II. Thực tế công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH Tân Phát
2. Thủ tục nhập xuất kho NVL và cách tính giá NVL xuất kho
4.2. Phơng pháp hạch toán
a. Hạch toán tổng hợp nhập vật liêu:
Cùng với việc hạch toán chi tiết nhập vật liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập vật liệu. Đây là công việc cần thiết và quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh đợc giá trị thực của vật liệu nhập vào, từ đó có thể nắm rõ đợc sự luân chuyển của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.
Vật liệu sử dụng tại doanh nghiệp bao gồm rất nhiều thứ, nhiều loại nên đợc thu mua từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau. Do vậy, phần hành kế toán thanh toán với ngời bán chỉ mang tính độc lập tơng đối với phần hành kế toán vật liệu và
yêu cầu đặt ra cho kế toán là phải phản ánh đúng đắn, chính xác, đầy đủ giá thực tế của vật liệu cũng nh tình hình thanh toán với ngời bán.
Hàng ngày, kế toán tập hợp các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phân loại chứng từ nhập và chứng từ xuất. Căn cứ vào chứng từ nhập kho, kế toán vật t tiến hành đối chiếu, kiểm tra, định khoản rồi đa dữ liệu vào máy. Sau khi nhập dữ liệu vào máy, kế toán vật liệu gửi phiếu nhập kho và hóa đơn đỏ cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên “ Sổ chi tiết số 2” và các nhật ký chứng từ liên quan khác nhau nh NKCT số 1, số 2, số 4, số 10. Mỗi phiếu đợc theo dõi một dòng trên “ Sổ chi tiết số 2” với đầy đủ các thông tin trên hóa đơn về nhà cung cấp, số tiền phải thanh toán. Phơng thức thanh toán của công ty là có thể trả ngay bằng tiền mặt, séc, trả trớc, bù trừ, trả chậm theo hợp đồng hay bằng tiền tạm ứng. Nhng dù theo phơng thức nào kế toán vẫn tiến hành theo dõi trên “ Sổ chi tiết số 2” .
Nguyên tắc mở sổ chi tiết số 2 : Sổ này đợc mở hàng tháng. Đối với ngời bán có quan hệ thờng xuyên với công ty thì đợc mở riêng một sổ, còn những nhà cung cấp không thờng xuyên thì theo dõi qua một cuốn sổ chung của Công ty.
- Cơ sở số liệu : Từ phiếu nhập kho, hóa đơn và các chứng từ thanh toán. - Phơng pháp ghi:
Căn cứ vào phiếu nhập vật t, hóa đơn, kế toán ghi cột ngày tháng, số hiệu chứng từ.
Cột nội dung : Ghi số d đầu tháng của từng nhà cung cấp đợc lấy từ “ Sổ chi tiết số 2” của tháng trớc và ghi các nghiệp vụ nhập vật t ( Tên vật t, số lợng nhập, đơn giá), các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán.
Cột tài khoản đối ứng: Căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn mua vật liệu gì thì chi tiết theo tài khoản của vật liệu đó và căn cứ vào hóa đơn GTGT ghi phần thuế.
(TK 133) thanh toán với ngời bán theo hình thức nào, chẳng hạn thanh toán bằng tiền mặt (TK 111), bằng tiền gửi ngân hàng (TK 112), bằng vay ngắn hạn (TK 311), và đối với ngời bán có mua hàng của xí nghiệp thì có thể thanh toán bù
Cột phát sinh:
+ Số phát sinh Có : Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho về số vật liệu theo hóa đơn đó, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán các nội dung :
Hóa đơn, phiếu nhập và số tiền vào các cột phù hợp theo định khoản: Nợ TK 152
Nợ TK 133 Có Tk 331
+ Số phát sinh Nợ : Căn cứ vào chứng từ thanh toán tiền hàng, tùy theo hình thức thanh toán, kế toán kiểm tra xác định số tiền thanh toán với từng ngời bán cho từng chuyến hàng ghi vào các cột phù hợp.
Nếu thanh toán bằng tiền mặt kế toán ghi: Nợ TK 331
Có TK 111
Nếu thanh toán bằng phơng thức hàng đổi hàng kế toán ghi: Nợ TK 331
Có TK 131
Nếu thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 331
Có TK 311
Cột số d: Kế toán phản ánh khoản Công ty còn nợ ngời bán hoặc các khoản Công ty trả trớc cho ngời bán nhng trong tháng hàng cha về hoặc số tiền Công ty trả thừa cho ngời bán vào cột số d.
Biểu 3.14
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán.
