và chế biến lơng thực việt tiến.
1. Đặc điểm vật liệu.
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty là sản xuất theo đôn đặt hàng, nên chủng loại sản phẩm rất phong phú... mỗi đơn đặt hàng có đòi hỏi khác nhau về quy cách mẫu mã sản phẩm.
Hiện nay các loại vật liệu dùng để sản xuất ở công ty đều có sẳn trên thị trờng, giá cả ít dao động . Bên cạnh đó , do cơ chế cạnh tranh của thị trờng là một điều kiện thuận lợi cho công ty , không cần phải dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở trong kho, mà khi có nhu cầu để sản xuất kinh doanh thì bộ phận cung ứng vật liệu mua về là có ngay. Vật liệu của công ty thờng đợc nhậo kho theo hình thức sau:
- Vật liệu do công ty mua ngoài.
- Vật liệu do cần đổi chủng loại, do cha sử dụng hết.
- Phế liệu thu hồi.
Nguồn cung cấp vật liệu mua ngoài của công ty chủ yếu là từ các công ty có quan hệ mua bán lâu daì với công ty nh : Công ty Hà bình , công ty boa bì nhựa Tân tiến, công ty lơng thực thành phố Hồ Chí Minh, công ty hồng dơng... Ngoài ra vật liệu có thể đợc bộ phận vật t muatừ thị trờng nổi và tát cả vật t mua về có thể thanh toán ngay bằng ngân phiếu, séc, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc có thể nợ mà cha thanh toán.
a. Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu.
Mỗi loại vật liệu do có tính chất lý học , hoá học riêng, chịu ảnh hởng của khí hậu môi trờng bên ngoài nên việc dự trữ bảo quản ở kho của công ty đợc sắp xếp theo từng kho riêng:
- Kho để bột mỳ
- Kho chứa dầu short
- Kho để hơng liệu,muối
- Kho để dầu FO
- Kho để phụ tùng thay thế nh vòng bi , dây curoa, lợc đồng, động cơ.
- Kho để phế liệu.
Hệ thống kho tàng của công ty đợc quản lý chặt chẽ, chỉ có một thủ kho.Do đặc điểm vật liệu dể bị ẩm , cháy cho nên kho đợc bảo quản khô ráo và có các thiết bị phòng cháy chữa cháy nh bình cứu hoả.
b. Phân loại vật liệu.
Nhìn chung vật liệu ở công ty có rất nhiều chủng loại, quy cách, đơn vị tính khác nhau cho nên đợc phân thành nhiều loại khác nhau. Việc phân loại vật liệu ở công ty đợc dựa trên nội dung kinh tế và chức năng của vật liệu đối voứi quá trình sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Vật liệu chính: Gồm những loại tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm của công ty là các loại mỳ thành phẩm gồm các loại sau:
+ Bột mỳ: bột mỳ bình đông, bột mỳ hà bình , bột mỳ trung quốc... + Dầu Pam, dầu short để chiên mỳ,dầu để nấu sa tế.
- Vật liệu phụ: Là đối tợng lao động, không cấu thành nên thực thể sản phẩm chung, vật liệu phụ có tác dụng hỗ trợ nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất các sản phẩm gồm:
+ Vật liệu phụ sử dụng thờng xuyên nh Ribotide, gum, bột mầu súp gà , súp bò,tinh dầu gà nớc...
- Nhiên liệu của công ty không nhiều gồm than để đốt lò hơi, dầu FO để đốt lò chiên...
- Phụ tùng thay thế: Có rất nhiều phụ tùng thay thế khác nhau nh chi tiết của các máy móc thiết bị(vòng bi,lợc đồng, dao cắt, dây curoa, )và các vật liệu điện nh dây điện , bóng dèn.
- Phế liệu thu hồi: Bao gồm lõi giấy, vỏ thùng hỏng, vỏ thùng dầu, túi nilon rách, vỏ thùng phi đựng dầu đợc thu hồi để bán .
