Hình thức này phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung ( tổng nhật ký). Sau đó, căn cứ vào Nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán trong
Chứng từ gốc Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết Bảng phân bổ Nhật ký – Chứng từ Sổ cái Sổ quỹ
Báo cáo kế toán Bảng
kê
Bảng tổng hợp chi tiết
Nhật ký sổ cái đợc ghi ít nhất cho hai sổ cái của hai tài khoản liên quan. Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ, có thể mở nhật ký phụ. Cuối tháng hoặc định kỳ, công các số nhật ký phụ, lấy số liệu ghi vào nhật ký chung hoặc ghi thẳng vào sổ cái.
Sơ đồ 1.7 Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chung. Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi định kỳ 5 đến 7 ngày. Ghi cuối tháng.
Quan hệ đối chiếu. Chứng từ gốc
Nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kế toán
Sổ thẻ hạch toán chi tiết Nhật ký chuyên dùng Bảng tổng hợp chi tiết
Chơng HAI
THựC trạng hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty tnhh quang dũng 2.1. đặc điểm tình hình chung của chi nhánh công ty
TNHH Quang Dũng.
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát.
Trong nền kinh tế thị trờng, việc mỗi nhà kinh doanh nhận thấy đợc nhu cầu của thị trờng và khả năng đáp ứng đợc nhu cầu là điều vô cùng quan trọng. Đây đợc coi là yếu tố quyết định việc bỏ vốn và huy động vốn để đầu t vào một lĩnh vực nào đó. Đặc biệt với nền kinh tế nớc ta khi tham gia hội nhập kinh tế phát triển theo định hớng CNH-HĐH, thì đây đợc coi là hớng phát triển u tiên của nền kinh tế nớc nhà. Mặc dù vậy vai trò của nền nông nghiệp vẫn đợc khẳng định và nhà nớc đã và sẽ vẫn có hớng phát triển u tiên nó nhằm phát triển nghành nông nghiệp nói chung và nghành chăn nuôi nói riêng để đáp ứng tốt nhu cầu thực phẩm của ngời dân cũng nh khả năng chế biến xuất khẩu trong tơng lai. Nhận thấy đợc điều đó công ty TNHH Quang Dũng đã thành lập và mở chi nhánh tại miền bắc lấy tên : chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng, có trụ sở tại Hà Nội.
Chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng tại Hà Nội là đơn vị hạch toán độc lập đợc thành lập theo Quyết định số 01/00 HN-CVQĐ ngày 05/06/2000 do sở Kế hoạch và Đầu t Hà Nội cấp, tiến hành hoạt động kinh doanh các nghành nghề sau :
- Mua bán lơng thực, thức ăn gia súc, nông sản thực phẩm, máy nông nghiệp.
- Đại lý ký gửi hàng hoá, dịch vụ thơng mại. - Mua bán thiết bị chăn nuôi.
Qua quá trình hoạt động kinh doanh, mặc dù mới đi vào hoạt động từ năm 2001 và mặt hàng của họ chủ yếu đợc nhập khẩu từ nớc ngoài, nhng chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng miền bắc đã dần khẳng định đợc vai trò của mình trong việc phân phối hàng hoá trên thị trờng miền bắc, sự
mạnh dạn trong đầu t cũng nh khả năng marketing tốt đã đa mặt hàng của chi nhánh công ty ngày càng tiến gần đến đợc với những ngời nông dân Việt Nam với mặt hàng chủ đạo là thức ăn gia súc và họ cũng là đại diện duy nhất tại miền bắc tham gia nhập khẩu thức ăn gia súc từ AGHENTYNA . Sau đây là một vài nét chính về chi nhánh :
Thông tin đầy đủ :
Tên chi nhánh : Chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng (gọi tắt là công ty)
Địa chỉ chi nhánh : Phòng A11, tầng 3, khách sạn Horizon, 40 Cát Linh, Quận Đống Đa - Hà Nội.
Điện thoại : (04) 7332471, Fax : (04) 7332470.
