III- Nội dung tổ chức kế toán các phần hành chủ yếu tại Công ty xây dựng số
2. Hạch toán tài sản cố định:
Vai trò của TSCĐ và tốc độ tăng TSCĐ trong sự phát triển kinh tế quyết định yêu cầu và nhiệm vụ ngày càng cao của công tác quản lý và sử dụng TSCĐ. TSCĐ là những tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài. TSCĐ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị của nó chuyển dần vào giá thành sản phẩm sau nhiều chu kỳ, nhiều giai đoạn qua hình thức khấu hao. Do vậy, nó góp phần phát triển sản xuất, thu hồi vốn đầu t nhanh để tái sản xuất, trang bị thêm và đổi mới không ngừng TSCĐ.
a. Tài khoản sử dụng:
Để phản ánh sự biến động sự tăng, giảm của TSCĐ và công tác trích khấu hao Kế toán TSCĐ của Công ty xây dựng số 34 sử dụng các tài khoản:
TK 211: Tài sản cố định hữu hình TK 214: Hao mòn tài sản cố định TK 009: Nguồn vốn khấu hao TK 211 có các tài khoản cấp 2 sau:
TK 2112: Nhà cửa vật kiến trúc TK 2113: Máy móc thiết bị
TK2114: Phơng tiện thiết bị truyền dẫn TK2115: Thiết bị dụng cụ quản lý TK 2118: TSCĐ hữu hình khác
Ngoài ra còn sử dụng một số TK khác: TK111,112, 411, 331,1332...
b. Hệ thống chứng từ sử dụng:
Do tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn( >5triệu) nên mỗi khi phát sinh các nghiệp vụ tăng, giảm tài sản cố định Công ty xây dựng số 34 đều phải gửi công văn thông báo cho Giám đốc Tổng Công ty xây dựng Hà Nội xin đợc tăng, giảm tài sản cố định. Sau khi nhận đợc quyết định cho phép từ phía Tổng Công ty
thì Công ty mới đợc phép tiến hành nhợng bán, thanh lý, điều chuyển hoặc mua sắm tài sản cố định.
Các chứng từ tài sản cố định sử dụng gồm: - Biên bản giao nhận tài sản cố định - Thẻ tài sản cố định
- Biên bản thanh lý tài sản cố định - Biên bản đánh giá lại tài sản cố định
Các chứng từ khấu hao tài sản cố định bao gồm: - Bảng tính khấu hao tài sản cố định
- Bảng phân bổ khấu hao.
- Bảng đăng ký mức trích khấu hao tài sản cố định
c. Quy trình luân chuyển của chứng từ tài sản cố định:
Tài sản cố định của Công ty tăng, giảm do nhiều nguyên nhân, ta có thể xét một số trờng hợp đặc trng sau:
c.1. Các nghiệp vụ tăng tài sản cố định do mua sắm:
- Căn cứ vào nhu cầu thực tế của đơn vị, Giám đốc Công ty sẽ làm đơn xin đầu t trình lên Giám đốc Tổng Công ty chờ ký duyệt.
- Sau khi đợc chấp thuận, Công ty lập dự án đầu t với nội dung: mua tài sản cố định ở đâu, nguồn vốn huy động ở đâu, phơng thức đầu t, tìm kiếm đối tác đầu t...
- Công ty sẽ thực hiện các thủ tục đấu thầu.
- Sau khi tiến hành ký Hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp ghi rõ phơng pháp bàn giao, phơng thức thanh toán...
- Khi bàn giao, Công ty sẽ tổ chức Hội đồng giao nhận gồm đại diện cho cả hai bên. Hội đồng này sẽ lập Biên bản giao nhận tài sản cố định vận hành chạy thử.
- Giám đốc Tổng Công ty sau khi nhận đợc công văn của Công ty về việc giao nhận tài sản cố định sẽ gửi quyết định cho phép Công ty ghi tăng tài sản cố định, tăng nguồn vốn.
- Kế toán tài sản cố định căn cứ vào Biên bản giao nhận tài sản cố định lập thẻ tài sản cố định, bảng tính khấu hao, phán ánh vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
c.2. Tr ờng hợp tăng tài sản cố định do điều chuyển:
- Căn cứ vào nhu cầu thực tế của đơn vị, Giám đốc Công ty xây dựng số 34 sẽ làm Công văn trình lên Giám đốc Tổng Công ty xây dựng Hà Nội xin điều chuyển tài sản cố định.
