IV. Tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
1. Kế toán chi phí bán hàng tại công ty vận tải biển đông
1.2 Phơng pháp kế toán
Khi phát sinh các chi phí, kế toán phải căn cứ vào hoá đơn, chứng từ hợp lệ của ngời sử dụng chi phí để thanh toán tiền. Đối với các bộ phận kinh doanh khi phát sinh nghiệp vụ nếu khoản chi không lớn thì có thể ứng trớc tiền để thanh toán,
thanh toán kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào đó để viết phiếu chi thanh toán khoản phí trên.
Trong trờng hợp khoản chi là tơng đối lớn thì ngời đề nghị đợc chi tiền phải lập "Giấy đề nghị thanh toán" trong đó nêu rõ số tiền và lý do chi rồi chuyển cho giám đốc duyệt. Sau khi đợc duyệt, giấy này đợc đem đến cho kế toán thanh toán để viết phiếu chi và thủ quỹ sẽ căn cứ vào phiếu chi để xuất tiền.
VD: Ngày 24/02/2005 phòng kế toán nhận đợc giấy đề nghị thanh toán nh sau:
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---o0o---
Giấy đề nghị thanh toán
Kính gửi: Ban giám đốc công ty vận tải Biển Đông.
Tên tôi là: Phạm Văn Công - nhân viên phòng xuất nhập khẩu công ty tôi viết giấy này xin thanh toán với nội dung sau:
Ngày 24/02/2005 tôi đi làm việc với đoàn xuất nhập khẩu vật t thiết bị thuỷ. Sau khi làm việc đã tổ chức bữa liên hoan gặp mặt chi hết số tiền là: 1.570.000đ (một triệu năm trăm bảy mơi ngàn đồng)
Kính đề nghị Ban lãnh đạo duyệt chi.
Hà Nội, ngày 24/02/2005
Lãnh đạo duyệt Ngời đề nghị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sau khi nhận đợc giấy đề nghị thanh toán đã đợc giám đốc ký duyệt, kế toán công ty kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và viết phiếu chi.
Đơn vị: Công ty vận tải Biển Đông Mẫu số 02- TT ban hành theo QĐ Số 1141 - TC/QĐ/CĐCôNG TY
Ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính
Phiếu chi tiền
Ngày 24 tháng 02 năm 2005 Quyển số 2
Họ và tên ngời nhận tiền: Phạm Văn Cờng Số 47
Địa chỉ: Phòng xuất nhập khẩu Nợ TK 641(8)
Lý do chi: Tiếp khách Có TK111
Số tiền: 1.570.000đ (viết bằng chữ: Một tiều năm trăm bẩy mơi nghàn đồng) Kèm theo chứng từ gốc. Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trởng (Ký, họ tên, đóng dấu) Ngời nhận phiếu (Ký tên và đóng dấu) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ: Một triệu năm trăm bảy mơi nghàn đồng
chẵn)
Hà Nội, ngày 24/02/2005
Thủ quỹ Ngời nhận tiền
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)