Bảng 2.1. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty năm 2001-2002-2003 .
2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng .
Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức trực tuyến – chức năng, đứng đầu là trởng chi nhánh và đợc khái quát qua sơ đồ sau :
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại chi nhánh công ty (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
TNHH Quang Dũng.
Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003
(1) (2) (3) (4)
1. Doanh thu
trong đó: doanh thu bán hàng xuất khẩu
167550396875 176676242248 210335679110
2. Các khoản giảm trừ doanh thu.
+ Giảm giá hàng bán. + Hàng bán bị trả lại.
+Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp. 78169101 69815644 8353457 304693383 304693383 72318044 66784844 5533200
3. Doanh thu thuần. 167472227774 176371548865 210263361066 4. Giá vốn hàng bán. 164814230407 170926362319 200456462826 5. Lợi nhuận gộp. 2657997367 5445186546 9806898240 6. Chi phí bán hàng. 4160075662 4560350523 7675260861 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp. 791967031 1122080563 1606195551 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh
doanh.
(2294045326) (237244540) 326751975
9. Thu nhập hoạt động tài chính. 20487487 13974100 23222447 10. Chi phí hoạt động tài chính. 27202 221912300 11. Lợi nhuận thuần từ hoạt động tài
chính.
20460285 13974100 (198689853)
12. Các khoản thu nhập bất thờng. 16082389 2938416 13. Các khoản chi phí bất thờng. 1544711 468205
14. Lợi nhuận bất thờng. 14537678 2470211
15. Tổng lợi nhuận trớc thuế. (2273585041) (208732762) (2033182395)
Phòng chỉ đạo (Trởng chi nhánh )
Thông qua sơ đồ trên ta có thể thấy đợc vai trò nhiệm vụ của mỗi phòng ban trong chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng nh sau :
- Phòng chỉ đạo ( Trởng chi nhánh ) : Là ngời lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm trớc pháp luật, trớc tổng công ty về kết quả hoạt động kinh doanh tại chi nhánh cũng nh chịu trách nhiệm quản lý điều hành và chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động khác của chi nhánh nh sử dụng và bảo toàn vốn …
- Phòng kế toán : Có nhiệm vụ là thu thập và xử lý thông tin tài chính phát sinh tại doanh nghiệp theo đúng chế độ kế toán nhà nớc quy định, từ đó cung cấp đầy đủ thông tin cho các phòng ban, giúp nhà quản lý đa ra các quyết định đúng đắn cũng nh đảm bảo hoàn thành các nghĩa vụ với nhà nớc.
- Phòng kinh doanh : Thiết lập các chiến lợc kinh doanh cho công ty, tìm kiếm nguồn hàng cũng nh nơi tiêu thụ hàng hoá.
- Phòng xuất nhập khẩu : Công ty đợc phép xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng thức ăn gia súc nên phòng có nhiệm vụ lập và triển khai kế hoạch xuất, nhập khẩu nhằm cung ứng hàng hoá đủ để đảm bảo yêu cầu tiêu thụ.
- Văn phòng : Chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự, các văn bản hợp đồng kinh tế và các giấy tờ tổ chức các cuộc họp, hội nghị và các phong… trào hoạt động tại chi nhánh cũng nh tham gia các hoạt động tại tổng công ty lớn.
Văn phòng Phòng kế toán Phòng Phòng X-NK
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng. công ty TNHH Quang Dũng.
2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán .
Do đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp và công ty sử dụng kế toán máy trong hạch toán kế toán, điều này không chỉ giúp doanh nghiệp giảm bớt đợc số lợng nhân viên kế toán mà nó còn rất phù hợp với bộ máy tổ chức quản lý của chi nhánh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phù hợp với thực tế, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting để ghi chép các nghiệp vụ, duy trì số d tài khoản và chuẩn bị các báo cáo tài chính. Các nhân viên đều đợc trang bị máy tính và các máy đều đợc kết nối với nhau, nhờ vậy mà hiệu quả công việc của các kế toán đã đợc nâng cao rõ rệt.
