tiêu thụ tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng
3.1.1. Những u điểm .
* Chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng là một công ty trẻ đợc thành lập từ năm 2001 với đội ngũ nhân viên kế toán trẻ rất năng động và nhiệt tình với công việc. Họ thực sự đã góp một phần quan trọng cho thành công của công ty trong những năm vừa qua.
* Bộ máy kế toán đợc tổ chức khá hợp lý, gọn nhẹ mà vẫn đảm bảo hoàn thành tốt công việc đợc giao. Đội ngũ nhân viên kế toán năng động, nhiệt tình, có trình độ đồng đều và chế độ phân công công việc hợp lý đã phát huy đợc khả năng làm việc độc lập của mỗi nhân viên kế toán cũng nh tinh thần trách nhiệm trong công việc của từng cá nhân, nâng cao hiệu quả làm việc. Phòng kế toán đã quản lý tốt tiền hàng, bảo toàn và phát triển vốn của công ty, đáp ứng kịp thời nhu cầu về vốn của các phòng nghiệp vụ và của chi nhánh.
* Công ty đã sử dụng sổ kế toán và hình thức ghi sổ phù hợp. Mà cụ thể là công ty đã áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức Nhật ký chung, hình thức này không chỉ phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và bộ máy kế toán của công ty mà nó còn phù hợp với việc sử dụng phần mềm kế toán trong công việc.
* Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đợc lập ra đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ đợc phân loại hệ thống hoá theo từng nghiệp vụ kinh tế, theo thời gian phát sinh và đ… ợc đóng thành tập theo từng tháng, thuận lợi cho việc tìm kiếm, kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
* Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán riêng, nó không chỉ giúp công ty giảm tải đợc khối lợng lớn công việc mà việc hạch toán này còn mang lại độ chính xác cao, thuận tiện cho việc kiểm tra và phát hiện ra những sai sót. Cụ thể là:
- Cung cấp thông tin kế toán một cách nhanh chóng, chính xác vì mọi số liệu đều đợc quản lý trực tiếp theo chứng từ gốc nên tránh đợc sự sai lệch giữa chứng từ gốc và sổ sách kế toán ghi, nếu kế toán nhập chính xác số liệu.
- Giảm đợc lao động đơn điệu của nhân viên kế toán vì khi sử dụng phần mềm kế toán, nhân viên kế toán chỉ cần đa đầy đủ dữ liệu cần thiết trên chứng từ gốc vào máy, không cần làm những việc nh : vào sổ kế toán chi tiết, tính toán tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán…
- Thuận tiện cho việc kiểm tra và phát hiện sai sót.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán nên kế toán máy đã đợc áp dụng tại công ty ngay từ khi công ty mới đợc thành lập với một chơng trình hạch toán phù hợp với đặc điểm riêng của công ty. Với phơng tiện hạch toán này, các nghiệp vụ phát sinh đợc sử lý nhanh chóng, chính xác, lợng thông tin đợc lu trữ nhiều, tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin cần thiết, tăng năng suất lao động kế toán.
Vì hình thức sổ mà công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung nên việc áp dụng kế toán máy là rất phù hợp.
Ngoài những điểm mạnh nêu trên thì công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá vẫn còn những hạn chế cần cải tiến và hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và hiệu quả của công tác kế toán.
3.1.2. Những tồn tại cần khắc phục.
Bên cạnh những u điểm vừa nêu trên thì công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng còn tồn tại một số những nhợc điểm sau:
* Công ty đã sử dụng tỷ giá thực tế để hạch toán các phát sinh ngoại tệ là cha hợp lý bởi chính điều này làm công việc ghi chép của kế toán trở nên khó khăn hơn, các nhân viên kế toán luôn phải thờng xuyên điều chỉnh tỷ giá trong hạch toán, điều này dễ gây nhầm lẫn, làm cho công việc của kế toán viên trở nên nặng nề hơn. Bởi trong thực tế tỷ giá của các loại ngoại tệ luôn có sự thay đổi, sự thay đổi này tính cho từng ngày.
* Công ty không sử dụng các khoản dự phòng nh dự phòng phải thu khó đòi hay dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Điều này sẽ gây lúng túng cho việc hạch toán nếu trong kỳ có các nghiệp vụ bất thờng xảy ra, ảnh hởng lớn đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp vì:
Dự phòng phải thu khó đòi là một bộ phận nợ phải thu dự tính không thu đợc từ phía các chủ nợ nhằm ghi nhận các khoản lỗ có thể phát sinh nhng cha chắc chắn. Đồng thời qua đó phản ánh đợc gía trị thực tế của các khoản phải thu.Giá trị thực của các khoản phải thu là số tiền dự tính có thể thu hồi đợc của các khoản nợ.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là bộ phận giá trị dự tính bị giảm sút so với gía gốc (giá thực tế ghi sổ của hàng tồn kho) có thể phát sinh nh- ng cha chắc chắn. Đồng thời qua đó phản ánh đợc giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính.
