Hiện công ty áp dụng hai hình thức bán buôn là bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Qui trình bán hàng diễn ra nh sau:
- Bộ phận bán hàng tìm khách hàng, thoả thuận giá bán, nhận đơn đặt hàng của khách hàng và kí kết hợp đồng bán (nếu có).
- Bộ phận bán hàng lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho sau khi đợc kí duyệt của trởng bộ phận bán hàng sẽ chuyển cho bộ phận kế toán để xuất hoá đơn GTGT hoặc lập các chứng từ đi đờng. Hoá đơn GTGT đợc lập thành ba liên (đặt giấy than viết một lần):
+ Liên một lu tại quyển gốc. + Liên hai giao cho khách hàng.
48 Sổ Nhật ký chung Ký Bán Hàng 156, 641, 642 Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối kế toán
+ Liên ba giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán.
- Hoá đơn GTGT và phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho đợc ký duyệt của kế toán trởng và trởng chi nhánh. Nếu khách hàng trả tiền hàng ngay thì kế toán trởng kiểm tra việc thu tiền trớc khi kí duyệt phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty.
- Thủ kho căn cứ vào phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho đã đợc kí duyệt, ghi nhận số lợng thực xuất, có chữ kí của thủ kho, giao cho ngời nhận và xuất hàng ra khỏi kho. Một liên phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho giao cho khách hàng hoặc ngời giao hàng để ra cổng.
- Một liên GTGT đợc khách hàng kí nhận khi giao hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT, bộ phận kế toán ghi nhận công nợ của khách hàng (nếu có).
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng kế toán sẽ viết hoá đơn và thủ kho xuất hàng tại kho (đối với trờng hợp bán buôn qua kho), còn với trờng hợp bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán thì công ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khách hàng sau khi mua hàng hoá của nhà cung cấp. Công ty thờng bán buôn vận chuyển thẳng với khách hàng truyền thống. Điều này giúp công ty tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, tránh ứ đọng hàng hoá.
Sau đây sẽ là ví dụ minh hoạ cho quá trình luân chuyển chứng từ và hạch toán nghiệp vụ bán buôn hàng hoá tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng.
Ngày 20 tháng 11 năm 2004, chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng bán cho công ty thức ăn Kiên Hà với số lợng lớn mặt hàng khô đậu tơng. Sau khi thoả thuận giá cả, nhận đơn đặt hàng của khách, bộ phận bán hàng của công ty lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho với các khoản mục chủ yếu sau:
- Loại hàng: khô đậu tơng số lợng, đơn giá, tổng giá trị ghi trong hoá đơn GTGT.
- Phơng thức thanh toán trả chậm sau 10 ngày kể từ ngày giao hàng.
Sau khi phiếu này đợc trởng bộ phận bán hàng kí duyệt phiếu sẽ đợc chuyển cho bộ phận kế toán để xuất hoá đơn GTGT theo mẫu số 01/GTKT- 3LL. Hoá đơn đợc lập thành 3 liên, đặt giấy than viết một lần và đợc luân chuyển nh sau: 01 liên lu tại quyển hoá đơn, 01 liên đỏ giao cho khách hàng, 01 liên xanh dùng để thanh toán. Sau đó, hoá đơn GTGT và phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho phải đợc kế toán trởng và trởng chi nhánh kí duyệt.
Sau các thủ tục trên nhân viên bộ phận bán hàng sẽ cầm hai chứng từ này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. Tại kho, khi thủ kho nhận hoá đơn và phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho đã đợc kí duyệt thì sẽ cùng ngời nhận hàng kí vào chứng từ sau đó xuất hàng đồng thời ghi vào thẻ kho. 01 liên phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho đợc giao cho khách hàng để ra cổng.
Thẻ kho do thủ kho mở hàng tháng và đợc chi tiết theo từng loại hàng hoá. Sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hoá đơn GTGT và phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho của số hàng mình vừa xuất lên phòng kế toán. Căn cứ vào đó kế toán sẽ phản ánh vào sổ nhật kí chung đồng thời vào sổ chi tiết hàng hoá.
Cùng với việc ghi sổ nhật kí chung sổ chi tiết hàng hoá, căn cứ vào hoá đơn GTGT số 028837 ngày 20 tháng 11 năm 2004 bán cho công ty thức ăn Kiên Hà, kế toán sẽ phản ánh vào sổ nhật kí bán hàng. đồng thời kế toán cũng nhập nội dung của chứng từ vào máy với đầy đủ các yếu tố cần thiết (số liệu, ngày tháng, tên đơn vị giao dịch, mã tài khoản, hình thức thanh toán, tên hàng hoá, qui cách, số lợng, đơn giá ) với phần mềm kế toán đã… đợc cài đặt sẵn kế toán xác định đợc tổng giá vốn của lô hàng vừa tiêu thụ là 5322308308 VNĐ.
Kế toán định khoản:
Nợ TK 632 598000000
Có TK 156 (1561) 598000000 Đồng thời ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131 (ct thức ăn Kiên Hà) 657800000 Có TK 511 598000000 Có TK 333 (3331) 59800000
Đến ngày 29 tháng 11 năm 2004 công ty thức ăn Kiên Hà thanh toán tiền bằng TGNH của hoá đơn số 028837 . Căn cứ vào hoá đơn GTGT , kế toán phản ánh số tiền nhận đợc : Nợ TK 112 657800000 Có TK 131 ( ct thức ăn Kiên Hà ) 657800000 Bảng minh hoạ Bảng 2.2 Công ty Quang Dũng Số phiếu : Địa chỉ : 40 Cát Linh
phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho
Ngày 20 tháng 11 năm 2004 Xuất kho : chi nhánh Hải Phòng Địa chỉ :
Phơng thức thanh toán : Thanh toán chậm 10 ngày kể từ ngày giao hàng .
STT Tên hàng Đơn vị Số l ợng Ghi chú
Yêu cầu Thực xuất 1 Khô đậu tơng Tấn 800 800
Ngời Trởng Ngời đề KT trởng Tổng Thủ kho nhận phòng nghị giám đốc (đã ký ) (đã ký ) (đã ký ) (đã ký ) (đã ký ) (đã ký) Bảng 2.3 Công ty Quang Dũng Địa chỉ : 40 Cát Linh thẻ kho tháng 11 năm 2004 Hàng hoá : Khô đậu tơng
Đơn vị tính : tấn
SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ … 12 23/11 Nhập khô đậu t- ơng 230 50 25/11 Xuất cám gạo 500 47 20/11 Xuất khô đậu t-
ơng 800 ….. … … … Tồn cuối kỳ …