IV. Tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty Vận tải Biển Đông
2.3 Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty vận tả
Biển Đông.
(1) Khi tính lơng, phụ cấp lơng và các khoản thanh toán khác với nhân viên quản lý của công ty kế toán ghi.
Nợ TK 642 (6421) Có TK 338
VD: Chứng từ số BK 04 ngày 30 tháng 02 năm 2005 phân bổ lơng vào giá thành với số tiền 242.985.000đ, kế toán ghi.
Nợ TK 642 (6421): 242.985.000 Có TK 334: 242.985.000
(2) Khi trích trớc các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán ghi. Nợ TK 642 (6421)
Có TK 338
(3) Khi xuất công cụ dụng cụ ra dùng ở bộ phận quản lý. Nợ TK 642 (6423)
Có TK 111, 112 (xuất dùng trực tiếp không qua kho)
Đối với công cụ dụng cụ có gía trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài kế toán tiến hành phân bổ giống nh chi phí bán hàng.
VD: Chứng từ số 94 ngày 10 tháng 02 năm 2005 Đỗ Xuân Thuỷ mua bàn ghế với số tiền 964.000đ, kế toán ghi.
Nợ TK 642 (6423): 964.000
Có TK 111: 964.000
(4) Khi mua nguyên vật liệu trực tiếp cho hoạt động quản lý tại văn phòng công ty, kế toán ghi.
Nợ TK 642 (6422)
Có TK 111, 112, 331
VD: Chứng từ số 90 ngày 24/02/2005 Lê văn An mua giấy Photocopy với số tiền 495.000đ, kế toán ghi.
Nợ TK 642 (6422): 495.000 Có TK 111: 495.000
(5) Hàng tháng, kế toán bộ phận tài sản cố định căn cứ vào chứng từ liên quan để xác định phân loại tài sản cố định theo phơng pháp tính khấu hao đã lựa chọn tính ra chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho bộ phận quản lý trong tháng, kế toán ghi.
Nợ TK 642 (6424) Có TK 214
VD: Chứng từ số BK 03 ngày 30/02/2005 phân bổ chi phí khấu hao tài sản cố định vào chi phí quản lý doanh nghiệp là 42.548.000đ.
Nợ TK 642 (6424): 42.548.000 Có TK 214: 42.548.000
(6) Khi tính ra các khoản thuế, phí, lệ phí phải nộp kế toán ghi. Nợ TK 642 (6425)
Có TK 333 Có TK 111, 112
VD: Chứng từ số 101 ngày 15/02/2005 Lê Văn An chi phí vé cầu với số tiền 72.000 kế toán ghi.
Nợ TK 642 (6425): 72.000 Có TK 111: 72.000
(7) Các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài kế toán ghi. Nợ TK 642 (6427)
Có TK 111
VD1: Chứng từ số 96 ngày 20/02/2005 Nguyễn Bảo Đồng chi phí trả tiền báo văn phòng 2 với số tiền 291.000
Nợ TK 642(6427): 291.000 Có Tk 111: 291.000
VD2: Chứng từ số 98 ngày 08/02/2005 Phạm Đức Quang công tác phí đi Thái Bình với số tiền 321.000 kế toán ghi
Nợ TK 642(6427): 321.000 Có TK 111: 321.000
(8) Các khoản chi phí khác bằng tiền ngoài chi phí kể trên khi phát sinh ghi. Nợ TK 642 (6428)
Có TK 111, 112
VD1: Chứng từ số 90 ngày 28/02/2005 Trịnh Thị Lan đi xe tháng với số tiền 150.000đ, kế toán ghi.
Nợ TK 642 (6428) : 150.000 Có TK 111: 150.000
VD2: Chứng từ số 85 ngày 28/02/2005 phí gồm định phân phối số tiền 400.000đ kế toán ghi.
Nợ TK 642 (6428): 400.000 Có TK 111: 400.000
VD3: Chứng từ số 127 ngày 09/02/2005 Trần Thị Thạch chi phí hội nghị sơ kết công ty với số tiền là 4.007.000đ
Nợ TK 642 (6428): 4.007.000 Có TK 111: 4.007.000
(9) Trờng hợp chi phí mua ngoài tài sản cố định quá lớn thì kế toán công ty sử dụng phơng pháp tính trớc chi phí.
+ Khi tính trớc chi phí sửa chữa tài sản cố định vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 642(6427)
Có TK 335(3351)
+ Khi chi phí sửa chữa lớn phát sinh, kế toán ghi. Nợ TK 241 (2413)
Có TK 331
+ Khi công việc hoàn thành, kế toán ghi Nợ TK 335 (3351)
Có TK 241 (2413)
(10) Với các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh, kế toán ghi.
Nợ TK 111, 112, 138 Có TK 642
(11) Cuối tháng, cuối quý kế toán tiến hành bút toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911, xác định kết quả kinh doanh.
Nợ TK 911: 898.233.720 Có TK 642: 898.233.720 Chi tiết: Có TK 6421: 382.423.000 Có TK 6422: 18.419.000 Có TK 6423: 29.753.402 Có TK 6424: 42.548.000 Có TK 6425: 79.480.023 Có TK 6427: 189.760.000 Có TK 6428: 155.850.290 Biểu số 1:
Sổ chi tiết tài khoản Mã số tài khoản: 6412
Tên tài khoản: Chi phí vật liệu bao bì
(Trích tháng 02/2005)
Ngày Diễn giải Đối ứng Phát sinh
nợ
Phát sinh có …..
