4. Kết cấu chung của Chuyên đề
3.2.Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định
kết quả bán hàng tại Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường
Thứ 1: Về phương thức bán hàng qua đại lý
Để tăng thêm sự cạnh tranh và nâng cao thị phần tiêu thụ, công ty nên ký kết các hợp đồng mở đại lý chuyên kinh doanh và tiêu thu các mặt hàng sản phẩm cũng như hàng hoá của Công ty. Hoạt động bán hàng của cửa hàng đại lý tương tự như các cửa hàng bán lẻ, chỉ khác một số điểm sau:
Các chủ cửa hàng đại lý phải nộp một khoản tiền ký cược tương đương số hàng bán theo kế hoạch trong tháng trước khi đi vào hoạt động.
Nhân viên các cửa hàng đại lý không phải là CBCNV của công ty.
Công ty chỉ quản lý về tiền hàng mà không phải trả tiền công, trả lương và các chế độ khác cho công nhân viên của cửa hàng.
Hoá đơn bán hàng do các đơn vị đại lý tự mua và quản lý.
Cửa hàng đại lý phải thực hiện đúng qui định về chế độ báo cáo bán hàng, nội quy, quy định của công ty và được hưởng hoa hồng đại lý tính trên doanh thu bán ra hàng tháng.
Công ty có thể sử dụng TK 157 “Hàng gửi bán” để theo dõi trị giá sản phẩm hàng hoá ở các đại lý. Hàng hóa thành phẩm phản ánh trên TK 157 vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty. Vì vậy Kế toán phải mở sổ chi tiết cho từng loại sản phẩm hàng hoá, từng lần gửi hàng và từ khi gửi đi đến khi được chấp nhận thanh toán
Trình tự hạch toán theo phương thức bán hàng qua đại lý như sau: Khi công ty xuất gửi hàng cho các đại lý, kế toán ghi:
Nợ TK 157: Hàng gửi bán Có TK 155: Thành phẩm
Có TK 156: Hàng hoá
Khi các đại lý đã tiêu thụ sản phẩm hàng hóa của Công ty và báo về thanh toán cho Công ty, kế toán ghi:
Nợ TK 111,112,131 Có TK 511 Có TK 3331
Số tiền hoa hồng mà các đại lý được hưởng, kế toán ghi: Nợ TK641
Có TK 111,112,131
K/c giá vốn hàng gửi bán đã xác định là tiêu thụ, kế toán ghi: Nợ TK 632
Có TK 157
Thứ 2: Về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
TK sử dụng: TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Kết cấu TK 195:
Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Dư có: Nguồn dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có ở cuối kỳ
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối niên độ kế toán, ghi nhận toàn bộ giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế) của hàng tồn kho nhưng chưa chắc chắn. Qua đó, phản ánh giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồan kho trên báo cáo tài chính.
Giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho =
Giá gốc của hàng
tồn kho -
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Dự phòng giảm giá được thiết lập cho hàng tồn kho để bán mà giá ở trên thị trường thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán.
Công thức xác định mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Mức dự phòng cần lập năm tới cho hàng tồn kho i =
Số lượng hàng tồn kho i cuối niên độ -
Mức giảm giá hàng tồn kho i
Phương pháp hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1: Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
TK 632 TK 159 TK 632
Thứ 3: Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán
Công ty nên bố trí sắp xếp khối lượng công việc cho phù hợp với nhân viên kế toán để tránh tình trạng mất cân đối về thời gian, việc ghi chép giữa các nhân viên đảm bảo việc phản ánh số liệu một cách kịp thời và có hiệu quả tránh dồn dập.
Do đặc điểm của Công ty hàng ngày luôn phát sinh các hoạt động mua, bán hàng và phát sinh các khoản thu, chi tiền mặt, theo Công ty nên mở thêm sổ Nhật ký đặc biệt để làm cơ sở đối chiếu số liệu liên quan với các sổ kế toán khác khi ghi vào Sổ cái.
Sơ đồ 3.2: Trình tự Kế toán theo Hình thức kế toán Nhật ký chung
Chứng từ gốc
Nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối số PS
Báo cáo tài chính
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Hoàn nhập dự phòng hoặc đ/c số chênh lệch Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ
Quan hệ đối chiếu
Công ty hàng ngày luôn phát sinh các hoạt động mua, bán hàng và phát sinh các khoản thu, chi tiền mặt, theo Công ty nên mở thêm sổ Nhật ký đặc biệt để làm cơ sở đối chiếu số liệu liên quan với các sổ kế toán khác khi ghi vào Sổ cái.
