II. Thực tế công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH Tân Phát
2. Thủ tục nhập xuất kho NVL và cách tính giá NVL xuất kho
3.2. Tại phòng kế toán
Kế toán vật liệu ở Công ty sử dụng sổ chi tiết vật t để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu mở cho từng thứ, loại vật liệu tơng ứng với thẻ kho của thủ kho. Sổ chi tiết có kết cấu giống thẻ kho nhng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Trên sổ chi tiết, kế toán vật liệu tính ra số tiền của mỗi lần nhập, xuất. Số tiền của mỗi lần nhập đợc tính căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho. Số tiền của mỗi lần xuất căn cứ theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho xem số lợng nhập, xuất, tồn có khớp không, nếu không khớp thì phải kiểm tra lại. Sổ kế toán chi tiết vật liệu chính đợc đóng thành quyển còn vật liệu phụ ở dạng tờ rời. (Sổ chi tiết vật liệu đợc trích ở trang sau, biểu 3.9).
Đồng thời, định kỳ nhận đợc các chứng từ nhập kho do thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu phân loại sắp xếp theo số thứ tự của phiếu nhập kho, căn cứ vào đó để kế toán lập "bảng kê phiếu nhập kho" vật liệu và "bảng tổng hợp nhập" vật liệu (Biểu 3.10)
Còn đối với các chứng từ xuất kho, sau khi nhận đợc kế toán tiến hành đối chiếu, kiểm tra và định khoản, nhập dữ liệu vào máy và đến cuối kỳ máy sẽ tự tính giá vật liệu xuất kho theo giá hạch toán. Vào cuối tháng, máy sẽ in ra "bảng chi tiết xuất vật t" cho từng tài khoản và "bảng tổng hợp xuất vật liêu" cho từng kho.
Đối với vật liệu nhận gia công xuất khẩu, ở Công ty không thực hiện kế toán giá trị của vật liệu do khách hàng gửi đến mà chỉ hạch toán đến phần chi phí thực tế phát sinh trong quá trình sản xuất. Do đó, trên sổ kế toán chi tiết vật liệu và phiếu nhập vật t, kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu số lợng của vật liệuu.
Việc Công ty lập ra bảng kê chi tiết các chứng từ nhập xuất vật liệu có tác dụng nâng cao khả năng nắm bắt và đối chiếu tình hình biến động vật liệu với các chứng từ nhập, xuất trong tháng, thể hiện tính sáng tạo của kế toán trong việc hạch toán vật liệu. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu đợc mở cho từng kho, chi tiết cho từng loại vật liệu. Trên bảng này theo dõi cả về mặt số lợng và giá trị của từng loại vật liệu nhập, xuất, tồn kho trong tháng.
Số liệu trên "Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu" với số liệu trên "Bảng chi tiết các chứng từ xuất vật liệu" và "Bảng kê chi tiết các chứng từ nhập vật liệu" đợc kế toán đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho.
Biểu số 3.9
Sổ chi tiết vật liệu
tháng 11/2005 Kho bông xơ
Vật t: Bông Mỹ cấp 1
Chứng từ Nội dung Nhập Xuất Tồn
SH NT Số lợng Đơn giá TT Số lợng Đơn giá TT Số lợng Đơn giá TT D đầu tháng
87 15/11 Nhập kho 28801850 0
1498555 4316116365 ...
