Công ty tổ chức theo dõi và tập hợp chi phí bán hàng. Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán căn cứ vào phiếu chi để vào sổ quỹ.. cuối tháng kế toán chi phí sẽ hạch toán các khoản liên quan đến chi phí bán hàng để vào bảng tổng hợp chi phí bán hàng rồi từ đó phản ánh vào TK 641.
Các khoản chi phí bán hàng tại công ty bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ nh: chi phí cho nhân viên bán hàng, chi tiếp khách, chi phí vận chuyển hàng cho khách.
Tài khoản mà công ty sử dụng để hạch toán chi phí bán hàng là TK641, TK 641 đợc chi tiết thành 7 TK cấp hai theo nh qui định của bộ tài chính.
Căn cứ vào các chứng từ gốc nh: phiếu chi bảng thanh toán tiền lơng, BHXH, bảng trích khấu hao TSCĐ, biên lai nộp thuế, kế toán vào sổ nhật ký chung, vào sổ chi tiết TK641. Cuối tháng (hết niên độ kế toán, kế toán lập bảng cân đối phát sinh rồi đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết.
Trình tự hạch toán nh sau:
- Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lơng kế toán tổng hợp tiền lơng và các khoản trích theo lơng để phản ánh vào bảng tổng hợp CPBH.
Nợ TK6411 62060000 Có TK 334 56420000 Có TK 338 5640000
- Căn cứ vào bảng chi tiết tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định, kế toán tính và phân bổ khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động bán hàng, sau đó kế toán phản ánh vào bảng tổng hợp CPBH, đồng thời ghi:
Nợ TK 6412 24000000 Có TK 214 24000000
- Căn cứ vào phiếu chi, sổ chi phí phát sinh các khoản chi phí bán hàng phát sinh bằng tiền mặt nh thuê xe vận chuyển, bốc dỡ kế toán ghi.…
Nợ TK 6413 Nợ TK 133
Có TK 111
- Cuối tháng kế toán tập hợp bút toán kết chuyển. Nợ TK 911
Có TK 641
Kế toán căn cứ vào các số liệu trên tập hợp vào bảng tổng hợp chi phí bán hàng. Ví dụ. Bảng 2.7 Bảng tổng hợp CPBH Năm 2004 Đơn vị tính: đồng
STT Diễn giải TK đối
ứng
Số tiền
1 Chi phí nhân viên bán hàng. 33
4
2 Các khoản trích theo lơng. 33 38
564200
3 Chi phí khấu hao TSCĐ. 21
4 24000000 Chi phí vận chuyển, bốc dỡ 2444269 … … Tổng phát sinh 35307978 58
Cũng căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ nhật ký chung.
Từ sổ Nhật ký chung đó kế toán ghi vào sổ cái TK 641.
Bảng 2.8 Sổ cái tk 641 Năm 2004 Đơn vị tính: đồng Chứng từ SH NT
Diễn giải TK đối
ứng
Phát sinh Nợ Phát sinh Có
Chi phí nhân viên bán hàng. 334 56420000 Các khoản trích theo lơng. 3338 564200
Chi phí vận chuyển, bốc dỡ 111 2444269
… …
Kết chuyển sang TK911 3530797858
Tổng phát sinh 3530797858 3530797858
2.3.5.2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng.
Chi phí quản lý doanh nghiệp tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng bao gồm các khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp nh: chi phí dịch vụ mua ngoài thuộc văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, thuế, phí và lệ phí, chi phí khác bằng tiền.
TK mà công ty sử dụng để hạch toán là TK 642, TK này đợc chi tiết thành các tiểu khoản theo qui định của bộ tài chính.
Trình tự hạch toán nh sau:
- Căn cứ vào bảng thanh toán lơng, kế toán ghi: Nợ TK 6421 567719904
Có TK 334 567719904
- Căn cứ vào phiếu xuất kho vật liệu dùng cho quản lý, kế toán ghi: Nợ TK 6422 24637586
- Căn cứ vào bảng chi tiết tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định, kế toán tính và phân bổ khấu hao dùng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp, đồng thời ghi:
Nợ TK 6424 124672117 Có TK 214 124672117
- Thuế và các khoản phí, lệ phí phải nộp, kế toán phản ánh: Nợ TK 6425 5964000
Có TK 3338 5964000
- Căn cứ vào các phiếu chi dịch vụ mua ngoài hay các khoản chi phí khác, kế toán ghi:
Nợ TK 642 569161482 (sct: 6427 557340782
6428 11820700)
Có TK 111 569161482
Căn cứ vào các bút toán trên kế toán tổng hợp vào Bảng tổng hợp chi phí QLDN.
Bảng 2.9
Bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp .
Năm 2004
STT NT Diễn giải TK đối
ứng
Số tiền
1 31/12 Chi phí nhân viên quản lý 334 56771990
4
2 31/12 Chi phí vật liệu sản xuất 152 24637586
4 31/12 Chi phí khấu hao TSCĐ 214 14267211
7 5 31/12 Thuế, phí lệ phí phải nộp 333
8
5964000
6 31/12 Chi phí dịch vụ mua ngoài 111 55734078
7 31/12 Chi phí khác bằng tiền 111 11820700
Tổng 12921550
89
Căn cứ vào số liệu của các chứng từ gốc, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đó để ghi vào sổ Nhật ký chung, từ Nhật ký chung đó kế toán tập hợp ghi vào sổ cái.
Bảng 2.10 Sổ cái tk 642 Năm 2004