Căn cứ phiếu nhập kho nhận đợc của phòng kinh doanh, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật t nhập kho , ghi số lợng thực nhập vào phiếu và cùng ngời giao hàng ký tên vào từng liên. Trong trờng hợp kiểm nhận phát hiện thấy vật liệu thiếu hoặc thừa, không đúng quy cách, mẫu mã nh ghi trên phiếu, thủ kho phải cùng ngời giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phòng kinh doanh biết. Phiếu nhập kho vào từng liên . trong trờng hợp kiểm nhiệm phát hiện vật liệu thiéu hoặc thừa , không đúng quy cách, mẫu mã nh ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho phải cùng ngời giao hàng lập biên bảnhiệm vụà báo ngay cho phiongf kinh doanh biết.
Phiếu sau khi có chữ ký của ngời giao hàng, ngời nhận hàng, chủ kho giao cho ngời giao hàngmột liên kèm với hoá đơn bán hàng làm thủ tục thanh toán. một liên dùng làm căn cứ ghi thẻ theo số thực nhập và chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Một liên còn lại cùng với biên bản thừa( thieu ) vật liệu ( nếu có ) gửi về phòng sản xuất kinh doanh.
Các mặt hàn sản xuất của doanh nghiệp phục vụ xuất khẩu và hàng nội địa.Vì vậy, công ty phải tổ chức mua vật liệu đáp ứng nhu cầu sản xuất. Đối với trờng họp này, việc theo dõi chi phí vật liệu trực tiếp sẽ cung cấp thông tin cho công tác tính giá thàng sản phẩm, do đó trên phiếu nhập vật t và sổ kế toán chi tiết vật liệu, kế toán theo dõi cả chỉ tiêu số lợng và giá trị của vật liệu.
Vật liệu nhập kho dợc sắp xếp, phân loại riêng biệt và đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật t khi có nhu cầu cần dùng.
ở Công ty Việt Tiến chủng loại vật liệu phong phú, đa dạng. Bảng danh mục vật t đợc cài đặt trên máy vi tính, sử dụng một bộ mã vật t thống nhất A,B,C,D,M tiện cho việc theo dõi từng loại,từng thứ vật t.
c. Đánh giá vật liệu.
Tại Công ty Việt Tiến, các nghiệp vụ nhập liệu không diễn ra thờng xuyên liên tục, số liệu và giá trị phát sinh không lớn. Còn nghiệp vụ xuất vật liệu diễn ra thờng xuyên, liên tục nhng số lợng và giá trị vật liệu xuất ra cũng không lớn . Cho nên Công ty đã sử dụng giá thực tế để đánh gía vật liệu.
* Giá thực tế vật liệu nhập kho.
+ Giá thực tế vật liệu mua ngoài
ở Công ty có 6 xe vận tải, nhng 6 xe này chủ yếu là xe vận chuyển sản phẩm của Công ty giao cho khách hàng. Nên vật liệu của Công ty mua, chi phí vận chuyển có thể do bên bán chi ra và chi phí này đợc cộng luôn vào giá mua hoặc có khi vận chuyển do Công ty thuê ngoài, chi phí này không cộng vào giá mua, mà kế toán hoạch toán vào chi phí sản xuất chung. Nh vậy giá thực tế của vật liệu mua ngoài chỉ bao gồm giá trị trên hoá đơn bán hàng.
Ví dụ: Trên chứng từ số 205 ngày 14 tháng 12 năm 2001 (xem biểu số 2 trang)
Công ty mua của Công ty lơng thực Thành phố HCM 29,75 tấn bột mỳ Bình Đông .Giá mua ghi trên hoá đơn là 3.213 đồng / 1kg, giá mua này đồng thời là giá trị thực tế của lợng bột mỳ vừa mua, kế toán sẽ ghi số liệu này vào cột ''Tiền'' của cột nhập trong sổ chi tiết vật liệu.
+ Giá thực tế vật liệu nhập liệu kho do cần đổi chủng loại
Trị giá thực tế của vật liệu nhập kho dới hình thức này đợc xác định đúng bằng gía trị thực tế xuất kho của chúng khi trớc.
*. Giá thực tế vật liệu xuất kho
Tại Công ty kinh doanh và chế biến lơng thực Việt tiến, tính giá trị thực tế vật liệu xuất kho theo giá bình quân gia quyền của từng lần nhập, căn cứ trên sổ chi tiết của từng số vật liệu.
