IV. Kế toán các khoản thanh toán 4.1 Kế toán các khoản nợ phải thu
4.1.1. Kế toán tạm ứng
Khoản tạm ứng là một khoản tiền do đơn vị giao cho ngời nhận tạm ứng để thực hiện một số công việc nh mua văn phòng phẩm, vật t, hàng hoá, giao dịch, chi cho hành chính, tiền tàu xe, phụ cấp đi đờng…
a) Nguyên tắc hạch toán TK 312 - Tạm ứng
- Khoản tạm ứng là một khoản tiền, vật t giao cho ngời nhận tạm ứng giải quyết công việc cụ thể nào đó của đơn vị, cá nhân đã đợc phê duyệt. Ngời nhận tạm ứng phải là công chức, viên chức hoặc cán bộ hợp đồng của đơn vị. Đối với những cán bộ chuyên trách làm công tác cung ứng vật t, cán bộ hành chính quản trị thờng xuyên nhận tạm ứng phải là thủ trởng đơn vị chỉ định.
- Tiền xin tạm ứng cho mục đích gì phải sử dụng cho mục đích đó, không đợc chuyển giao tiền tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng đính kèm các chứng từ để thanh toán ngay. Sổ tạm ứng chi không hết phải nộp trả lại quỹ. Tr- ờng hợp không thanh toán kịp thời, kế toán có quyền trừ vào lơng đợc lĩnh hàng tháng.
- Phải thanh toán dứt điểm tạm ứng kì trớc mới cho tạm ứng kì sau.
- Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng ngời tạm ứn, từng khoản tạm ứng, từng lần tạm ứng và thanh toán tạm ứng.
b) Chứng từ kế toán sử dụng
- Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số C23-H) - Giấy thanh toán tạm ứng (Mẫu số C24-H) - Giấy đi đờng (Mẫu số C07-H)
c) Tài khoản kế toán sử dụng:
* TK 312 - Tạm ứng
Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng và tình hình thanh toán tạm ứng của công chức, viên chức trong nội bộ đơn vị về các khoản tạm ứng, công tác phí, mua vật t, chi hành chính.
- Kết cấu và nội dung
Nợ TK 312 - Tạm ứng Có
- Các khoản tiền, vật t tạm ứng - Các khoản tạm ứng đã đợc thanh toán
- Số tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc trừ vào lơng
Số d: Số tiền tạm ứng cha thanh toán
d) Các nghiệp vụ kế toán phát sinh chủ yếu trong quý I/03
(1) CT số 4 ngày 27/1, Thanh tạm ứng mua vật t 13.000.000 Nợ TK 312 (3121) 13.000.000
Có TK 111 13.000.000
(2) CT số 5 ngày 14/3, Thanh hoàn ứng mua vật t 13.000.000
Nợ TK 111 13.000.000