II. Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở công ty
2. Các phương pháp bán hàng ở công ty
4.2 Kế toán bán hàng qua kho
Trước khi xuất kho, giao hàng cho bên mua phòng kinh doanh lập hóa đơn GTGT thành 5 liên, một liên lưu lại phòng kinh doanh, bốn liên còn lại chuyển cho khách hàng. Khách hàng cầm hoá đơn này sang phòng kế toán trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. Lúc này kế toán căn cứ vào hoá đơn để vào sổ theo dõi hoá đơn bán hàng. Sau đó kế toán đưa lại hoá đơn cho người mua. Người mua cầm 4 liên của hoá đơn xuống kho để làm thủ tục nhận hàng. Sau khi kiểm tra hoá đơn, thủ kho lưu lại một liên để ghi sổ kho sau đó xuất hàng cho người mua. Người mua giữ lại một liên (liên đỏ). Thủ kho chuyển hai liên còn lại lên phòng kế toán để vào sổ kế toán.
Mẫu hoá đơn mà doanh nghiệp đang sử dụng như sau:
Sổ theo dõi hoá đơn Hoá đơn bán hàng
Sổ chi tiết tài khoản 156,632....511
Phiếu ghi số kiêm luân chuyển chứng từ gốc
Mẫu 1:
Người mua hàng Kế toán toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đõng dấu ghi rõ họ tên )
Tại phòng kế toán của công ty khi khách hàng mang hoá đơn sang để thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán vào sổ theo dõi hoá đơn. Sổ này có tác dụng quản lý toàn bộ hoá đơn bán hàng viết ra trong kì, tránh trường hợp bỏ sót hoá đơn. Mẫu này như sau:
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số:01 GTKT Liên BH /99-B Ngày 08 tháng 01 năm 2007 N0 :46212
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TM Hùng Tiến
Địa chỉ:km9 quốc lộ 1A-Hoàng Liệt-Hoàng Mai-Hà nội Số tài khoản:0101456215
Điện thoại: 046812022
Tên người mua hàng:
Đơn vị: Công ty thương mại Bình Minh
Địa chỉ: 108 Phương Mai- Đống Đa- Hà Nội Số tài khoản Hình thức thanh toán: trả chậm
ST
T
Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Gạch Viglacera Hộp 1200 62.700 75.240.000 Cộng tiền hàng 75.240.000
Thuế xuất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 7.524.000 Tổng cộng tiền thanh toán 82.764.000
Số tiền bằng chữ: Tám mươi hai triệu, bảy trăm sáu mươi tư ngàn đồng chẵn.
Mẫu 2:
Sổ theo dõi hoá đơn <Trích>
Tháng 1 năm 2007
Đơn vị tính: đồng
Hoá đơn Diễn giải Thuế Giá bán Thuế Ghi chú Số Ngày 46205 4/1/07 Gạch Red Star BY-30076MM 10 130.864.000 13.864.000 Công ty TNHH Phú Thái (trả chậm 10 ngày) 46209 5/1/07 Bàn chải Jodan Flex
10 15.400.000 1.540.000 Công ty TNHH Nam Sơn (trả chậm 12 ngày)
46212 8/1/07 Gach Ceramic Bp-7809
10 75.240.000 7.524.000 Công ty thương mại Bình Minh
( trả chậm 15 ngày)
... ... .... ... ... .... ...
Sau khi giao hàng thủ kho chuyển hàng hoá lên phòng kế toán lúc này kế toán vào sổ theo dõi hoá đơn khi hoá đơn quay về. Sổ này có mẫu tương tự như trên.