Mô hình kế toán doanh nghiệp sử dụng là kiểu phân tán .
Sơ đồ 2.2. Bộ máy kế toán tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng.
Căn cứ vào mô hình kế toán của công ty ta thấy có sự phân công khá rõ ràng trách nhiệm của từng bộ phận trong công việc, mà cụ thể là :
- Kế toán trởng (kiêm kế toán tổng hợp) : Chịu trách nhiệm trớc trởng chi nhánh về công tác kế toán của công ty, là ngời phụ trách việc vào sổ và lập báo cáo quyết toán, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh, thực hiện
Kế toán trởng ( kế toán tổng hợp ) Kế toán doanh thu và chi phí Kế toán thuế Kế toán TS CĐ Kế toán tiền và thanh toán Kế toán vật t ,hàng hoá Thủ quỹ
đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán trởng chấp hành nghiêm túc các quy định của nhà nớc .
- Thủ quỹ : làm nhiệm vụ quản lý quỹ, quản lý việc thu chi lập báo cáo quỹ, thực hiện đầy đủ các nội quy, quy định và chịu trách nhiệm trớc tr- ởng phòng về công việc của mình.
- Kế toán tiền và thanh toán có nhiệm vụ theo dõi hạch toán chi tiết các khoản thanh toán với khách hàng, các khoản vay giao dịch với ngân hàng các khoản khác phát sinh thờng xuyên, cung cấp thông tin cho kế toán trởng (kế toán tổng hợp ).
- Kế toán doanh thu và chi phí có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ có liên quan đến việc thu mua, tiêu thụ hàng hoá và các khoản chi phí khác. Để từ đó xác định doanh thu thuần và thu nhập thuần từ các hoạt động khác của công ty
- Kế toán thuế làm nhiệm vụ theo dõi và tính đúng, đủ, hợp lý số thuế mà doanh nghiệp phải nộp nhằm hoàn thành nghĩa vụ với nhà nớc cung cấp kịp thời số liệu cho kế toán trởng.
- Kế toán TSCĐ theo dõi tình hình biến động của TSCĐ trong doanh nghiệp từ đó có nhiệm vụ phân bổ hợp lý số khấu hao trong kỳ.
- Kế toán vật t, hàng hoá là ngời theo dõi tổng hợp sự động của hàng hoá trong doanh nghiệp để từ đó lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn, định kỳ cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp.
2.1.3.2. Tổ chức công tác kế toán .
* Chế độ kế toán áp dụng :
- Công ty áp dụng Hệ thống kế toán Doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995.
- Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo tài chính ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ - BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Trởng Bộ tài chính và bao gồm 4 mẫu biểu sau:
+ Bảng cân đối kế toán, mẫu số B01 – DN.
+ Lu chuyển tiền tệ, mẫu số B03 – DN.
+ Thuyết minh báo cáo tài chính, mẫu số B09 – DN.
Ngoài ra công ty còn sử dụng báo cáo chi tiết doanh thu và công nợ.
Và các thông t hớng dẫn sửa, đổi bổ sung Quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT của bộ tài chính.
* Niên độ kế toán .
Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12.
* Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán, nguyên tắc, phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác.
- Báo cáo tài chính lập trên cơ sở giá gốc.
- Đơn vị tiền tệ đợc sử dụng để lập báo cáo là đồng Việt Nam. - Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ trong năm đợc chuyển đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá bán do ngân hàng thơng mại cổ phần Đông á công bố tại thời điểm phát sinh.
* Phơng pháp kế toán tài sản cố định - Nguyên tắc đánh giá.
+Tài sản cố dịnh đợc xác định theo nguyên giá “-“ giá trị hao mòn luỹ kế.
+ Nguyên giá tài sản cố định bao gồm giá mua và những chi phí có liên quan trực tiếp đến việc đa tài sản vào hoạt động. Những chi phí mua sắm, cải tiến và tân trang của tài sản cố định, những chi phí bảo dỡng, bảo trì, sửa chữa đợc tính vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Khi tài sản đợc bán hay thanh lý, nguyên giá và khấu hao luỹ kế đợc xoá sổ và bất kỳ các khoản lỗ lãi nào phát sinh do việc thanh lý đều đợc tính vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Phơng pháp khấu hao áp dụng.