Ví dụ 132: Trên phiếu xuất kho số 2221 ngày 21/12/2001 xuất cho anh Lâm bộ phận chiên mỳ 12 tấn dầu short, kế toán căn cứ vào ngày nhập vật t gần nhất (14/12/2001) để xác định đơn giá bình quân.
Căn cứ vào giá trị thực tế và số lợng dầu short tồn kho đầu kỳ của loại dầu này trên sổ chi tiết vật liệu, tính đơn giá thực tế xuất kho của loại vật liệu này:
Giá trị thực tế của 12 tấn dầu short xuất kho là 24663 ì 12 = 295.956(ngđ)
2. Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty kinh doanh và chế biến than Việt Tiến. chế biến than Việt Tiến.
2.1. Quy trình và nội dung hạch toán ban đầu.2.1.1. Thủ tục nhập vật liệu. 2.1.1. Thủ tục nhập vật liệu.
a) Thủ tục nhập vật liệu do mua ngoài.
Phòng kế hoạch vật t cân đối nhu cầu vật t cho sản xuất, đối chiếu với kho. Nếu có nhu cầu cần phải mua loại vật t nào đó.
Phòng kế hoạch giao nhiệm vụ cho cán bộ vật t đi mua. ở Công ty không có ban kiểm nghiệm vật t, do đó không sử dụng "Biên bản kiểm nghiệm vật t" mà vật t mua về chỉ qua ngời mua kiểm tra trớc khi mua và thủ kho kiểm tra
Đơn giá bình quân dầu short 7.166.987 +6.250.000 294 + 250 = = 24.663 + + Giá thực tế VL tồn trước khi nhập kho. = Số lượng VL tồn trước khi nhập kho ì Số lượng VL xuất kho Giá thực tế VL tồn trư ớc khi nhập kho. Số lượng vật liệu nhập kho Giá thực tế VL xuất
kho trong tháng theo từng lần nhập
trớc khi nhập kho. Khi cán bộ vật t mua vật t về cho Công ty thì xảy ra hai tr- ờng hợp sau:
* Trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về:
Khi vật t về nhập kho, bộ phận vật t ở phòng Kế hoạch vật t báo cho thủ kho và kế toán để thực hiện nhập. Kế toán căn cứ vào số lợng thực nhập để ghi số lợng thực tế vào phiếu nhập và căn cứ theo giá hoá đơn của khách hàng bàn giao để ghi vào cột giá đơn vị, nhân với số lợng thực nhập để ghi vào cột thành tiền trên phiếu nhập. Đồng thời kế toán xem xét số thực nhập và số trên hoá đơn, nếu có chênh lệch, kế toán yêu cầu ngời giao vật t, xác định số lợng thực tế nhập trên hoá đơn để theo dõi số thực tế thanh toán. Sau đó kế toán giao cả 3 liên cho ngời giao vật t, thủ kho, thủ trởng đơn vị trên phiếu nhập, khi ký nhận đầy đủ trên phiếu nhập, thủ kho giữ lại 1 liên, 1 liên chuyển cho kế toán thanh toán cùng với hoá đơn để theo dõi thành toán, 1 liên còn lại giao cho kế toán vật liệu để vào sổ chi tiết vật liệu.
Sau khi nhận đợc hoá đơn bán hàng của Công ty lơng thực thành phố HCM (xem biểu số 2) cùng với số bột đã chuyển đến nhập kho, kế toán vật t của Công ty viết phiếu nhập kho (xem biểu số 3).
Biểu 2.
hoá đơn kiêm phiếu xuất kho
Ngày 14 tháng 12 năm 2002
Số : 718225 (Liên 2 giao cho khách hàng)
- Họ và tên ngời mua: Công ty kinh doanh và chế biến lơng thực Việt Tiến- Địa chỉ : Khu công nghiệp Gia lâm , Hà Nội - Địa chỉ : Khu công nghiệp Gia lâm , Hà Nội
- Xuất tại kho : Chi nhánh Công ty Lơng thực thành phố HCM. - Địa chỉ : số 6 Trơng Định