Nhật ký thu tiền: Sổ này được mở cho thu tiền mặt, thu qua Ngân hàng cho từng loại tiền hoặc cho từng nơi thu tiền……..
Biểu 3.1 NHẬT KÝ THU TIỀN Tháng…..năm…. NT ghi sổ Chứng từ
Diễn giải Ghi nợ TK
Ghi Có các tài khoản sau Số hiệu Ngày tháng TK khác S.tiền S.hiệu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 12 13 Số trang trước Cộng sang trang
Nhật ký chi tiền: là nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền của đơn vị. Sổ này được mở riêng cho chi tiền mặt, chi tiền ngân hàng cho từng loại tiền hoặc từng nơi chi tiền.
Biểu 3.2 NHẬT KÝ CHI TIỀN Tháng…..năm…. NT ghi sổ Chứng từ
Diễn giải Ghi có TK
Ghi Nợ các tài khoản sau Số hiệu Ngày tháng TK khác S.tiền S.hiệu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 12 13 Số trang trước Cộng sang trang
Nhật ký mua hàng: là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo từng nhóm hàng tồn kho theo hình thức mua chịu hoặc đặt tiền trước. Không phản ánh vào Nhật ký này các nghiệp cụ mua, bán TSCĐ, XDCB, tài sản tài chính vì chúng là các nghiệp vụ vãng lai. Kết cấu của Nhật ký này như sau: Biểu 3.3 NHẬT KÝ MUA HÀNG Tháng…..năm…. NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải
Tài khoản ghi Nợ Phải trả người bán (Ghi Có TK 331) Số hiệu Ngày tháng 152 156 TK khác S.tiền S.hiệu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Số trang trước Cộng sang trang
Nhật ký bán hàng: là nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp như bán hàng hoá, bán thành phẩm, bán dịch vụ theo hình thức bán hàng thu tiền sau hoặc người mua đặt trước tiền hàng. Kết cấu của sổ Nhật ký đặc biệt như sau:
Biểu 3.4 NHẬT KÝ BÁN HÀNG Tháng…..năm…. NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Phải thu người mua (Nợ TK 131)
Ghi Có TK doanh thu Số hiệu Ngày tháng Hàng hoá Thành phẩm Dịch vụ 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trước Cộng sang trang
Thứ 4: Về công tác quản lý công nợ của công ty
Tình hình thanh toán và công nợ phải thu khách hàng là một vấn đề mà ban giám đốc của Công ty cần phải quan tâm. Trên thị trường, để có thể cạnh tranh với các Doanh nghiệp khác cùng ngành thì việc bán chịu là điều không thể tránh khỏi. Nhưng để có thể đưa ra quyết định bán chịu cho khách hàng thì Công ty phải nắm bắt được về khả năng thanh toán cũng như tình hình tài chính của Khách hàng, nếu tình hình có dấu hiệu xấu thì Công ty không nên bán chịu. Công ty cũng nên trích lập dự phòng phải thu khó đòi đối với các khách hàng có dấu hiệu không thanh toán được, để có thể giữ ốn định cho tình hình tài chính của Công ty.
Công ty nên áp dụng hình thức chiết khấu thương mại đối với khách hàng mua với số lượng lớn, chiết khấu thanh toán với những khách hàng trả tiền ngay và thanh toán đúng hạn, có như vậy mới đẩy nhanh việc thu hồi vốn, tránh thất thoát và chiếm dụng vốn, làm cho tình hình tài chính cũng như khả năng thanh
toán của công ty được đảm bảo ổn định đồng thời cũng làm giảm sức ép tâm lý đối với đội ngũ trực tiếp bán hàng.
Thứ 5: Về công nghệ thông tin
Hiện nay công nghệ thông tin đã giúp rất nhiều trong công tác quản lý, theo dõi tình hình hoạt động của công ty và có thể đưa ra những số liệu chính xác làm cho việc phân tích được thuận lợi là đúng thực tế.
Vì vậy công ty nên trang bị thêm máy vi tính để sử dụng vào việc quản lý dưới kho, theo dõi ngày công của công nhân viên. Như vậy có thể tính tiền lương và các khoản trích theo lương trên máy, điều này sẽ tránh được những sự nhầm lẫn trong tính toán.