III- Nội dung tổ chức kế toán các phần hành chủ yếu tại Công ty xây dựng số
4. Hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng:
Tiền lơng là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp phải trả cho ngời lao động theo thời gian, khối lợng công việc mà ngời lao động đã cống hiến cho doanh nghiệp. Tiền lơng là nguồn thu nhập chủ yếu của ngời lao động, cũng nh các doanh nghiệp khác Công ty đã sử dụng tiền l- ơng làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần tích cực lao động, là nhân tố thúc đẩy để tăng năng suất lao động.
* Hệ thống chứng từ sử dụng: Đối với công tác tổ chức hạch toán lao động, tiền lơng trong quy chế quản lý nội bộ quy định khá rõ: Hợp đồng giao khoán, bảng chấm công thời gian phải ghi đầy đủ các điều kiện theo mẫu biểu, có chữ ký của ngời chấm công, ngời giao khoán, nhận khoán, kỹ thuật xác định chất lợng công việc, hợp đồng làm khoán phải đợc chấm công và bảng chấm lơng phải có chữ ký của từng ngời trong tổ.
* Tài khoản sử dụng: Tại phòng kế toán Công ty, kế toán sử sụng tài khoản 334,338,622,642,627 để thanh toán lơng và các khoản trích theo lơng.
Do Công ty giao việc cho các đơn vị trực thuộc theo hình thức khoán gọn nên kế toán ở Công ty không phải theo dõi thù lao trả cho lao động các đội, nhân viên kế toán sẽ làm việc này. Cuối tháng chủ nhiệm công trình tập hợp chứng từ liên quan mang về Công ty để kế toán ghi nhận chi phí.
a. Hạch toán lơng và các khoản trích theo lơng:
Hàng năm dựa trên cơ sở doanh thu dự kiến ( căn cứ vào các công trình mà Công ty nhận thi công) phòng Tổ chức hành chính sẽ lập quỹ lơng dự kiến theo công thức sau:
Quỹ lơng dự kiến = hệ số x doanh thu dự kiến
Tiền lơng chính là tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính đã đợc quy định bao gồm tiền lơng cấp bậc, các khoản phụ cấp thờng xuyên và tiền thởng trong sản xuất. Mức lơng chính của mỗi cán bộ, công nhân viên Công ty đợc xác định trên mức lơng cơ bản và hệ số. Đây là căn cứ tính các khoản trích theo lơng( 25% trong đó: 19% tính vào chi phí quản lý, 6% trừ vào l- ơng cán bộ).
-Trên cơ sở doanh thu dự kiến và doanh thu thực hiện hàng tháng phòng Tổ chức hành chính sẽ tính ra mức lơng thực tế từng ngời. Trong lơng thực tế ngoài bộ phận lơng chính còn có lơng năng suất:
Lơng năng suất = lơng chính x hệ số năng suất.
Nếu doanh thu/tháng = 3.5 tỷ/tháng cán bộ quản lý sẽ hởng lơng năng suất bằng 100% lơng chính.
Nếu doanh thu/ tháng < 3.5 tỷ/ tháng hệ số năng suất< 100%.
- Cuối tháng phòng Tổ chức hành chính sẽ gửi phòng Kế toán tài chính bảng lơng của các nhân viên, trong đó nêu rõ chức danh, mức lơng cơ bản, hệ số, số tiền đã tạm ứng kỳ I, số tiền còn đợc lĩnh...Định kỳ đến ngày phát lơng các nhân viên ở các phòng ban đến phòng Tài chính kế toán nhận lơng.
- Thủ quỹ lập phiếu chi tiền mặt.
b. Hạch toán lơng và các khoản trích theo lơng đối với các nhân viên:
Tại đội xây lắp căn cứ vào tình hình thực tế của công trình nh: san lấp mặt bằng, bốc dỡ đóng cọc, dựng lán trại, sơn, hàn, trát tờng...chủ nhiệm công trình lập hợp đồng giao khoán ( xem bảng dới) chi tiết theo từng tổ ( tổ sắt, tổ nề, tổ hàn...).
Hàng ngày theo khối lợng công việc mà các công nhân thực hiện đợc chủ nhiệm công trình lập bảng chấm công và chia lơng: theo dõi số ngày làm việc, số công thực hiện, số tiền đợc lĩnh. Bảng chấm công đợc treo công khai để các công nhân có thể theo dõi đảm bảo công bằng.
