- Nhập vào kho: Liên
c) Thủ tục xuất bán phế liệu.
2.2.2. bộ phận kế toán.
Hàng ngày căn cứ trên các phiếu nhập, phiếu xuất kho vật t để làm căn cứ ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu và để lập bảng kê loại chứng từ nhập vật t, bảng kê loại chứng từ phiếu xuất vật t. Từ bảng kê phiếu nhập, bảng kê phiếu xuất vật t kế toán lập bảng luỹ kế nhập vật t, bảng luỹ kế xuất v để làm cơ sở lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật t hàng hoá.
Mỗi tờ sổ chi tiết theo dõi một thứ vật liệu về cả số lợng và giá trị nhập xuất phát sinh trong tháng và tồn kho cuối tháng.
Cách ghi sổ chi tiết nh sau:
- Cột "ngày chứng từ" căn cứ vào ngày tháng năm trên các phiếu nhập xuất kho để ghi.
- Cột "số liệu chứng từ" căn cứ vào số chứng từ trên các phiếu nhập, xuất kho.
- Cột "nhập" ghi "số lợng", "giá đơn vị", "thành tiền" của vật liệu nhập kho dựa vào phiếu nhập kho tơng ứng để ghi.
- Cột " xuất" ghi "số lợng", "giá đơn vị", "thành tiền" của vật liệu xuất kho căn cứ vào phiếu xuất kho tơng ứng để ghi.
Cụ thể trên sổ chi tiết dầu short (loại 16kg) (55ì65) (64ì68) (biểu 17b) đơn giá bình quân dầu short xuất kho sau lần nhập 250 tấn ngày 14/12/2001 đ- ợc tính:
* Giá trị thực tế vật liệu tồn kho trớc khi nhập kho = giá trị vật liệu tồn đầu kỳ - giá trị vật liệu xuất kho trớc lần nhập = 8.483.345 - (48.754 + 243.770 + 24.377 + 121.885 + 243.770 + 73.131 + 24.377 + 121.885 + 121.885 + 121.885 + 121.885 + 48.754) = 7.166.987
* Giá trị vật liệu nhập kho = 3.750.000 + 2.500.000 = 6.250.000
* Số lợng vật liệu tồn kho trớc khi nhập kho = số lợng vật liệu tồn đầu kỳ - số lợng vật liệu xuất kho trớc lần nhập = 348 - (2 + 10 + 1 + 5 + 10 + 3 + 1 + 5 + 5 + 5 + 5 + 2) = 294 (tấm) Số lợng vật liệu tồn tr- ớc khi nhập kho Số lợng vật liệu nhập kho Đơn giá bình quân
thực tế xuất kho theo từng lần nhập
Giá trị thực tế vật liệu tồn trước khi nhập kho
Giá trị vật liệu nhập kho = + +
* Số lợng vật liệu nhập kho = 150 + 100 = 250 (tấm)
Khi đó trên phiếu xuất số 2204 ngày 19/12/2001, kế toán tính giá trị thực tế vật liệu xuất kho = Đơn giá bình quân X số lợng vật liệu xuất kho
= 7399 x 10 = 73.990
* Tính số liệu tồn cuối kỳ:
Số lợng tồn cuối kỳ = Số lợng tồn đầu kỳ + số lợng nhập trong kỳ - số lợng xuất trong kỳ.
Tơng đơng: Thành tiền tồn cuối kỳ = Thành tiền tồn đầu kỳ + thành tiền nhập trong kỳ - thành tiền xuất trong kỳ.
Cụ thể trên sổ chi tiết dầu short đợc tính nh sau:
Số lợng tồn cuối kỳ = 34800 + 25000 - 11600 = 48200
Thành tiền tồn cuối kỳ = 254492400 + 187500000 - 85360800 = 356631600
Cách ghi bảng kê phiếu nhập vật t
- Cột "số chứng từ", "ngày chứng từ" kế toán căn cứ vào các phần tơng ứng trên phiếu nhập kho để ghi:
- Cột "số tiền" kế toán căn cứ vào cột "thành tiền" trên các phiếu nhập kho loại vật t tơng ứng để ghi.
