1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01 - TSCĐ
2 Thẻ TSCĐ 02 - TSCĐ
3 Biên bản thanh lý TSCĐ 03 - TSCĐ
4 Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 04 - TSCĐ
Luân chuyển chứng từ
Việc luân chuyển chứng từ tại Công ty Kinh doanh và chế biến lơng thực Việt Tiến bao gồm các giai đoạn sau:
*Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ
Việc lập chứng từ ban đầu của Công ty đợc tiến hành thờng xuyên đầy đủ theo số liên quy định. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc phản ánh rõ ràng vào chứng từ một cách trung thực, khách quan theo thời gian và địa điểm phát sinh. Trong mỗi chứng từ đều đầy đủ các yếu tố theo đúng nguyên tắc của chứng từ kế toán.
* Kiểm tra chứng từ
Khi chứng từ ban đầu đợc lập và chuyển đến Phòng Kế toán, Kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra và phân loại chứng từ. Chứng từ sau khi đợc kiểm tra mới đợc dùng làm căn cứ để ghi sổ.
Chứng từ sau khi kiểm tra sẽ đợc ghi sổ kế toán theo quy định. Trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ phải đợc bảo quản và có thể sử dụng lại để kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kế toán sổ tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
* Chuyển chứng từ vào lu trữ và huỷ
Kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ đợc chuyển sang lu trữ. Việc bảo quản lu trữ chứng từ đợc tiến hành theo hệ thống nên khi cần có thể tìm đợc nhanh chóng.
b. Hệ thống tài khoản kế toán
Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995, căn cứ vào Thông t số 10/TC/CĐKT và Thông t số 100/1998/TC/BTC đồng thời căn cứ vào đặc điểm, quy mô hoạt động kinh doanh, trình độ quản lý tài chính cảu chính mình công ty đã xây dựng đợc danh mục các tài khoản áp dụng từ ngày 01/01/2000 để có thể ghi chép, phản ánh đợc toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty và cung cấp đợc các thông tin cần thiết cho quá trình quản lý.
Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tại Công ty gồm 61 tài khoản cấp I, 105 tài khoản cấp II và 03 tài khoản ngoài bảng. Để đáp ứng đợc yêu cầu về quản lý, Công ty đã mở thêm các tài khoản cấp III. Các tài khoản cấp III này có thể đợc mở thêm tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý phát sinh.
c. Hệ thống sổ sách: Công ty kinh doanh và Chế biến lơng thực Việt Tiến áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung. Tiến áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung.
- Nhật ký chung: đây là quyển sổ tổng hợp, chủ yếu ghi các nghiệp vụ kinh tế theo thứ tự thời gian và là căn cứ ghi sổ cái.
- Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản kế toán và đợc dùng làm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh. Tất cả các tài khoản có phát sinh trong niên độ kế toán đều đợc Công ty mở một sổ cái để ghi chép.
- Các sổ hạch toán chi tiết: là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế theo từng đối tợng kế toán riêng biệt. Công ty mở các sổ chi tiết sau:
+ Sổ chi tiết nguyên vật liệu, hàng hoá, thành phẩm + Sổ chi tiết cho các đối tợng thanh toán
+ Sổ chi tiết theo dõi tiền gửi, tiền vay tại các ngân hàng khác nhau + Các tài khoản cấp II đều đợc Công ty mở sổ chi tiết để theo dõi. * Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty nh sau:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký chung. Sau đó từ Nhật ký chung chuyển từ số liệu để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Các nghiệp vụ nào Công ty có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, ghi sổ Cái các nghiệp vụ đợc ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái với Bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết) thì lập Bảng cân đối số phát sinh và Bảng này đợc dùng để lập Báo cáo Tài chính.
Về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên bảng Cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.
Trình tự ghi sổ kế toán Nhật ký chung của Công ty Kinh doanh và chế biến l- ơng thực Việt Tiến đợc thể hiện qua sơ đồ:
Sơ đồ 7: Sơ đồ trình tự ghi sổ Nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
d. Hệ thống báo cáo kế toán.
Công ty Kinh doanh và chế biến lơng thực Việt Tiến luôn thực hiện đầy đủ chế độ Báo cáo Kế toán theo qui định của Nhà nớc và yêu cầu của ngành. Từ năm 1996 đến năm 2000, hệ thống báo cáo kế toán của Công ty đợc lập dựa trên hệ thống báo cáo kế toán ban hành kèm theo quyết định số 1141/TCAĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và Thông t số 100/1998/TT-BTC ngày 15/07/1998. Từ năm 2001, hệ thống báo cáo kế toán của Công ty đợc lập theo quyết định 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/12/2000.
Báo cáo kế toán của Công ty bao gồm: Chứng từ
kế toán
Hạch toán
chi tiết Nhật ký chung
Sổ cái
Báo cáo Bảng cân đối
- Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN)
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DN) - Báo cáo lu chuyển tiền tệ (Mẫu B03-DN)
- Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B04 - DN)