- Sau khi xem xét, Giám đốc Tổng Công ty sẽ gứi 1 quyết định cho Công ty về việc điều động tài sản cố định, đồng thời hớng dẫn về các thủ tục điều chuyển tài sản cố định giữa các đơn vị thành viên.
- Khi tiến hành bàn giao tài sản cố định phải có sự chứng kiến của ban quản trị Tổng Công ty và Công ty xây dựng số 34. Hội đồng giao nhận sẽ lập biên bản giao nhận vận hành chạy thử.
- Căn cứ vào công văn xin điều chuyển tài sản cố định của Công ty xây dựng số 34, biên bản giao nhận tài sản cố định, giấy đồng ý cho đơn vị điều chuyển giảm tài sản cố định...Giám đốc Công ty gửi quyết định:
+ Đồng ý cho đơn vị điều chuyển giảm tài sản cố định.
+ Đồng ý với Công ty xây dựng số 34 tăng tài sản cố định, đồng thời tăng nguồn vốn.
- Kế toán tài sản cố định căn cứ vào biên bản giao nhận tài sản cố định lập thẻ tài sản cố định, bảng tính khấu hao tài sản cố định, phản ánh vào sổ tổng hợp và chi tiết.
c.3. Nghiệp vụ giảm tài sản cố định do thanh lý, nh ợng bán:
- Khi phát hiện 1 tài sản cố định trong Công ty đã quá cũ không sử dụng đợc, Công ty sẽ tổ chức hội đồng đánh giá lại tài sản cố định để xem xét hiện trạng tài sản, giá trị hao mòn, giá trị còn lại của tài sản cố định. Sau đó hội đồng lập biên bản đánh gía lại tài sản cố định.
- Giám đốc Công ty gửi thông báo cho các đơn vị trực thuộc, công văn cho Tổng Công ty xây dựng Hà Nội về việc thanh lý nhợng bán tài sản cố định trong đó ghi rõ gía trị thanh lý .
- Căn cứ vào biên bản đánh giá lại tài sản cố định, quyết định cho phép thanh lý tài sản cố định của Tổng Công ty xây dựng Hà Nội, giấy đề nghị mua tài sản cố định của ngời mua, hội đồng thanh lý sẽ lập biên bản thanh lý tài sản cố định.
- Cuối cùng Kế toán tài sản cố định huỷ thẻ tài sản cố định, bảng tính khấu hao, ghi vào sổ chi tiết, vào nhật ký chung, vào sổ cái.
d. Nghiệp vụ trích khấu hao tài sản cố định:
Kế toán tài sản cố định tiến hành tính khấu hao theo phơng thức khấu hao đều. Dựa vào năng lực hoạt động của Công ty, thời gian sử dụng của tài sản mà Công ty tự ấn định cũng nh mức khấu hao theo tháng( nhng trong khung quy định của Nhà nớc).
Định kỳ hàng tháng, hàng quý Kế toán tài sản cố định tiến hành trích khấu hao một lần, lập bảng tính khấu hao cho từng loại tài sản cố định và phân bổ khấu hao cho từng bộ phận sử dụng tài sản cố định. Trên cơ sở đó Kế toán ghi nhật ký chung và phản ánh vào sổ cái tài khoản 214.
e. Sổ sách tổng hợp và chi tiết:
Căn cứ vào các chứng từ gốc( biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản đánh giá lại tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định), bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định, Kế toán tài sản cố định sẽ phản ánh vào sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 211,214,627,642
g.Sơ đồ hạch toán tài sản cố định:
Công tác tổ chức hạch toán đối với tài sản cố định tại Công ty xây dựng số 34 thực hiện theo chế độ kế toán 1141/BTC do Bộ Tài chính ban hành 1/11/1995 đ- ợc mô tả tóm tắt theo sơ đồ dới đây:
Sơ đồ: Hạch toán tài sản cố định
TK331,111,112 TK211 TK214
Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TK1332 Nguyên giá Thuế TSCĐ thanh lý TK411 TK 811
TSCĐ do điều chuyển Giá trị còn lại
Sơ đồ: Hạch toán nghiệp vụ trích khấu hao
TK211 TK214 TK627 Thanh lý nhợng bán Trích khấu hao TSCĐ
TSCĐ dùng cho sản xuất
TK642 Xoá sổ TSCĐ Trích khấu hao TSCĐ
khấu hao hết dùng cho quản lý