* Công ty cha có chính sách về chiết khấu. Điều này làm cho hoạt động tiêu thụ và thanh toán của công ty đạt hiệu quả cha cao vì nó cha kích thích đợc ngời mua hàng. Công ty đã có chính sách về giá cả, chính sách về thanh toán nhng lại cha áp dụng biện pháp thúc đẩy tiêu thụ rất hữu hiệu là chính sách chiết khấu thanh toán và chiết khấu thơng mại hay còn gọi là chính sách “hậu mãi” sau bán hàng cho những khoản thanh toán trớc thời hạn và cho những khách hàng mua hàng với số lợng lớn.
* Công ty không tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp mà toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ đều đợc tập hợp và kết chuyển vào TK 911 để xác định kết qủa tiêu thụ hàng hoá trong kỳ, có thể gây bội chi trong kỳ hoặc những chi phí này là lớn thì sự ảnh hởng của nó sẽ làm cho việc xác định kết quả kinh doanh là không chính xác.
* Công ty không tiến hành phân bổ chi phí mua hàng trong kỳ mà chỉ tập hợp những chi phí của những mặt hàng nào đợc coi là tiêu thụ trong kỳ thì tập hợp chi phí mua hàng của hàng hoá đó để xác định kết quả. Chính điều này làm công tác kế toán trở nên phức tạp hơn.
* Tất cả khối lợng hàng hoá công ty bán trên thị trờng đều là những mặt hàng nhập khẩu, do đó để hàng hoá về đến kho của công ty phải mất một thời gian tơng đối dài hàng đợc vận chuyển trên đờng. Tại công ty, kế toán vẫn cha lu các chứng từ liên quan hàng đang đi đờng vào sổ riêng, mà đến khi hàng về tới nơi thì lại ghi vào TK có liên quan chứ không phản ánh vào TK 151. Nh vậy là không chính xác vì hàng đang đi đờng cũng đợc coi là tài sản của công ty, nếu không hạch toán vào sẽ không phản ánh đầy đủ tình hình hiện tại của công ty.
3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng.
3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng.
Trong xu thế vận động không ngừng của các hoạt động kinh tế, việc mỗi doanh nghiệp phải tự khẳng định mình là một đòi hỏi thiết yếu. Nhng để làm đợc việc đó thì mỗi doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình.
Tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng, hoạt động buôn bán hàng hoá diễn ra hàng ngày với số lợng lớn. Cùng với đó công ty lại có nhiều mối quan hệ không chỉ với khách hàng, đối tác, ngân hàng mà còn cả với cơ… quan nhà nớc trong mối quan hệ giữa nghĩa vụ và trách nhiệm. Việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời, chính xác cho chủ doanh nghiệp và các bên liên quan là một điều rất cần thiết. Điều đó càng khẳng định hơn vai trò của kế toán viên, kế toán vừa là ngời cung cấp thông tin kinh tế tài chính của đơn vị kế toán cho các đối tợng sử dụng thông tin. Mặc khác thông qua quá trình thu thập, xử lý, phân tích thông tin của kế toán là cơ sở kiểm tra giám sát tình hình tài chính cũng nh hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kiểm tra việc chấp hành các chính sách, chế độ về quản lý kinh tế tài chính. Tài liệu số liệu, kế toán là cơ sở để xem xét, xử lý vi phạm pháp luật.
Vì vậy, hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá không chỉ làm tăng hiệu quả làm việc của hệ thống kế toán nói chung mà còn là một yêu cầu thiết yếu. Nhờ đó ngời quản lý có thể thu thập đợc những thông tin đầy đủ nhất, kịp thời nhất, chính xác nhất và đa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn, mang lại hiệu quả cao nhằm khẳng định vị trí của công ty trong nền kinh tế thhị trờng cạnh tranh quyết liệt nh hiện nay.
3.3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng .
Để đáp ứng đợc nhu cầu ngày càng cao trong việc hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tiêu thụ tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng, em mạnh dạn đa ra một số kiến nghị sau:
3.3.2.1. Công ty nên sử dụng tỷ giá hạch toán để hạch toán các
nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ, góp phần làm giảm khối lợng công việc của kế toán cũng nh góp phần tăng hiệu quả công việc.
3.3.2.2. Công ty nên trích lập dự phòng nh dự phòng phải thu khó
đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho vì nh thế công ty sẽ tránh đợc những khoản chi phí đột xuất gây ra những ảnh hởng lớn đến việc xác định kết quả tiêu thụ mà có thể gây bội chi trong kỳ.
Việc lập dự phòng nh vậy có một vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp. Vai trò đó thể hiện nh sau:
- Phơng diện kinh tế : Nhờ các tài khoản dự phòng mà bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản.
- Phơng diện tài chính: dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lợi nhuận của niên độ kế toán nên doanh nghiệp có đợc một khoản tích luỹ đáng lẽ đã đợc phân chia. Thực chất, các khoản dự phòng là một nguồn tài chính của doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lu động trớc khi sử dụng thực thụ.