Hàng ngày khi tính toán hoá đơn giá bình quân cho từng loại vật liệu xuất kho, kế toán tiến hành ghi vào cột "Giá đơn vị" tơng ứng cho từng loại vật liệu rồi nhân với cột "số lợng" để ghi vào cột "thành tiền" trên các phiếu xuất kho trong tháng. Sau đó kế toán tiến hành phân loại:
+ Các phiếu xuất bột mỳ, dầu short cho cùng 1 hợp đòng đợc xếp với nhau.
+ Tất cả các phiếu xuất kho xăng dầu cho máy với nhau. + Tất cả các phiếu xuất kho xăng cho xe chạy với nhau.
+ Tất cả các phiếu xuất kho giấy bóng kính,giấy krap, chun , dây buộc... với nhau.
+ Tất cả các phiếu xuất kho bán vật liệu với nhau. Đơn giá bình quân
xuất dầu short sau ngày 14/12/1998
7.166.987 + 6.250.000294 + 250 294 + 250
Sau khi phân loại các phiếu xuất kho kế toán tiến hành lập bảng kê loại chứng từ phiếu xuất vật t.
Cuối tháng kế toán lập bảng luỹ kế nhập vật t, bảng luỹ kế xuất vật t cho từng loại vật t theo chỉ tiêu giá trị và chỉ tiêu số lợng
Biểu số 20a.
Bảng luỹ kế nhập vật liệu chính
Tháng 12/1998
Mã vật t Tên vật t Đơn vị Số lợng Thành tiền
1 2 3 4 5
A 111 Bột cột cờ kg 15.768 52759728
A112001 Bột Bình đông kg 47125 154256750
A131 Bột Foocôsa kg 9970 36889000
A132002 Bột Tê giác kg 40519 12155700
B003 Dầu short (loại 25kg) Tấn 250 190000000
B004 Dầu short (loại 16kg) Tấn 250 187500000
Cộng
Trong tháng 12, ở Công ty không phát sinh nghiệp vụ nhập mua giấy bống kính ,giấy krap và nhập vật liệu phụ.
Biểu số 20b
Bảng luỹ kế nhập nhiên liệu Tháng 12/2001
Mã vật t Tên vật t Đơn vị Số lợng Thành tòên
1 2 3 4 5
D001 Xăng lít 2110 9.706.000.
D002 Dầu FO lít 400 1.400.000
Cộng 11.406.000
Cách lập bảng luỹ kế nhập vật liệu :
- Cột 1, 2, 3 kế toán căn cứ vào bảng danh mục vật t để ghi.
- Cột 5 kế toán căn cứ vào số liệu tổng hợp của cột "số tiền" trên bảng kê phiếu nhập kho của loại vật liệu tơng ứng để ghi.
Biểu số 20c.
Bảng luỹ kế xuất vật liệu BộT Mỳ Và DầU SHORT
Tháng 12/ 2001
Mã vật t Diễn giải Đơn vị Số lợng Thành tiền 1 2 3 4 5 A111 Bột mỳ bình đông kg 63600 212805600 A112001 Bột Cột cờ kg 46282 151330622 ... ... .. ... ... ... A131 Bột Foocosa kg 44890 166093000
A132002 Bột tê giác kg 23728 71184000
... ... ..
...
.... ...
B003 Dầu short(loại 25 kg) Tấn 119 88060000
B004 Dầu short (loại 16 kg) Tấn 116 853606000
Biểu số 20d
Bảng luỹ kế xuất nhiên liệu
Tháng 12/2001
Mã vật t Tên vật t Đơn vị Số lợng Thành tiền
D001 Xăng lít 2.110 9.706.000
D002 Dầu FO lít 2410 883.4000
D003 Dầu luyn lít 590 1.076.0770
Biểu số 20e Bảng luỹ kế xuất vật t khác Mã vật t Tên vật t Đơn vị Số l- ợng Thành tiền 1 2 3 4 5 C002 Vỏ thùng chiếc 19250 623211000
C005 Băng keo cuộn 105 4882500
…. ………. …. …. ……..