Khách hàng : Công ty XNK Dệt may Tháng 11/2005
Chứng từ Nội dung TKĐƯ Phát sinh Số d
SH NT Nợ Có Nợ Có Số d đầu tháng 87 15/11 Bông mỹ cấp 3 1521 3.012.908.886 Thuế VAT 133 30.129.886 91 20/11 Bông mỹ cấp 2 1521 2.211.594.093 Thuế VAT 133 22.115.9409,3 Cộng 3.557.469.274 Cộng TK 1521 3.234.062.979 Cộng TK 133 323.406.295,3 Số d cuối tháng 3.557.469.274
Biểu 3.15
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
Khách hàng : ông Nguyễn Văn Tuấn Tháng 11/2005
Chứng từ Nội dung TKĐƯ Phát sinh Số d
SH NT Nợ Có Nợ Có
Số d đầu tháng 32.154.314
111 4/11 Tạm ứng mua bao tải dứa 111 274.000 130 30/11 Dầu công nghiệp 1523
133 440.000 44.000 Cộng 274.000 484.000 Cộng TK 1523 440.000 Cộng TK 133 44.000 Số d cuối tháng 32.364.314
Nh vậy, qua sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, ta thấy ở Công ty việc thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng không theo dõi trên sổ chi tiết TK 141 mà khi cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu lại theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán. Trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, ngoài số trang mở cho ngời bán còn mở cho từng cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu.
Khi ngời đi mua vật liệu viết đơn xin tạm ứng phải ghi rõ là mua vật liệu gì, số lợng là bao nhiêu rồi đa lên phòng kế hoạch cung ứng. Phòng Kế hoạch cung ứng sẽ xem xét và duyệt để chuyển lên phòng tài chính kế toán, kế toán trởng ký duyệt rồi mới viết phiếu chi và ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, trang sổ ghi tên cán bộ cung tiêu. Khoản tạm ứng này đợc ghi sổ chi tiết TK 331 theo định khoản:
Nợ TK 331
Có TK 111
Việc phản ánh này giống nh trờng hợp ứng trớc tiền hàng cho ngời bán. Thực chất đây không phải là tiền ứng trớc cho ngời bán nhng lại đợc theo dõi trên sổ chi tiết Tk 331 nh một khoản trả trớc cho ngời bán. Điều này cha phản ánh đúng ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Và khi ngời tạm ứng mua vật liệu về nhập kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết nh sau:
Nợ TK 152 Nợ TK 133
Có TK 331
Cuối tháng, kế toán khóa sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, theo từng nhà cung cấp, số liệu ở dòng tổng cộng trên từng sổ chi tiết TK 331 là cơ sở để ghi vào NKCT số 5 với nguyên tắc mỗi nhà cung cấp ghi một dòng sổ bao gồm cả phát sinh Có TK 331 / Nợ TK liên quan và phần phát sinh Nợ TK331/ Có TK liên quan. NKCT số 5 là loại sổ kế toán tổng hợp dùng để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp của toàn công ty. Nguyên tắc mở NKCT số 5:
- Cơ sở số liệu: Căn cứ vào NKCT số 5 tháng trớc, sổ chi tiết số 2 - Phơng pháp ghi :
+ Cột số d đầu tháng: Lấy số liệu từ cột số d cuối tháng của NKCT số 5 tháng trớc.
Số d nợ: phản ánh số tiền Công ty đã trả trớc cho ngời bán nhng hàng vẫn cha về nhập kho trong tháng.
Số d có : Phản ánh số tiền Công ty còn nợ ngời bán. + Số phát sinh:
Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK (1521, ) lấy số liệu cộng của từng loại…
vật liệu của ngời bán ghi vào các tài khoản tơng ứng.
Phần ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK (111, 112, ) lấy số liệu cộng ở các TK…
tùy theo hình thức thanh toán để ghi số tiền vào tài khoản tơng ứng.
+ Số d cuối tháng: Căn cứ vào số d đầu tháng, số phát sinh trong tháng để tính số d cuối tháng của từng ngời bán.
Biểu 3.16
Nhật ký chứng từ số 5
Tháng 11/2005
STT Nội dung Số d đầu tháng Ghi có TK 331, nợ TK có liên quan
Cộng có TK 331 Nợ TK331, có TK liên quan Cộng nợ TK 331 Số d cuối tháng Nợ Có TK 1521 TK 1331 … TK 311 … Nợ Có 1 Công ty XNK Dệt May 3.234.062.979 323.406.295,3 3.557.469.274 2 Công ty Bông Việt Nam 10.265.378 1.598.957.428 159.895.742,8 1.769.118.549,8 … Cộng 486.075.123 15.065.020.178 16.571.522.195,8 17.057.597.318,8
Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trởng
Hoàng Thanh Lan Vũ Thị Hồng Cao Thị Ngát
đối ứng Nợ các tài khoản liên quan, và lấy số liệu tổng cộng của NKCT số 5 để ghi sổ cái TK 152 (Nợ TK 152, Có TK 331).
b. Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu:
Quản lý vật t không chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản và dự trữ vật t mà còn phải quản lý việc xuất dùng vật t. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trớc khi vật liệu chuyển giá trị của nó vào giá trị sản phẩm chế tạo. Chi phí về vật t chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất cho nên kế toán phải xác định chính xác giá trị từng loại vật t sử dụng là bao nhiêu và theo dõi đợc vật liệu xuất dùng cho từng đối tợng. Bởi vậy hạch toán tổng hợp vật liệu phải phản ánh kịp thời tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tợng giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng cho từng bộ phận sử dụng cũng nh xuất dùng cho đối tợng khác. Tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dùng vật liệu là tiền đề cơ bản để hạch toán chính xác đầy đủ giá thành sản phẩm đặc biệt là khâu tính giá.
Trình tự ghi sổ hạch toán tổng hợp xuất vật liệu:
Hàng ngày, từ chứng từ xuất kho, kế toán đa dữ liệu vào máy. Giá vật liệu ghi trên phiếu này là giá hạch toán. Cuối tháng, máy tự tổng hợp số liệu, cho biết số vật t xuất dùng của từng kho, từng tài khoản cả về số lợng và giá trị theo giá hạch toán. Sau đó, trên cơ sở bảng kê số 3 “ Bảng tính giá thực tế vật liệu” sẽ xác định đợc giá trị thực tế của vật liệu xuất kho nh sau:
Giá thực tế vật liệu xuất kho = giá hạch toán vật liệu xuất kho x Hệ số chênh lệch.
Kế toán lập bảng kê số 3 căn cứ vào các bảng tổng hợp nhập vật liệu để vào cột hạch toán, và căn cứ vào giá ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí khác thực tế phát sinh nh chi phí vận chuyển, bốc dỡ để vào cột thực tế (mẫu bảng kê số 3 đ… - ợc trích ở trang sau)
Biểu 3.17
Bảng kê giá thành thực tế vật liệu tháng 11/2005
(Trích ở kho bông xơ và kho hoá chất)
Chỉ tiêu TK 1521 TK 1522
TT HT TT Hà Tây
I. Số d đầu tháng 2.514.408.102 2.377.020.815 1.168.802.917 1.167.754.322 II. Số phát sinh trong kỳ 23.046.610.732 22.921.546.467 3.198.215.437 3.197.142.534
Ghi có TK 111H 10.000.000 Ghi có TK112H 361.090.132 Ghi có TK1121H5 2.086.144 Ghi có TK1521V 1.401.954.048 1.401.954.048 Ghi có TK331H 16.571.522.195 16.571.522.195 3.106.948.012 3.106.948.102 … III. Cộng số d ĐK và PS trong kỳ 25.561.018.834 25.298.567.282 4.367.018.354 4.364.896.856 IV. Chênh lệch TT&Hà Tây 262.450.552 1.048.595
V. Hệ số chênh lệch 1,0107 1,00048
VI. Xuất dùng trong tháng 21.286.289.520 21.060.937.490 4.366.651.148 4.364.570.154 IV. Tồn cuối tháng 4.274.729.314 4.237.629.782 367.206 326.702
Lập ngày 01 tháng 11 năm 2005
Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
Hoàng Thanh Lan Cao Thị Ngát
Biểu 3.18
Bảng phân bổ số 2
TT HT TT Hà Tây
1388H Phải thu phải trả khác 420.106.659 420.106.659 13.471.718 13.471.718 1521V VL chính Vinh 1.176.783.736 1.176.783.736 621H1 CFNVLCHN Sợi 1 10.619.544.098 9.802.999.313 811.130.716 800.721.338 627H12 CF vật liệu Sợi 1 7.189.963.300 7.079.693.300 1.056.031.252 1.056.031.252 … … 21.060.937.490 Cộng 21.862.289.520 4.366.651.148 4.364.570.198
Kế toán tổng hợp Kế toán trởng Kế toán ghi sổ
Biểu 3.19 Sổ cái TK 152 Số d đầu năm : 21.564.832.567 Ghi nợ TK /Có các TK Tháng 1 Tháng 2 … Tháng 8 Tháng 9 .. Tháng 12 TK 111 10.000.000 TK 152 1.401.954.048 TK 331 16.571.522.195 … PS Nợ 23.046.610.732 PS Có 21.286.289.520 D nợ cuối tháng 2.514.408.102 4.274.729.314
Chơng III
Hoàn thiện hạch toán nguyên, vật liệu