1. Tình hình hạch toán chi phí sản xuất tại Công ty:
1.2.3 Chi phí sử dụng máy thi công:
Chi phí sử dụng máy thi công là một khoản mục chi phí riêng có trong các doanh nghiệp kinh doanh xây lắp, do đặc điểm của quy trình sản xuất khó khăn, yêu cầu của công việc cao mà sức con người thì có hạn không thể đáp ứng được. Công ty thực hiện phương thức thi công hỗn hợp vừa thủ công vừa bằng máy.
Công ty Đầu tư Xây dựng Số 2 Hà Nội có tổ chức đội máy thi công riêng biệt (Xí nghiệp Vật tư xe máy) và có tổ chức hạch toán riêng cho đội máy này. Tuy nhiên cũng có một số công trình do điều kiện vận chuyển khó khăn, công trình ở xa, thì vẫn phải thuê máy thi công bên ngoài.
Chi phí sử dụng máy thi công ở Công ty bao gồm chi phí khấu hao máy thi công, chi phí sửa chữa máy, chi phí khác bằng tiền.
Tài khoản này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình để tập hợp các khoản chi phí sử dụng máy thi công phát sinh trực tiếp tại các công trình, hạng mục công trình. Đối với các khoản chi phí sử dụng máy thi công có liên quan đến nhiều công trình, hạng mục công trình khác nhau, không thể hạch toán trực tiếp cho một công trình, hạng mục công trình cụ thể ( như chi phí thuê máy dùng cho nhiều công trình, chi phí bảo dưỡng chung cho toàn bộ máy thi công trong kỳ dùng cho nhiều công trình ...) thì được tập hợp vào tài khoản 623 phân bổ và được phân bổ cho các công trình, hạng mục công trình liên quan vào cuối kỳ kế toán theo các tiêu thức phù hợp.
a. Đối với trường hợp máy thi công thuộc quyền sở hữu của Công ty :
Xí nghiệp Vật tư xe máy là xí nghiệp được Công ty giao cho quản lý tất cả các loại máy thi công và xí nghiệp này được tổ chức hạch toán kế toán riêng, các xí nghiệp khác khi cần điều động máy thi công cần phải liên hệ với xí nghiệp Vật tư xe máy để thuê. Việc điều hành máy và theo dõi hoạt động sản xuất bằng máy được đặt dưới sự điều khiển trực tiếp của các đội máy thi công và có sự giám sát của giám đốc xí nghiệp Vật tư xe máy .
Trong trường hợp này chi phí sử dụng máy thi công tại Công ty bao gồm chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho máy thi công, chi phí khấu hao máy thi công. chi phí nguyên liệu vật liệu sử dụng cho máy thi công.
Chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho máy thi công bao gồm: chi phí điện, nước, chi phí sửa chữa máy thi công, chi phí bảo hiểm cho máy thi công... các khoản chi phí này phát sinh ở công trình nào thì tập hợp tại công trình đó.
Công ty sử dụng tài khoản 623 để hạch toán chi phí sử dụng máy thi công.
Tài khoản này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình.
Tài khoản 623 được Công ty chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau: - TK 6231 : Chi phí nguyên liệu, công cụ dụng cụ
- TK 6234 : Chi phí khấu hao máy thi công - TK 6237 : Chi phí dịch vụ mua ngoài
* Hạch toán chi phí nguyên liệu, công cụ dụng cụ dùng cho máy thi công: Tại các xí nghiệp thi công công trình sau khi thuê máy thi công của Xí nghiệp Vật tư xe máy, tiến hành giao cho các đội thi công, đội trưởng các đội thi công căn cứ vào định mức công việc thi công viết giấy đề nghị tạm ứng gửi lên phòng kế toán của Xí nghiệp hoặc cứ tiến hành thu mua rồi đem hoá đơn GTGT về xí nghiệp đề nghị thanh toán, kế toán xí nghiệp dựa trên các chứng từ thu thập đầy đủ và hợp lý rồi và bảng kê phải trả người bán. Sau đó vào Nhật ký chung và sổ chi tiết tài khoản 623 (Mẫu số 14), Sổ cái tài khoản 623 (Mẫu số 15). Sau đó chuyển tất cả các chứng từ liên quan lên phòng Tài chính – Kế toán của Công ty.
Trên phòng kế toán của Công ty: Kế toán Công ty sau khi nhận được các chứng từ đó sẽ tiến hành xác minh lại số liệu và nhập vảo máy tính để máy tính tự động lên các Sổ.chi tiết TK 623, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 623.
* Hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho máy thi công:
Chi phí này được hạch toán vào tài khoản 6237 và được hạch toán như sau:
Tại xí nghiệp: Khi phát sinh các nghiệp vụ chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho máy thi công, kế toán xí nghiệp nhận hoá đơn từ nhà cung cấp rồi ghi vào Bảng kê chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho máy thi công (Mẫu số 16), cuối tháng tổng hợp lại số liệu để chuyển lên phòng kế toán của Công ty.
Tại phòng Tài chính – Kế toán của Công ty: sau khi nhận được các chứng từ trên, kế toán Công ty tiến hành kiểm tra xác minh lại số liệu của các
chứng từ, sau đó nhập vào máy tính. Các số liệu này sẽ được máy tính tự tổng hợp và tự động vào Sổ chi tiết TK 623, Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 623. * Hạch toán chi phí khấu hao máy thi công:
Phương pháp khấu hao TSCĐ mà Công ty áp dụng là phương pháp khấu hao đường thẳng. Cuối mỗi quý, kế toán Xí nghiệp Vật tư xe máy sẽ tiến hành tính khấu hao cho các máy thi công và vào Bảng Khấu hao TSCĐ. Sau đó căn cứ vào bảng đó để vào Sổ chi tiết tài khoản 623, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái tài khoản 623.
Mẫu số 14:
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 623
Tên công trình : Nhà B6A Nam Trung Yên Từ ngày 01/12/07 đến ngày 31/12/07
Số dư đầu kỳ: 0
Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ
Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 30/12 PKT 09/T12 Chi phí vận thăng lồng 336 81 515 500 30/12 PKT 10/T12 Chi phí cẩu tháp 336 54 265 304 31/12 2PKT K/c chi phí NCT 154 135 780 804 Tổng cộng 135 780 804 135 780 804
CÔNG TY ĐẦU TƯ XÂY DỰNG SỐ 2 HN
Mẫu số 15:
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 623
Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007
Đvt : VND
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư cuối kỳ
Ngày Số Nợ Có Nợ Có 01/12 Số dư đầu kỳ 30/12 PKT 09/T12 Chi phí vận thăng lồng 336 81 515 500 81 515 500 30/12 PKT 10/T12 Chi phí cẩu tháp 336 54 265 304 54 265 304 31/12 PKT Kết chuyển chi phí NCTT 154 135 780804 Tổng cộng 135 780804 135 780804 Số dư cuối kỳ
Kế toán trưởng Ngày ... tháng ... năm...
Người ghi sổ
CÔNG TY ĐẦU TƯ XÂY DỰNG SỐ 2 HN
Mẫu số 16:
Bảng kê chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho máy thi công
Tên công trình: Nhà B6A Nam Trung Yên Từ 01/03/07 đến 31/03/07
Đvt: VNĐ
Chứng từ Nội dung Số tiền Thuế
GTGT Tổng giá TT
PC05/T3 06/03 Mua bảo hiểm máy thi
công 55 000 000 55 000 000
PC08/T3 24/03 Chi trả tiền điện 1 155 000 115 500 1 270 500 PC10/T3 26/03 Chi sửa chữa MTC 19 580 000 1 958 000 21 538 000
Tổng cộng 75 735 000 2 073 500 77 808 500
b. Trường hợp máy thi công do công ty thuê ngoài:
Đối với những máy thi công mà Công ty không có hoặc do công trình ở xa so với địa điểm đặt máy không thích hợp cho việc vận chuyển máy thì các xí nghiệp sẽ phải thuê máy móc từ bên ngoài theo phương thức thuê trọn gói cả ca máy, tiền thuê máy sẽ được tính căn cứ vào số ca máy hoạt động và đơn giá tiền thuê một ca máy.
Khi có nhu cầu về máy thi công thuê ngoài giám đốc các xí nghiệp ký hợp đồng với các nhà cung cấp và lập bảng theo dõi chi phí máy thi công thuê ngoài (Mẫu số 17) để theo dõi số ca máy hoạt động và làm căn cứ thanh toán với nhà cung cấp.
Cuối tháng kế toán xí nghiệp tổng hợp số liệu trên bảng theo dõi chi phí máy thi công thuê ngoài rồi mang lên phòng Kế toán – Tài chính của Công ty kèm theo các chứng từ gốc có liên quan. Kế toán Công ty sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ sẽ tiến hành nhập số liệu vào máy. Máy
sẽ tự động đưa số liệu vào sổ chi tiết TK 623, Sổ Nhật ký chung và chuyển sang Sổ Cái TK 623.