1. Hạch toán chi tiết TSCĐ
Mỗi TSCĐ đều phải có một số liên riêng không thay đổi trong suốt thời gian sử dụng, do phòng kế hoạch và phòng kỹ thuật đơn vị xây dựng. Phòng kế toán quản lý ghi vào chứng từ hoặc thẻ TSCĐ, sổ chi tiết TSCĐ, sổ liên này phải đợc thông báo cho các đơn vị sử dụng biết.
Mỗi TSCĐ đều đợc lập một bộ hồ sơ vẽ kỹ thuật và hồ sơ kế toán. hồ sơ kỹ thuật gần bản vẽ thiết kế, biên bản giao nhận.
Hồ sơ kế toán gồm có biên bản giao nhận TSCĐ vẽ mặt hiện vật giá trị, biên bản giao nhận sửa chữa vốn hoàn thành, bản sao và các tài liệu kỹ thuật có liên quan đến việc sử dụng và trích khấu hao TSCĐ.
Mỗi hồ sơ của từng đối tợng TSCĐ phải đợc đánh số thứ tự, ghi sổ số hiệu TSCĐ và đợc sắp xếp bảo quản theo nhóm TSCĐ khi chuyển giao hoặc nh- ợng bán TSCĐ toàn bộ hồ sơ về mặt kỹ thuật và kế toán đợc kèm với đơn vị nhận. Căn cứ vào hồ sơ phòng kế toán phải mở sổ thẻ, TSCĐ để hạch toán chi tiết từng đối tợng TSCĐ theo mẫu quy định. Thẻ TSCĐ lập xong đợc đăng ký vào sổ TSCĐ của doanh nghiệp và đợc bảo quản tại phòng kế toán. Để tiện cho việc kiểm tra, săp xếp, đối chiếu hàng ngày, thẻ TSCĐ sắp xếp theo từng nhóm khác nhau, mọi biến động về TSCĐ phát sinh trong tháng nh tăng, giảm sửa chữa lớn hoàn thành, thanh lý nhợng bán, đều phải đợc ghi chép kịp thời vào thẻ TSCĐ trên cơ sở các chứng từ gốc (biên bản giao nhận, biên bản thanh lý). Trong sổ TSCĐ các đối tợng TSCĐ đợc sắp xếp theo thứ tự phù hợp với thẻ TSCĐ đã quy định. Tổng số các TSCĐ trong sổ phải khớp với tổng số TSCĐ ghi trên thẻ TSCĐ, thẻ sổ TSCĐ ghi chép những chỉ tiêu chủ yếu đặc trng theo đối tợng TSCĐ nh tên tài sản, mã ký hiệu, năm sản xuất, nơi sản xuất, thời gian đa vào sử dụng, nguyên giá tỷ lệ khấu hao và tình hình sửa chữa lớn, trang bị thêm và các chỉ tiêu cấu thành khác.
Tóm lại, thẻ sổ TSCĐ nh một lý lịch theo dõi toàn bộ quá trình mua sắm, sử dụng cho tới khi thanh lý TSCĐ tạo điều kiện cho doanh nghiệp nắm chắc đợc cụ thể TSCĐ hiện có trong đơn vị mình,nhờ đó tăng cờng công việc bảo vệ và sử dụng TSCĐ hoặc đổi mới khi cần thiết.
Địa chỉ : Số :
Ngày tháng năm lập thẻ
Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số...ngày ...tháng...năm Tên, ký hiệu, quy cách TSCĐ.
Số hiệu TSCĐ
Nớc sản xuất năm sản xuất
Bộ phận quản lý, sử dụng Năm đa vào sử dụng Công suất (diện tích) thiết kế
Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày...tháng...năm... Lý do đình chỉ:
Số hiệu chứng từ
Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn
Ngày,tháng,năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn
A B C 1 2 3 4
Ghi giảm TSCĐ chứng từ số...ngày...tháng ...năm Lý do giảm:
Đồng thời với việc hạch toán chi tiết TSCĐ, đơn vị còn phải tổ chức hạch toán tổng hợp TSCĐ đóng vai trò rất quan trọng,nó cung cấp một khối lợng thông tin khái quát về toàn bộ quá trình tái sản xuất và những mối quan hệ ràng buộc trong từng khâu, từng giai đoạn của quá trình tái sản xuất. Hệ thống thông tin đợc biểu hiện dới dạng giá trị trên các tài khoản kế toán và đợc liên kết chặt chẽ với nhau bởi những bút toán kép chính vì vậy số liệu kế toán tổng hợp đợc sử dụng để xác định tình hình vốn kinh doanh, sử dụng vốn kinh doanh và tính toán kết quả kinh doanh của doanh nghiệp cũng nh thực hiện cân đối và tính toán hiệu quả nền kinh tế Quốc dân.
Chứng từ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp TSCĐ bao gồm biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ biên bản bàn giao sửa chữa lớn hoàn thành.
Thực hiện việc ghi chép vào sổ kế toán là công việc có khối lợng rất lớn phải thực hiện thờng xuyên hàng ngày. Do đó cần phải tổ chức một cách khoa học hợp lý hệ thống sổ sách kế toán, có nh vậy mới tạo điều kiện nâng cao năng suất lao động của cán bộ kế toán đảm bảo cung cấp đủ, kịp thời các chỉ tiêu kinh tế theo yêu cầu của công tác quản lý tại đơn vị hoặc báo cáo kế toán gửi lên cấp trên và cơ quan nhà nớc. Mỗi đơn vị có một hệ thống sổ sách kế toán,chính sách theo chế độ quy định. Hạch toán TSCĐ đợc hiện trên sổ thống nhất đó việc sử dụng loại sổ nào, sổ hạch toán TSCĐ gồm có: sổ nhật ký, sổ cái khác nhau cho mỗi hình thức sổ.
ở các doanh nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, các nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ trớc hết đợc phản ánh vào chứng từ ghi sổ mỗi doanh nghiệp tăng giảm đợc lập một chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để vào sổ đăng ký chứng từ sau đó sẽ vào sổ cái các TK 211, 212, 213, 214, 411.
Đối với các nghiệp vụ về nhợng bán, thanh lý TSCĐ từ chứng từ gốc cũng đợc giao ghi vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ và sổ cái các TK 821, 721, 111, 112.
Đối với các doanh nghiệp áp dụng hình thức nhật ký chứng từ, phần kế toán tổng hợp TSCĐ sử dụng nhật ký chứng từ số 9, phản ánh số phát sinh bên có của TK 211, 212, 213.
Cơ sở để ghi nhật ký chứng từ số 9 là các biên bản bàn giao, nhợng bán, thanh lý và các chứng từ có liên quan đến giảm TSCĐ của DN.Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ nhật ký chứng từ số 9 .xác định số phát sinh bên có TK 211,212,213 đối ứng nợ của các TK có kiên quan và lấy sổ tổng cộng của nhật ký chứng từ để ghi sổ cái.