22 20/11 Xuất cho NM Sợi Vinh 48416200 18915027 915793730 Cộng phát sinh 297910600 566389644 8 87230500 164997263 Tồn cuối tháng 210671100 4013929185
Biểu số 3.10
Bảng kê phiếu nhập
Tháng 11/2005
Chứng từ Diễn giải Số lợng Đơn giá mua
Tiền hàng Đơn giá vốn
Tổng tiền Ngày Số
23/11 PN Nhà máy Sợi Vinh Nhập xơ 1521V
Xơ Nanlon kg 302418000 1499900 4535967528 1499900 4535967528 Tổng tiền hàng
Thuế GTGT
Tổng tiền thanh toán 4316116365 1498555 4316116365 25/11 PN87 ECOM USA
Nhập bông 331H
Bông Mỹ cao cấp 1 kg 288028500 1498555 4316116365 1498555 4316116365 Tổng tiền hàng 4316116365 4316116365
Thuế GTGT 431611683
Tổng tiền thanh toán 4747728048
Tổng cộng tiền hàng 229215466467 Tổng cộng thuế GTGT 1088596743 Tổng cộng thanh toán 24010143210
Biểu 3.11
Bảng tổng hợp nhập
(Tháng 11/2005)
STT Mã vật t Tên vật t Đơn vị tính Số lợng Giá trị
1 011MY1 Bông Mỹ cấp 1 kg 297901600 5663896448 2 011MY2 Bông Mỹ cấp 2 kg 89175790 2010024093 3 011MY3 Bông Mỹ cấp 3 kg 160656000 1785929270 ... 1426868090 22921546467 Ngày tháng năm Kế toán trởng (Ký, họ tên) Ngời lập biểu
Biểu 3.12
Bảng kê xuất kho bông xơ
Tháng 11/2005
Chứng từ Diễn giải Số lợng Đơn giá Thành tiền Ngày Số
01/11 PX 21667 Nhà máy Sợi Vinh –NM 011 Xuất bông 1521V
014-Bông F1(kg) 1.347.000 5.728.000 7.715.616 013- Bông rơi chải kỹ (kg) 1.105.000 900.000 9.945.000
Cộng 2.452.000 17.660.616
…
30/11 PX 22 Nhà máy Sợi Vinh –NM 011 Xuất bông 621H1 BXXN-Xơ NANLON Kg 228.000.000 14.457.316 3.296.268.048 011MY1-Bông Mỹ cấp1 Kg 48.416.200 18.915.027 915.793.730 BXB2M-Bông Mỹ cấp 2 Kg 12.671.000 18.915.027 239.672.307 Cộng 412.818.300 6.846.240.108 Tổng cộng : 2.106.073.490 Ngày . tháng năm… … … Ngời lập biểu (Ký, họ tên)
Biểu 3.13 Bảng tổng hợp xuất kho Tháng 11/2005 STT Mã vật t Tên vật t ĐVT Số lợng Thành tiền 1 011MY1 Bông mỹ cấp 1 Kg 87.230.500 1.649.967.263 2 011MY2 Bông mỹ cấp 2 Kg - - 3 011MY3 Bông mỹ cấp 3 Kg 160.656.000 2.785.929.270 … … Cộng 1.324.133.800 21.060.973.490
4.1 Tài khoản sử dụng
Công ty TNHH Tân Phát là đơn vị sản xuất có quy mô lớn. Do vậy, vật liệu có một vị trí rất quan trọng trong quá trình sản xuất, chiếm tỷ lệ rất lớn trong giá thành sản phẩm và giá trị tài sản dự trữ. Cũng chính vì vậy, cho nên muốn theo dõi đợc tình hình nhập, xuất vật liệu cho từng nhà máy để sản xuất hay để bán và tình hình tồn kho vật liệu tại mọi thời điểm, công ty đã sử dụng phơng pháp “ kê khai thờng xuyên” để hạch toán tổng hợp vật liệu.
Phục vụ cho công việc hạch toán tổng hợp vật liệu, tại Công ty TNHH Tân Phát sử dụng chủ yếu một số tài khoản sau:
- Tài khoản 152 : Nguyên vật liệu . TK 152 đợc chi tiết thành các tiểu khoản phù hợp với cách phân loại theo mục đích kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị, bao gồm: TK 1521 “ Nguyên vật liệu chính”
TK 1522 : Vật liệu phụ TK 1523 : Nhiên liệu
TK 1524 : Phụ tùng sửa chữa thay thế. TK 1526: Phụ tùng khác
TK 1527 : Phế liệu
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh : 111,112,133,331 …