Cuối tháng nhân viên hoặc chủ nhiệm công trình sẽ mang hợp đồng giao khoán và bảng chấm công về phòng kỹ thuật thi công để xác định về đơn giá, công khoán, xác định về khối lợng và chất lợng công việc làm đợc. Sau khi kỹ thuật viên tiến hành thẩm định và xác nhận về khối lợng thi công , phòng Tổ chức hành chính xác nhận số công nhân thực tế của mỗi đội. Sau khi đã lấy đầy đủ các xác nhận cần thiết, phòng Tài chính kế toán sẽ lập bảng thanh toán lơng chi tiết từng tổ, trên cơ sở đó kế toán lập bảng tổng hợp thanh toán lơng, và sau khi đợc kế toán trởng, thủ trởng đơn vị ký duyệt, các bảng này đợc chuyển tới thủ quỹ, kế toán thanh toán sẽ lập phiếu chi và thủ quỹ chi tiền.
Bảng thanh toán lơng
Công ty xây dựng số 34 bảng thanh toán lơng chi tiết
Xí nghiệp xây lắp Hà Nội Công trình: Chuyển cho thủ quỹ để trả lơng từ ngày...đến ngày...
Số tiền 1.120.000: một triệu một trăm hai mơi nghìn đồng chẵn
Kế toán Giám đốc Đơn vị : đồng
STT Họ và tên thanh toánSố tiền Tạm ứng kỳ I Số tiền còn lĩnh kỳ II nhậnKý 1 Nguyễn Thị Dịu 300.000
2 Đào Thống Nhật 225.000 3 Ngô Minh Phơng 216.600
4 Đặng Trần Côn 58.400
5 Trần Văn Sửu 320.000
Tổng 1.120.000
Bảng tổng hợp thanh toán lơng
Công ty xây dựng số 34 Bảng tổng hợp thanh toán lơng Xí nghiệp xây lắp Hà Nội Công trình:
Chuyển cho thủ quỹ để trả lơng từ ngày... đến ngày...
Số tiền 3.492.000: Ba triệu bốn trăm chín mơi hai nghìn đồng chẵn.
Kế toán Giám đốc Đơn vị: đồng
STT Họ và tên Số tiền thanh toán Tổ thực hiện Tạm ứng kỳ I Số tiền còn lĩnh kỳ II nhậnKý 1 Nguyễn Thị Dịu 1.120.000 Tổ sắt 450.000 670.000
2 Đặng Hữu Đoàn 2.372.000 Tổ lao
động 1.000.000 1.372.000
Tổng 3.492.000 1.450.000 2.042.000
Trên cơ sở hợp đồng giao khoán, bảng chấm công, bảng thanh toán lơng kế toán đội, xí nghiệp sẽ lập bảng phân bổ lơng: phân bổ lơng theo từng công việc sử
dụng lao động hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp hoặc chi phí sản xuất chung.
Bảng phân bổ lơng
Công ty xây dựng Hà Nội
Xí nghiệp xây lắp số 1 bảng phân bổ lơng Công trình: STT Nội dung( tổ sản xuất ) Tổng tiền Ghi có TK334, nợ các TK 622 6271 1 Đặng Hữu Đoàn 2.372.000 2.000.000 372.000 2 Nguyễn Thị Dịu 1.120.000 1.000.000 120.000 Tổng 3.492.000 3.000.000 492.000
Kế toán đội Giám đốc xí nghiệp
b. Sổ sách tổng hợp và chi tiết:
Cuối tháng khi nhân viên kế toán đội gửi các chứng từ chứng minh về việc chi trả tiền lơng, kế toán phụ trách đội sẽ lập bảng kê chi phí nhân công. Định kỳ cuối tháng khi nhận đợc các chứng từ do đội gửi về, kế toán Công ty mới ghi sổ nhật ký chung một lần, đồng thời ghi sổ cái TK 622, 627,3386. Khác với đơn vị bạn Công ty xây dựng số 34 không ghi giảm chi tạm ứng TK 1413 mà lại ghi tăng một khoản phải trả đội, xí nghiệp TK 3386, đây là một điểm khác so với chế độ kế toán hiện hành.
Hàng tháng sau khi đã lập các bảng kê, vào sổ cái ghi sổ nhật ký chung kế toán sẽ tiến hành lu giữ các hợp đồng giao khoán, bảng thanh toán lơng, bảng phân bổ lơng, bảng kê chi phí nhân công theo tập chứng từ, quản lý theo từng tháng, từng công trình.
Bảng kê chi phí nhân công
STT Số chứng từ chứng từNgày ND chi phí Tổng ghi có TK3386
Trong đó chi tiết ghi nợ TK622 TK6271 Phân bổ lơng
Quy trình luân chuyển chứng từ lao động, tiền lơng:
Nơi sử dụng Bộ phận quản lý Bộ phận lao động lao động, tiền lơng kế toán
Thời gian Kết quả Cơ cấu lao động Lập chứng từ lao động lao động hệ thống định mức tiền lơng,
đơn giá BHXH
Bảng chấm công Quyết định thay đổi Ghi sổ kế toán Chứng từ giao nhận cơ cấu lao động chỉ tiêu TL,BHXH