hiện ở bên dưới. Các doanh nghiệp cần hồn thiện cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn trách nhiệm của nhân viên theo hướng sau:
3.2.2.1 Hội đồng quản trị và Ban kiểm sốt /Kiểm tốn nội bộ
Để hội đồng quản trị hoạt động hữu hiệu thì thành phần của hội đồng này phải bao gồm những người trong ban giám đốc và những người ở các bộ phận chuyên mơn như kỹ thuật, tài chính,… chỉ cĩ như vậy Hội đồng quản trị mới cĩ thể đánh giá đúng trách nhiệm của những bộ phận và các thành viên trong đơn vị. Mặt khác, Hội đồng quản trị giám sát các hoạt động quản lý tại đơn vị, thay đổi ban giám đốc khi cần thiết và điều chỉnh các hành động sai của ban giám đốc, vì vậy thành viên của Hội đồng quản trị phải cĩ người khơng thuộc Ban giám đốc. Hơn nữa, thành viên Hội đồng quản trị phải cĩ người hồn tồn độc lập với Ban giám đốc và cơng ty, cụ thể là những nguời khơng phải là nhân viên và cũng khơng phải là cổ đơng hoặc người chủ gĩp vốn. Các cơng ty lớn, đặc biệt là các cơng ty đại chúng, nên chọn những người cĩ kiến thức cao về kinh tế, tài chính, quản trị,… và cĩ uy tín trong xã hội làm thành viên độc lập trong Hội đồng qủn trị. Những người này khơng những cung cấp những tư vấn, định hướng mới lạ và độc đáo mà cịn tạo nên sự độc lập cần thiết đối với Ban giám đốc.
Cơ cấu Hội đồng quản trị thích hợp đảm bảo rằng Ban giám đốc duy trì hệ thống quản trị rủi ro một cách hữu hiệu. Cho dù trong lịch sử cơng ty chưa phải gánh chịu những tổn thất, cho dù chưa cĩ bằng chứng hay dấu hiệu nào cho thấy cơng ty phải đối mặt với những rủi ro quan trọng, thì Hội đồng quản trị cũng phải luơn ý thức rằng rủi ro cĩ thể đến với cơng ty bất cứ lúc nào. Cho dù cĩ một chiến lược hay đội ngũ nhân sự lành nghề, chu trình được thiết kế khoa học và kỹ thuật áp dụng là đáng tin cậy thì cơng ty vẫn phải đối mặt với tổn hại từ các loại rủi ro và việc quản trị rủi ro vẫn rất cần thiết.
Mặt khác, để Ban kiểm sốt độc lập với Ban giám đốc thì thành viên Ban kiểm sốt cũng cĩ ít nhất một người giữa vai trị chủ chốt (trưởng ban hoặc phĩ ban) khơng phải là nhân viên của cơng ty. Tuy nhiên, để thành viên này cĩ trách nhiệm
lxxxiii
hơn trong cơng việc kiểm sốt thì nhân viên này phải là cổ đơng hoặc người cĩ lợi ích trực tiếp đến kết quả hoạt động của cơng ty.
3.2.2.2 Phân chia quyền hạn trách nhiệm
Phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các phịng ban và các nhân viên phải xem xét đến sự chồng chéo về chức năng kiểm tra giám sát cĩ thể gây ách tắc trong chu trình thực hiện. Mặt khác, sự phân quyền cũng phải đảm bảo cơ chế giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận và các nhân viên tham gia. Để đạt được các mục tiêu này, khi xây dựng cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn trách nhiệm đơn vị cần xem xét các vấn đề sau:
- Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm phải được xây dựng dựa trên chu trình phát sinh của từng loại nghiệp vụ. Căn cứ vào bản chất của từng loại nghiệp vụ mà đơn vị bố trí những phịng ban, nhân sự tham gia vào chu trình chứ khơng phải là điều ngược lại. Mặt khác, đơn vị cũng cần phải quy định rõ tiến độ thực hiện trong các thủ tục kiểm sốt, trách nhiệm cụ thể của các cá nhân, bộ phận khi xảy ra sự chậm trễ. Cách thức tiếp cận như vậy một mặt giảm thiểu sự chồng chéo, mặt khác đảm bảo tiến độ cơng việc được thực hiện kịp thời, qua đĩ nâng cao hiệu quả của hệ thống.
- Đảm bảo sự sự giám sát lẫn nhau giữa các phịng ban và các nhân viên. Nghĩa là, một nghiệp vụ từ khi phát sinh đến lúc hồn thành khơng tập trung vào một người hoặc một bộ phận chức năng xử lý. Đây là cách thức để giảm thiểu gian lận hoặc sai sĩt phát sinh, và hồn thiện hệ thống với sự tham gia đĩng gĩp từ nhiều người nhiều bộ phận khác nhau.
- Chú ý đến quan hệ đặc tính và quan hệ của từng nhân viên đối với những người khác trong chu trình kiểm sốt để bố trí nhân sự đảm bảo sự hữu hiệu của hệ thống kiểm sốt.
Luân chuyển các vị trí giữa các nhân viên trong phịng ban nhằm giúp nhân viên hiểu hết và cĩ những kỹ năng cần thiết cho các cơng việc liên quan đến bộ phận của mình để cĩ thể thay thế trong những trường hợp khẩn cấp. Mặt khác, việc luân chuyển cũng tạo nên sự giám sát lẫn nhau tốt hơn giữa các nhân viên qua việc nhân viên hiểu chi tiết các cơng việc ở những vị trí khác.