M001 Giấy krap cuộn 100 420000000
M0010 Giấy bóng kính cuộn 97,5 10896500
Cộng 103342257
Cách lập bảng luỹ kế xuất vật t:
- Cột 1, 2, 3 kế toán căn cứ vào bảng danh mục vật t để ghi
- Cột 5 kế toán căn cứ vào số liệu tổng hợp của cột "số tiền" trên bảng kê phiếu xuất kho của loại vật liệu tơng ứng để ghi.
Từ bảng luỹ kế nhập vật t, bảng luỹ kế xuất vật t, kế toán lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật t hàng hoá.
Phơng pháp lập bảng tổng hợp vật t hàng hoá TK 152.
- Cột 1 ghi "mã vật t" dựa vào bảng danh mục vật t để ghi. - Cột 2 ghi "tên vật t" tơng ứng với từng "mã vật t"
- Cột 3 ghi "đơn vị" vật t tơng ứng.
- Cột 4 ghi số lợng, giá trị từng loại vật t hàng hoá tồn đầu tháng 12 căn cứ vào số d cuối kỳ của cột "tồn trong tháng" trên bảng tổng hợp vật t, hàng hoá tơng ứng ở tháng trớc để ghi.
- Cột 5 ghi số lợng, giá trị từng loại vật t nhập trong tháng 12 căn cứ vào cột "thành tiền" trên bảng luỹ kế nhập của loại vật t tơng ứng để ghi.
- Cột 7 ghi số lợng (giá trị) từng loại vật t, hàng hoá tồn cuối tháng 12 đợc xác định = số lợng (giá trị) của loại vật t tơng ứng tồn đầu tháng + số lợng (giá trị) của loại vật t tơng ứng nhập trong tháng - số lợng (giá trị) của loại vật t t- ơng ứng xuất trong tháng.
Ví dụ nh bột mỳ Cột cờ - A111 có:
Số lợng tòn cuối tháng = Số lợng tồn đầu tháng + Số lợng nhập trong tháng - Số lợng xuất trong tháng
= 3223 + 15.768 - 6360 = 12631 (kg)
Giá trị tính bằng tiền = Giá trị tồn đầu tháng + Giá trị nhập trong tháng - Giá trị xuất trong tháng
= 1084158 + 52759728 - 21280560 = 42263326
* Kế toán theo dõi thanh toán với ngời bán.
Vật liệu ở Công ty mua về thờng cha đợc thanh toán ngay với ngời bán. Vì vậy tại Công ty kế toán thanh toán mở sổ chi tiết để theo dõi thanh toán với từng đối tợng bán. Hàng ngày căn cứ trên các phiếu chi trả cho ngời bán về số hàng đã mua và mới mua, các phiếu nhập kho hàng mua về cha thanh toán kế toán ghi vào sổ chi tiết của từng khách hàng.
Căn cứ vào phiếu nhập kho số 205 ngày 14 tháng 12 nhập kho 29,75 tấn bột mỳ BĐ với số tiền cha thanh toán là 95.586.750 và các phiếu nhập kho khác của Công ty lơng thực TP HCM và các phiếu chi số... Và các phiếu chi số 715 ngày 7/12/1998, phiếu chi số 80 ngày 30/12/1998 trả cho Công ty lơng thực TP HCM tổng số tiền là 118.870.300 (biểu số 22a) kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết của ngời bán là Công ty lơng thực TP HCM.
Biểu số 22a
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---
Phiếu chi
Số 715 (Kèm theo 2 chứng từ gốc)
Tên, họ ngời lĩnh Lý do chi Số tiền TK
Nợ
Trần Hồng Tuyến (Cán bộ phòng Kế hoạch vật t)
Thanh toán tiền mua bột mỳ BĐ của Công ty lơng thực TP HCM.
18.870. 300
331
ấn định chi : Mời tám triệu, tám trăm bảy mơi nghìn ba trăm đồng
Ngày 7 tháng 12 năm 2002
Ngời lĩnh tiền Thủ quỹ Phụ trách KT Giám đốc
Các cột 2.3 căn cứ vào dòng số và ngàytháng năm trên phiếu nhập kho vật liệu và phiếu chi tiền trả cho ngời bán .