17/03 Trơng Thị Lan tiền đóng gói bao bì
đóng gói lập lách + ghi 34 1111 1.729.400
19/03 Nguyễn Ngọc Chiến đóng gói đệm
hẹp say 1111 1.690.000
Cộng mang sang
Sổ chi tiết tài khoản Mã số tài khoản: 6413
Tên tài khoản: chi phí dụng cụ đồ dùng.
(trích tháng 02/2005)
Ngày Diễn giải Đối ứng Phát sinh
nợ
Phát sinh có …..
06/03 Phạm Văn Công mua máy vi tính cá nhân 1111 150.000 20/03 Phạm Bảo Đông mua 2 bàn làm việc cho
phòng hành chính 1111 405.000 ….. Cộng mang sang Sổ cái TK 641 Chi phí bán hàng Ngày
tháng Số Chứng từ06/02/2005 Diễn giải TK đối ứng NợSố tiền Có
06/03 98 06/02/05 Phạm văn Công mua máy tính cá nhân 1111 150.000 17/03 101 17/02/05 Trơng Thị Lan chi phí tiền bao bì đóng gói 1111 1.729.400 19/03 97 19/02/05 Phạm văn Công chi tiếp khách 1111 470.000 25/03 98 25/02/05 Vũ Thị Lâm chi hoa hồng bán hàng 1111 2.200.000 30/03 112 30/02/05 Chi phí lu thông 1111 4.570.000
Ngày 30 tháng 02 năm 2005
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Công ty vận tải Biển Đông
Báo cáo chi phí bán hàng
Tháng 02 năm 2005
Mã số tài khoản 641: chi phí bán hàng
Đơn vị tính: đồng
Nội dung chi phí Mã số Chi phí trong kỳ Luỹ kế từ đầu năm
Thực tế Giảm trừ Thực tế Giảm trừ
1. Chi phí bán hàng 6412 5.313.000 40.467.000
2. Chi phí CCDC 6413 3.470.000 6.200.000 1.128.000
3. Chi phí khấu hao tài sản cố định 6414 99.264.000 198.730.000
4. Chi phí vận chuyển bốc xếp 6415 100.405.000 480.070.000 49.760.000
5. Chi phí dịch vụ mua ngoài 6417 125.600.000 350.300.000
6. Chi phí bằng khác 6418 191.791.000 600.115.438
Tổng cộng 525.843.000 1.675.882.845 50.888.000
Biểu số 03
Sổ chi tiết tài khoản Mã số tài khoản: 6423
Tên tài khoản: chi phí dụng cụ đồ dùng
(Trích tháng 02/2005)
Đơn vị: đồng
Ngày Diễn giải TK đối
ứng Phát sinh nợ Phát sinh có …..
10/03 Đỗ Xuân Thuỷ mua bàn ghế 1111 946.000
17/03 Trần Thị Thạch mua vật liệu, dụng cụ 1111 418.000
19/03 Phạm Đức Tuấn mua đèn 1111 85.000
….. …..
Biểu số 04
Sổ chi tiết tài khoản Mã số tài khoản: 6424 Tên tài khoản: CPKH TSCD
(Trích tháng 02/2005)
Đơn vị: đồng
Ngày Diễn giải TK đối ứng Phát sinh nợ sinh cóPhát
…..
31/02
Phân bổ chi phí khấu hao tài sản cố định Q4/00 vào chi phí quản lý doanh
nghiệp 2141 42.548.000
….. …..
Cộng mang sang …..
Sổ cái TK 642
Chi phí quản lý doanh nghiệp Ngày
tháng Số Chứng từNgày tháng Diễn giải TK đối ứng NợSố tiền Có
08/03 84 08/02/05 Phạm Đức Quang: công tác phí đi Thái Bình 1111 321.000 28/03 90 28/02/05 Trịnh Thị Làn: chi phí đi xe tháng 1111 150.000 09/03 85 09/02/05 Trần Thị Thạch chi phí hội nghị sơ kết công ty 1111 4.007.000 15/03 101 15/02/05 Lê Văn An chi phí vé cầu 1111 72.000 24/03 90 24/02/05 Lê Văn An mua giấy
photocopy 1111 495.000
28/03 90 28/02/05 Chi phí giám định phân phối 1111 400.000 30/03 BK 31/02/05 Phân bổ lơng 334 2.985.000
Ngày 30 tháng 02 năm 2005
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Công ty vận tải Biển Đông
Báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp
Tháng 02 năm 2005
Mã số tài khoản 642: chi phí quản lý doanh nghiệp
Đơn vị tính: đồng
Nội dung chi phí Mã số Chi phí trong kỳ Luỹ kế từ đầu năm
Thực tế Giảm trừ Thực tế Giảm trừ
1. Chi phí nhân viên quản lý 6421 382.423.000 600.053.100
2. Chi phí vật liệu quản lý 6422 18.419.000 30.467.710
3. Chi phí dụng cụ đồ dùng 6423 29.753.402 80.237.000
4. Chi phí khấu hao tài sản cố định 6424 42.548.000 89.423.000
5. Thuế, phí, lệ phí 6425 79.480.023 2.689.300 120.704.002 5.678.000
6. Chi phí dịch vụ mua ngoài 6427 189.760.000 18.760.420 800.473.204 49.072.000
7. Chi phí bằng tiền khác 6428 155.850.295 1.023.400.078 12.473.000
Tổng cộng 898.233.720 21.449.720 2.744.758.094 67.223.000
Phần III
Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý
doanh nghiệp tại công ty vận tải Biển Đông.