+ Tài sản cố định khấu hao theo phơnp pháp đờng thẳng để trừ dần nguyên giá tài sản cố định theo thời gian hữu dụng ớc tính, phù hợp với
hớng dẫn theo quyết định số 166/1999/QĐ/BTC ngày 30 tháng 12 năm 1999 của Bộ trởng Bộ Tài Chính.
+Tỷ lệ khấu hao hàng năm của các loại tài sản cố định nh sau: . Loại tài sản cố định là phơng tiện vận tải thì tỷ lệ khấu hao là 10%.
. Loại tài sản cố định là thiết bị văn phòng thì tỷ lệ khấu hao là 25%.
* Phơng pháp kế toán hàng tồn kho.
+ Nguyên tắc đánh giá: hàng tồn kho đợc ghi nhận theo giá gốc. + Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: phơng pháp kê khai thờng xuyên.
+ Giá hàng xuất kho đợc tính theo phơng pháp bình quân gia quyền.
Giá đơn vị bình Gía thực tế hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
quân cả kỳ dự trữ =
Lợng thực tế hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
* Phơng pháp ghi nhận doanh thu và chi phí.
- Doanh thu bán hàng đựơc ghi nhận khi hàng hoá đã đợc xuất kho, phát hành hoá đơn và ngời mua đã chấp nhận thanh toán không phân biệt đã thu đợc hay cha thu đợc tiền.
- Chi phí phát sinh trong kỳ đợc ghi nhận phù hợp với doanh thu. * Thuế.
Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ nộp thuế thu nhập theo tỷ lệ 28% trên thu nhập chịu thuế. Các loại thuế phí khác đợc trích nộp theo qui định hiện hành.
* Các phơng thức giao hàng. - Giao hàng trực tiếp tại kho.
- Khách hàng tự vận chuyển.
- Công ty sẽ lo phơng tiện vận chuyển đến kho của khách hàng nếu có yêu cầu, đây đợc coi là phơng thức giao hàng chủ yếu tại chi nhánh.
* Các phơng thức tiêu thụ hàng hoá. - Bán buôn:
+ Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp và theo hình thức chuyển hàng.
+ Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (còn gọi là hình thức giao tay ba) và theo hình thức chuyển hàng.
- Bán lẻ:
+ Bán lẻ thu tiền trực tiếp.
Hiện nay, công ty có nhiều mối quan hệ khách hàng nhng nhìn chung có hai nhóm khách hàng chính: các chi nhánh của công ty khác và các công ty khác mua hàng hàng qua hợp đồng kinh tế thờng là những lô hàng có lớn, có giá trị. Còn khách hàng mua lẻ thờng không ký hợp đồng kinh tế mà mua theo đơn đặt hàng.
* Các phơng thức thanh toán của công ty rất đa dạng, điều này phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa hai bên trong hợp đồng kinh tế. Việc thanh toán có thể đợc thực hiện ngay hoặc sau một thời gian nhất định vì thế hình thức thanh toán có thể là trả ngay hay trả chậm. Việc thanh toán tiền hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, séc hoặc L/C.
Tuy nhiên để tránh tình trạng chiếm dụng vốn công ty luôn giám sát chặt chẽ các khoản phải thu của khách hàng, phân tích mối quan hệ nợ để đa ra những biện pháp phù hợp cho các khoản nợ của khách hàng.
* Hình thức sổ kế toán áp dụng:
Công ty lựa chọn hình thức sổ kế toán “Nhật ký chung” đợc khái quát qua sơ đồ sau:
Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi định kỳ. Quan hệ đối chiếu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh kế toán phản ánh vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian. Sau đó căn cứ vào Nhật ký chung kế toán lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh vào sổ
Chứng từ gốc-bảng tổng hợp chứng từ Cập nhật vào máy