- Phơng diện thuế khoá: Dự phòng giảm giá đợc ghi nhận nh một khoản chi phí hợp lý làm giảm lợi nhuận phát sinh để tính toán ra số lợi nhuận thực tế, vì thế mà sẽ giảm đợc một khoản tiền nộp thuế cho doanh nghiệp
3.3.2.2.1. Đối với khoản dự phòng hàng tồn kho: Hàng tồn kho cuối kỳ là một tất yếu ở hầu hết các doanh nghiệp tồn tại trong nền kinh tế thị trờng hiện nay. Không một công ty nào có thể đảm bảo đợc rằng lợng hàng mà đơn vị mua vào trong kỳ sẽ đợc tiêu thụ ngay với giá bán có lãi hoặc hoà vốn. Vì vậy, cuối mỗi niên độ kế toán sẽ xuất hiện một lợng hàng tồn kho. Và việc dữ trữ hàng tại các doanh nghiệp thơng mại đôi khi lại gay ra thiệt hại bởi sự giảm giá của loại hàng hoá đó trên thị trờng. Để hạn chế những thiệt hại mà doanh nghiệp có thể gặp phải thì chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng nên lập ra một khoản dự phòng hàng tồn kho.
- Mục đích giúp cho doanh nghiệp có nguồn vốn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo toàn vốn kinh doanh của doanh nghiệp, cũng nh đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh giá trị vật t, hàng hoá, không cao hơn giá cả trên thị trờng ( hay giá trị thuần có thể đợc thực hiện) tại thời điểm lập báo.
- Nguyên tắc: Dự phòng giảm gía đợc lập cho các loại vật t dùng cho kinh doanh, các loại hàng hoá tồn kho để bán mà giá trên thị trờng thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán. Những loại vật t, hàng hoá này là mặt hàng kinh doanh, thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, có chứng cứ hợp pháp chứng minh giá vốn vật t, hàng hoá tồn kho.Mức dự phòng cần lập cho từng loại hàng tồn kho đợc căn cứ vào số lợng từng loại hnàg tồn kho thực tế và mức giảm giá của từng loại hàng tồn kho tại thời điểm cuối niên độ kế toán.
- Công thức
Mức dự phòng cần lập = Số lợng hàng x Mức giảm năm tới cho tồn kho giá của hàng tồn kho i i cuối niên độ hàng tồn kho i
trong đó:
Mức giảm giá Giá gốc ghi Giá thực tế của hàng = sổ của x trên thị trờng tồn kho i hàng tồn kho i của hàng tồn kho i
Công ty có thể lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những mặt hàng cần lập dự phòng giảm gía theo bảng sau:
Bảng 3.1. Bảng tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho
STT Mặt Hàng Mã Đơn gía hàng tồn Giá thị trờng Số dự phòng năm cũ còn lại Số dự phòng cần lập cho niên Số trích lập thêm Số đợc hoàn nhập
độ tới
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Tổng
Tài khoản sử dụng, công ty nên bổ xung TK 159 “ Dự phòng phải thu khó đòi”.TK này có nội dung nh sau:
+ Bên nợ: Hoàn nhập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho không dùng đến.
+ Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. + D có: Số dự phòng giảm gia hàng tồn kho còn. - Phơng pháp hạch toán:
+ Cuối niên độ kế toán công ty hoàn nhập toàn bộ số dự phòng giảm giá hàng tồn kho còn lại của năm cũ cha dùng đến:
Nợ TK 159 (chi tiết từng loại hàng): Số hoàn nhập. Có TK 721: ghi tăng tu nhập bất thờng.
+ Đồng thời trích lập dự phòng cho năm tới:
Nợ TK 642 (6426): ghi tăng chi phí QLDN
Có TK 159 ( chi tiết từng loại): Số trích lập cho niên độ kế toán mới.
+Trong niên độ kế toán tiếp theo, khi xuất dùng, xuất bán các loại tồn kho, bên cạnh bút toán phản ánh giá vốn, kế toán còn phải ghi bút toán hoàn nhập dự phòng cho những loại hàng đã lập dự phòng.
+ Cuối niêm độ kế toán, tiến hành hoàn nhập và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nh trên.
3.3.2.2.2. Đối với khoản phải thu khó đòi: Việc trích lập dự phòng
thể xảy ra, đảm bảo phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ, cuối mỗi niên độ kế toán phải dự tính số nợ có khả năng khó đòi để lập dự phòng. Các khoản nợ phải thu khó đòi phải có tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. Đồng thời doanh nghiệp phải có chứng từ gốc chứng minh hoặc xác nhận của bên nợ về số tiền còn nợ (hợp dồng kinh tế, khế ớc vay nợ, cam kết nợ, bản thanh lý hợp đồng Đây là những khoản nợ quá hai năm trở nên, doanh nghiệp đã đòi… nhiều lần nhng vẫn không thu đợc. Trờng hợp đặc biệt, tuy cha quá hai năm nhng bên nợ đang trong thời gian xem xét phá sản hoặc giải thể thì cũng đợc coi là nợ khó đòi. Mức dự phòng không vợt quá 20% tổng số d nợ phải thu