Cột số 7 dựa vào cột ''số tiền'' của phiếu chi tiền để ghi . Cột số 8 dựa vào cột ''số tiền'' trên phiếu nhập kho để ghi. Cột số 10 = cột 10+ dòng cộng cột 8 - Dòng cột số 7 (cuối kỳ) (đầu kỳ)
Cuối tháng kế toán căn cứ vào các phiếu chi thanh toán với ngời bán để lập thành bảng kê loại chứng từ phiếu chi tiền mua vật liệu.
Biểu số 22 C
bảng kê loại chứng từ phiếu chi tiền mua vật liệu Tháng 12năm 2001
Dòng Số CT
Ngày CT
Diễn giải TK Nợ TK Có Số tiền
1 . 715 7/12 331 111 2 . 68 9/12 331 112 3 . 717 9/12 331 111 4 . 718 10/12 331 111 5 . 72 20/12 331 112 Cộng 2.3 Kế toán tổng hợp vật liệu
2.3.1. Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán vật liệu trong Công ty KD & CBLT Việt Tiến.
Kế toán vật liệu sử dụng một số tài khoản sau: -TK 152''Nguyên liệu, vật liệu''
Kế toán vật mở các tài khoản cấp 2sau: 1521- Vật liệu chính
1522- Vật liệu phụ 1523- Nhiên liệu
1524- Phụ tùng thay thế 1525- Phế liệu thu hồi
TK 1 1 1 - Tiền mặt
TK 1 1 2 - Tiền gửi Ngân hàng TK 3 3 1 - Phải trả ngời bán TK 1 3 1 - Phải thu khách hàng
TK 1368 - Phải thu nội bộ khác (chi nhánh)
- Các nghiệp vụ xuất vật t dùng cho sản xuất kinh doanh phản ánh các tài khoản :
TK 621 - Chi phí nguyên liệu trực tiếp TK 627 - Chi phí sản xuất chung
TK641 - Chi phí bán hàng
TK 642 - Chi phí quản lý doang nghiệp TK821 - Chi phí bất thờng
TK721 - Thu nhập bất thờng
Phơng pháp kế toán tổng hợp vật liệu sử dụng ở Công ty là phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Hàng ngày kế toán vật liệu căn cứ trên các phiếu nhập kho vật liệu, phiếu xuất kho vật liệu và các phiếu chi thanh toán tiền mua để lập sổ nhật ký chung phản ánh các nghiệp vụ nhập xuất vật t trong tháng.
Quá trình hạch toán tổng hợp vật liệu ở Công ty đợc biểu diễn nh sau:
Sơ đồ số 6
sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu ở công ty Kinh doanh và chế biến lơng thực Việt Tiến
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu chi
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu chi
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu chi
Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản
Ghi hàng ngàyGhi cuối thángGhi cuối quý
Biểu số 23 (Trích sổ) nhật ký chung tháng 12/ 2001 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi Số Hiệu TK Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Trangtrớcchuyển sang 2096 1.12 621 1521 6212 1521 2099 1.12 6211 1521 6212 1521 .. 199 5.12 6211 1521 6212 1521 715 7.12 331 111
nhật ký chung Tháng 12/2001 Ngày Chứng từ Đã ghi Số Số phát sinh tháng ghi sổ Số Ngày Nợ Có 200 7.12 1521 331 2133 7.12 6211 1521 6212 1521 201 12.12 1523 331 12.12 6272 1523 2217 21.12 6211 1521 6212 1522 2221 21.12 6211 1521 6212 1521
Cuối tháng kế toán căn cứ vào số liệu trên sổ Nhật ký chung để tổng hợp các nghiệp vụ nhập xuất vật liệu và thanh toán với ngời bán làm cơ sở để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp . Số liệu tổng hợp cũng chính là số liệu đợc biểu hiện ở dòng cộng trên các bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ xuất vật liệu và bảng tổng hợp đã thanh toán với ngời bán.